компенсация за разъездной характер работы водителям дальнобойщикам

Разъездной характер работы как способ экономии на уплате НДФЛ и страховых взносов

Автор: Липина М. А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В организации имеются сотрудники с разъездным характером работы. Что нужно знать бухгалтеру о начислении страховых взносов и НДФЛ?

Минфин неоднократно указывал следующее:

если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения;

при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке;

суммы суточных, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определенном локальным актом организации.

Такая позиция изложена в письмах от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364 и др.

При этом в Письме № 03-04-05/90156 подчеркнуто, что доходы работников в виде сумм оплаты труда в повышенном размере подлежат обложению НДФЛ в общем порядке. Очевидно, что суммы такой повышенной оплаты нужно включать в базу для начисления страховых взносов.

Минтруд в Письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 согласился с тем, что законодательство не определяет понятие «разъездной характер работы». По мнению чиновников, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне места расположения организации. Причем такая работа должна носить постоянный характер. В письме указано, что в целях возмещения расходов, приведенных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер работы для конкретного работника, должны быть установлены заключенным с ним трудовым договором.

На практике не всем работодателям удается доказать обоснованность неначисления НДФЛ и страховых взносов. Назовем две основные ошибки работодателей. Во-первых, включение в перечень «разъездников» сотрудников, работа которых не носит разъездного характера (например, директора, бухгалтера, юриста). Во-вторых, установление размера «разъездных» суточных, несоизмеримого с размером суточных при командировках.

Конечно, законодательство не содержит требования о соизмеримости этих двух видов суточных. Вместе с тем суточные при командировках освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере 700 руб. (при поездках внутри страны). В связи с этим невозможно (на наш взгляд) обосновать, почему при разъездном характере работы от обложения НДФЛ и страховыми взносами должны освобождаться суточные, превышающие названный лимит.

Сделанные выводы подтверждает судебная практика.

Рассмотрим в качестве примера Постановление АС СКО от 11.02.2020 по делу № А32-22252/2019. Организация не смогла убедить судей в том, что инспекция необоснованно отнесла компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер, к элементам оплаты труда, не направленным на возмещение физическим лицам конкретных затрат.

Обратите внимание: организации были начислены НДФЛ, пени и штраф. Кроме того, инспекцией были приняты обеспечительные меры в виде запрета на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа имущества (транспортного средства, материалов), а также приостановления операций по счетам в банках.

Судьи установили, что спорные выплаты производились обществом в порядке, предусмотренном положением о разъездном характере работы и коллективным договором.

Приказом общество утвердило перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер работы. В него вошли: директор, финансовый директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник ПТО, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

за разъездной характер работ выплачивается компенсация в усредненном размере 200 % от должностного оклада;

компенсация начисляется и выплачивается в зависимости от количества отработанных каждым работником дней;

основанием выплат являются приказ руководителя, табели учета рабочего времени, акты выполненных на объектах работ.

Проанализировав представленные обществом в подтверждение правильности исчисления НДФЛ документы (табели учета рабочего времени, бухгалтерские справки, ежемесячные приказы о выплате компенсации пропорционально фактически отработанному времени за проверяемый период), судьи сделали вывод, что спорные выплаты:

входят в действующую на предприятии систему оплаты труда;

не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально;

не являются суточными.

Арбитры решили: спорные выплаты – это составная часть заработной платы, соответственно, с этих доходов работников подлежит удержанию НДФЛ.

Обратите внимание: попытка организации добиться пересмотра дела не увенчалась успехом (Определение ВС РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499).

Еще один пример спора, который был решен в пользу проверяющих, – Постановление АС УО от 26.08.2016 № Ф09-8096/16 по делу № А50-29036/2015. В данном случае организации были доначислены страховые взносы.

Согласно приказу за разъездной характер работы установлены следующие размеры компенсации за каждый отработанный месяц:

директору – 100 000 руб.;

заместителю директора – 15 000 руб.;

водителю грузового автомобиля – 10 000 руб.

Судьи учли, что данные выплаты установлены в твердой сумме в месяц и их размер не зависит от наличия или отсутствия фактического несения сотрудниками общества расходов.

