компенсация за тест на коронавирус в 1с зуп
Работник болен COVID-19. Как отразить последствия в программных продуктах 1С?
За последние сутки в России было выявлено более шести с половиной тысяч случаев заражения новой коронавирусной инфекцией. И число заболевших опять пошло в гору. В связи с этим мы решили осветить несколько очень важных вопросов: что делать работодателю, если один из его сотрудников болен COVID-19? Кто должен оплачивать тест на коронавирус и как отразить это в 1С?
Действия работодателя в начале болезни
Начнем с момента определения болезни. В случае ухудшения самочувствия работника руководитель обязан попросить его покинуть рабочее место и обратиться в медучреждение для получения больничного листа и сдачи теста на коронавирус. После чего необходимо провести полную дезинфекцию помещения.
Если проведённый анализ подтвердил наличие заболевания, то выхода два: при тяжёлом течении болезни и нахождении работника в больнице – его отсутствие фиксируется документом «Больничный лист», но если же лечение проходит дома и состояние работника позволяет выполнять трудовые функции удалённо, то разрешается оформление дистанционной работы. Обычно работники просят перевести их на такой формат работы, чтобы не потерять в деньгах, так как пособие обычно меньше зарплаты.
С заболевшим работником разобрались, а что теперь делать с остальными сотрудниками?
Согласно Письму Роспотребнадзора от 10.03.2020г. № 02/3853-2020-27 «О мерах по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19)», работодатели обязаны обеспечить необходимые профилактические меры, чтобы вирус не распространялся в стенах компании. Это касается измерения температуры, дезинфекции помещений, предоставлении сотрудникам средств индивидуальной защиты, организация условий питания работников и многое другое.
Одним из ключевых моментов в предотвращении распространения коронавируса является соблюдение дистанции, и если она была соблюдена, то не все коллеги заболевшего признаются контактирующими лицами.
Поэтому первым шагом работодателя будет составление списка работников, которые контактировали с заражённым.
Вторым шагом работодателя должен быть выпуск приказа о недопуске на рабочее место заболевшего и всех, кто с ним контактировал. Скачать образец приказа можно здесь.
Третьим шагом, исходя из указаний вышеупомянутого Письма, работодателю нужно сообщить в Роспотребнадзор о выявленном факте заболевания и передать им список всех контактирующих коллег.
Далее, в соответствии с постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.03.2020г. №9, необходимо обеспечить обязательное проведение лабораторного обследования на COVID-19 сотрудников из списка.
В связи с этим организация понесёт расходы на лабораторные исследования, которые в дальнейшем сможет принять к расходам по налогу на прибыль. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 23.06.2020г. №03-03-10/54288. Согласно подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ отразить их следует в составе прочих расходов.
Важный нюанс! Если организация самостоятельно производит оплату медицинскому учреждению за тестирование своих работников на COVID-19, то с такой оплаты не следует исчислять страховые взносы. Но если же сотрудник сам произвёл оплату, и вы компенсируете ему данные расходы, то возникает обязанность по их исчислению, в связи с тем, что такие выплаты не указаны в перечне сумм, освобождаемых от страховых взносов в статье 422 НК РФ. Об этом сказано в Письме Минфина России от 07.07.2020г. № 03-15-06/58517.
При этом подоходный налог со стоимости тестирования не удерживается вне зависимости от того, кто произвёл оплату.
Касаемо продолжения выполнения трудовых функций сотрудников, которые контактировали с заболевшим, позиция та же: если они готовы продолжать работу удалённо, то их разрешено перевести на дистанционную работу, если же нет, то им необходимо оформить карантинный больничный лист с кодом – 03 и передать его в организацию. Подробно о получении такого больничного и вводе его в программные продукты 1С мы уже ранее писали в статье Больничный при карантине в 1С: ЗУП ред. 3.1 и 1С: Бухгалтерии ред. 3.0.
В переводе на удалённую работу вам поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. В ней организован помощник по переводу сотрудников в дистанционный режим. Ранее мы уже разбирали этот сервис в статье Пандемия и дистанционная работа – как организовать и что отразить в программных продуктах 1С?
И последнее, в связи с выявленной коронавирусной инфекцией у вашего работника на предприятии могут провести проверку по выявлению фактов нарушений законодательства в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения, которая может привести организацию к штрафу в размере от двухсот до пятисот тысяч рублей и к административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток. Данный вид ответственности предусмотрен частью 2 статьи 6.3 КоАП РФ.
А теперь перейдём от теории к практике и посмотрим какие документы необходимо ввести в программных продуктах 1С для отражения факта оплаты за тестирование на коронавирусную инфекцию.
