Стратсессия что это такое

Стратегическая сессия — с чего начать?

Давайте с вами разберем, что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия — это групповая работа организации, которая решает проблемы и ищет идеи. Руководитель и ключевые работники принимают важные решения для развития компании, работают с клиентами и партнерами.

Нет эффективных решений по острым вопросам.

Решение: Принимаются конкретные решения, которые необходимы бизнесу, и готовые для внедрения в неопределенных условиях.

Решение: В процессе проведения сессии все сотрудники компании внесут свой вклад в общее дело. Руководители смогут договориться по вопросам, которые возникли в компании: ее целей, стратегии и тактики развития, распределения ответственности.

Сотрудники не умеют управлять изменениями.

Решение: Совместные усилия дают решения, знания и опыт специалистов компании. Появляется эффект, достигший с помощью объединения нескольких факторов.

Сопротивление принятию решений.

Решение: В принятии решений каждый участвует наравне со всеми, поэтому такие решения не воспринимаются как навязанные выше. Сотрудники не будут против них, потому что они тоже их принимали.

Да, стратегическая сессия может быть рискованной. Ниже самые распространенные сложности, которые возникают при проведении стратсессии:

Если соблюдать важные факторы, влияющие на стратегическую сессию – тщательная подготовка, вовлечение участников, внимание к деталям, творческий настрой, правильная логистика – это приведет к успеху.

Никакая стратегия не может жить вечно. В разное время будут работать разные стратегии, поэтому вам нужно будет проводить регулярно сессии. Проработка стратегий — это возможность постоянно улучшать показатели и оставаться конкурентоспособными.

В посте в Telegram описали, что может скрываться под запросом на стратегическую сессией.

Здесь, конечно, все индивидуально. У каждой компании она своя. Принятие решения о развитии компании часто и является целью. Только благодаря групповой работе при участии ключевых руководителей можно ставить цели и идти к ним.

Все зависит от компании и сферы ее деятельности, так как у каждой компании свои задачи на проведение встречи, например:

Обозначить цель и ожидаемый результат.

Вы хотите подвести итоги? Обсудить проблемы? Найти идеи новых проектов? А может, вы просто хотите единого четкого понимания планов и согласованной работы в будущих периодах?

Выберите один главный вопрос и для него определите цель и формат результата. Лучше обсудить качественно один пункт и глубоко его проработать, чем пытаться решить мелкие проблемы, не погрузившись в них с головой.

Источник

Зачем айтишникам нужна стратсессия: опыт компании Creative

Всем привет! На связи Наталья, HRD компании Creative. Сегодня я хочу рассказать о том, зачем каждые полгода мы на два дня уезжаем с коллегами в лес или в другой город, чтобы как следует поработать. Речь пойдёт о стратсессии – инструменте, который при правильном применении здорово помогает в планировании, целеполагании, тимбилдинге и развитии управленческих навыков каждого из участников. В этой статье мы с коллегами поделимся своим опытом проведения стратегической сессии. Надеюсь, читателям vc.ru будет полезно и интересно, будем рады продолжить тему в комментариях к статье. Итак, погнали!

Стратсессия – это, прежде всего, сплочение команды и обучение каждого из нас таким важным компетенциям, как адекватная реакция на стресс, умение решать нетривиальные задачи, развитие интуиции и предвидения. Это очень полезно именно сейчас, в период кризиса, неопределённости и даже хаоса. Так мы учимся принимать неизбежное, можем легче перегруппироваться и пойти вперёд, став умнее и сильнее.

Шаг 1. Найти локацию

Локация выбирается всегда из запроса первых руководителей – какой посыл они хотят видеть от мероприятия. Далее отдел HR берёт ТЗ в работу и готовит варианты на согласование. В зависимости от формата обсуждения и времени года, такое мероприятие можно проводить либо в коворкинге, либо за городом. Локация должна задавать стиль предстоящей работы. Например, прошлогоднюю сессию мы проводили в Питере, так как на тот момент этот город играл важную роль в развитии компании. А сейчас – собрали команду из 15 человек и на дня уехали из офиса.

Как показал опыт предыдущих сессий, одного дня просто недостаточно для того, чтобы ответить на все вопросы, поднимаемые на этом глобальном мероприятии.

Перечислим некоторые из них:

— что происходит с нами (коллективом, компанией, отраслью)?

— куда мы движемся и как развиваемся?

— что нужно сделать?

— что нужно прекратить делать?

— что нужно усилить или делать ещё лучше?

— какие угрозы нужно ожидать?

— какой будет план дальнейших действий?

Как вы видите, это довольно большой блок информации, которую нужно обсудить, осмыслить и сообща прийти к конкретным решениям. После первых стратсессий, которые мы проводили «одним днём», у участников оставалось чувство незавершённости.

Поэтому сейчас мы пришли к формату двухдневных сессий с предварительной домашкой для всей команды.

Шаг 2. Найти модератора

Модератор, фасилитатор, коуч – это человек, который продумывает весь процесс сессии (задания, командные работы) и «ведёт» всех участников от стадии вопросов к стадии ответов.

На выбор модератора влияют:

Модераторов для стратсессий Creative мы выбираем очень тщательно – заранее проводим знакомство, обговариваем цели компании, узнаём опыт друг друга.

Важно отметить, что на разных этапах развитии компании могут быть разные модераторы – например, у нас так и произошло. Получается, что ваш модератор должен расти вместе с вами 🙂

Шаг 3. Сформировать команду

Наиболее эффективным это мероприятие станет для команды из 15-17 человек. Традиционно участниками становятся топ-менеджеры и руководители отделов. Но мы приглашаем на стратсессии Creative не только начальников, но и наиболее активных сотрудников. Ценим инициативность и стараемся давать нашим менеджерам и разработчикам участвовать в управлении компании.

Если вы хотите собрать коллектив побольше, стоит пригласить двух или трёх модераторов. Это необходимо, чтобы модераторы успели быстро пробрифовать команды на задачи и зафиналить результат (об этом расскажу дальше, читайте Шаг 6).

Шаг 4. Выполнить домашку

Перед началом стратсессии модератор выдаёт всем участникам задания. Подразделениям нужно приготовить отчёты о проделанной работе, всем первым руководителям – собрать презентации с фидбеком и запланированными целями. Модератор помогает участникам «погрузиться» в рабочую атмосферу и войти в первый день стратсессии «на максималках». И вот, когда все готовы, можно начинать.

Шаг 5. Продумать двухдневную программу стратсессии вместе с модератором

Для полного погружения в работу командам нужен хороший разогрев и тонкая настройка каждого участника. Поэтому первый день лучше посвятить коучингу. Тема может быть любой – в зависимости от вашего запроса.

Нам на прошедшей стратсессии очень хотелось научить сотрудников быть готовым к любым неожиданностям и уметь адаптироваться к работе в режиме перманентной неопределённости.

Через игровые техники и при помощи модератора все участники попробовали приложить максимум усилий, чтобы сделать компанию антихрупкой, т.е. защищённой от любых внутренних и внешних факторов.

Со стороны казалось, что мы водим хороводы с закрытыми глазами, а на деле – в моменте прокачивали лидерские качества и ответственность за себя и свою команду.

Второй день мы посвятили обсуждению и поиску новых целей компании и способов их достижения. Не скрою: цели, которые мы ставили в начале года, пришлось изменить, но сейчас мы пришли к новым – не менее амбициозным.

Стратсессия – это отличная перезагрузка для мозга. Задания первого дня раскрывают участников, настраивают их на совместную работу друг с другом. Во второй день командность и сосредоточенность выкручиваем на максимум.

Кстати, на такое мероприятие мы запрещаем брать ноутбуки, а телефоны откладываем подальше, чтобы ничего не отвлекало от рабочего процесса.

Шаг 6. Собрать и обработать обратную связь с участников

В процессе стратсессии модераторам необходимо не только организовать процесс, но и проанализировать поведение участников, а также их идеи. Все наблюдения, выводы и рекомендации после окончания сессии модератор включает в подробный отчёт. Он необходим для того, чтобы компания могла использовать его в дальнейшей работе.

В него должны войти все идеи участников, озвученные на сессии, планы на следующий период, замечания, на которые необходимо обратить внимание. Также модератор даёт руководителям компании обратную связь по всем участникам – это может быть информация об уровне их вовлечённости, принятия решений, ответственности.

Именно поэтому я рекомендую большим компаниям, у которых команда будет состоять из более чем 17 человек, привлекать к мероприятию двух или трёх модераторов. Тогда вы сможете получить отчёт по стратсессии более полным и глубоким.

Для этой статьи мы попросили участников нашей последней сессии поделиться своими впечатлениями. Вот некоторые из них.

Эта стратсессия была первой в моём опыте, поэтому сначала было непонятно, чего ожидать. Первый день прошёл в формате игры. Второй день был, пожалуй, куда серьёзнее. Начался мозговой штурм с определением целей компании и желаемых результатов.

Когда стратсессия подошла к концу, я вышла оттуда с мыслью «А как я могу повлиять на наши результаты, что для этого нужно сделать?». И эта мысль была не как обычно «на подумать». Я получила триггер сесть и определить для себя план работ.

Великая польза стратсессии вот в чём: на ней мы проигрываем разные сценарии, моделируем будущее и ускоренно проживаем его. Воображаем все возможные исходы гипотетических ситуаций и сразу придумываем, как будем на них реагировать.

Если что-то сбывается, то у нас уже есть прототип для антикризисного поведения, всё уже придумано. Мы поднимаем из отчета решение и готовим для него roadmap.

Самое крутое на стратсессии – это, так называемое, «переопыление». Это когда помимо руководителей мы приглашаем к нам в команду наших активистов. Они прокачивают управленческие навыки, проявляют инициативы, которых в обычной работе не могут проявить.

Часто вижу, как такие ребята в начале стратсессии могут быть не в теме происходящего или думают, что чего-то не смогут или не сумеют. В процессе они здорово раскрываются, а в финале, когда мы проводим акт закрытия и просим каждого поделиться впечатлениями, я чувствую максимальную сплочённость всей команды.

Самый главный риск – если модератор или ключевые участники по каким-то причинам не смогли приехать. Иногда бывает так, что в день проведения у ключевого сотрудника форс-мажор, а мы рассчитываем на его выступление. Тут главное – быстро реагировать и иметь «план Б». Как говорится, самое интересное выступление – заранее подготовленное и отрепетированное. Так и со стратсессией: если предусмотреть потенциальные проблемы, то можно избежать их фатальных последствий.

