Таск менеджер что это
Таск менеджер что это
Лучшие таск-сервисы для организации командной работы
Грамотное планирование — неотъемлемая частью нашей жизни, будь то ремонт квартиры, организация дня рождения или совместная работа над проектом с коллегами. Для успешной реализации любой из этих задач всегда нужно иметь чёткую структуру рабочего процесса. И в этом вам помогут таск-менеджеры.
Что такое таск-менеджер?
Таск-менеджер (он же таск-сервис и таск-трекер) — программа для управления проектами. Её функционал позволяет руководителю раздавать персонализированные и групповые задачи, разделять их на этапы, контролировать выполнение всех заданных процессов.
Канбан-доска — разновидность менджера. Это рабочее пространство для большой команды, в котором находится список задач, распределённых по приоритетности, этапу выполнения, тегам и другим показателям.
Внешний вид сервиса или доски вы настраиваете самостоятельно — всё зависит от целей и специфики команды.
Для чего они нужны?
Хаос в задачах, срывы дедлайнов, потеря документов — страшные слова для любого исполнителя и руководителя. Волшебной таблетки для решения всех этих проблем не существует, но, с помощью таск-сервисов, можно минимизировать часть из них и прокачать работу в команде.
Используя сервисы, можно сократить список задач, одновременно находящихся в работе, и повысить как продуктивность команды, так и качество работы. Также доски позволяют быстро выявить слабые места команды и понять, на каких задачах она «застревает». А самое приятное, что не нужно ходить между столами и кабинетами — всё можно увидеть на своем экране в любой момент.
Виды и примеры досок
Такс-сервисы уже давно перекочевали в цифровой мир и активно используются не только IT-стартапами и корпорациями, но обычными пользователями, которые хотят грамотно планировать время и организовывать свой рабочий процесс. Если вы тоже хотите попробовать получать готовый качественный продукт вовремя, можете протестировать подобную платформу. Мы подготовили для вас подборку с популярными сервисами, в которой расскажем о преимуществах каждого.
Kaiten
Платформа: Web, iOS, Android.
Цена: есть бесплатный тариф и 14-дневная триальная версия. Цена за платная версию — от 420 рублей месяц за каждого пользователя.
Kaiten — инструмент для управления задач бизнеса и отделов в одном месте. Кайтен можно установить в приватном облаке или на собственном сервере компании для обеспечения максимальной безопасности данных.
Из преимуществ — вам будет видно несколько досок на одном экране, а значит, есть возможность посмотреть на ситуацию целиком — не нужно переключаться между досками, можно собрать на своём экране все доски, которые вам нужны. Также очень легко связывать между собой карточки. Казалось бы — обычная, базовая функция для управления задачами, но по факту вы сможете подмечать зависимость одних сотрудников от других команд, вести совместную работу, блокировать карточку и быть гибкими. Так можно визуализировать многоуровневые процессы.
Используя Kaiten, вы можете создавать любое количество колонок и строк на одной доске. Также можно создать несколько мини-досок на одной для каждого члена команды. Такая горизонтальная разлиновка поможет лучше контролировать загрузку команды и планировать работу.
Ещё одна фишка — таймлайн — инструмент для верхнеуровневого планирования. На нём можно увидеть, вписываются ли сроки дочерних задач в общее время работы по проекту. В популярных системах учёта задач таймлайна нет или он доступен только на самых дорогих тарифах.
Из других преимуществ:
Trello
Платформа: Web, iOS, Android.
Один из известных цифровых аналогов канбан-доски. В Trello можно создавать бесконечное количество персональных досок, карточек и списков. Интерфейс приложения простой и интуитивный, регистрация и основные настройки осваиваются буквально за час. Используя этот таск-менеджер, вы можете назначать задачи, задавать сроки и добавлять описания к каждой задаче с помощью специальных карточек.
Также возможна совместная работа с коллегами (в бесплатной версии на 10 досках). Если их количество задач вырастет, придётся переходить на платную версию программы.
Преимущества Trello:
Todoist
Платформа: Web, Windows, MacOS, Linux, iOS, Android.
Todoist — одна из самых известных программ для планирования и управления задачами. Таск-менеджер помогает расставлять приоритеты, а также легко создавать задачи, подзадачи и разделы.
В программе вы можете оставлять комментарии, следить за прогрессом и расставлять приоритеты, а интеграции с популярными приложениями значительно расширяют функционал таск-менеджера.
Главная фишка — игровой способ работы, который мотивирует пользователей оставаться продуктивными, зарабатывая различные награды, очки и переходить на новые уровни.
