компенсация за разъездной характер работы 2021 налогообложение

Разъездной характер работы как способ экономии на уплате НДФЛ и страховых взносов

Автор: Липина М. А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В организации имеются сотрудники с разъездным характером работы. Что нужно знать бухгалтеру о начислении страховых взносов и НДФЛ?

Минфин неоднократно указывал следующее:

если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения;

при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке;

суммы суточных, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определенном локальным актом организации.

Такая позиция изложена в письмах от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364 и др.

При этом в Письме № 03-04-05/90156 подчеркнуто, что доходы работников в виде сумм оплаты труда в повышенном размере подлежат обложению НДФЛ в общем порядке. Очевидно, что суммы такой повышенной оплаты нужно включать в базу для начисления страховых взносов.

Минтруд в Письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 согласился с тем, что законодательство не определяет понятие «разъездной характер работы». По мнению чиновников, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне места расположения организации. Причем такая работа должна носить постоянный характер. В письме указано, что в целях возмещения расходов, приведенных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер работы для конкретного работника, должны быть установлены заключенным с ним трудовым договором.

На практике не всем работодателям удается доказать обоснованность неначисления НДФЛ и страховых взносов. Назовем две основные ошибки работодателей. Во-первых, включение в перечень «разъездников» сотрудников, работа которых не носит разъездного характера (например, директора, бухгалтера, юриста). Во-вторых, установление размера «разъездных» суточных, несоизмеримого с размером суточных при командировках.

Конечно, законодательство не содержит требования о соизмеримости этих двух видов суточных. Вместе с тем суточные при командировках освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере 700 руб. (при поездках внутри страны). В связи с этим невозможно (на наш взгляд) обосновать, почему при разъездном характере работы от обложения НДФЛ и страховыми взносами должны освобождаться суточные, превышающие названный лимит.

Сделанные выводы подтверждает судебная практика.

Рассмотрим в качестве примера Постановление АС СКО от 11.02.2020 по делу № А32-22252/2019. Организация не смогла убедить судей в том, что инспекция необоснованно отнесла компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер, к элементам оплаты труда, не направленным на возмещение физическим лицам конкретных затрат.

Обратите внимание: организации были начислены НДФЛ, пени и штраф. Кроме того, инспекцией были приняты обеспечительные меры в виде запрета на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа имущества (транспортного средства, материалов), а также приостановления операций по счетам в банках.

Судьи установили, что спорные выплаты производились обществом в порядке, предусмотренном положением о разъездном характере работы и коллективным договором.

Приказом общество утвердило перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер работы. В него вошли: директор, финансовый директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник ПТО, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

за разъездной характер работ выплачивается компенсация в усредненном размере 200 % от должностного оклада;

компенсация начисляется и выплачивается в зависимости от количества отработанных каждым работником дней;

основанием выплат являются приказ руководителя, табели учета рабочего времени, акты выполненных на объектах работ.

Проанализировав представленные обществом в подтверждение правильности исчисления НДФЛ документы (табели учета рабочего времени, бухгалтерские справки, ежемесячные приказы о выплате компенсации пропорционально фактически отработанному времени за проверяемый период), судьи сделали вывод, что спорные выплаты:

входят в действующую на предприятии систему оплаты труда;

не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально;

не являются суточными.

Арбитры решили: спорные выплаты – это составная часть заработной платы, соответственно, с этих доходов работников подлежит удержанию НДФЛ.

Обратите внимание: попытка организации добиться пересмотра дела не увенчалась успехом (Определение ВС РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499).

Еще один пример спора, который был решен в пользу проверяющих, – Постановление АС УО от 26.08.2016 № Ф09-8096/16 по делу № А50-29036/2015. В данном случае организации были доначислены страховые взносы.

Согласно приказу за разъездной характер работы установлены следующие размеры компенсации за каждый отработанный месяц:

директору – 100 000 руб.;

заместителю директора – 15 000 руб.;

водителю грузового автомобиля – 10 000 руб.

Судьи учли, что данные выплаты установлены в твердой сумме в месяц и их размер не зависит от наличия или отсутствия фактического несения сотрудниками общества расходов.

В постановлении особо отмечено, что размер выплаченной компенсации существенно превышает размер заработной платы. Например, директору за год было начислено в качестве:

заработной платы 188 тыс. руб.;

компенсации 1 200 тыс. руб.

У каждого из работников величина компенсации превышала размер заработной платы.

Кроме того, компенсация за разъездной характер работы выплачивалась в периоды:

нахождения в отпуске без сохранения заработной платы;

Оценив перечисленные обстоятельства, судьи сделали вывод, что спорные выплаты являются частью системы оплаты труда, носят систематический и стимулирующий характер, в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Подведем итог. Сэкономить на уплате НДФЛ и страховых взносов можно только в отношении выплат отдельным работникам. Попытка снизить размер обязательных платежей путем замены части заработной платы большинства сотрудников компенсацией за разъездной характер работы обернется для организации дополнительными потерями в виде уплаты пеней и штрафов.