Ещё к рискам можно отнести текучесть кадров, которая есть в любой компании. Бывает, что команда разрабатывает на стратсессии крутой проект, а ключевой игрок – главный исполнитель – принимает решение покинуть компанию. В итоге проект замирает на стадии инициативы и не получает должной реализации. От этого никуда не деться, но лучше быть готовым. Например, распределять обязанности по проектам стратсессии равномерно по разным сотрудникам.

Мы проводим стратсессии уже несколько лет, и на протяжении всего этого времени видим рост компании и пользу этого инструмента. А что по поводу стратсессий думаете вы?

Будем рады узнать ваше мнение и ответить на вопросы по теме статьи.

Источник

Стратсессия: полезный инструмент или время в помойку

Ну что, господа. Сегодня обсудим еще одну интересную и важную тему. Ситуация у нас такая: совещания, которые сейчас проводят многие фирмы, проходят неидеально. То ошибок куча совершается, то встреча и вовсе откладывается до лучших времен.

«Актуальненько», — подумали мы и решили поднять эту тему в статье.

Изменения на рынке стали происходить слишком часто и слишком быстро. Их последствия оказались не по зубам многим, вспомните, сколько «игроков» выбыло за 2020 год. Требуется принятие качественных решений, когда взвешены все за и против, понятны возможные последствия. Для этого и проводятся стратсессии.

Стратегическая сессия — это собрание руководства и ключевых сотрудников. На ней принимаются важные для компании решения. Обсуждается выход на новые рынки, поднимаются вопросы о новых сотрудничествах, строятся направления развития. Цели у каждой фирмы отличаются. Кому-то важно стратегию на год вперед построить, а кому-то повысить вовлеченность в работу и сплотить коллектив.

Кстати, если вы не знаете, нужно ли вам проводить такую сессию, обратите внимание на 3 вещи:

Изменились ли внешние условия. Та же пандемия здорово поменяла рыночные реалии. Это нужно учитывать, меняя алгоритм привычных действий.

Были ли изменения в команде. Возможно, у вас появилось много новичков или изменился руководящий состав.

Есть ли необходимость в синхронизации. Часто бывает, что каждый отдел занят своими вопросами, совершенно не интересуясь целями фирмы. Так быть не должно, ведь компания — единый организм, где каждый отдел должен трудиться, приближая ее к целям.

Если в вашей компании есть вышеперечисленные признаки, то это прямое показание к проведению стратегической сессии. Поэтому давайте переходить к главному.

Прежде чем проводить сессию, важно знать, зачем вы вообще это делаете. Потому что даже «я увидел статью у ребят и решил, что НАДАА», — так себе причина, если честно.

Так что давайте-ка сначала…

Инициатором таких собраний всегда становится собственник компании. Как правило, он и определяет состав участников.

Обычно на сессии присутствуют:

Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех важных отделов фирмы. Так вы избежите игр в сломанный телефон, а информация будет передана сразу и в нужном контексте.

Для того чтобы сессия прошла продуктивно, роль ведущего можно доверить эксперту-фасилитатору.

Если вы забыли, кто это такой, оставляем ссылку на нашу статью:

Ну а пока напомним, зачем он нужен. Итак, фасилитатор:

А еще не забудьте учесть организационные вопросы.

Как правило, для таких встреч выбирают место вне офиса, чтобы сотрудники не отвлекались. Можно снять в аренду коворкинг или какой-нибудь уютный лофт. Круто, если там будет проектор, доска и маркеры. Так у вас расширятся варианты подачи информации, а значит, можно добиться максимального ее усвоения.

Кормить участников тоже нужно. Позаботьтесь о том, чтобы были перерывы на обед. Если в помещении нет кулера, закупите заранее воду. Голодный участник = непродуктивный участник.

Какая тут стратегия фирмы, если в животе предательски урчат киты?

Проще один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому давайте рассмотрим, как стратегические сессии проводит онлайн-школа Skyeng.

А проходит она в 5 этапов:

Этап 1. Настройка

На нем обозначают цели мероприятия, распределяются роли каждого участника и формируются правила проведения сессии. Чтобы создать позитивное восприятие команды, используются специальные практики.

Например, участникам предлагают разделиться на пары и в течение 1 минуты назвать 3 крутых качества в человеке напротив. Через минуту пару меняют, а проделанное повторяют еще 4-5 раз.

Несмотря на то, что всегда есть соблазн пропустить эту часть и начать обсуждать планы и проекты, так делать не рекомендуется.

Поэтому здесь команде помогают два инструмента.

Первый: каждый участник делится итогами периода, выделяя успехи и неудачи. После этого от коллег он получает обратную связь в виде трех стикеров от каждого, где написано:

Второй: всё то же самое, но вместо выступлений делается письменный отчет по итогам. Группа с ним знакомится, задаёт вопросы и точно так же пишет обратную связь на трех стикерах.

Инструментов для проектирования будущего много, но ребята из Skyeng делают следующее:

Создают станции-листы с ролями. Например, клиенты, сотрудники, акционеры и конкуренты. Людей делят на группы по количеству станций и предлагают им провести на каждой станции 5-7 минут, отвечая на вопрос, что с точки зрения их роли происходит в идеальной ситуации.

Так ученики могут решить, что им хочется, чтобы была возможность самостоятельно менять расписание занятий на платформе, а учителя – что они хотят полностью автоматическую проверку эссе и домашних заданий. Главное – хорошо понимать свою роль и вжиться в нее. Все идеи группа записывает на стикерах и клеит на плакаты.

Этап 4. Настоящее

На этом этапе плакаты разбираются по группам. Нереальные желания убираются, а с важными и реальными начинают работу.

На каждый стикер с идеальным видением добавляют стикер другого цвета, на котором пишется конкретная задача, которая нужна для того, чтобы это желание осуществилось.

Далее участники презентуют друг другу получившиеся плакаты и назначают ответственных, формируя для них рабочую группу.

Этап 5. Закрытие и итоги

На этом этапе подводят итоги, делятся обратной связью по всем этапам и проводится skythanx. Это особая традиция, когда каждый участник получает маленькие наклейки skythanx, а затем подходит к любому участнику, говорит за что он благодарен ему в этой встрече и клеит наклейку на бейдж или ноутбук. Считается все – обсуждения, шутки, проекты и выводы.

Вот такие дела, касатики.

В заключение скажем, что вариантов проведения стратегических сессий много. Единого правила нет. Конечно, вы можете учитывать опыт других компаний, но возможно, что вы выведете свою, уникальную формулу.

Кстати, в телеграм-канале вас уже ждут 10 инструментов для фасилитации. Обязательно загляните 🙂

Источник

«Стратсессия» — полезный инструмент, а не потраченное время. Что делать, если у вас не так

HR-директор Студии Олега Чулакова

Во многих публикациях нередко мелькает мысль, что любой компании надо проводить стратегические сессии. При этом они часто проходят впустую из-за отсутствия должной подготовки, неправильной организации и непонимания цели мероприятия в целом.

HR-директор Студии Олега Чулакова Анна Ганичева рассказывает обо всех нюансах стратегических сессий и делится опытом недавно проведенного мероприятия.

Что такое стратегическая сессия

Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для компании решения относительно рынков, клиентов, партнеров, направлений развития и бизнес-модели.

Цель стратегической сессии

Тут все индивидуально, у каждой компании она своя. Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.

Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:

Признаки того, что пора провести сессию

Как правило, встречаются такие факторы:

Кто участвует

Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.

Кто, как правило, присутствует на сессии:

В нашем случае участвовали и топ-менеджеры, и middle-менеджмент. Последние постоянно контактируют с линейными специалистами, поэтому могут рассказать о положении дел, а сами мотивированы транслировать стратегические цели подчиненным и способствовать их реализации.

Кто должен вести стратегическую сессию

Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу.

Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится.

На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:

Подготовка к стратегической сессии

Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:

Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:

После этого создали сценарий мероприятия, который финально согласовывался с Олегом.

Организационные вопросы

Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:

Что происходит на стратегической сессии

У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.

Работа поделилась на несколько этапов:

По этим этапам прорабатывались все три блока:

Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.

На что обращать внимание во время сессии

Что происходит после сессии

После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом.

Мы уже начали реализовывать следующее:

Основные выводы

Что мы отметили для себя по итогам:

Как достичь максимума

Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором

Источник

Стратегическая сессия: от А до Я

В статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.

Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.

Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий:

· Разработка стратегии компании или значимого проекта.

· Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).

· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).

· Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).

Результатами стратсессий обычно являются:

· Проработанные решения и планы.

· Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

· Единое видение и командный дух.

· Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:

Примерные этапы проведения стратегической сессии:

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:

Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.

Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:

1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.

2. Согласовать цели и задачи стратсессии.

3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.

4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.

Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят вплотную друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.

5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.

6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)

7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).

8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.

9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:

Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:

Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…

Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!

Источник

Зачем бизнесу стратегические сессии и как их проводить

У владельцев бизнеса должно быть четкое понимание, куда и зачем идти. Стратегические сессии помогают определить вектор движения в долгосрочной и среднесрочной перспективе. По моему опыту, после сессий участники начинают думать вне шаблонов и часто принимают решения за рамками привычных действий.

Я вывела формулу идеального для меня сценария стратегической сессии, которой хочу поделиться. Вы сможете трансформировать ее под свои задачи.

Я люблю цитату: «Когда корабль не знает, к какой пристани держит путь, для него ни один ветер не будет попутным», — на мой взгляд, она максимально точно отражает важность стратегической сессии и для среднего бизнеса, и для крупных игроков рынка.

Чаще всего стратегические сессии решают следующие задачи:

Стратсессия — ежегодное собрание топ-менеджеров. Сейчас обычно проводят две-три встречи в год, поскольку может быть много повесток по разным направлениям.

Что нужно для подготовки

К стратегической сессии нужно готовиться заранее. Изучить рынок и внутренние документы, обсудить ожидания и цели будущей стратсессии, чтобы понять, какой список участников нам потребуется.