Из других преимуществ Todoist:
Nifty
Платформа: Web, MacOS, Windows, Android, iOS.
Nifty — это инструмент для совместного управления задачами, который помогает расставлять приоритеты и автоматизировать рабочие процессы, используя такие виды отображения информации, как список, доска канбан и блок-схема.
С интуитивным интерфейсом этого таск-менеджера вы за несколько минут научитесь добавлять задачи, назначать исполнителей и следить за прогрессом. Task manager позволяет создавать собственные списки задач или импортировать существующие задачи, чтобы продолжить с того места, где вы остановились.
Благодаря автоматизации рабочих процессов, вы можете хранить всю информацию и файлы в одном месте, а также перестать переключать вкладки браузера.
Преимущества:
Asana
Платформа: MacOS, Windows, Android, iOS.
В Asana есть множество функций для менеджмента задач, присущих стандартным to-do-приложениям и календарям, а не обычным канбан-доскам. К примеру, пользователи могут создавать неограниченное количество карточек и фильтровать их, используя специальные теги. Также можно сортировать карточки по разным принципам, например, по близости дедлайна или приоритетности.
Из других плюсов:
Таск-менеджер — сервис необходимый для команд, работающих удаленно и для тех, кто хочет держать под контролем рабочий процесс и своевременное выполнение задач.
А какой персональный или корпоративный таск-менеджер используете вы? Расскажите в комментариях.
Топ-12 таск-менеджеров. Выбираем лучший в 2022 году
Продуктивная работа невозможна без грамотного контроля. Нужно держать в голове сотни личных и профессиональных вопросов. А если работаешь в команде — нужно к тому же следить за тем, что происходит с задачами со стороны твоих коллег. Освободить оперативную память и организовать весь рабочий процесс тебе помогут таск-менеджеры.
Какой таск-менеджер выбрать? Их много. Вбей запрос в поисковик и на тебя посыпятся десятки предложений со своим набором опций, характеристик и разбегом по цене. Но в одном планировщике интерфейс покажется тебе неудачным, а в другом будет недостаточный функционал. В этом обзоре я расскажу о популярных сервисах, которые сама использовала в работе. Пусть он поможет тебе определиться с выбором.
Итак, Топ-12 таск-менеджеров на 2022 год:
В WEEEK есть всё для эффективного планирования: календарь, канбан-доски с наглядной системой карточек, напоминания, настройка интерфейса и тёмная тема, если ты любишь работать ночью (или просто перешёл на тёмную сторону). Помодоро-таймер поможет контролировать время и самодисциплину. Мгновенный переход между проектами и горячие клавиши — поддерживать высокий темп работы. Также можно подписываться на задачи, настраивать интерфейс, работать в интегрированных программах, не выходя из сервиса: Miro, Google Docs/Sheets, Figma. А уведомления получать удобным способом: на почту или в Телеграм.
ТОП-7 таск-менеджеров для дистанционного управления рабочим процессом
Глобальные изменения в мировой экономике, связанные, в том числе, с пандемией, вынудили бизнес активно переходить в диджитал, а потому существенно возрос спрос на программные продукты для дистанционного управления рабочим процессом, в том числе таск-менеджеры.
Стоит сразу обозначить, что речь пойдет не о системах управления проектами, а именно о таск-менеджерах, хотя многие программные решения на рынке включают и первое, и второе. Говоря о таск-менеджере, мы в первую очередь подразумеваем простой инструмент, позволяющий держать под контролем все задачи и закрывать их вовремя.
Итак, таск-менеджер – программный инструмент, предназначенный для эффективной работы с проектными задачами. Функционал позволяет разделять процесс на этапы, давать индивидуальные или групповые поручения, выделять зоны ответственности, благодаря чему ни одна задача не остается без внимания и не оказывается просроченной. А, как известно, не зафиксированная задача – просроченная задача.
Система позволяет быстро оценить, как идут дела, а также выявить проблемные звенья, оперативно оптимизировать процесс. Команда организована, каждый четко знает, за что отвечает, и может легко взаимодействовать с коллегами. Все это благодаря тому, что система централизует процессы. Итог – меньшие усилия приносят больший результат, и повышается эффективность работы. И все это – в дистанционном формате, в любое время и в любом месте перед глазами виртуальный «офис».