Источник

Компенсация за разъездной характер работы 2021 налогообложение

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 24 февраля 2021 г. № 03-04-06/12696 Об обложении НДФЛ и страховыми взносами сумм компенсации организацией расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм компенсации организацией расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, и сообщает, что в соответствии с Регламентом Минфина России, утвержденным приказом Минфина России от 14.09.2018 N 194н, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

Согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В отношении обложения страховыми взносами сообщаем, что положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.

В отношении обложения налогом на доходы физических лиц указанных доходов сообщаем, что в соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Согласно пункту 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено пунктом 1 статьи 217 Кодекса, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании пункта 1 статьи 217 Кодекса в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации.

Вместе с тем, учитывая, что согласно статье 164 Трудового кодекса компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам.

Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Обзор документа

Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа носит разъездной характер, то выплаты в возмещение его расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ при документальном подтверждении.

При отсутствии подтверждающих документов суммы выплат в пользу работника не могут признаваться компенсационными и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

При этом суточные сотруднику, работа которого носит разъездной характер, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации.

Источник

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Источник

Страховые взносы не начисляются на сумму возмещения расходов при разъездной работе

Автор: Нестеров С. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В Письме от 14.04.2017 № 03-04-06/22286 Минфин пришел к выводу, что не нужно начислять страховые взносы на выплаты, которые связаны со служебными поездками. При этом работодатель должен располагать документами, подтверждающими обоснованность и целевой характер этих выплат.

Следует отметить, что это первое разъяснение финансового ведомства по данному вопросу на основании норм новой гл. 34 НК РФ.

При рассмотрении обозначенного вопроса Минтрудом в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ были даны разъяснения, согласно которым суммы возмещения расходов сотрудников, понесенных в служебных поездках, не облагались страховыми взносами, если эти затраты документально подтверждены (письма от 08.06.2016 № 17-4/В-234, от 28.12.2015 № 17-3/В-641). Суточные, выданные работнику, не облагались взносами в размере, установленном локальным актом организации. Минтруд также отмечал необходимость закрепить указание на разъездной характер работы в коллективном договоре, соглашении, локальном акте или трудовом договоре с работником.

Что касается суточных, с 01.01.2017 на основании п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате работодателями расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, в пределах лимитов, предусмотренных в целях исчисления НДФЛ гл. 23 НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ): в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По мнению Минфина, высказанному в комментируемом письме, положения п. 2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения страховыми взносами сумм суточных в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, не применяются в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ. Из чего следует, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы, не подлежат обложению страховыми взносами, в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором.

К сведению: более позднее Письмо Минфина РФ от 19.04.2017 № 03-04-06/23538 также посвящено вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, если их работа носит разъездной характер. В этом письме чиновники не стали уточнять, применяется или нет к выплаченным суточным ограничение п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом общий вывод чиновников аналогичен: освобождение от обложения страховыми взносами производится в размерах, зафиксированных в нормативных актах организации или трудовых договорах.

По мнению арбитров (Определение ВС РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 по делу № А03-16738/2015), компенсационные выплаты по своему характеру и содержанию не являются оплатой труда, а представляют собой компенсацию, направленную на возмещение дополнительных затрат работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, причем указанные выплаты производятся вне зависимости от трудового результата. Следовательно, отсутствуют основания для включения таких выплат в базу для начисления страховых взносов.

Кроме того, суд обратил внимание на следующие моменты, которые характеризуют выплаты за разъездной характер как компенсационные:

выплаченные в проверяемом периоде работникам денежные средства не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных с выполнением своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не признаются доходом (экономической выгодой) работника;

выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени, относятся к категории компенсационных выплат, направленных на возмещение затрат работника в соответствии с локальным нормативным актом;

выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, есть подтверждающие документы (путевые листы, ведомости начисления компенсационных выплат, другие документы организации);

отсутствуют факты необоснованной выплаты компенсационных сумм работникам ПФР.

Более того, арбитры придерживались мнения, что для освобождения от обложения страховыми взносами компенсаций за разъездной характер работы необязательны и подтверждающие расходы документы (Постановление АС УО от 17.06.2016 № Ф09-6192/16 по делу № А60-41783/2015).

В Определении от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452 Верховный суд также признал, что суммы компенсаций в фиксированном размере, которые выплачиваются сотрудникам с разъездным характером работы на основании локального нормативного акта организации, не включаются в базу для расчета страховых взносов.

Итак, учитывая разъяснения, приведенные Минфином в Письме № 03-04-06/22286, а также сложившуюся судебную практику, отметим, что у организаций не возникнет необходимости начислять страховые взносы на выплаты за разъездную работу при надлежащем оформлении локальных нормативных актов и трудовых договоров.

Источник