Отражение в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 расходов на тестирование сотрудников на COVID-19 при самостоятельной оплате поставщику услуг
В случае оплаты предприятием анализов своих сотрудников медицинское учреждение является для него стандартным поставщиком.
При получении акта выполненных работ от лаборатории его необходимо ввести в разделе «Покупки», выбрав пункт «Поступление (акты, накладные)».
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Поступление» и из выпадающего списка выбрать «Услуги (акт)». А затем внести все данные из акта, тем самым отразив расходы в составе прочих затрат. Проведённый документ создаст проводки: Дт 26 Кт 60.01, Дт 19.04 Кт 60.01 (если услуги были оказаны с НДС) и Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму произведённой ранее оплаты.
Отражение в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 расходов на тестирование сотрудников на COVID-19 при их оплате работниками самостоятельно
Если сотрудник произвёл оплату самостоятельно и принёс в бухгалтерию подтверждающие документы, то ему необходимо вернуть потраченные денежные средства и исчислить страховые взносы, как с дохода, полученного в натуральной форме.
Расходы, компенсируемые работникам, регистрируются в программе путём ввода документа «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса». В открывшемся окне при нажатии на кнопку «Создать» следует выбрать пункт «Авансовый отчёт». В шапке документа следует указать организацию и сотрудника, а затем на вкладке «Прочее» отразить расходы, понесённые работником.
Затем с этих расходов нам следует исчислить страховые взносы.
Для этого воспользуемся документом «Операции, введённые вручную» в разделе «Операции». При нажатии на кнопку «Создать» следует выбрать пункт «Операция», а затем при помощи кнопки «Добавить» ввести вручную все начисления страховых взносов.
Затем воспользуемся документом «Операции учёта взносов» в разделе «Зарплата и кадры». Данный документ помогает отразить исчисленные страховые взносы в регистрах учёта для дальнейшего формирования отчётности. На первой вкладке «Исчислено взносов» нужно указать те же суммы начислений, что и в документе «Операции, введённые вручную».
На вкладке «Сведения о доходах» необходимо добавить строку и указать размер стоимости тестирования, который вы компенсировали работнику, и с которого исчисляются взносы, после чего провести документ.
Отражение в 1С: ЗУП ред. 3.1 страховых взносов, связанных с компенсацией сотруднику расходов на тестирование COVID-19
В программе 1С: ЗУП для отражения данной ситуации следует создать новое «Начисление» в разделе «Настройка». Так как выплаты в данной программе нам делать не нужно, мы выберем вид назначения начисления, как доход в натуральной форме.
Пройдитесь по вкладкам окна и убедитесь, что на вкладке «Зависимости» и «Приоритет» нет иных начислений и удержаний, на вкладке «Средний заработок» не стоит флажков, а на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» поправьте начисление НДФЛ (подоходный не взимается).
После сохранения нового начисления перейдите в раздел «Зарплата» и выберите пункт «Все начисления». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Создать» и щёлкните мышью на «Доход в натуральной форме».
В шапке документа укажите созданное нами начисление, а в табличной части сотрудника, которому были компенсированы расходы на анализы.
ФСС по материнству и нетрудоспособности (2,9%) – 2233 рубля;
ФФОМС (5,1%) – 3927 рублей;
ПФР (22%) – 16940 рублей;
ФСС от несчастных случаев (0,2%) – 154 рубля.
Проверяем вкладку «Взносы».
Также следует проверить, что данная сумма не отразилась на начислении подоходного налога. Налог должен быть рассчитан только от 75000 рублей и составит 9750 рублей. Проверяем вкладку «НДФЛ».
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Отражение изменений законодательства в «1С:Зарплате и управлении персоналом» в связи с коронавирусом
В программе своевременно отражаются все новации законодательства, вносимые в связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции, в том числе:
Настройка производственных календарей и графиков в работы в связи с нерабочими днями из-за коронавируса
Согласно Указу Президента РФ от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» (далее — Указ) введен новый тип времени. Не выход на работу в эти дни не является основанием для снижения зарплаты. Нерабочие дни не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням, а потому в случае работы в эти дни, они оплачиваются в обычном, не повышенном размере. Нерабочие дни не включаются в число дней отпуска, и отпуск на эти дни не продлевается.
Появление нового вид времени повлек изменение производственного календаря. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 своевременно предоставлен актуальный производственный календарь на 2020 год с типом дня — Нерабочий.
Графики работы автоматически обновляются, если ранее был установлен флаг Автоматическое обновление по производственному календарю. Если нет, то установить соответствие производственному календарю следует вручную.
Сохранение заработной платы за нерабочие дни в связи с коронавирусом и оплата за работу в этот период
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версии 3.1.13.146 поддерживается сохранение заработка за нерабочие дни в полном объеме и обычная оплата за работу в этот период.