Перед тем как выбрать для себя действительно подходящий продукт, я перебрал более 20 вариантов. Ориентировался на отзывы, обещания разработчиков, и в итоге пришел к наиболее оптимальным решениям. Важно оговориться: мы оцениваем тот или иной программный продукт по собственным критериям. Я опирался в первую очередь на широту функционала, удобство использования, интерфейс, безопасность и эффективность. Ваши критерии могут быть совершенно иными. И вообще – универсального решения не существует: мы подбираем инструмент в соответствии со спецификой проекта и потребностями, а эти критерии у всех разные.
Предлагаю познакомиться с 7 лучшими таск-менеджерами, опробованными мной лично, и расскажу, кому и в каких случаях они подойдут для оптимизации работы.
Рейтинг весьма условный, и, повторюсь, при выборе в первую очередь стоит опираться на специфику ваших проектов. Я выделил для вас семь, на мой взгляд, интересных вариантов: Trello, Jira, A2B, Todoist, Weeek, Asana, Flowlu. Давайте рассмотрим каждый из них.
Один из самых известных в мире таск-менеджеров. Удобный, функциональный, не перегруженный. Решение подойдет для небольших стартапов, маленьких коллективов. Удобен и фрилансерам в качестве инструмента для личного пользования.
Функционал предполагает возможность организовывать управление и внутреннее взаимодействие. Сервис доступен на любом устройстве. Благодаря API-интеграции внедрение не составит труда.
Trello работает по системе Канбан: удобные для восприятия доски с карточками. Грамотное распределение задач и обязанностей, оптимизация времени и четкое соблюдение дедлайнов.
удачная система: понятная, логичная; возможность интеграции.
удобная система досок и карточек;
резервное копирование осуществляется автоматически;
система не предоставляет аналитику;
Инструментом с базовым функционалом можно пользоваться совершенно бесплатно.
Если необходима возможность выгружать данные и управлять правами доступа, разработчик предлагает оформить подписку за 25$ в месяц.
Jira не вполне стандартный таск-менеджер. Интересен сочетанием двух подходов одновременно: Канбан и Scrum. Такое решение позволило охватывать максимум участников проекта, работающих над совершенно разными задачами. Jira предполагает и обратную организацию процесса: исполнитель самостоятельно планирует работу, а другой сотрудник контролирует и при необходимости направляет и корректирует. Для большей эффективности введена система оценки действий.
Как и Trello, Jira доступна на любых устройствах. Есть возможность интеграции.
сочетание двух систем – Канбан и Scrum, позволившее создать высокофункциональный продукт;
интегрирование с облачными сервисами;
возможность оценивать работу сотрудников, что позволяет руководителю ориентироваться, кто наиболее эффективен, а исполнителю – получать дополнительную мотивацию;
Решение подойдет не для каждого небольшого проекта – система изобилует функциями.
Стоимость рассчитывается с учетом количества участников. Если в команде менее 10 человек, подписка будет стоить 10$ в месяц. Если сотрудников от 11 до 100, оплачивается каждое «рабочее место» по цене 7$ в месяц.
A2B предлагают полноценную систему, включающую модули по управлению персоналом, CRM, контролю задач и поручений, по бизнес-процессам, управлению проектами, по постановке целей, управлению идеями. Есть модуль по отчетам по работе сотрудников, а также электронный документооборот и корпоративный портал.
В качестве таск-менеджера A2B позиционируют модуль Постановка целей. Можно приобрести отдельно, не покупая остальные, однако, он будет идти в комплекте с модулем Управление персоналом.
удобно представлена информация по проекту, продуманный интерфейс;
не придется покупать всю систему – при необходимости можно купить только интересующие вас модули;
возможность кастома – легко настроить таск-менеджер под свой проект;
На мой взгляд, приложение для мобильных устройств требует доработки.
Разработчик предлагает коробочное и облачное решения.
Стоимость облачного решения при покупке Постановки целей + Управление проектами (обязательный модель) начинается от 100 руб/мес. Рассчитывается на каждого пользователя. Конечная стоимость будет зависеть от того, на какой период приобретают лицензию.
Коробочная версия предполагает единовременную покупку. Стоимость 10 лицензий («рабочих мест») – от 15 000 рублей.
При необходимости можно докупать модули, изменять систему под свой проект – окончательная цена окажется еще более выгодной.
Какой Таск-Менеджер Выбрать в 2022
Грамотное планирование является неотъемлемой частью нашей жизни. Будь то ремонт квартиры, день рождения или проект на работе, для более успешной реализации любого мероприятия всегда важно иметь четкую структуру рабочего процесса.
Именно поэтому таск-менеджер — незаменимый инструмент для ежедневного планирования задач.
Для чего нужен таск-менеджер? Хороший трекер задач упростит рабочий процесс, сделает его более прозрачным, поможет планировать и следить за выполнением проектов из самых разных профессиональных областей.
Конечно, если ваш проект не содержит большого количества задач, вы можете обратить внимание на стандартные программы, например, Google Таблицы, Google Документы, Microsoft Word или Microsoft Excel. Однако вводить данные вручную рано или поздно становится слишком утомительным и времязатратным.
Рынок предлагает большое количество командных, а также личных таск-менеджеров. Во всем этом разнообразии довольно легко запутаться.
Наша статья расскажет о том, на что стоит обращать внимание при выборе таск-менеджера.
Кроме того в материале вы найдете 11 лучших таск-менеджеров для команды, а также подборку бесплатных таск-менеджеров онлайн для тех, кто только начинает свое знакомство с этими инструментами.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — это программа для управления проектами, которая позволяет централизованно руководить задачами и их своевременным выполнением.
Трекеры задач широко используются в проектном менеджменте, потому что позволяют без труда следить за всеми рабочими процессами и контролировать работу команды.
Как выбрать таск-менеджер
Онлайн таск-менеджеры всегда были популярны и актуальны. Однако в условиях массового перехода на удаленную работу множество компаний почувствовали острую необходимость в таком инструменте. За последние пять лет количество людей, работающих удаленно, выросло аж на 44%.
Чтобы найти подходящий для работы таск-менеджер, обратите внимание на следующие критерии:
Неважно, выбираете ли вы таск-менеджер для себя или для компании, интуитивный интерфейс — основной критерий при выборе инструмента. Если при первом использовании программы вы не понимаете, как создать задачу или задать сроки, то с ней явно что-то не так.
Автоматические оповещения помогают не упустить ничего важного и позволяют не отвлекаться от работы, самостоятельно проверяя статусы задач коллег и ход работы над проектом.
Возможность управления ресурсами поможет следить за тем, сколько времени у работников уходит на выполнение ежедневной работы, а также контролировать, чтобы никто из них не был перегружен или не оставался без дела.
Для эффективности работы важно, чтобы таск-менеджер буквально всегда был под рукой. С этим поможет справиться мобильное приложение, которое оповестит вас о новой задаче или горящих сроках, где бы вы ни находились.
Интеграции с различными приложениями значительно облегчают рабочий процесс. Например, это может быть популярный мессенджер или календарь, который сделает коммуникацию в команде еще проще и оперативнее.
Если таск-менеджер поддерживает создание отчетов, вы без особого труда сможете оценивать эффективность работы и анализировать финансовую составляющую.
Теперь, когда вы знаете, что такое таск-менеджер и какие критерии помогут вам в поиске подходящего варианта, предлагаем обратить внимание на нашу подборку лучших таск-менеджеров 2022 года.
1. GanttPRO
GanttPRO — таск-менеджер в виде диаграммы Ганта с интуитивным интерфейсом, который можно использовать как для себя, так и для компании, в которой вы работаете.
Инструмент за считанные минуты позволит создать проект и начать работу с ним. Задачами в приложении управлять особенно легко: в несколько кликов создавайте для них описание, зависимости, назначайте одного или нескольких исполнителей, следите за прогрессом и отмечайте задачи определенными цветами.
Также в приложении вы легко сможете управлять загрузкой команды, упоминать коллег в комментариях под задачей, прикреплять файлы и делиться ссылкой на проект.
Мобильное приложение для IOS и Android позволит вам постоянно быть на связи с командой и оперативно решать входящие вопросы. Все эти и многие другие возможности таск-менеджера на русском языке вы можете протестировать, используя 14-дневный пробный период.
Преимущества:
Недостатки:
2. Todoist
Todoist — одна из самых известных программ для планирования и управления задачами. Таск-менеджер помогает расставлять приоритеты, а также легко создавать задачи, подзадачи и разделы.
В программе вы можете оставлять комментарии, следить за прогрессом и расставлять приоритеты, а интеграции с популярными приложениями значительно расширяют функционал таск-менеджера.
Отличительной чертой этого таск-менеджера является игровой способ работы. Использование геймификации мотивирует пользователей оставаться продуктивными, зарабатывая различные награды, очки и переходя на новые уровни. Команда до 5 человек может использовать этот таск-менеджер бесплатно.
Преимущества:
Недостатки:
3. Weeek
Платформа: Web, Windows, macOS, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский.
Цена: до 5 пользователей — бесплатно. Больше — 590 рублей в месяц за человека.
Таск-менеджер, в основе которого 3 вида планирования задач — доски, списки и недельный календарь. С недельным календарем удобно планировать задачи на день, работать по методике GTD, блокировать задачи, выделять приоритеты и многое другое.
