компенсация за проезд к месту работы и обратно налогообложение

Разъяснены правила учета расходов на оплату проезда сотрудников

VitalikRadko / Depositphotos.com

Минфин России дал разъяснения о правилах учета расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно для целей налогообложения прибыли (письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 9 сентября 2020 г. № 03-03-06/1/79033).

Нормами налогового законодательства установлено, что для целей налога на прибыль учитываются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 Налогового кодекса).

При этом, как поясняет Министерство, обоснованность учитываемых расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Стоит учесть, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. Исключение составляют только случаи, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Поэтому, для целей налогообложения прибыли можно учесть расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, если они произведены налогоплательщиком в силу технологических особенностей производства, а также расходы, являющиеся формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика. В иных же случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Источник

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Источник

Об НДФЛ и взносах с компенсации затрат на проезд к месту работы и обратно

Некоторые организации компенсируют сотрудникам проезд на общественном транспорте на работу и обратно. Надо ли в этом случае начислять взносы?

Возмещения расходов на дорогу к месту работы и обратно нет в перечне необлагаемых сумм. Поэтому нужно начислить взносы, считаетфинансовое ведомство.

Суды говорят иначе: на компенсацию, предусмотренную коллективным договором, взносы можно не начислять, ведь это социальная выплата. Хотя позиция сформировалась, когда действовал Закон о страховых взносах, полагаем, она актуальна и сейчас. Правила НК РФ об уплате взносов аналогичны. Имейте в виду, что если руководствоваться подходом судов, то споры с контролерами неизбежны.

Вопрос: О налоге на прибыль, НДФЛ и страховых взносах при оплате (возмещении) стоимости проезда работников к месту работы и обратно.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 18 января 2019 г. N 03-03-06/1/2093

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от N и сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Вместе с тем обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По вопросу об обложении страховыми взносами сообщаем.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим.

В связи с тем что выплаты работникам в виде компенсации стоимости их проезда к месту работы и обратно не поименованы в указанном перечне статьи 422 НК РФ, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

По вопросу об обложении налогом на доходы физических лиц сообщаем.

Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Заместитель директора Департамента
А.А.СМИРНОВ

Источник

Компенсация за проезд к месту работы и обратно налогообложение

Суммы оплаты работодателем проезда работников от места жительства до места работы и обратно облагаются НДФЛ. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424. В обоснование этой точки зрения министерство привело следующие доводы.

При определении налоговой базы по НДФЛ в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ. В ней нет положений, которые предусматривают освобождение от налогообложения сумм оплаты расходов работников на проезд от места жительства до места работы и обратно. Поэтому такие доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Аналогичную точку зрения специалисты Минфина высказывали и ранее (письма Минфина России от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093).

При этом исключения из общего правила всё же существуют. В частности, сумму оплаты проезда можно не облагать НДФЛ, когда это обусловлено производственной необходимостью и производится в интересах самого работодателя. Например, если место нахождения организации удалено от маршрутов общественного транспорта и работники не могут добираться до места работы и обратно общественным транспортом (письмо Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010).

Смотрите также

Источник

Компенсация за проезд к месту работы и обратно налогообложение

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В соответствии с условиями трудового договора расходы на оплату проезда на такси от места работы при окончании времени работы после 22:00 компенсируются работнику на основании предоставленных документов (кассового чека). Данный пункт трудового договора экономически обоснован следующими аргументами: график работы работника, при котором сложно добираться на общественном транспорте после 22:00, а также удаленностью места работы от места жительства работника.
Как оформить данные отчеты сотрудника? Необходим ли авансовый отчет (счет 71) или можно оформлять по бухгалтерской справке (счет 73)? Необходимо ли облагать компенсацию проезда страховыми взносами и НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемом случае факт оплаты организацией-работодателем услуг такси по доставке сотрудников к месту работы и обратно не образует у них дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ.
Существуют предпосылки и для неначисления страховых взносов на стоимость оплаты проезда сотрудников. В то же время мы не исключаем, что необложение страховыми взносами этих выплат может повлечь за собой налоговые риски.
В данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов.

Обоснование вывода:

НДФЛ

Страховые взносы

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, перечисленные в п.п. 4-8 ст. 420 НК РФ, не относятся к объекту обложения страховыми взносами.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.
В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. В отличие от трудового договора, который в соответствии со статьями 15 и 16 ТК РФ регулирует именно трудовые отношения, коллективный договор согласно статье 40 ТК РФ регулирует социально-трудовые отношения. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.
Если говорить непосредственно о доставке сотрудников к месту работы и обратно, то можно привести в пример постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.08.2014 N Ф04-8569/14 по делу N А45-20334/2013, в котором представлен вывод о том, что компенсация проезда к месту работы и обратно в рассмотренном споре не являлась стимулирующей выплатой, не зависела от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не признана оплатой труда работников (вознаграждением), в том числе и потому, что не предусмотрена трудовыми договорами, в связи с чем не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2013 N Ф07-8246/12 по делу N А26-2680/2012 указывается, что произведенные предпринимателем по договорам, заключенным с организациями-перевозчиками, перечисления представляют собой оплату услуг, оказанных сторонней организацией предпринимателю, и не являются выплатами в пользу работников по гражданским или трудовым договорам, тем более что условиями трудовых договоров соответствующие положения не предусмотрены (смотрите также постановление ФАС Центрального округа от 03.09.2012 N Ф10-2647/12 по делу N А14-8017/2011)*(1).
Однако в рассматриваемом случае, как следует из текста вопроса, обязанность оплаты питания сотрудников для работодателя установлена не коллективным договором, а положениями трудовых договоров. На наш взгляд, это обстоятельство может свидетельствовать о том, что оплата работнику расходов на проезд в данном случае по своей сути является частью заработной платы (ст. 131 ТК РФ), т.е. выплатой в рамках трудовых отношений. Поэтому применить указанную позицию судов к данной ситуации затруднительно.
Если оплата стоимости проезда будет установлена коллективным договором или иным локальным актом, к примеру, Положением о социальной поддержке, полагаем, что в такой ситуации можно будет говорить о том, что оплата услуг такси имеет социальную направленность и не входит в систему оплаты труда, а значит, не подлежит обложению страховыми взносами. В то же время не исключаем вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов даже при таком документальном оформлении.

Бухгалтерский учет

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет. При этом под подотчетными лицами понимаются сотрудники организации, которым выдаются наличные денежные средства из кассы на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Выдача средств под отчет оформляется на основании распорядительного документа юридического лица (ИП) либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Смотрите п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
На основании Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В связи с тем, что сотрудники изначально расходуют на оплату проезда собственные средства в данном случае, соответственно, можно говорить только о возмещении работникам произведенных ими расходов. Для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Форма авансового отчета АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1 или использовать любую иную форму, в т.ч. бухгалтерскую справку).
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов. Более подробно вопросы оформления отчетности мы сможем рассмотреть в рамках отдельной консультации при получении соответствующего запроса.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник