кому бухгалтерия имеет право давать сведения о доходах сотрудника
Кому бухгалтерия имеет право давать сведения о доходах сотрудника
Статья 8. Представление сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера
(в ред. Федерального закона от 03.12.2012 N 231-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Федерального закона от 21.11.2011 N 329-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. Сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей обязаны представлять представителю нанимателя (работодателю):
1) граждане, претендующие на замещение должностей государственной службы;
(п. 1 в ред. Федерального закона от 22.12.2014 N 431-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1.1) граждане, претендующие на замещение должностей членов Совета директоров Центрального банка Российской Федерации, должностей в Центральном банке Российской Федерации, включенных в перечень, утвержденный Советом директоров Центрального банка Российской Федерации;
(п. 1.1 введен Федеральным законом от 03.12.2012 N 231-ФЗ)
1.2) граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы, включенных в перечни, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации;
(п. 1.2 введен Федеральным законом от 22.12.2014 N 431-ФЗ)
2) граждане, претендующие на замещение должностей, включенных в перечни, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, в государственных корпорациях, публично-правовых компаниях, Пенсионном фонде Российской Федерации, Фонде социального страхования Российской Федерации, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, иных организациях, создаваемых Российской Федерацией на основании федеральных законов;
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 236-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(п. 2.1 введен Федеральным законом от 04.06.2018 N 133-ФЗ)
3) граждане, претендующие на замещение отдельных должностей, включенных в перечни, установленные федеральными государственными органами, на основании трудового договора в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами;
3.1) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений;
(п. 3.1 введен Федеральным законом от 29.12.2012 N 280-ФЗ)
3.2) лица, замещающие должности государственной службы, включенные в перечни, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации;
(п. 3.2 введен Федеральным законом от 22.12.2014 N 431-ФЗ)
(п. 4 в ред. Федерального закона от 22.12.2014 N 431-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1.1. Граждане, поступающие на обучение в образовательные организации высшего образования, находящиеся в ведении федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности, обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей в порядке, установленном нормативным правовым актом федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности.
(часть 1.1 введена Федеральным законом от 03.04.2017 N 64-ФЗ)
1.2. Граждане, призываемые на военную службу, не представляют сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей.
(часть 1.2 введена Федеральным законом от 03.04.2017 N 64-ФЗ)
2. Порядок представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, указанных в части 1 настоящей статьи, устанавливается федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 03.12.2012 N 231-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемые в соответствии с частями 1 и 1.1 настоящей статьи, относятся к информации ограниченного доступа. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемые гражданином в соответствии с частью 1 или 1.1 настоящей статьи, в случае непоступления данного гражданина на государственную или муниципальную службу, на работу в Центральный банк Российской Федерации, государственную корпорацию, публично-правовую компанию, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, иную организацию, создаваемую Российской Федерацией на основании федерального закона, на работу в организацию, создаваемую для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного, на должность руководителя государственного (муниципального) учреждения или на обучение в образовательную организацию высшего образования, находящуюся в ведении федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности, в дальнейшем не могут быть использованы и подлежат уничтожению. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемые в соответствии с частями 1 и 1.1 настоящей статьи, отнесенные федеральным законом к сведениям, составляющим государственную тайну, подлежат защите в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
(в ред. Федеральных законов от 03.04.2017 N 64-ФЗ, от 04.06.2018 N 133-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Не допускается использование сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданином, служащим или работником в соответствии с частями 1 и 1.1 настоящей статьи, для установления либо определения его платежеспособности и платежеспособности его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, для сбора в прямой или косвенной форме пожертвований (взносов) в фонды общественных объединений либо религиозных или иных организаций, а также в пользу физических лиц.