Минималистичный интерфейс, удобство для работы в команде и отслеживания личной эффективности, а также гибкие настройки — можно выбрать какие уведомления получать, а также куда, например, в Telegram.
Преимущества:
Недостатки:
4. Trello
Trello создан для работы с канбан-досками онлайн. Таск-менеджер преимущественно подходит несложным проектам небольших и средних команд, а также здорово помогает в личном пользовании.
Интерфейс приложения простой и интуитивный, регистрация и основные настройки осваиваются буквально за час. Используя этот таск-менеджер, вы можете назначать задачи, задавать сроки и добавлять описания к каждой задаче с помощью специальных карточек.
При помощи возможности перетаскивания карточки легко перемещаются в нужные столбцы. Пользователи также могут просматривать и контролировать сроки выполнения проектов в календаре Trello.
Кроме того, для создания доски вы можете использовать готовые шаблоны, подходящие разным профессиональным сферам: от организации праздника до управления спринтами в команде программистов.
Преимущества:
Недостатки:
5. Infinity
Infinity — гибкий трекер задач, который адаптируется как под руководителя крупной компании, координирующего все процессы, так и под фрилансера, работающего с несколькими клиентами.
Дружелюбный интерфейс таск-менеджера позволяет создавать задачи, коммуницировать с командой и иметь доступ ко всем проектам 24/7. Таск-менеджер стремится стать универсальным для любого пользователя, предлагая максимально широкий функционал.
Для удобства визуализации рабочих процессов инструмент включает несколько видов отображения информации: канбан, диаграмма Ганта, календарь, список, таблица и форма.
Преимущества:
Недостатки:
6. Kintone
Kintone — это платформа управления задачами, которая позволяет менеджерам проектов отслеживать прогресс, расставлять приоритеты и анализировать работу своей команды.
Таск-менеджер подходит для планов любой сложности. С его помощью легко настроить управление процессами и назначить роли каждому члену команды. Онлайн-уведомления и автоматические напоминания не дадут вам забыть ни об одной важной детали, а фильтры помогут оперативно найти нужную задачу.
К сожалению, нельзя выполнять все задачи одновременно. Во избежание хаоса, таск-менеджер позволяет упорядочивать задачи по важности и срочности. Инструмент поддерживает интеграцию со Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot и многими другими.
Преимущества:
Недостатки:
7. Process Bliss
Process Bliss — система управления для команд малого и среднего бизнеса. Таск-менеджер устраняет беспорядок в работе, помогая структурировать и контролировать процессы внутри команды.
С помощью инструмента, рабочий процесс становится более прозрачным, что позволяет анализировать работу, а также оценивать успехи команды и возможности для улучшения бизнеса.
Начать работу в таск-менеджере вы можете, используя готовые шаблоны. Кроме того, пользователи могут создавать и сохранять собственные шаблоны.
В приложении легко создать новую задачу, назначить на нее владельца, а также настроить персональные уведомления. Задачи можно автоматически планировать заранее, чтобы не пропустить начало каждой из них.
Преимущества:
Недостатки:
8. Nifty
Nifty — это инструмент для совместного управления задачами, который помогает расставлять приоритеты и автоматизировать рабочие процессы, используя такие виды отображения информации, как список, доска канбан и блок-схема.
С интуитивным интерфейсом этого таск-менеджера вы за несколько минут научитесь добавлять задачи, назначать исполнителей и следить за прогрессом. Task manager позволяет создавать собственные списки задач или импортировать существующие задачи, чтобы продолжить с того места, где вы остановились.
Благодаря автоматизации рабочих процессов, вы можете хранить всю информацию и файлы в одном месте, а также перестать переключать вкладки браузера.
Преимущества:
Недостатки:
9. SAM9000
SAM9000 — простое приложение для управления задачами в виде досок канбан. По словам производителей, этот таск-менеджер онлайн лучше всего подойдет фрилансерам или небольшим командам. Отличительным аспектом инструмента является улучшенный обмен файлами с возможностью загрузки особо крупных файлов.
Каждая подписка включает 100 Гб облачного хранилища. Для загрузки файлов пользователи могут использовать простую ссылку, в отдельном аккаунте файлообменника просто нет необходимости.
Таск-менеджер помогает пользователям контролировать рабочее время, создавать заметки и расставлять приоритеты. При изменении приоритетов задачи переносятся в нужные столбцы у каждого из участников проекта.