Это не всегда только руководители компании и топ-менеджмент. Для работы над видением в крупном бизнесе мы приглашаем акционеров. А вот для обсуждения миссии и ценностей часто собирают еще и ключевых сотрудников и менеджеров среднего звена. Ведь они будут транслировать эти ценности: на внешний рынок и внутри компании — подчиненным.

Следующий шаг — продумать сценарий сессии и инструменты работы, чтобы вовлечь всех участников и получить максимальный результат от стратегической сессии.

Кроме того, надо подумать, как структурировать полученные во время сессии результаты. Это может быть, к примеру, Google-документ или презентация.

Место проведения стратсессии должно быть вырвано из контекста рабочей обстановки — это позволит посмотреть за рамки привычных методов работы.

Сейчас многие компании готовы проводить стратегические сессии онлайн. Это требует дополнительной подготовки и инструментария. Онлайн-формат хорош для малых и средних бизнесов, потому что он дешевле. Следует позаботиться о качестве связи и о том, чтобы всем участникам встречи было комфортно.

Запланировать нужно и постсессионные мероприятия, которые помогут понять, двигаетесь ли вы в выбранном направлении.

Мой опыт работы на стратсессиях

Мы — индустриальная компания с выделенным сбытовым подразделением. Успешно реализовали стратегию интегрированного роста, добавили в портфель новое производственное предприятие.

Основная цель на данный момент — удержать долю домашнего рынка. Мы ее не отдаем, а сохраняем позиции. Глобальная задача: приросты в объемах реализации. У нас есть свободная производственная мощность.

Задача на стратсессию может быть такой — сформулировать стратегическую цель и разработать направления для формирования стратегии развития.

На старте я рассказываю свое видение рынка, даю независимый взгляд — что мне удалось найти в открытых источниках. Дальше я спрашиваю, к чему мы хотим прийти через энное количество лет.

Обязательные пункты в сценарии:

По итогам стратсессии, которую мы проводили, можем прийти к выводу, что технологическую цепочку не будем менять. Считаем, что если и дорабатывать продукт, то в рамках существующего производства.

Как модератору вывести на дискуссию команду? Что конкретно сделать?

Если кратко — через презентации, работу над болевыми точками. У меня есть список вопросов, которые я задаю, когда мы описываем текущее состояние.

Общие — что хорошо, что плохо?

Совет: до стратсессии попросите сотрудников зафиксировать на стикерах или в анонимной Google-форме по пять плюсов и по пять минусов компании. Задача на этом этапе — разговорить людей.

Дальше переходим к пяти главным направлениям — клиенты, продукты, сотрудники, менеджмент, процессы.

В каждом из этих направлений задаем не больше 10 вопросов. Например, по блоку «Клиенты» можно спросить, что прирастает: количество клиентов, средний чек, оборот или прибыль? В блоке «Продукты»: на какой стадии жизненного цикла находятся продукты?

Выбираем вопросы для обсуждения в зависимости от цели стратсессии и задач.

Категоризируем находки, которые мы получили с помощью вопросов, по трем группам:

— количественные показатели;
— качественные показатели;
— организационные показатели.

Инструментарий, который мы будем использовать, зависит от того, с кем работаем. Если это креативные люди (сотрудники рекламных агентств, например), можем обойтись стикерами, ножницами и карандашами. Если крупная корпорация, стоит присмотреться к традиционным форматам, но постараться вывести из шаблонного мышления, за грани привычной парадигмы.

Пять возможных ошибок при проведении стратсессии

«Те, кто не учится на своих ошибках, обречены повторять их», — считал философ Джордж Сантаяна, и я с ним полностью согласна.

1. Не готовиться. Есть стереотип: «Я профессионал, я разберусь на месте». Так не работает. Да, вы, возможно, проведете стратсессию, но результаты будут не столь эффективны, насколько могли бы. Всегда прописывайте сценарий и альтернативные варианты развития событий.

2. Уходить в обтекаемые дискуссии. Начинать обсуждение с самого сложного: с миссии компании, видения. Задача модератора — разогреть команду, подвести к сложному вопросу. Начинайте с простого вопроса, который легко решить, а уже где-то к середине встречи переходите к моментам, которые требуют долгих обсуждений.

3. Слабая цель. Ставьте амбициозные цели и не путайте их с задачами. Пример — сформулируйте цель так: «Войти в топ-3 лидеров рынка», задача при этом — заработать 1 000 000 долларов.

4. Нет ожиданий от стратсессии. Ключевая ошибка — когда не знаешь, чего от тебя ожидают, трудно привести к нужному результату. На входе интервьюируйте основных участников, чего они ожидают от проводимой стратсессии.

5. Не даем высказаться всем. Если мы вовлекаем в дискуссии только топов, то можем получить очень односторонние и однобокие выводы по заданной теме стратсессии и не те результаты, которых ожидали. Спрашивайте всех, кто стоит ниже по иерархии.

И еще одна ошибка, которая касается модераторов, — нельзя отдавать свою роль никому другому. Наша энергия должна уходить ровным счетом на то, чтобы провести сессию от начала до конца и прийти к результату, который мы и собственник бизнеса ожидаем.

Важно:

→ Стратегическая сессия — работающий инструмент для любого бизнеса
Начните с мини-стратсессии по какой-то простой задаче. Посмотрите, как проходит командная работа. Выведите для себя и своей команды алгоритмы, как это работает и к каким результатам вы пришли.

→ Подбирайте команду стратсессии под задачу
Команда может быть не статичной, если сессия разбивается на несколько встреч. Такие гиганты, как Coca-Cola или Mars, на неделю вывозят сотрудников в другие страны и проводят ряд сессий в зависимости от того, какой на сегодня фокус.

→ Привлекайте внешних модераторов, особенно на первых сессиях
Все зависит от компании: в некоторых горизонтальных компаниях, где все в иерархии распределены, стратсессию может проводить кто-то из топов. Если вы считаете, что вам нужен внешний модератор, — это тоже решение.

→ Введите стратсессии как обязательный инструмент
Я знаю компании, которые на первые сессии приглашают модератора. А дальше настолько вовлекаются в эту историю, что назначают ответственного у себя, отправляют на курсы модерации-фасилитации и обходятся своими силами.

Заключение

Крайне рекомендую пользоваться этим инструментом и провести первую стратсессию. При грамотной постановке целей, правильном подборе людей и верно выбранном инструментарии вы сможете выйти за рамки ваших шаблонов, структурируете направления своей деятельности и вовлечете людей для внедрения изменений.

Источник

6. Cтратегическая сессия: как подготовить, провести и оформить итоги за 8 шагов

Стратегическая сессия — это особый вид взаимодействия коллектива организации, нацеленный на управление стратегическим развитием и включающий совместное проведение стратегического анализа, выработку решений, целеуказание и планирование.

Стратегическая сессия (стратсессия, фасилитационная сессия) обычно проводится в виде совещания руководителей разного уровня управления с участием экспертов и, как правило, одного фасилитатора (ведущего). Существуют и децентрализованный вариант проведения стратегических сессий. В этом случае работа происходит не одновременно в одном месте, а разнесено в пространстве и во времени.

Любые форматы стратсессии являются достаточно эффективными и структурированными видами взаимодействия между руководителями компании. В развитых системах стратегического управления такие сессии являются регулярной частью управленческих процессов.

В ходе стратегической сессии руководители делают попытку посмотреть на свою компанию по-новому, сквозь призму разных методов стратегического анализа. Это даёт возможность получить инсайты и результаты, которые маловероятно получить в повседневном режиме работы.

В свою очередь, члены рабочей группы, участвующие в стратегической сессии, начинают видеть зоны своей ответственности по-новому и понимать интересы других подразделений. Это помогает усилить сплоченность, повысить понимание выработанных на сессии планов и мотивацию для их реализации.

Сценарий стратегической сессии из 8 шагов

Хотя стратегические сессии объединяются процессом стратегического анализа, разработки и мониторинга стратегии, внутри каждого из этих важных этапов процесса стратегического управления ставятся разные задачи. Каждая стратсессия с точки зрения своей подготовки и проведения похожа на совещание и должна иметь определённый сценарий.

Основные этапы этой работы обычно не зависят от обсуждаемой темы. Ниже представлен типовой сценарий стратегической сессии.

Такой план проведения сессии является универсальным в рамках всего этого курса.

Для того, чтобы вы могли провести стратсессию эффективно и получить наилучшие результаты нужно очень внимательно подойти к её подготовке. Лучше всего, если предлагаемый в этом уроке подход будет встроен в процессы управления вашей компании.

Т.к. подход к проведению стратсессии в этом практикуме очень хорошо структурирован, то вам не составит большого труда встроить типовой сценарий стратегической сессии в существующие в компании регламенты.

Однако, эта работа является лишь одним из этапов внедрения системы стратегического управления. Как это делать детально изучается в практикуме по внедрению систем стратегического управления.

Для гостей настоящего открытого урока рекомендуем ознакомиться с описанием практикума по разработке стратегии и пройти специальный экспресс-тест системы управления. Если уже проходили, то переходим к следующей главе.

Экспресс-тест качества системы управления компании

Рекомендуем сначала быстро оценить качество управления в вашей компании. Это поможет учесть ваши особенности и получить максимум практической пользы от чтения.

Чтобы получить значение SSS:

1. Ответьте на вопросы теста*.

2. Ознакомьтесь с краткой расшифровкой результатов.

3. Для подробной расшифровки оставьте email.

Проведение стратегической сессии: этапы и их особенности

Итак, как показано на схеме выше, каждая стратегическая сессия должна включать в себя следующие этапы:

Обращаю особое внимание на пункты 7 и 8. Несмотря на то, что они являются последними в этом списке, это важнейшие элементы создания и совершенствования системы стратегического менеджмента, отвечающей за поддержание долгосрочной конкурентоспособности компании, а не разового мероприятия для галочки.

Теперь подробно остановимся на том, как нужно выполнять некоторые этапы типового сценария стратегической сессии.

Выбор цели стратегической сессии и подготовка

В рамках нашего практикума каждая страцессия (опечатка специально для поисковых систем) проводится по детальной и разработанной заранее методологии. Необходимая для проведения стратегической сессии документация уже оформлена в виде инструкций и методик по каждому этапу разработки стратегии развития. Там же определены и цели каждой стратегической сессии.

