компенсация жилья в командировке без документов
Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке
После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.
И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.
О неподтвержденных расходах
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Проживание без подтверждающих документов
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.
Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц
Документация
Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.
Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.
Оплата
Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.
Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.
Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.
Отсутствие документов на проживание в отеле
Документация
Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.
Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.
И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.
Оплата
Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.
Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой
В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.
Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.
Компенсация расходов по найму жилья в командировке при отсутствии подтверждающих документов: последние разъяснения порядка налогообложения НДФЛ
М.В. Панов, консультант по бухгалтерскому учету
и налогообложению «РУСКОНСАЛТИНГ ГРУПП»
Стоит сказать, что в настоящее время деятельность очень многих организаций вышла на региональный и международный уровень. Следствием этого является рост числа командировок сотрудников в тот или иной регион или за рубеж и связанных с ними расходов. И, конечно, многим бухгалтерам знакома ситуация, когда возвратившийся из командировки сотрудник не привозит документов, подтверждающих осуществленные в служебной поездке расходы. Нередко такая ситуация случается в отношении расходов, связанных с наймом жилья. Это вызывало немало вопросов в части налогообложения НДФЛ сумм компенсаций таких неподтвержденных документально расходов, так как в налоговом законодательстве сохранялась определенная неясность.
Указанная неясность была связана с тем, что в прежней редакции п.3 ст.217 НК РФ было прямо указано – оплата неподтвержденных расходов на жилье освобождается от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством. При этом сами нормы законодательством установлены не были. В результате большинство бухгалтеров облагали НДФЛ выплачиваемые компенсации расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки сотрудника, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.
Но с 01 января 2008 года ситуация изменилась. Это изменение связано с новой редакцией п.3 ст.217 НК РФ (Федеральный закон от 24.07.2007г. №216-ФЗ), в которой были установлены нормы, в пределах которых компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ, а именно:
— если сотрудник находился в командировке в пределах России, указанная норма составляет 700 рублей в день;
— если сотрудник находился в заграничной командировке – 2500 рублей в день.
И совсем недавно Минфин РФ в Письме от 05.02.2008 г. №03-04-06-01/30 также выразил свое однозначное мнение: в случае непредставления документов работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы денежных средств, выданных ему организацией для оплаты найма жилого помещения, освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах указанных выше норм.
Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?
Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья
Обязанность работодателя возместить расходы по найму жилья при направлении работника в командировку установлены ст. 168 Трудового кодекса РФ. При этом суммы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами:
Если у работника отсутствуют подтверждающие документы
Это не означает, что работник в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов. Независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, расходы по найму жилья должны быть возмещены работодателем, а размеры и порядок такого возмещения должны быть установлены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Ограничения компенсации по найму жилья для целей налогообложения
Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, а именно:
Если работодатель, в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом возмещает работникам большие суммы, то на разницу между установленным пределом и фактически выплаченной компенсацией начисляется НДФЛ (Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/105193@).
Пример:
В Положении о командировках, действующем в организации «Импульс», закреплено, что при непредставлении работником документов, расходы по найму жилого помещения в командировке возмещаются за каждые сутки проживания в следующих размерах:
Директор по экономике и финансам организации «Импульс» А.П. Сакулина направлена в командировку на территории РФ с 1 по 15 декабря, но по возвращении не смогла подтвердить документально расходы по проживанию.
Бухгалтер возместил ей затраты по найму жилого помещения исходя из 1500 руб. за каждые сутки проживания.
Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле
Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.
Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.
Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?
Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.
В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.
Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.
Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.
Правила о расходах и жилье в командировках
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.
Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.
Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.
Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.
Как отстоять свои права
Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.
Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.
Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.
После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.
Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Не можете найти работнику в командировке жилье за 550 руб. – возмещайте всю стоимость!
 |
| VitalikRadko / Depositphotos.com |
. Иначе нарушаются конституционные права работника – к такому выводу пришел суд, рассмотрев жалобу служащего федерального органа (Определение Забайкальского краевого суда от 11 марта 2021 г. по делу № 33-732/2021).
Работник был направлен в командировку, по возвращении из которой предоставил документы, подтверждающие в том числе расходы на проживание в гостинице. Стоимость номера составила 2900 рублей в сутки. Однако работодатель возместил ему за каждые сутки только по 550 руб. – такое ограничение установлено для федеральных органов и учреждений постановлением Правительства РФ № 729.
Однако данное постановление издано еще в 2002 году, за это время покупательская способность денег существенно снизилась и за 550 рублей снять жилое помещение стало невозможно. Именно на это указал в своей жалобе работник при обращении в суд с требованием о возмещении остальной суммы расходов на оплату жилья.
Но в суде первой инстанции он получил отказ.
Апелляционный суд отменил решение коллег. Согласно Трудовому кодексу при направлении работника в командировку работодатель обязан предоставить ему финансовую возможность для выполнения служебного задания. Данная обязанность работодателя обеспечивает работнику определенные гарантии. Возмещать расходы по найму жилья в размере установленной нормы (550 рублей) допустимо только если работодатель обеспечил возможностью проживания командированного работника рамках этого лимита. Иной подход, по мнению судей, обесценивает труд работника, поскольку вынуждает его нести расходы по проживанию в служебных командировках за счет собственных средств, а это уже нарушение прав работника, закрепленных в Конституции РФ.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
С работодателя взыскали положенное работнику возмещение расходов.
Добавим, что Постановление № 729 не исключает возможности возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе и суточных, в более высоких, в сравнении с установленными, размерах – за счет экономии. Кстати, на это указывал и Минфин России в письме 2014 года.