Для подключения новой методики расчета в программе необходимо включить настройку расчета зарплаты, установив флаг Указ Президента РФ от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней». Оплачивать нерабочее время обычными начислениями.
Льготная ставка страховых взносов для субъектов малого и среднего предпринимательства
Федеральный закон от 01.04.2020 № 102-ФЗ предусматривает льготы по страховым взносам для поддержки бизнеса в условиях COVID-19.
В программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 добавлен новый льготный тариф страховых взносов для малого и среднего бизнеса.
Установить его можно указать в учетной политике организаций, указав тариф Для субъектов малого или среднего предпринимательства с апреля 2020 года.
Временные правила оформления, расчета и выплаты пособий в связи с по коронавирусом
Для прибывших из-за рубежа и проживающих с ними
После загрузки в программу ЭЛН по указанному номеру с причиной нетрудоспособности (03) Карантин в форме документа Больничный лист отображается флаг Карантин по коронавирусу.
Полученный ЭЛН не содержит информации о причине карантина, поэтому для карантина по коронавирусу необходимо установить флаг Карантин по коронавирусу.
Порядок работы с листками нетрудоспособности по карантину в связи с коронавирусом такой же, как с любыми больничными листами в регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС по прямым выплатам пособий. Для организаций из таких регионов, порядок работы с «новыми» больничными ни в чем не отличается от работы с другими листками нетрудоспособности.
Для организаций из регионов пока не включившихся в проект ФСС по прямым выплатам, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляется готовая функциональность. В программе формируются и заполняются: Заявление сотрудника на выплату пособия по временной нетрудоспособности и Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий. Так как листок нетрудоспособности по карантину в связи с коронавирусом может быть выдан после начала освобождения от работы, то при проведении документа Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий будет выдаваться предупреждение, в котором на вопрос о продолжении проведения документа следует ответить утвердительно.
Для работающих пенсионеров в возрасте от 65 лет
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность подготовки и отправки реестра сотрудников в возрасте от 65 лет и старше. Доработка поставляется в виде Расширения и не требует обновления конфигурации. Для формирования реестра необходимо в специальном рабочем месте Пособия за счет ФСС (меню Отчетность, справки) по кнопке Создать Реестр создать документ Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий. Во вновь созданном документе по кнопке Заполнить следует выбрать команду Заполнить 65+.
Реестр автоматически заполняется сотрудниками, родившимися до 07.04.1955, в соответствии с требованиями ФСС. При этом в реестр не включаются сотрудники, по которым на весь период с 6 по 19 апреля оформлен какой-либо отпуск, больничный или дополнительные выходные дни, а также не застрахованные в ФСС. Если период такой неявки приходится на начало/окончание периода с 6 по 19 апреля, в качестве периода больничного передается остаток периода, о чем выдается соответствующая подсказка. В случае, когда период неявки частично перекрывает период с 6 по 19 апреля, то в качестве оплачиваемого периода заполняется наибольший из остатков этого периода.
Для заполнения реестра автоматически создаются заявления сотрудника на выплату пособия, которые отмечаются специальным комментарием и помечаются на удаление. Эти заявления не предназначены для печати. Их можно редактировать, если необходимо внести изменения в сведения (например, сведения о среднем заработке). После редактирования, заявления обязательно надо Записать одноименной кнопкой. Эти заявления нельзя проводить кнопкой Провести, так как они остаются помеченными на удаление.
Сформированный реестр не регистрирует отсутствий сотрудников, так как представляет собой заявление на оформление больничных листов. После подготовки и отправки реестра в поле Статус документа необходимо указать соответствующий статус: Подготовлен, Передан в ФСС или Принят ФСС.
Когда листки нетрудоспособности будут оформлены уполномоченным медицинским учреждением, страхователь получит об этом уведомление и выполнит загрузку соответствующих ЭЛН по их номерам из системы ФСС. Загруженные ЭЛН при записи в программе сопоставляются с ранее оформленными заявлениями по реестру 65+. Сопоставление выполняется по периоду нетрудоспособности, причине ЭЛН (03 — Карантин) и возрасту сотрудника. Если соответствие установлено, то заявление связывается с этим больничным.
Реестру автоматически устанавливается статус Принят ФСС, если перед Статус документа не изменялся вручную и с заявления снимается пометка удаления. После этого работа с такими ЭЛН считается завершенной, отправлять по ним реестр ЭЛН не нужно.
Расчет пособий по нетрудоспособности
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 новый порядок расчета не отражается на интерфейсе пользователя, поскольку изменяется только алгоритм расчета.