В следующем уроке участники практикума приступают к стратсессии по PESTLE-анализу, а гости этого открытого урока могут ознакомиться с полноценным примером в практикуме по разработке личной стратегии: стратегическая сессия по проведению PESTLE-анализа. Там нет некоторых приложений для команд и выбран другой объект анализа, но подход совершенно одинаковый.

При подготовке вам необходимо внимательно изучить все методические материалы, видео, примеры и шаблоны, прилагаемые к урокам по конкретной стратегической сессии и уточнить требования к сотрудникам, которые будут участвовать в работе.

В некоторых случаях могут понадобиться корректировки. Дело в том, что в уроках даются стандартные схемы, которые применимы в большинстве случаев. Но иногда требуется адаптировать стандартную методологию проведения сессии под специфику компании, рабочей группы или конкретных участников.

Поэтому вы можете вносить корректировки в методические материалы. В соответствии с данными изменениями могут меняться и цели стратегической сессии.

Особенно это актуально в ходе проекта внедрения системы стратегического управления. Главной целью этого проекта в отличие от этого практикума является не разработка стратегии, а внедрение регулярного стратегического менеджмента.

В этом случае очень важно адаптировать стандартные методологии под конкретную компанию. В нашей программе обучения есть специальный практикум по внедрению системы стратегического управления, который входит в проектно-трансформационную программу по модернизации систем управления компаний.

Стратегическая сессия: организация команды и постановка задачи

После изучения методической документации вы будете понимать состав работ и требуемые для этого компетенции. Если у кого-то из участников не будет хватать квалификации, то необходимо провести обучение. Это можно сделать с использованием материалов практикума и приложений к урокам.

Данный практикум создан для того, чтобы стратегию развития компании смог разработать один человек и даже без специального образования. Поэтому проблем с обучением участников и организацией рабочей группы быть не должно. Вам необходимо определиться с составом рабочей группы, обучить участников и организовать их для выполнения работы в рамках стратегической сессии.

Состав команды от сессии к сессии может несколько изменяться, однако костяк команды должен пройти весь процесс от начала до конца.

Чтобы было понятнее содержание этого урока, я поделюсь закрытым видео из урока по проведению стратегической сессии по расширенному-SWOT-анализу. Если вы обучаетесь на курсе, то смотреть это видео сейчас не обязательно. Лучше ознакомиться с ним в соответствующем уроке.

А гости этого открытого урока могут составить представление, как можно подготовить стратегическую сессию по одному из этапов разработки стратегии.

Больше видео можно посмотреть в нашем youtube-канале.

План стратегической сессии

На основе материалов уроков и прилагаемых шаблонов нужно будет разработать план стратегической сессии. В карточке каждой стратегической сессии вы найдёте необходимую для планирования сессии методическую информацию. Остаётся только создать план и согласовать его с членами рабочей группы.

При необходимости может потребоваться пояснить стоящую задачу, ответить на вопросы и внести корректировки в план. Изменения могут быть вызваны спецификой компании, уровнем подготовки членов рабочей группы, доступным временем для организации каждой стратегической сессии и другими факторами.

План стратегической сессии может состоять из нескольких строчек, а может быть целым сценарием. Всё зависит от количества участников, задач и требуемых результатов.

Если вы представите план стратегической сессии в подобном виде, то всем участникам будет понятнее, чем они будут заниматься.

Разошлите необходимую методическую информацию, чтобы люди еще подробнее узнали о предстоящей работе и подготовились. В этом случае на самой сессии вы больше времени потратите на продуктивную работу, чем на восполнение пробелов в знаниях некоторых членов команды.

Как провести стратегическую сессию и получить результат

Вся информация о том, как провести стратегическую сессию по определённой теме есть в специальной карточке, прилагаемой к соответствующему уроку. Вид этой карточки показан в следующей главе. Всё, что нужно сделать это прочитать карточку и выполнить все пункты заданий, которые там указаны.

В карточке стратегической сессии есть следующие разделы:

Ваша задача состоит в том, чтобы выполнить все перечисленные задания в соответствии с карточкой сессии.

В приложении к данному уроку есть пример плана стратсессии в формате PowerPoint. Такой шаблон можно использовать для планирования подобных мероприятий. Ваши планы могут быть проще или сложнее, в зависимости от масштабов вашей компании и проекта по разработке стратегии.

Более детальные методологии проведения конкретной сессии и специфическая для проведения работ по этапу документация находятся в приложениях к соответствующим урокам.

Как отслеживать работу в рамках стратегической сессии?

Чтобы убедиться, что подготовка и работа в рамках стратегической сессии проводится правильно, рекомендуется осуществлять пошаговую проверку выполненных операций. Это можно делать двумя способами.

Отслеживание прогресса через карточку

Перед началом работы можно распечатать карточку спринта и отмечать на ней проведённые работы. После выполнения всех работ в рамках спринта у вас должно получиться что-то подобное.

Ниже представлена типовая карточка по проведению стратегической сессии, в рамках которой вам предстоит сгенерировать так называемые протостратегии. Как видите, здесь есть вся необходимая информация для планирования и проведения сессии по расширенному SWOT-анализу. Необходимая методическая информация есть в тексте и приложениях к соответствующему уроку.

Карточка стратегической сессии позволяет наглядно видеть, что требуется для подготовки, проведения и оформления результатов стратегической сессии.

Отслеживание прогресса через дорожную карту (Scrum-доску)

Если вы будете использовать так называемую дорожную карту по разработке стратегии (данный инструмент предоставляется слушателям курса бесплатно, ссылка находится в уроке по Scrum), то технология немного другая. В данном случае вы используете систему Trello с заранее заготовленными этапами, которые нужно пройти во время нашего практикума.

Прогресс продвижения каждой стратегической сессии и практикума в целом можно отслеживать и отмечать в соответствующей электронной карточке. Вы просто отмечаете выполненные работы галочкой и приступаете к следующему этапу.

Это удобно при работе в команде, т.к. вы можете сделать scrum-доску общей.

Как оформить и согласовать итоги стратегической сессии

После каждой стратегической сессии необходимо подвести итоги и оформить результаты в соответствии с прилагаемыми к каждому уроку шаблонами и примерами.

Итоги стратегической сессии по методологии Strategium Space Scrum заключаются в существенном приросте содержания стратегии. Это означает, что рабочая группа полностью выполнила работы, провела анализ, мозговой штурм и оформила итоги в виде документа или обработанной информации.

Результатом могут быть отдельная полноценная часть стратегии или отдельный стратегический документ, например, разработанная и проанализированная бизнес-модель. Всё это должно быть готово к использованию на последующих стратегических сессиях.

Поэтому после каждой сессии проводится специальная встреча или дистанционное совещание для согласования или утверждения результатов. На этой встрече команда, заказчики и кураторы проектов:

Представьте результаты для согласования и утверждения руководителям компании или заинтересованными лицами (смежными подразделениями, например), чтобы на последующем этапе команды исходили из согласованной позиции.

В противном случае могут возникнуть критические отклонения и финальный документ не только не будет удовлетворять большинство заинтересованных лиц, но и не позволит быстро внести необходимые изменения.

Это ставит под угрозу весь процесс разработки стратегии. Будьте внимательны.

Не стоит относиться к этой встрече формально. В ней должны участвовать все заинтересованные лица:

Результаты оцениваются с точки зрения достижения цели, которая была определена в начале сессии. В идеале команда должна выполнить все задачи, но важнее то, что должна быть достигнута его цель.

Параметры, которые можно использовать для формальной оценки результатов сессии:

Таким образом, данная встреча оценивает результаты выполнения задач сессии и работу команды.

Заключительный обзор сессии стратегического планирования и корректировка методологии

Данная часть работы посвящается несколько иным темам, чем предыдущая встреча. Несмотря на то, что она может проводится непосредственно после предыдущего совещания (и даже быть объединена с ним), она имеет целью оценить метод разработки, в частности, на так называемый бэклог (backlog) стратегии, который мы применяли в работе.

Как вы помните, мы используем типовой процесс разработки стратегии. В каждом конкретном случае можно дополнить типовую схему разработки стратегии данными из периодической системы стратегических элементов. И именно это совещание позволяет нам определить:

Результаты данного обсуждения влияют на весь последующий стратегический цикл компании. По результатам каждой стратегической сессии создается обновленный план, который будет использоваться в следующей итерации разработки, вернее, обновления стратегии.

Именно так происходит процесс улучшения системы стратегического управления компании. Независимо от того, насколько хорошо работает рабочая группа, всегда есть возможность улучшить метод и адаптировать его к специфике компании.

Хорошая команда ищет возможности для улучшения, и для этого в методологии Strategium Space Scrum выделили специальное время, позволяющее остановиться и задуматься о том, как работает методология, что можно улучшить и как.

Данная работа – очень полезное мероприятие и не стоит к нему относится посредственно. Та схема разработки, которая приведена в данном курсе, является стандартной. Она может и должна быть адаптирована для каждой конкретной компании. Но сделать это можно только после того, как проведены работы в рамках типового проекта.

Стратегическая сессия как элемент системы управления

Компания рано или поздно перерастает типовой процесс разработки и начинает делать свою версию процесса стратегического управления. Планы проведения стратегических сессий объединённые нашей методологией разработки стратегии развития может стать элементарными кирпичиками для строительства современной системы управления.

Обычно практика управления складывается стихийно. Попытки зарегулировать внутренние управленческие процедуры с помощью регламентов редко бывают успешными. Это происходит из-за того, что регламенты не учитывают практику управления и пытаются насаждать новые процедуры с нуля.

Исправить это можно представленным в этом уроке способом:

Это значительно повышает шансы на успешное внедрение процесса стратегического управления.

Выше упоминался практикум по внедрению системы стратегического управления. Мы рекомендуем проводить эту работу параллельно с разработкой стратегии.

В этом уроке мы изучили структурированный подход к проведению стратегической сессии, а также узнали, как организовать процесс, чтобы итоги стратсессии стали частью полноценной стратегии развития.

До встречи на следующем уроке.

©Дмитрий Рыцев – автор является основателем проекта Strategium.Space и специализируется на стратегическом управлении в своей научной и деловой деятельности.

Если этот бесплатный урок вам понравился, то не забудьте поделиться ссылкой с коллегами.

Источник

Стратсессия: полезный инструмент или время в помойку

«Актуальненько», — подумали мы и решили поднять эту тему в статье.