(в ред. Федерального закона от 03.04.2017 N 64-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Лица, виновные в разглашении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданином, служащим или работником в соответствии с частями 1 и 1.1 настоящей статьи, либо в использовании этих сведений в целях, не предусмотренных федеральными законами, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 03.04.2017 N 64-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Федеральных законов от 03.12.2012 N 231-ФЗ, от 28.11.2015 N 354-ФЗ, от 03.07.2016 N 236-ФЗ, от 04.06.2018 N 133-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Проверка достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых в соответствии с частями 1 и 1.1 настоящей статьи, за исключением сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений, и лицами, замещающими данные должности, осуществляется по решению представителя нанимателя (руководителя) или лица, которому такие полномочия предоставлены представителем нанимателя (руководителем), в порядке, устанавливаемом Президентом Российской Федерации, самостоятельно или путем направления запроса в федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на осуществление оперативно-разыскной деятельности, об имеющихся у них данных о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера граждан или лиц, указанных в частях 1 и 1.1 настоящей статьи, супруг (супругов) и несовершеннолетних детей указанных граждан или лиц.
(часть 7 в ред. Федерального закона от 03.04.2017 N 64-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7.1. Проверка достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений, и лицами, замещающими данные должности, осуществляется по решению учредителя или лица, которому такие полномочия предоставлены учредителем, в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Полномочия по направлению запросов в органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы, государственные органы субъектов Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации в целях проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера указанных лиц определяются Президентом Российской Федерации.
(часть 7.1 введена Федеральным законом от 29.12.2012 N 280-ФЗ)
8. Непредставление гражданином при поступлении на государственную или муниципальную службу, на работу в Центральный банк Российской Федерации, государственную корпорацию, публично-правовую компанию, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, иную организацию, создаваемую Российской Федерацией на основании федерального закона, на работу в организацию, создаваемую для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного, на должность руководителя государственного (муниципального) учреждения представителю нанимателя (работодателю) сведений о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей либо представление заведомо недостоверных или неполных сведений является основанием для отказа в приеме указанного гражданина на государственную или муниципальную службу, на работу в Центральный банк Российской Федерации, государственную корпорацию, публично-правовую компанию, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, иную организацию, создаваемую Российской Федерацией на основании федерального закона, на работу в организацию, создаваемую для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного, на должность руководителя государственного (муниципального) учреждения.
(в ред. Федеральных законов от 03.12.2012 N 231-ФЗ, от 29.12.2012 N 280-ФЗ, от 03.07.2016 N 236-ФЗ, от 04.06.2018 N 133-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
9. Невыполнение гражданином или лицом, указанными в части 1 настоящей статьи, обязанности, предусмотренной частью 1 настоящей статьи, является правонарушением, влекущим освобождение его от замещаемой должности, в том числе от должностей финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного, увольнение его с государственной или муниципальной службы, с работы в Центральном банке Российской Федерации, государственной корпорации, публично-правовой компании, Пенсионном фонде Российской Федерации, Фонде социального страхования Российской Федерации, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, иной организации, создаваемой Российской Федерацией на основании федерального закона, увольнение с работы в организации, создаваемой для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, а также в государственном (муниципальном) учреждении.
(в ред. Федеральных законов от 03.12.2012 N 231-ФЗ, от 29.12.2012 N 280-ФЗ, от 03.07.2016 N 236-ФЗ, от 04.06.2018 N 133-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
10. Для целей настоящего Федерального закона цифровая валюта признается имуществом.
(часть 10 введена Федеральным законом от 31.07.2020 N 259-ФЗ)
Защита персональных данных: какие сведения не вправе разглашать бухгалтер
Автор: электронный журнал «Зарплата»
Персональные данные
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).
К персональным данным относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация о конкретном человеке. Размер заработной платы, выплачиваемой работнику, относится к его персональным данным (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681).
Круг сведений о заработной плате
Понятие «заработная плата» включает в себя не только должностной оклад или тарифную ставку работника, но и положенные ему выплаты компенсационного и стимулирующего характера (надбавки, доплаты, премии) (ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ).
Доступ к персональным данным
Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен (ст. 2, 3, 5 и 6 Закона № 152-ФЗ).
В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу
Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника и в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152- ФЗ).
В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу
В пункте 4 разъяснений от 14.12.2012 специалисты Роскомнадзора разобрали несколько ситуаций, когда нельзя предоставлять персональные сведения о работнике.