Преимущества:
Недостатки:
10. FunctionFox
FunctionFox — облачное ПО для управления задачами, которое чаще всего используется компаниями, занимающимися рекламой, связями с общественностью, маркетингом и графическим дизайном.
Таск-менеджер помогает отслеживать прогресс, регистрировать время и обеспечивает эффективную работу вашей команды. Кроме того, пользователи могут составлять отчеты о клиентах, сотрудниках, расходах и других показателях.
Автоматические уведомления по электронной почте напомнят вам о важных задачах, а встроенный таймер зафиксирует время, потраченное на работу каждым участником команды.
Преимущества:
Недостатки:
11. Flow
Благодаря фирменной панели инструментов Flow дает пользователям возможность увидеть общую картину задач, сроков и выполненной работы членов команды.
С помощью таск-менеджера вы можете легко просматривать информацию о проекте в виде структурированного списка, имея навигацию как сбоку, так и сверху от панели управления. Руководители проектов могут создавать и назначать задачи по электронной почте, добавлять настраиваемые теги и метки, а также разделять задачи на категории по цветам.
Интересно, что этот таск-менеджер не пытается решить все проблемы в управлении задачами; вместо этого инструмент сосредотачивается на двух конкретных целях: упрощение рабочего процесса и приоритезация задач.
Преимущества:
Недостатки:
Бесплатный таск-менеджер
Если вы только начинаете знакомство с инструментами для управления задачами, мы приготовили для вас список из десяти бесплатных онлайн таск-менеджеров для команды и не только:
Заключение
Таск-менеджер — сервис необходимый для команд, работающих удаленно и для тех, кто хочет держать под контролем рабочий процесс и своевременное выполнение задач.
Таск-менеджер позволяет хранить информацию о проекте в одном месте, руководить проектами, обмениваться информацией и общаться с командой удаленно.
А какой персональный или корпоративный таск-менеджер используете вы? Делитесь ответами в комментариях под статьей.
8 лучших таск-менеджеров в 2022 году
В одном из последних выпусков нашего подкаста мы говорили о том, как много существует приложений для управления задачами, и как сложно выбрать какое-то одно и эффективно с ним работать. Я об этом знаю не понаслышке — мне очень трудно долго пользоваться каким-то одним таск-менеджером по совершенно разным причинам, поэтому я их регулярно меняю. И вот за 8 лет работы в digital я попробовал если не все, то очень и очень многие.
Давай сразу расставим точки над «ё». Здесь речь пойдёт не о системах управления проектами, а именно что о таск-менеджерах — простых приложениях, которые помогают не заблудиться в задачах, не забыть о важном и… в общем-то всё. Командная работа, тайм-трекинг и другие полезные фичи в случае с таск-менеджерами не играют особой роли, поэтому при разборе следующих сервисов предлагаю их игнорировать.
Итак, вот лучшие таск-менеджеры, которыми я советую пользоваться в грядущем 2021 году.
WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.
В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.
Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.
Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).
Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.
Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).
Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).
Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.
Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.
Things (macOS, iOS)
Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.
Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.
Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.
Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.
Trello (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Инструмент крайне популярен, благодаря понятной идее с канбан-досками, которая лежит в основе всего. Вроде бы у карточек-задач есть свои дедлайны, а вроде бы их можно и между колонками перемещать, таким образом отслеживая прогресс работы.
Примечательно, что в мобильных приложениях Trello от своей core-концепции не отходит – никакого списка задач там ты не увидишь, и задачи придётся перетаскивать между столбцами. На маленьком экране, прямо скажем, это не очень удобно.
Я пробовал следить с помощью Trello за своими личными задачами, но у меня особо ничего не вышло. Но, возможно, я — исключение. Могу сходу назвать с десяток людей, которые пользуются Trello, как таск-менеджером, и им всё нравится.
Стоимость: бесплатно с ограничением на количество дополнений. Чтобы снять ограничения, придётся платить 9,99$ в месяц при оплате за год.
Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».
Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.
10 лучших приложений для планирования и контроля задач
Для организации рабочих процессов в режиме онлайн используются специальные программные решения – таск-менеджеры. Они позволяют хранить информацию о проекте в одном месте, предоставляют удобные средства для руководства проектами, обмена информацией и общения с командой удаленно.
Эта статья расскажет о нескольких популярных программах и сервисах для ежедневного планирования и контроля задач. Также поговорим о том, на что следует обратить внимание при выборе таких приложений.
Todoist
Программа Todoist – простой и функциональный таск-менеджер, который работает на всех десктопных и мобильных платформах. Сервис помогает отслеживать продуктивность и позволяет наиболее оптимально организовать рабочий процесс. Таск-трекер предлагает инструменты для сортировки и группировки задач по цветам, что позволяет увидеть самые важные из них на первом плане. Также есть возможность посмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня, или отсортировать задания по рейтингу приоритета.
