компенсация за использование личного компьютера при работе на дому
Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники
Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing
специально для ГАРАНТ.РУ
Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.
На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала
Законодательная база: что изменилось?
До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).
С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.
Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.
Компенсации: определяем размер выплат
Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».
Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.
Пример расчета компенсации
Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.
Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:
Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.
Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.
Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:
В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.
Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.
Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.
Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.
Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.
Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.
Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?
Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.
В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.
Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.
Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.
Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником
Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам
В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.
Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.
Дистанционную работу можно оформить:
Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон
В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ). Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.
Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.
На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.
Как решить вопрос о компенсации
Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:
Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.
Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию
Здесь тоже два варианта:
Если работник использует личное имущество
Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.
Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:
Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя
Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:
Отличия статей 312.9 и 312.6
В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».
К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания. Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.
Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя
Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:
О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ
Использование работником личного имущества на «дистанционке»: выплачиваем компенсацию
Многие образовательные учреждения в период эпидемии коронавируса перешли на дистанционный формат обучения. Педагоги, переведенные на «дистанционку», зачастую используют для работы личные компьютеры и другие технические средства. Кроме того, в целях обеспечения постоянной взаимосвязи с учениками и работодателем возрастает объем интернет-трафика и услуг телефонной связи. Работодатель возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества в служебных целях, путем выплаты соответствующей компенсации. О порядке выплаты такой компенсации расскажем в статье.
Как оформить компенсацию?
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) такого имущества (в частности, оборудования и других технических средств), а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В отношении дистанционных работников особенности организации и охраны труда регламентируются трудовым договором о дистанционной работе. В частности, в договоре прописываются порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ст. 312.3 ТК РФ).
Исходя из того, что в период эпидемии перевод работников на дистанционную работу является временным, такой перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем целесообразно закрепить и условия выплаты компенсации за использование личного имущества работника.
Выплата компенсации назначается в соответствии с приказом руководителя учреждения. Примерный образец такого приказа представлен ниже.
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
О выплате компенсации за использование личного имущества
Назначить Ивановой Марине Сергеевне ежемесячную компенсацию за использование ее личного компьютера в служебных целях в размере 500 (пятьсот) рублей с 1 апреля 2020 года. Выплату осуществлять одновременно с выплатой заработной платы.
Основание: дополнительное соглашение от 30.03.2020 № 25.
Директор Морозов Морозов И. П.
ознакомлена: Иванова Иванова М. С.
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, освобождаются от обложения:
страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
С учетом изложенного компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ организацией за использование личного имущества работников в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Аналогичная позиция в отношении компенсации за использование личного компьютера в служебных целях изложена в Письме Минфина РФ от 04.02.2020 № 03‑03‑06/1/6672. При этом в письме сообщается о том, что в организации должны быть копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
По каким КБК отражается выплата компенсации?
Выплата сотрудникам компенсации за использование личного компьютера в служебных целях, которая рассчитана с учетом износа такого имущества, отражается по подстатье 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ.
При этом возмещение расходов на оплату дополнительного интернет-трафика, используемого для работы на компьютере (отправки электронных документов, просмотра учебных онлайн-ресурсов), следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.
И в том и в другом случае соответствующие подстатьи КОСГУ применяются в увязке с КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» (письма Минфина РФ от 30.12.2019 № 02‑05‑11/103497, от 13.06.2019 № 02‑07‑10/43294).
Возможность выплаты компенсации за использование личного компьютера в служебных целях, а также возмещения иных расходов, связанных с работой на таком компьютере, прописывается в соглашении между работником и работодателем. Указанная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Компенсация за компьютер и интернет удаленному работнику
Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.
Какие расходы подлежат компенсации
Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей. Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень.
Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.
Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:
Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества
Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме. Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.
Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.
Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.
Пример
Удаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев.
Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:
Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени:
В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет:
175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24
Почасовая компенсация менеджеру составляет:
Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.
Бухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.
За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:
900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽
Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество.
Как компенсировать другие расходы
Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня. Размер компенсации рассчитывают так:
500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.
Возмещение за канцтовары. Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.
Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем.
Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней.
Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.
Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно.
Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации.
Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.
Как оформить компенсацию расходов
Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В документе нужно указать:
На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ.
Образец приказа о выплате компенсации работнику
Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию
Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов. Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.
Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику. Поэтому необходимо соблюсти три условия:
Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.