В постановлении особо отмечено, что размер выплаченной компенсации существенно превышает размер заработной платы. Например, директору за год было начислено в качестве:

заработной платы 188 тыс. руб.;

компенсации 1 200 тыс. руб.

У каждого из работников величина компенсации превышала размер заработной платы.

Кроме того, компенсация за разъездной характер работы выплачивалась в периоды:

нахождения в отпуске без сохранения заработной платы;

Оценив перечисленные обстоятельства, судьи сделали вывод, что спорные выплаты являются частью системы оплаты труда, носят систематический и стимулирующий характер, в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Подведем итог. Сэкономить на уплате НДФЛ и страховых взносов можно только в отношении выплат отдельным работникам. Попытка снизить размер обязательных платежей путем замены части заработной платы большинства сотрудников компенсацией за разъездной характер работы обернется для организации дополнительными потерями в виде уплаты пеней и штрафов.

Источник

Компенсация за разъездной характер работы водителям дальнобойщикам

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации есть водители-экспедиторы, они работают на автотранспорте, который принадлежит организации. Им руководство собирается назначить ежемесячную компенсацию за разъездной характер работы в размере от 800 до 1000 руб.
Какие документы необходимо составить в организации, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Компенсации выплачиваются для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не получает экономической выгоды, так как ему возмещаются уже понесенные им в интересах работодателя затраты. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому компенсационные выплаты оплатой труда не являются.
Такие компенсационные выплаты, установленные организацией в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом затраты должны быть документально подтверждены, иначе они не могут признаваться компенсационными (а являются доплатой к заработной плате) и подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме того, могут быть установлены дополнительные выплаты, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

НДФЛ. Общие положения при разъездном характере работы

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, облагаются налогом на доходы физических лиц.
В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.
Возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), и не подлежит налогообложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.
При этом при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).
Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то такие доплаты не являются компенсационными выплатами, на них не распространяется действие п. 1 ст. 217 НК РФ, и они подлежат обложению НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).
Верховный суд РФ в определении от 18.06.2020 N 308-ЭС20-9499 указал, что если компенсационные выплаты за разъездной характер работы входят в систему оплаты труда, не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально или суточными, а имеют фиксированный размер в зависимости от фактически отработанного времени (процент от должностного оклада), то такие выплаты подлежат обложению НДФЛ.
Если работники не возвращаются ежедневно к месту проживания, то в коллективным договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы, положении об оплате труда и пр.) или трудовом договоре планируемую ежемесячную выплату целесообразно определить как компенсацию за разъездной характер работы, рассчитываемую в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца (смотрите п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)).
Как следовало из материалов дела (п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)), спорная надбавка выплачивалась организацией в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, в силу которой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.
Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в организации по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца.
При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (в настоящее время это п. 1 ст. 217 НК РФ), несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу и ошибочно классифицировались в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

Страховые взносы. Общие положения при разъездном характере работы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).
Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
При этом такие затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).
В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами, НДФЛ. Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие также должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Обобщим сказанное применительно к ситуации

Как уже сказано выше, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками вне места его постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).
В отношении суточных в письме Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 сказано, что с учетом того, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Смотрите также Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.).
Из сказанного, на наш взгляд, следует, что дополнительные расходы, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), могут быть установлены в определенном размере, но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Документы, подтверждающие компенсацию работнику фактически произведенных им расходов по разъездам (смотрите также: Вопрос: Документальное подтверждение расходов на компенсации, связанные с разъездным характером работы (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)):
1) трудовой договор (с указанием на разъездной характер работы, порядком возмещения затрат работника, связанных с выполнением его служебных обязанностей);
2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:
— перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,
— размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,
— порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;
3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);
4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы;
5) если обсуждаемая компенсация будет установлена в зависимости от дней, проведенных в разъездах (при условии, что работники не возвращаются ежедневно к месту жительства), нужен расчет такой выплаты, составляемый по итогам месяца.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;
— Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы;
— Комментарий к письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 «О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы» (М.А. Липина, журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера», N 1, январь 2021 г.);
— Вопрос: Может ли работодатель выплачивать при разъездном характере работы компенсацию за питание, а суточные не платить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Стафеева Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Источник

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Источник