Так, нельзя передавать данные о работнике, если:
— с запросом обратился человек или организация, не уполномоченные федеральным законом на получение таких сведений. Например, запросивший персональные данные не является государственным инспектором труда, прокурором, сотрудником правоохранительных органов или органов безопасности и т. п.;
— нет письменного согласия работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. Если сотрудник не дал согласие на передачу персональных сведений никому из родственников, работодатель или его представитель не вправе передавать персональные данные работника его жене.
Требование супруги предоставить ей сведения о зарплате мужа также не является основанием для предоставления персональных сведений без согласия работника. Что подтверждают и специалисты Роскомнадзора в письме от 07.02.2014 № 08КМ-3681.
Защита персональных данных и ответственность за их разглашение
В законодательстве установлены различные виды ответственности за разглашение персональных данных. Работники бухгалтерии в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным работников компании (в частности, к сведениям об их заработной плате).
Дисциплинарная ответственность
Если персональные данные работника не сохранил в секрете бухгалтер компании, директор вправе сделать ему выговор или даже уволить (п. 6 ч. 1 ст. 81, ст. 90 и 192 ТК РФ).
Однако если бухгалтер решит оспорить в суде увольнение на основании пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса за разглашение персональных данных другого работника, администрация компании должна будет доказать следующее:
— сведения, которые уволенный бухгалтер расчетной части неправомерно разгласил, относятся к персональным данным другого работника;
— они стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
— уволенный работник дал обязательство не разглашать такие сведения.
Об этом говорится в пункте 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.
Административная ответственность
За разглашение информации о персональных данных работников на виновника может быть наложен административный штраф в размере, предусмотренном статьей 13.14 КоАП РФ, а именно от 4000 до 5000 руб.
Как корректно отказать в предоставлении сведений
В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, — положение о персональных данных работников (ст. 8, п. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ).
В нем, в частности, необходимо прописать порядок передачи персональных данных работников третьим лицам.
Запрос в письменной форме
В положении о персональных данных работников целесообразно установить, что компания рассматривает только письменные запросы о предоставлении персональных данных, поскольку при устном обращении сложно идентифицировать лицо, которое обращается с запросом о предоставлении персональных данных работника. Образец запроса смотрите ниже.
Письменное согласие работника
В отдельном пункте положения о персональных данных работников следует указать, что информация может быть предоставлена родственникам или членам семьи только с письменного согласия самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).
Обратите внимание: работник сам вправе определить, какому лицу (организации) он готов предоставить свои персональные данные. Необязательно, что в перечень этих лиц попадет супруга работника. Образец письменного согласия работника на предоставление его персональных данных смотрите ниже.
Уведомление об отказе
В положении о персональных данных также стоит описать порядок действий уполномоченных представителей компании, если в силу нормы закона на запрос не может быть дан положительный ответ. В этом случае обратившемуся лицу бухгалтер выдает письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных работника.
В уведомлении можно будет сослаться на статью 88 Трудового кодекса и соответствующий пункт внутреннего положения о персональных данных работников. Образец уведомления смотрите ниже.
Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон
У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.
Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.
Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.
Основная информация о персональных данных:
Глава 14 Трудового кодекса РФ
Закон № 152-ФЗ О персональных данных
Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации
Каких работодателей касаются правила о персональных данных
Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.
Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.
Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.
Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.
Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.
Что такое персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.
Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.
Вот список для ориентира:
Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.
Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.
Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.
Фото работника — например, на пропуск.
Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.
Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что будет за нарушение закона о персональных данных
За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.
Административная ответственность: штрафы
Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.
Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.
Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.
Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.
Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику
Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.
Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.
Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.
Уголовная ответственность
В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.
В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.
Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.
Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.
Правила работы с персональными данными работника
Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:
🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.
🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.
🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.
О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.
🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.
🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.
🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.
🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.
🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.
Как настроить работу с персональными данными: инструкция
Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.
1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.
Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.
2. Назначьте ответственного за персональные данные.
Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.
Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.
ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.
3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.
Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.
Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.
4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.
Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.
Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.
Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.
5. Уничтожайте персональные данные полностью.
Отслужившие документы нельзя просто взять и выбросить в мусорное ведро или отправить на черновики. Нельзя даже хранить на всякий случай — это нарушение.
Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.
Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.
6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.
По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.
Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.
А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.
Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.
7. Исполняйте требования закона не только формально.
Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.
Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.
Статья актуальна на 09.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур