компенсация за мобильную связь облагается страховыми взносами
Облагается ли страховыми взносами сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона)?
Согласно положениям статьи 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ определено, что объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.
Пунктом 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подпункт «и»).
В соответствии с пунктом 1 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
Пунктом 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ установлено, что база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 указанной статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.
В силу подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.
367003, Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. Богатырева, д. 8
Схема проезда
Приёмная: (8722) 56-01-69
Горячая линия : (8722) 56-01-65
Факс: (8722) 56-01-68
Пн-Чт: 9:00-18:00
Пт: 9:00-16:45
(обед: 13:00-13:45)
Выходные: Сб, Вс
Компенсация мобильной связи работникам
Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.
На каком основании выплачивают компенсацию
Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.
В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.
Организация сама оплачивает сотовую связь
Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:
Выплачиваем компенсацию сотруднику
При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:
В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)
При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.
В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.
Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.
Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами
Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:
Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097).
Бухгалтерский учет
Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Заключен договор с поставщиком услуг | ||
| Получен акт об оказании услуг сотовым оператором | 26, 44 | 60, 76 |
| Оплачены услуги поставщику | 60, 76 | 51 |
| Выплачивается возмещение работнику использования связи в служебных целях | ||
| Начислена компенсационная выплата работнику за служебные телефонные переговоры | 26, 44 | 73 |
| Выплачена компенсация расходов на сотовую связь работнику | 73 | 50, 51 |
При расчете налога на прибыль документально подтвержденные затраты на услуги мобильных операторов включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При отсутствии подтверждения оплаты телефонных переговоров в служебных целях учесть затраты на сотовую связь нельзя.
Компенсируем расходы на мобильную связь работникам: как все сделать правильно
Обсудим, как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику.
Общий алгоритм такой.
Обязан ли работодатель компенсировать расходы
Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.
При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):
Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.
С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.
Документы, подтверждающие расходы
В различных нормативах закреплено, как оформить компенсацию сотовой связи сотруднику (письма Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, Минздравсоцразвития № 2538-19 от 06.08.2010). Затраты обосновывают:
Особых правил, как прописать в трудовом договоре компенсацию мобильной связи, нет: работодатели устанавливают фиксированную сумму или определяют иной порядок расчета и выплаты возмещения.
В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:
1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/1/350 от 05.06.2008, № 03-03-07/2 от 19.01.2009).
2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильные услуги, детализация не является обязательной (постановление ФАС МО № КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ № 345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО № КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
Запрос детализации звонков не обязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования надбавка за использование сотовой связи и включения таких затрат в базу расчета по налогу на прибыль. Документ позволяет доказать контролирующим органам, что работник не использует служебную связь в личных целях (постановления ФАС СКО № Ф08-2044/2007-840А от 23.04.2007, ФАС ДВО № Ф03-А59/07-2/380 от 18.04.2007).
А вот компенсация мобильных услуг генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с сотовым оператором указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу № А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации № Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).
Как оформить выплаты
Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно. Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).
Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.
Приказ
НДФЛ и взносы с компенсации
Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного сотового телефона в служебных целях в 2021 году (письмо Минфина № 03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.
Бухучет компенсаций
Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:
А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2013, инструкция № 174н от 16.12.2010):
Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи
Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.
Нормативная база
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.
Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.
К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
ВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Вопрос: Облагается ли взносами на травматизм оплата (компенсация) работодателем услуг сотовой (мобильной) связи работникам (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ
Основные особенности возмещения затрат
Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.
Аренда телефона у работника
Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:
Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.
Детализация счета
Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
Лимиты трат на мобильную связь
Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:
Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.
Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.
К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:
ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.
Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
Существуют следующие варианты оплаты:
Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.
Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь
Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.
Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:
– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);
– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).
Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи
Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.
Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.
Документальное оформление использования сотовой связи
В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.
Документ
Содержание
Приказ руководителя учреждения
Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи
Должностная инструкция работника
Обоснование использования сотовой связи
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему
Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.
Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:
документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);
документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);
документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.
Страховые взносы.
В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.
Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.
Налог на прибыль
Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.
Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.
Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:
должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
копией счета оператора связи;
детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.
Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.
Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).
Бухгалтерский учет
Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи
Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:
с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;
с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;
с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.
В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:
1) начислены расходы на оплату услуг связи:
Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
2) оплачены услуги связи:
Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».
В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:
1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:
Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:
Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:
Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:
Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):
Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):
Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
2) удержана сумма из заработной платы работника:
– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:
а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):
Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):
Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):
– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:
Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:
Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях
Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:
– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»
– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):
Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:
а) выдана из кассы учреждения:
– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»
– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»
– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):
Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»
б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:
– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):
Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):
Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»
В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.
1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.
2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.
3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.
5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).