Изменения на рынке стали происходить слишком часто и слишком быстро. Их последствия оказались не по зубам многим, вспомните, сколько «игроков» выбыло за 2020 год. Требуется принятие качественных решений, когда взвешены все за и против, понятны возможные последствия. Для этого и проводятся стратсессии.

Окей, Google, что такое стратегическая сессия

Стратегическая сессия — это собрание руководства и ключевых сотрудников. На ней принимаются важные для компании решения. Обсуждается выход на новые рынки, поднимаются вопросы о новых сотрудничествах, строятся направления развития. Цели у каждой фирмы отличаются. Кому-то важно стратегию на год вперед построить, а кому-то повысить вовлеченность в работу и сплотить коллектив.

Кстати, если вы не знаете, нужно ли вам проводить такую сессию, обратите внимание на 3 вещи:

Изменились ли внешние условия. Та же пандемия здорово поменяла рыночные реалии. Это нужно учитывать, меняя алгоритм привычных действий.

Были ли изменения в команде. Возможно, у вас появилось много новичков или изменился руководящий состав.

Есть ли необходимость в синхронизации. Часто бывает, что каждый отдел занят своими вопросами, совершенно не интересуясь целями фирмы. Так быть не должно, ведь компания — единый организм, где каждый отдел должен трудиться, приближая ее к целям.

Если в вашей компании есть вышеперечисленные признаки, то это прямое показание к проведению стратегической сессии. Поэтому давайте переходить к главному.

Как проводится стратсессия

Прежде чем проводить сессию, важно знать, зачем вы вообще это делаете. Потому что даже «я увидел статью у ребят и решил, что НАДАА», — так себе причина, если честно.

Инициатором таких собраний всегда становится собственник компании. Как правило, он и определяет состав участников.

Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех важных отделов фирмы. Так вы избежите игр в сломанный телефон, а информация будет передана сразу и в нужном контексте.

Для того чтобы сессия прошла продуктивно, роль ведущего можно доверить эксперту-фасилитатору.

Если вы забыли, кто это такой, оставляем ссылку на нашу статью:

А еще не забудьте учесть организационные вопросы.

Как правило, для таких встреч выбирают место вне офиса, чтобы сотрудники не отвлекались. Можно снять в аренду коворкинг или какой-нибудь уютный лофт. Круто, если там будет проектор, доска и маркеры. Так у вас расширятся варианты подачи информации, а значит, можно добиться максимального ее усвоения.

Кормить участников тоже нужно. Позаботьтесь о том, чтобы были перерывы на обед. Если в помещении нет кулера, закупите заранее воду. Голодный участник = непродуктивный участник.

Какая тут стратегия фирмы, если в животе предательски урчат киты?

Сценарий сессии от Skyeng

Проще один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому давайте рассмотрим, как стратегические сессии проводит онлайн-школа Skyeng.

А проходит она в 5 этапов:

Этап 1. Настройка

На нем обозначают цели мероприятия, распределяются роли каждого участника и формируются правила проведения сессии. Чтобы создать позитивное восприятие команды, используются специальные практики.

Например, участникам предлагают разделиться на пары и в течение 1 минуты назвать 3 крутых качества в человеке напротив. Через минуту пару меняют, а проделанное повторяют еще 4-5 раз.

Несмотря на то, что всегда есть соблазн пропустить эту часть и начать обсуждать планы и проекты, так делать не рекомендуется.

Поэтому здесь команде помогают два инструмента.

Второй: всё то же самое, но вместо выступлений делается письменный отчет по итогам. Группа с ним знакомится, задаёт вопросы и точно так же пишет обратную связь на трех стикерах.

Инструментов для проектирования будущего много, но ребята из Skyeng делают следующее:

Создают станции-листы с ролями. Например, клиенты, сотрудники, акционеры и конкуренты. Людей делят на группы по количеству станций и предлагают им провести на каждой станции 5-7 минут, отвечая на вопрос, что с точки зрения их роли происходит в идеальной ситуации.

Так ученики могут решить, что им хочется, чтобы была возможность самостоятельно менять расписание занятий на платформе, а учителя — что они хотят полностью автоматическую проверку эссе и домашних заданий. Главное — хорошо понимать свою роль и вжиться в нее. Все идеи группа записывает на стикерах и клеит на плакаты.

Этап 4. Настоящее

На этом этапе плакаты разбираются по группам. Нереальные желания убираются, а с важными и реальными начинают работу.

На каждый стикер с идеальным видением добавляют стикер другого цвета, на котором пишется конкретная задача, которая нужна для того, чтобы это желание осуществилось.

Далее участники презентуют друг другу получившиеся плакаты и назначают ответственных, формируя для них рабочую группу.

Этап 5. Закрытие и итоги

На этом этапе подводят итоги, делятся обратной связью по всем этапам и проводится skythanx. Это особая традиция, когда каждый участник получает маленькие наклейки skythanx, а затем подходит к любому участнику, говорит за что он благодарен ему в этой встрече и клеит наклейку на бейдж или ноутбук. Считается все — обсуждения, шутки, проекты и выводы.

Вот такие дела, касатики.

В заключение скажем, что вариантов проведения стратегических сессий много. Единого правила нет. Конечно, вы можете учитывать опыт других компаний, но возможно, что вы выведете свою, уникальную формулу.

Кстати, в телеграм-канале вас уже ждут 10 инструментов для фасилитации. Обязательно загляните 🙂

Источник

Стратсессия что это такое

В этой небольшой статье представлены ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.

Прежде всего, предлагаю договориться, что мы называем стратегической сессией и определить, для чего она проводится.

Стратегическая сессия— это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Цели стратегических сессий:

· Разработка стратегии компании или значимого проекта.

· Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).

· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратегическая сессия прежде всего преследует цель командообразования).

· Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Ниже представлены примеры целей некоторых уже проведенных конкретных стратегических сессий (словами заказчика с небольшой редакцией автора статьи).

1. «Сделать так, чтобы руководители региональных представительств (150 человек) признали, что качество работы с клиентами у них неудовлетворительное, и что ответственность за это лежит на них самих, а не на управляющей компании. После стратсессии участники должны выйти с конкретными идеями и планами, как повышать качество сервиса у себя в представительствах, должны искренне хотеть эти планы реализовать».

2. «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год и сформировать оптимизированный план развития компании».

3. «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N, обеспечить единое видение нового бизнеса среди всех членов команды».

4. «Выявить все дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, запущенные в компании, обеспечить интеграцию проектов между собой и с целями компании, сформировать единую программу проектов».

Результатами стратсессий обычно являются:

· Проработанные решения и планы.

· Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

· Единое видение и командный дух.

· Новые идеи и альтернативные стратегии.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит довольно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задачи.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация — это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего, какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Почему важен именно профессиональный модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы)? Приведу основные аргументы:

· Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.

· Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.

· Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтразировать деструктино-активных участников и т.д..

· Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством!).

· Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой.»

Чтобы оценить значимость привлечения профессионала, предлагаю посмотреть на примеры целей, приведенные в этой статье выше. Если Вы чувствуете уверенность, что могли бы обеспечить результат по этим целям, например в течение 1 рабочего дня, возможно, экспертный ведущий Вам, правда, не нужен. Но, как правило, чтобы уложиться в ограниченное время и обеспечить результат с требуемым качеством, без соответствующего эксперта не обойтись.

Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:

· Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).

· Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).

· Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).

· Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).

· Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).

· Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником, а не формальным, планом действий, содержащим критерии результатов, в т.ч. промежуточных).

Примерные этапы проведения стратегической сессии:

1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).

3. Анализ текущей ситуации.

5. Определение альтернатив.

6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.

7. Проработка принятого решения в деталях.

8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии

9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:

· Низкая мотивация участников.

· Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.

· Конфликты, противоречия интересов.

· Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).

Все эти сложности профессиональный модератор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.

Выбрать модератора или фасилитатора не сложно — смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».

Несколько советов, как выбрать ведущего стратегической сессии:

· Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат), желательно, у западных мастеров или по западным методикам. Если Вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии, у них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.

· Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (не обязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с Вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели. Если у Вас есть из кого выбирать, просмотрев три-четыре варианта стратсессий разных ведущих, Вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

· Хорошо, если ведущий стратсессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, какфизические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую). Есть много споров по этому поводу, распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически, недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

· Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у Вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бъется с форматом результата другой группы).

· Важна сама персона ведущего стратсессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны, это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности. В этом смысле, харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей Вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он, в ходе беседы, самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? — явление часто встречающееся среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей»)? Или волшебным образом, незаметно для Вас, этот человек помог продвинуться в понимании и решении проблемы.

· Не важно, кого вы привлекаете — крупную компанию-подрядчика или фриланса, который соберет для вас команду ведущих самостоятельно. Смотрите на конкретного человека-исполнителя, а не на брэнд и регалии компании.

Ключевые рекомендации по взаимодействию заказчика и исполнителя (провайдера) при подготовке стратегических сессий:

1. Убедиться, что исполнитель понимает контекст, почему возникла потребность в стратсессии, какие актуальные задачи стоят перед компанией, как задача, проблема стратсессии решалась раньше. Описать профиль участников, их отношение к теме стратсессии, специфику личностную и профессиональную.

2. Согласовать цели и задачи стратсессии.

3. Согласовать логистику стратсессии (регламент работы, кофе-брейки, обеды перемещения, обеспечение материалами — кто, когда, куда, с помощью чего, что делает). Часто на логистические задачи привлекается третья компания, хорошо, если эти два исполнителя будут понимать задачи друг друга, их работа будет согласована между собой.

4. Согласовать требования к помещениям или дать исполнителю детальное описание имеющихся помещений, убедиться, что они подходят. Как бы ни казалось это банальным, иногда помещение может разрушить все планы модератора.

Например, мы планировали дилерскую конференцию с элементами модерации для крупной автомобильной компании. Нам дали информацию о помещениях, на фото были просторные залы, в каждом из которых могли свободно разместиться по 2 группы для работы. Но на месте оказалось, что залы маленькие (раза в 3 меньше, чем мы ожидали), столы двух групп стоят впритык друг к другу. Пришлось оперативно менять формат работы, объединять группы в одну большую на каждой площадке, менять сценарий, давать новые инструкции всем тренерам.