Сервис удобен как для ведения личного ежедневника, так и для работы над командными проектами. К его основным функциям относятся:
Кроме того, данный таск-трекер предлагает автоматическое резервное копирование, журнал активности, ежедневные отчеты о продуктивности в работе, интеграцию с такими сервисами, как Dropbox и Google Drive.
Можно начать использовать Todoist как бесплатный task-manager, а если вы решите, что функций безоплатного тарифа недостаточно, в любой момент есть возможность перейти на тарифы Pro или Бизнес с помесячной или ежегодной оплатой.
WEEEK
WEEEK позиционируется разработчиками как инструмент, заточенный для удаленной работы. Сервис удобен и для личного планирования, и для организации работы команд в проекте с предоставлением руководителю широких возможностей контроля в рамках проектов.
К преимуществам сервиса относятся: современный интуитивно понятный интерфейс, возможность постановки групповых и индивидуальных задач, поддержка разделения функций, возможностей и доступов внутри иерархической структуры.
Таск-менеджер предлагает три вида планирования задач, среди которых доски, списки и недельный календарь. Благодаря недельному календарю удобно составлять планы задач на день, работать по методике GTD, а также блокировать задания и выделять приоритетные задачи.
Пользователь может выбрать, какие уведомления получать и куда они будут приходить, например, есть возможность отправки уведомлений в Telegram. Управление «горячими» клавишами позволит работать с сервисом максимально быстро.
Организация работы предельно проста: пользователь создает рабочие области (воркспейсы) и добавляет в них проекты. Есть возможность создания подзадач до шести уровней вложенности.
Кроме веб-версии имеются приложения для смартфонов на мобильных ОС Android и iOS. В одиночку или в команде до пяти человек можно использовать WEEEK бесплатно с незначительными ограничениями по функционалу. Покупка премиум-тарифов снимает все ограничения.
YouTrack
Инструмент управления проектами YouTrack помогает улучшить продуктивность команды и легко адаптируется под специфику ваших процессов и под конкретных сотрудников.
Сервис позволяет создавать agile-доски, которые покажут задачи, за которые отвечает ваша команда. Благодаря гибкой очереди задач вы сможете легко планировать развитие своего проекта. Также есть возможность создать персональную доску, чтобы отслеживать личные обязанности.
В YouTrack можно создать базу знаний, которая представляет собой командное рабочее пространство для обмена информацией. Этот удобный инструмент позволяет добавлять инструкции, планы проектов, заметки со встреч, чек-листы, статьи, таблицы, мультимедийные материалы. По базе знаний можно проводить полнотекстовый поиск.
Пользователям доступны отчеты с гибкими настройками, которые дадут наглядное представление о том, как работает ваша команда и каким образом задачи распределяются по проекту. Оценивать время и отслеживать результаты можно при помощи диаграммы Ганта.
Таск-трекер предлагает две редакции: облачный сервис InCloud и версию Standalone, которая устанавливается на ваш сервер. Команды до 10 пользователей могут использовать данный инструмент планирования бесплатно. Также есть бесплатные пробные версии для дополнительных пользователей.
Платформа для управления проектами, задачами и отслеживания ошибок программного обеспечения Jira обеспечивает гибкость планирования благодаря смешанной методологии: Kanban-доски в этом таск-сервисе используются одновременно с технологией Scrum. Упорядочить задачи можно обычным перетаскиванием, а благодаря системе оценок исполнителей команда сможет работать качественнее и эффективнее.
Данный инструмент предназначен для agile-команд, он позволяет визуализировать все процессы и отследить ход выполнения рабочих задач в реальном времени. В распоряжении пользователя имеются диаграммы сгорания заданий, отчеты о прогрессе или регрессе работы и другие разнообразные инструменты для анализа работы.
Решение Jira Software интегрируется с различными инструментами для разработки и облачными сервисами. Для команд до 10 пользователей использование бесплатно, также имеются платные тарифы Standard и Premium с бесплатным пробным 7-дневным периодом.
ПланФикс
ПланФикс представляет собой систему для автоматизации бизнес-процессов, которая позволяет настраивать рабочее пространство для различных типов компаний и работ.
К возможностям этой системы управления компанией относятся:
В этом сервисе для постановки и контроля задач имеются уже разработанные конфигурации, которые вы можете подстроить под себя. При желании можно создать собственный рабочий стол. На одном столе можно увидеть все свои задачи, посмотреть расписание на неделю, отследить просроченные дела и т.д.