Массовая подготовка и рассылка документов работникам из-за перевода на «удаленку»:
Произвольных писем и уведомлений
В программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 добавлена специальная форма Оформление переводов на удаленную работу, которая доступна в меню Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу.
Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов и заявлений.
Кнопкой Изменить можно внести изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленный Параметры макета, выделенные в тексте символами « <…>»
Предустановленные параметры содержат информацию о работодателе и о работнике.
Весь текст может быть произвольным. Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появляется зеленая отметка и установится Дата отправки.
Заявлений сотрудников о переводе на дистанционную работу
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в специальной форме Оформление переводов на удаленную работу для массовой рассылки по умолчанию формируются именные заявления сотрудников о переводе на дистанционную работу. Текст заявление можно изменить.
Дополнительных соглашений к трудовым договорам
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в специальной форме Оформление переводов на удаленную работу для массовой рассылки по умолчанию формируются именные дополнительные соглашения к трудовым договорам о переводе на дистанционную работу. Текст дополнительных соглашений к трудовым договорам можно изменить.
Как отразить в ЗУП 3 компенсацию за тест на COVID-19?
Каким образом отразить в ЗУП 3 компенсацию сотруднику за тест на COVID-19?
Рекомендации по вопросу обложения суммы компенсации НДФЛ и взносами высказал Минфин в своем Письме от 18.08.2020 N 03-04-06/72409.
Суммы компенсация за тест на COVID-19:
Ранее Минфин высказывал аналогичную позицию относительно обложения страховыми взносами сумм компенсации за медицинский осмотр (Письмо Минфина РФ от 01.11.2019 N 03-04-05/84588).
Однако суды в данном вопросе становились на сторону работодателей и признавали суммы необлагаемыми страховыми взносами (Определение Верховного Суда РФ от 13.04.2020 N 309-ЭС20-3763 по делу N А76-14135/2019).
Предлагаем несколько вариантов отражения такой компенсации в ЗУП 3.
Вариант 1. Документом «Разовое начисление»
Внесенные обработкой изменения необратимы, поэтому перед ее запуском следует сделать резервную копию информационной базы.
В обработке следует выбрать справочник Начисления
Отобрать Компенсацию на тест на COVID-19 по реквизиту Ссылка
Для полей Категория статистического наблюдения и Категория статистического наблюдения (по 2019 г.) указать значение Выплата социального характера
В Дополнительных параметрах… установить Режим разработчика
Воспользоваться командой Изменить реквизиты
После этого настройка в компенсации для формы П-4 изменится
Для начисления Компенсации на тест на COVID-19 необходимо воспользоваться документом Разовое начисление ( Зарплата – Разовые начисления ).
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
В Расчетном листке компенсация отразится в разделе Начислено и увеличит сумму к выплате.
Вариант 2. Документом «Доход в натуральной форме»
Этот вариант подойдет, если все операции с начислением и выплатой компенсации уже были проведены в бухгалтерской базе.
Начисление проведем документом Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральные доходы ).
В Расчетном листке компенсация отразится в разделе Справочно и НЕ увеличит сумму к выплате.
Вариант 3. Документом «Начисление прочих доходов»
Создадим специальный Вид прочего дохода ( Выплаты – Виды прочих доходов физлиц ).
И проведем начисление.
В Расчетном листке такое начисление не отражается совсем.
Его можно увидеть только в специальном отчете Незарплатные доходы ( Выплаты – Отчеты по выплатам – Незарплатные доходы ).
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (6)
Спасибо! Выбрали первый вариант начисления компенсации.
Здравствуйте!
Да, база будет разной. Посмотрите пример поиска разницы между 6-НДФЛ и РСВ (хотя в видео 6-НДФЛ старая, но принципы определения разницы остаются такими же, поменялась только сравнимая строка в 6-НДФЛ) — КАК НАЙТИ РАЗНИЦУ СУММ В 6-НДФЛ И РСВ
Добрый день! Мне кажется что использование варианта №1 не совсем корректно т.к. цифры по компенсации будут попадать в отчет П-4. По правилам П-4 они туда попадать не должны т.к. расходы на тестирование направлены на безопасное обеспечение деятельности компании, нельзя считать это личными расходами сотрудника
Здравствуйте!
Спасибо за вопрос. Существует мнение что данная компенсация должна в П-4 отражаться как выплата социального характера. Как изменить в этом случае настройки начисления дополнительно описали для Варианта 1. Если вы хотите не учитывать данные суммы компенсации в П-4, то также как описано в Варианте 1, воспользуйтесь обработкой «Групповое изменение реквизитов», но для реквизитов «Категория статистического наблюдение» и «Категория статистического наблюдение (2019 г.)» установите флажки, но значения не выбирайте.