5. Обеспечить встречу провайдера с внутренним заказчиком (скорее всего это первое лицо) для согласования целей и сценария стратсессии и обеспечения поддержки. Плюс, как правило, полезны встречи с ключевыми руководителями перед стратегической сессией — обсудить цели стратсессии, их видение.

6. Согласовать формат отчетности от провайдера (структура отчета, фото и проч.)

7. Согласовать возможное участие ведущего в дальнейшей работе после проведения стратегической сессии (иногда нужны промежуточные пост-сессии, как в тренинге, и хорошо, если их проводит тот же человек или компания).

8. Обсудить алгоритм сценария стратегической сессии, помочь провайдеру заранее спрогнозировать, какие ответы он скорее всего будет получать на опорные вопросы в текущей формулировке.

9. Обеспечить исполнителю моральную и информационную поддержку. Вы работаете на одну цель. Если выбрали исполнителя, больше не надо его проверять «на слабо», обеспечьте все возможности для его эффективной подготовки.

Возможное пост-сопровождение после стратегической сессии:

Для того, чтобы разобраться с тем, какое сопровождение необходимо после стратегической сессии, давайте разберемся, зачем это сопровождение нужно. Ключевые цели следующие:

· Обеспечить сопровождение реализации решений, принятых на сессии — иногда возникают новые сложности, требующие общего осмысления и проработки в схожем, но упрощенном формате, как на большой стратсессии. Иногда это индивидуальная работа «аля-коучинг».

· Обеспечить промежуточный контроль принятых решений. Тогда фасилитатор привлекается для проведения процесса презентации и обсуждения промежуточных результатов. Это не рядовое собрание, а веховое событие, символизирующее окончание ключевого этапа.

· Обеспечить пиар и пропаганду пост-сессионных активностей и решений.

Исходя из этих целей можно выбирать подходящий формат пост-сопровождения. На моей практике, системно к этому вопросу подходят лишь немногие клиенты. Но та же беда существует и в отношении программ обучения: слишком часто клиенты все силы направляют на сами тренинги, игнорируя необходимость последующих поддерживающих мероприятий (без которых невозможно достижение цели, ради которой проводились тренинги). Я по этому поводу всегда говорю: «хотите реальных результатов — от 30 до 60% бюджета сразу закладывайте на пост-сопровождение (и в отношении стратсессий и в отношении обучения персонала)». Видимо пока рынок в нашем Отечестве только зреет до глубокого понимания этой идеи…

Итого, по результатам многолетних наблюдений, могу сказать, что даже удачно проведенная стратсессия сама по себе менее эффективна в долгосрочной перспективе, чем более слабая сессия, но, включенная в какую-то целостную систему мероприятий, связанных с развитием компании. Грубо говоря, стратегическая сессия — это не «мимолетное видение», а элемент достижения конкретных целей и задач компании. Она должна происходить не «вдруг» и не «потому, что пришло время ежегодного собрания», а в связи с тем, что назрели значимые вопросы, требующие совместного обсуждения.

Желаю Вам успешных осмысленных стратегических сессий и компетентных провайдеров!

Источник

Стратегическая сессия

1. Стратегическая сессия.

У всего в этом мире есть срок, и, конечно, он имеется и у стратегии бизнеса. Стратегическая сессия является одним из самых эффективных способов выработки взвешенных и обдуманных, а иногда и оригинальных решений.

Организация стратегической сессии — важнейший момент при ведении предпринимательской деятельности. И сейчас Вы поймёте почему.

Все решения в бизнесе и в жизни принимаются на трех этажах:

1. Стратегический.
2. Тактический.
3. Оперативный.

Первый уровень отвечает на вопрос: «КУДА мы идем?». Цена ошибки здесь равна 100 % успеха.

Второй: «ЧТО надо делать, чтобы туда дойти?». Цена ошибки составляет 10 % успеха.

Третий: «КАК надо это делать, чтобы получилось эффективно?». Цена ошибки — 1 %.

Стратегические просчеты невозможно компенсировать тактическими успехами.

Эту фразу приписывают теоретику войны Карлу фон Клаузевицу.

Вообразите, что будет, если стратегические решения будут приняты ошибочно, торопливо? Произойдёт регрессия, остановится движение вперёд, и потеряется прибыль. Это путь в никуда. А что если стратегические решения и вовсе отложены в долгий ящик?

Тянуть с определением стратегии в современном мире нельзя, мы все находимся на эскалаторе, который идёт вниз.

Вашим главным конкурентным преимуществом является скорость принятия правильных стратегических решений! Отложить их — всё равно, что заморозить бизнес!

Общая идея объединяет команду и делает её единым целым. Если вы знаете стратегию, то качество микро-решений вырастает на всех уровнях. Повышается эффективность бизнеса!

2. Термины и определения. Стратегическая сессия, планирование. Подготовка

Стратегия — планируемый путь из состояния А в Б.

То есть необходимо понять, где мы сейчас находимся. Нужно решить вопрос о том, куда мы хотим придти и за какой срок. Для этого необходимо разработать план действий.

Если стратегия создана, то могут проводиться другие виды сессии в отдельных департаментах и направлениях.

Стратегическая сессия — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

Она проводится для решения конкретных задач компании или повышения эффективности основных бизнес-процессов фирмы. Итогом данного мероприятия станут выводы по реорганизации фирмы масштабом от года и более.

Важно честно, сняв розовые очки и исключив мечтания, определить реальное положение дел компании на рынке и внутри. После этого можно начинать формировать точку Б.

Часто руководители подразумевают под точкой Б то, какой они хотят видеть фирму в будущем, а именно доход и прибыль. В какой-то степени это верно. Однако для того чтобы достичь желаемого результата, нужно что-то сделать. Например, чтобы иметь оборот в 1 миллиард при среднем чеке 100 000 надо суметь заключить и исполнить 1000 сделок. После чего перед нами встаёт главный вопрос — «БЫТЬ?». Что это значит? Быть в состоянии переварить такой объем и произвести 1000 сделок так, чтобы клиенты остались довольны.

Кем надо стать, чтобы это сделать?

Допустим, Вы хотите получить значок мастера спорта по плаванию. Для этого Вам необходимо проплыть кролем 100 метров за 50 секунд. Но главное, на чём здесь нужно сосредоточиться — кем надо быть, какими свойствами обладать, чтобы смочь проплыть данную дистанцию за отведенное время. После того, как Вы станете этим человеком, совершить получение заветного приза уже легче. Если вы достигли состояния «БЫТЬ», то на ближайших соревнованиях вы проплывёте 100 метров за 50 секунд и получите этот значок.

То же самое и для компании. Необходимо понимать, какой компанией нужно БЫТЬ, сколько человек в ней должно работать, на какие департаменты фирма должна быть разделена, как они должны взаимодействовать друг с другом, какую маржинальную прибыль они должны давать на каждую среднюю отгрузку или чек и т. д. После того, как сформировано видение этого БЫТЬ, точка Б становится чёткой и понятной.

Остаётся лишь разработать сам путь, который соединяет эти две точки. Это и есть стратегия, а сессией называют коллективную работу, направленную на совместное формирование плана перехода из точки А в точку Б.

Стратегическая сессия в корне отличается от рабочих сессий и совещаний в том, что в первом случае принимается годовой и более долгосрочный план развития компании и ключевые решения, именно поэтому они чаще всего проводятся среди руководителей и топов фирмы. Бывают мероприятия, на которых определяются рынки сбыта и стратегии захвата на ближайшие пятилетки, а бывали случаи, как у японцев, и на 150 лет вперёд.

Важно отличать процесс от проекта. Переход из точки А в Б — это проект, и за его успешное выполнение должен кто-то отвечать.

На рынке существуют три вида компаний:

1. Лидеры.
2. Преследователи.
3. Партизаны.

Быть самыми лучшими, самыми дешевыми или опытными или уйти в более узкую нишу.

Скоро Вы узнаете детальный план, по которому проводится стратегическая сессия, однако будьте готовы к тому, что разработка полноценной стратегии — сложный проект, поэтому читайте и вникайте в материал с максимальным вниманием.

2.1. Планирование стратегической сессии

Обычно стратегическая сессия проводится минимум 1 раз в год, а порой и ежеквартально. Это зависит от турбулентности рынка, в котором вы находитесь.

Дата определяется непосредственно после подведения итогов предыдущего периода, но можно провести и раньше, имея предварительные цифры на руках.

Сообщите дату проведения всем участникам заранее, желательно за 1–2 месяца. Выберите и забронируйте место.

Закажите свежий рыночный отчет и подготовьте аналитику, а также управленческий учет. Проведите предварительный аудит ключевых показателей, представьте их на сессии.

2.2. Подготовка к стратегической сессии.

1. Просторное светлое помещение. Лучше на природе за городом с отрывом от рабочего места.
2. Флипчарт.
3. Фломастеры.
4. Вода.
5. Статистики компании за прошлый период.

Телефоны складываются на отдельный стол. Все должны действовать максимально открыто и совместно искать решения возникающих на пути задач.

3. Стратегическая сессия в России

Стратегическая сессия прошла очень интересный путь развития в нашей стране. В 90-х это были никому непонятные мероприятия, которые проводили за большие деньги иностранные консультанты или наши соотечественники, которые активно включились в системное или несистемное консультирование по основным разделам бизнеса.

Естественно, что такое мероприятие как стратегическая сессия в первую очередь проводилось в крупных компаниях ТЭК, где вращались огромные суммы, и где была важна внешняя оценка управления иностранными инвесторами или партнерами.

Стратегическая сессия в крупных компаниях прошла путь от непонятной, но принятой в западном менеджменте процедуры до необходимого инструмента развития всей организации или отдельного направления. От рутинного мероприятия для галочки до модного действия, которое проводится в большей степени для PR-кампании.

Несмотря на то, что мода на «крутые» стратегические сессии достигла пика в 2009–2010 годах, нельзя не отметить, что большой бизнес и сейчас получает много необходимой информации для своей текущей деятельности или планирования на 3–5 лет вперед благодаря инструменту «стратегическая сессия». Крупные компании используют весь спектр стратегической сессии: стратегическое планирование, декомпозиция стратегии на функциональные подразделения, поиск бизнес-идей или продуктов, разрешение внутренних коммуникативных и функциональных конфликтов, операционное планирование деятельности фирмы или подразделений.

А вот отношения со стратегической сессией у среднего и малого бизнесов складывались сложнее, чем у крупных компаний. Мода модой, но владельцы таких фирм всегда с осторожностью относились к подобным мероприятиям: высокая стоимость — сейчас даже консультанты средней руки могут просить за её проведение значительные средства; четкое убеждение, что никто кроме владельца не может знать «куда идти» — ни внешний аналитик, ни уж тем более сотрудники организации. Стратегическая сессия также часто смущает тем, что требует владельца выйти из роли непререкаемого лидера и общаться с подчиненными на равных.

Также имеет место неудачный опыт организации и проведения стратегической сессии в прошлом. Все это является серьезной преградой для использования этого инструмента в средних и малых предприятиях.

Хотя, на наш взгляд, картина должна быть совершенно иной. Почему?

1. Средние и малые предприятия не могут позволить себе иметь высокооплачиваемых сотрудников с высокими компетенциями в менеджменте. А значит, уровень бизнес-системы в компании оставляет желать лучшего, и руководство больше тратит время на операционку, «затыкание дыр», нежели создает четкую регламентированную систему с развитой обратной связью.

2. У владельцев «замыливается» взгляд и на рынок, и на операционные процессы внутри компании. А если по психотипу владелец «красный», то это не позволяет фирме гибко реагировать на внешние и внутренние угрозы, и остается только один вариант — увеличивать расходы на внутренние и внешние процессы.

3. На самом деле, поиск направления развития для небольших и средних предприятий значительно сложнее. Определить положение на рынке, ассортимент и тактические инструменты намного труднее с учетом давления лидеров рынка, ограниченности внутренних ресурсов и высокой конкуренции между нишевыми игроками.

4. Низкий уровень автоматизации и, как следствие, ограниченность в развитии и в менеджменте.

5. Невозможность использования внешних инструментов и ресурсов исследовательских компаний, дорогостоящих отраслевых отчетов, экспертов высокого уровня, аналитики и обзоров истории развития отрасли по западным рынкам, привлечения внешних средств (кредитование) и т. д.

6. И как следствие — необходимость максимального использования внутренних ресурсов.

Именно эти причины говорят о том, что стратегическая сессия должна стать для малых и средних компаний регулярным инструментом в повседневной деятельности.

Понятно, что для таких компаний стратегическая сессия любого вида является избыточной. На их регулярное проведение не хватит ни времени, ни ресурсов.

3.1. Стратегическая сессия. Какую нужно в обязательном порядке взять на вооружение?

Первая — сессия по стратегическому планированию, ведь компании в обязательном порядке раз в год нужно определять «куда идти» или сверять свое положение и состояние с определённой более долгосрочной стратегией. Именно для небольших и средних фирм это необходимо делать с такой регулярностью (крупные компании могут позволить такие мероприятия раз в три года), так как в условиях ограниченности такие организации должны использовать оппортунистические инструменты и не смотреть на рынок и свой бизнес «замыленным» взглядом.

Стратегическая сессия второго типа необходима для нишевых компаний — поиск и разрешение внутренних коммуникационных и функциональных конфликтов. Именно этот тип позволяет без выделения ресурсов налаживать связи между подразделениями, повышать качество сервисов фирмы, снижать издержки на процессы и налаживать необходимую атмосферу в организации. В идеале проводить такой тип стратегической сессии необходимо раз в полгода, а лучше раз в квартал.

4. Стратегическая сессия для руководителей от А до Я

Как правило, стратегическая сессия требует присутствия руководителей каждого департамента: финансового, маркетингового, HR, логистического, закупок и т. д. Это необходимо, т. к. при переходе компании из точки А в Б фирма реорганизуется и полностью трансформируется. Меняется формат взаимодействия между руководителями, их задачи и даже внутренняя структура отделов. Возможно как сокращение персонала, так и увеличение штата, что-то будет автоматизироваться, будут появляться новые направления и департаменты.

Стратегическую сессию проводит топ-менеджер или приглашенный профессиональный модератор.

1. Точка А — ситуация, в которой наша компания находится в данный момент. Необходимо честно и смело определить, где мы сейчас располагаемся. Поскольку мнения сотрудников часто различаются, нужно спокойно выслушать доклад каждого о том, что они видят в текущем состоянии компании.

Необходимо внимательно взглянуть на «ёмкость бизнеса», его пропускную способность, возможность исполнять заказы клиентов, моделирование максимальной загрузки и понимание её пределов без снижения качества. В тот момент сразу становится понятно, где первым делом «захрипит», и что требуется расширить в первую очередь. Для этого, как правило, проводится SWOT-анализ.

Мы называем «поляной» ситуацию, в которой сейчас находимся. На каком «поле будете играть»? Территории, сегменты рынка, наборы продуктов услуг и проектов, каналы продаж. Какие тренды присутствуют на нашем рынке? Кто в этом участвует, расстановка сил и т.д.

Как сказано выше, предварительный анализ может включать в себя большой перечень всевозможных замеров и аналитики. В первую очередь, это касается маркетингового блока, куда включены клиенты, их потребности, место компании на рынке и в конкурентном окружении, выявление всевозможных угроз для бизнеса, конкурентных преимуществ и основных трендов.

2. Точка Б — видение следующей цели. Нужно посмотреть на будущее компании через 3–5–10 лет и определить, какой фирму видит руководство. Насколько эта цель подлежит оцифровке и конкретизации. Всё необходимо подготовить так, чтобы вы могли передать её сотрудникам или партнерам с улыбкой и без комментариев.

После этого необходимо сформулировать ближайшую годовую цель компании, исходя из видения. Если нужно, то можно выработать или подкорректировать ценности и миссию, разработать политики работы с клиентами, поставщиками, персоналом и т. д.

3. Как вы намерены победить?

По сути, есть лишь три варианта: быть самыми лучшими, самыми дешевыми или найти свою нишу. И этим все сказано.

Однако не все так просто. Представим, что на рынке 1000 компаний, из которых 3 решили быть самыми лучшими, 100 — самыми дешевыми, а 897 приняли решение найти свою нишу. Если вы не определите своё место под солнцем, то придется пересмотреть точку Б. Увидев победу, нужно поэтапно отмотать назад Б в точку А и наметить некие вехи этого плана.

4. В данном пункте присутствуют некие КФУ — критические факторы успеха, без которых победа будет невозможна! Для одних это внедрение CRM-системы, для других — поиск узкого специалиста или оцифровка процессов.

Далее нужно определить, какой основной бизнес-процесс выполняется в компании. Это тот сквозной процесс, который создает ценности для этого мира и дает прибыль фирме.

5. Какая система менеджмента нужна для достижения цели? Сначала это проект, дальше он переходит в процесс управления.

Теперь, помимо рабочих процессов, у каждого из руководителей появляются задачи по проекту, а это — дополнительный объем работ, отличающийся от текущей деятельности. Поэтому каждый руководитель должен принять на себя ответственность за выполнение поставленных заданий, утвердить детальный план действий со списком, датами, ресурсами и промежуточными сроками.

5. План проведения стратегической сессии

Итак, рассмотрим содержание стратегической сессии (более подробно).

Стратегическая сессия на начальном этапе представляет собой знакомство участников. Высказываются ожидания от результатов мероприятия. Необходимо каждому дать право высказаться на тему того, что он ожидает в конце.
Участники входят в состояние гармонии, становятся нацеленными на конструктивную беседу и принятие совместных решений.

1.1. Собственник или ведущий модератор определяет задачу. Он может сказать, что будет на выходе стратегической сессии (вне зависимости от её продолжительности, может и через 2–3 дня) мы получим такой-то результата). Например, мы будем разрабатывать план перехода компании из состояния А в Б. Распределим его между руководителями, и каждый из них дополнительно проведёт декомпозицию на конкретные задачи.

1.2. Выявляем основные проблемы компании. Необходимо определить, что мешает фирме перейти в состояние Б прямо сейчас, выявить так называемые КФН — критические факторы неудачи, и определить, что нужно сделать, чтобы получить желаемый результат.

1.3. Определяем рынки, на которых работает или хочет работать компания. Её целевую аудиторию.

1.4. Выявляем ожидания и желания клиентов.

Все вышеперечисленные пункты относились к вводной части стратегической сессии. Тем не менее, к каждому из них нужно отнестись с особым вниманием перед тем, как переходить ко второму блоку — маркетингу.

1.5. Определяем риски, которые нам угрожают на нашем пути, и способы их минимизации.

2. Маркетинг. На каких рынках мы сейчас работаем, в зависимости от ассортимента и конкурентов. Перечисляем наши главные преимущества и определяем основные тренды.

3. Стратегия. Определение будущего компании, целей фирмы на основе этого видения, а также разработка основных политик, в которые входят: ассортиментная (продукты), ценовая, дебиторская, дивидендная, инвестиционная, учётная. А также взаимодействие с клиентами, документами конкурентами и поставщиками, управление персоналом и конфиденциальность в области закупок и запасов.

Совокупность таких документов и определяет общую политику всей компании.

4. Следующая важная часть для обсуждения — бизнес-процесс. Поскольку они могут быть основными, вспомогательными, управленческими и процессами совершенствования, то для начала стоит выделить основной.

Как правило, основных бизнес-процессов мало, так как они всегда сквозные и проходят через ряд департаментов. Хорошо если на сессии будут обсуждаться они все. Здесь нужно ввести такие понятия как «внутренний клиент» и «внутренний поставщик» и посмотреть, по какому сценарию проходит основной бизнес-процесс.

Например, стадии «приём, обработка и исполнение заказа» сначала проходят через отдел продаж. Затем включается финансовый департамент для выставления счетов и договоров, потом юридический. Далее, возможно, отдел закупок и производства, потом логистики. Затем снова финансовый департамент, после чего заказ возвращается в коммерческое подразделение.

Как мы видим, у процесса есть работа-предшественник и работа-последователь. И здесь важно понимать, кто является «внутренним клиентом», а кто — «поставщиком» задачи. В данном случае финансовый отдел, ожидая заказа, является первым вариантом, а отдел продаж — вторым. Далее уже финансовый департамент является «внутренним поставщиком» составленного договора для следующего за ним департамента в бизнес-процессе — юридического и т. д.

Важно, чтобы все внутренние клиенты были довольны полученным от предыдущего отдела результатом. Как правило, это и вскрывает стратегическая сессия, потому как в процессе работы это обычно не обсуждается. Для того чтобы провести качественно весь процесс и увеличить пропускную способность необходимо разобрать, насколько довольны «внутренние клиенты» своими поставщиками и постараться их всех удовлетворить. Удовлетворение всех последних является одной из основных задач бизнес-процессов.

Спросите руководителей подразделений: «Что вам нужно на входе, чтобы вы выдали отличный результат на выходе?» Затем спросите у внутренних поставщиков, понятна ли им задача, и готовы ли они подписаться под её выполнение.

После обсуждения основного бизнес-процесса стоит перейти к его описанию, первичному улучшению и детализации. Для этого потребуются люди и другие обязанности, а значит, следующим пунктом будет описание и развитие оргструктуры.

5. Описание и развитие оргструктуры. Определение того, какой мы видим компанию, где границы функциональных обязанностей у каждого подразделения и сотрудника. Есть организационная структура, которая определяет иерархию работников. Для её введения необходимо понимать, как наиболее эффективно распределить сотрудников конкретно для нашей фирмы.

Например, есть структура дивизионная, когда каждый дивизион занимается всеми действиями в рамках направления. Есть функциональная, когда всё централизованно по функциям. Есть филиальная структура, когда в каждом отдельном филиале выполняются все функции: работа с финансами, продажи, маркетинг, обслуживание, доставка и т. д. Есть матричная, которая обычно применяется в строительных компаниях, где преобладает проектная деятельность, и где у одного сотрудника может быть не один начальник, а два и более.

6. Какая из перечисленных структур наиболее эффективна в конкретном случае — это тема отдельного разговора, однако она обязательно должна быть определена в ходе стратегической сессии. После определения оргструктуры необходимо распределить людей, уточнить штатное расписание и, согласно созданной структуре, понять, кто и за что отвечает. В результате у нас получится так называемые ЦО — центры ответственности

Теперь, когда станет понятно, куда идет компания, и какие цели преследует, кто и за что отвечает, какой воспроизводится основной бизнес-процесс, главную часть стратегической сессии можно завершать.

7. Остается понять, какие перемены нам предстоит пройти для перехода в состояние, в котором компания сможет реализовать данную стратегию. Переходом будет мини-проект, за который кто-то наделенный специальными полномочиями должен нести персональную ответственность. Этот человек составляет более детальный план, распределяет его по времени исходя из объема работ, и имеет право привлечь любой отдел и сотрудника в рамках проекта для её реализации.

В результате такой стратегической сессии:

1. Создаются механизмы управления изменениями — так называемый штаб и рабочие группы. Они будут периодически собираться по заранее определенному графику и обсуждать пошедшие изменения данной стратегии, проверять, кто отстает, а кто выполняет поставленные задачи в срок.

2. Определяется план работ для управленческой команды на ближайшие месяцы.

Как видите, стратегическая сессия сложна по проведению. Подходить к ней необходимо имея как опыт проведения подобных мероприятий, так и опыт управленческой работы.

Ведущий должен обладать навыками фасилитации и психологического типирования людей, практическим опытом бизнес-планирования и выстраивания бизнес-процессов.

6. Стратегическая сессия 2020

2020 год радикально отличается от всех предыдущих лет. Вызванные пандемией вынужденные изменения в методах ведения бизнеса наложили свой отпечаток и на способ проведения стратегической сессии.

В 2020 году пандемия перевернула мир бизнеса и направила его в онлайн-формат. Многим компаниям пришлось перестроить свои фирмы, структуру и департаменты. Абсолютное большинство фирм перевело продажи в онлайн и вынужденно изменило бизнес-процессы. Кто-то сменил клиентскую базу, почти все сократили расходы и провели замену персонала и т. д.

В результате в 2020 году сократился цикл принятия решений. Если раньше компания строила планы на год, и каждый квартал проводился анализ успехов, то сейчас огромное количество фирм стало планировать на 3 месяца вперед и анализировать ситуацию еженедельно. Таким образом, сильно сократились время на принятие решения и временные интервалы.

В связи с этим стратегическая сессия в 2020 году носит более регулярный характер. Наиболее эффективным будет использование метода SCRUM — когда каждый месяц намечается список задач для реализации, на него составляются спринты (список конкретных действий для продвижения по задачам) и назначаются ответственные за выполнение. В результате у Вашего ответственного персонала появляется список задач (у кого-то 10, у кого-то 20), и сотрудники начинают по нему работать, а Вы параллельно следите за исполнением.

Одной из важнейших причин, из-за которых проваливаются, казалось бы, эффективные изменения — расслабление сотрудников, долго работающих на своих местах. У каждого из них есть отлаженные процессы и годами налаженная система их выполнения, поэтому они склонны к стабильности. В результате выполнение отлаженного процесса становится легкой задачей, которую сотрудник может делать автоматически, отключив мозг. Сейчас же из-за турбулентности и постоянных перемен каждый раз нужно пробовать и делать что-то новое, а это осложняет для многих работу, т. к. ряд людей просто не предназначен для проектной деятельности.

Именно поэтому основной тренд стратегии 2020 года — это большое количество новых гипотез и задач, а значит проб и ошибок, подведений итогов.

В результате сложилась ситуация, когда необходимо действовать по циклу Шухарта-Деминга: план –> действие –> анализ –> корректировка, затем новый план –> новое действие и т. д. Теперь стратегия выстраивается на более короткий срок, поэтому стратегическая сессия должна проводиться чаще.

В целом по формату проведения стратегическая сессия может быть такой же, как описано ранее. Только на подобном мероприятии в 2020 году глобальные вопросы всё чаще исключаются, кроме ситуаций, когда «мы поняли, что больше этот продукт продавать не рентабельно и его нужно сменить, или необходимо сменить канал продаж». Обычно такие вопросы (смена продукта или канала продаж) появляются редко, иногда раз в десятилетие, однако сейчас они могут встречаться чаще.

Главная задача руководства в 2020 году — действовать систематически. Регулярная стратегическая сессия даёт возможность держать руку на пульсе и контролировать перемены, которые происходят или будут происходить в Вашей организации.

7. Заказывать стратегическую сессию или проводить самим?

Наверное, один из главных вопросов для малых и средних компаний — проводить стратегическую сессию собственными силами или обязательно привлекать внешнего исполнителя? Если выполняются три условия, то стратегическая сессия может быть проведена самостоятельно. Перечислим их:

1. В компании уже проводилась стратегическая сессия необходимого типа внешним исполнителем. Владелец, топ-менеджеры и сотрудники понимают цели и задачи мероприятия, правильно себя ведут, видели, как подобные мероприятия проводят профессионалы.

2. Владелец компании на время проведения стратегической сессии может снять погоны и вести себя так, как положено регламентом проведения такого мероприятия. Тут же действует обратное: если в фирме жесткая авторитарная система руководства, то проведение сессии возможно только с внешним исполнителем.

3. В компании есть сотрудник с достаточным статусом, лояльный к остальным работникам и имеющий высокие коммуникативные способности, который может овладеть инструментами модерации и фасилитации.

При выполнении этих условий стратегическая сессия должна стать для средних и небольших компаний недорогим инструментом, который развивает фирму, ее сотрудников, увеличивает ее присутствие на рынке, улучшает качество продуктов и снижает стоимость операционных процессов.

Однако результат самостоятельных попыток их проведения часто бывает неудовлетворительным. Почему так происходит?

Большинство компаний в опросах честно признаются, что не смогли провести эффективно стратегическую сессию.

Причин может быть несколько:

1. Руководство не может абстрагироваться от текущей ситуации, внутренних конфликтов в компании.

2. При принятии решений не используется потенциал всех управленцев организации.

3. Статус-кво давит на процесс принятия решений. Авторитетные и активные забивают тихих наблюдателей, которые, кстати, видят порой лучше других, в чем соль проблемы.

4. Решения принимаются под воздействием мнений и задач формальных и неформальных центров влияния в компании. Это приводит к решению сиюминутных проблем, а стратегические цели и планы снова откладываются на потом.

Как же тогда использовать такой эффективный инструмент как стратегическая сессия и результативно решить 100% поставленных задач? Можно пригласить внешнего эксперта!

Стратегическая сессия с экспертом это:

1. Обучение руководства проведению стратегической сессии.
2. Контроль времени проведения и пресечение попыток растечься мыслью по древу.
3. Использование и разъяснение терминологии, благодаря чему каждый участник вовлечён в процесс и вносит свою мысль.
4. Формирование единого мнения в компании, направления деятельности, общего вектора мышления.
5. Возможность услышать все мнения и сформировать комплексную картину.
6. Четкая фиксация идей и распределение их в иерархии.

Почему профессиональный модератор сделает сессию лучше?

Эксперт выполняет для Вас следующие ключевые функции успешной сессии:
1. Определяет повестку дня, подводит итоги.
2. Управляет групповой динамикой и дает высказаться всем участникам.
3. Согласует разные точки зрения и мнения, помогает участникам придти к единому решению.
4. Выступает экспертом по вопросам разработки стратегии и управления, помогает структурировать и обобщить результаты обсуждений.
5. Ведет протокол и подготавливает резюме сессии, которое, по сути, является руководством к действию.

В результате Вы получаете:

1. Отлично проработанную стратегию по развитию Вашей компании на срок от 1 года до 5 лет, где ключевой целью будет снижение Ваших затрат и рост прибыли.

2. Изучение сценариев развития рынка, на основании которых Ваша фирма будет обладать максимально эффективной стратегией.

3. Выявление сильных и слабых сторон Вашей компании и проработку «проседающих» мест и рисков, которые могут помешать реализации плана.

4. Декомпозицию плана на задачи со сроками и ответственными за их выполнение.

5. Трансляцию сотрудникам важной информации или идей.

6. Создание единого видения и командного духа.

7.Новые идеи и альтернативные стратегии.

Почему именно эксперты Salecraft?

За 21 год работы мы успешно реализовали более 500 проектов по построению бизнес-систем, и они всегда начинались с такого мероприятия как стратегическая или рабочая сессия.

Грамотно проработанная стратегия и тактика — гарантия сплоченности команды вокруг общей цели.

Оставьте заявку на проведение «Стратегической и рабочей сессии»:

1. через сайт;
2. по телефону: +7 (495) 981-63-05;
3. или почте: expert@salecraft.ru

Стройте системы и результат гарантирован! ©

Источник