Таск-сервис позволяет создать любое число задач, подзадач и добавлять комментарии к ним. Имеются последовательные задачи, выполняемые по цепочке. Также можно создавать повторяющиеся задачи, указав в настройках определенные алгоритмы их выполнения.
Можно пользоваться бесплатным тарифом с усеченным функционалом или выбрать один из платных вариантов использования. Для ознакомления с полным функционалом предоставляется бесплатный 30-дневный пробный период.
MyLifeOrganized
Приложение для планирования MyLifeOrganized отличается простым, понятным интерфейсом и удобными настройками. Программа работает на ПК с Windows, а также на смартфонах и планшетах с iOS и Android.
Данный таск-менеджер позволяет легко добавлять новые задачи и организовывать их в иерархическое дерево. Чтобы пользователь мог сосредоточиться на приоритетных активных задачах, в приложении доступен To-Do список. Внутри каждого проекта есть возможность разделения на задачи и подзадачи. Список активных действий формируется автоматически после добавления сроков выполнения, контекстов и зависимостей.
Таск-трекер дает возможность обновлять свой список задач и поддерживать его в актуальном состоянии с помощью облачной синхронизации между различными устройствами. Для синхронизации всех ваших устройств (мобильных и ПК) через облако необходимо приобрести платную подписку.
Wrike
Платформа для командной работы Wrike предлагает эффективные инструменты для управления проектами и позволяет планировать любые рабочие задачи, а также поддерживать коммуникацию сотрудников компании и следить за изменениями в режиме реального времени.
Сервис обеспечивает прозрачность работы и полный контроль над выполнением поставленных задач и прекрасно подходит для использования как фрилансерами, так и компаниями с командами от нескольких человек до более тысячи сотрудников. Возможна адаптация сервиса под требования любой команды.
Основные возможности Wrike по ведению проектов это: создание задач и подзадач, возможность учета и оценки затраченного на их выполнение времени, диаграмма Ганта, создание напоминаний, использование общих календарей, персональная панель задач. Сервис показывает статус выполнения заданий в реальном времени, дает возможность добавлять комментарии, обмениваться сообщениями, работать с электронной почтой.
Для использования Wrike на мобильном устройстве можно скачать приложение для iOS или Android. Разработчик предлагает 5 типов тарифов, включая бесплатный вариант с базовым функционалом и ограничением до пяти пользователей.
Quire
Quire представляет собой мощный инструмент для командной работы, который способен существенно облегчить процесс планирования и организации целей и задач. Одинаково хорошо подходит и для небольшой команды, и для организации корпоративного уровня.
Таск-менеджер умеет работать с вложенными канбан-досками, позволяет разбивать крупные проекты на мелкие компоненты. Среди возможностей данного инструмента: множество фильтров, которые можно настроить под себя, мгновенный поиск любого проекта, организации или ее участника, составление графиков работы с помощью универсальной диаграммы Ганта для планирования каждого этапа, формирование отчетов о проделанной работе, интеграция с различными сервисами и др.
Среди особенностей Quire:
Quire предлагает бесплатную версию для одиночек или небольших команд, а также профессиональные и корпоративные тарифы для команд с более сложными рабочими процессами. Имеются приложения для мобильных устройств на iOS и Android.
Asana
Онлайн-сервис Asana предназначен для командной работы над проектами, отслеживания задач и выстраивания коммуникации в команде. Данный таск-трекер подойдет не только для организации коллективной работы, но для личной самоорганизации.
Проекты можно просматривать как в виде списка задач, так и в виде канбан-доски, которая позволит организовать работу над проектом так, чтобы сотрудники наглядно видели рабочие задачи и их приоритетность. Задачи в Asana являются основным элементом оптимизации работы в команде. К созданным задачам можно добавлять описания, выставлять их приоритет, а также прикреплять файлы, назначать сроки выполнения и указывать исполнителей, добавить к задачам теги.
Сервис имеет большие возможности для детализации задач, позволяет коммуницировать с коллективом внутри сервиса, имеет интеграцию с облачными сервисами, систему уведомлений, управление доступом, интеллектуальный поиск и функцию разделения задач по приоритетности.
Данный инструмент планирования доступен на платформах Windows, macOS, iOS и Android. Частным лицам и небольшим коллективам (до 15 коллег) можно пользоваться сервисом бесплатно. Бесплатная версия имеет достаточно широкий функционал, но, если его не хватает, всегда можно перейти на один из платных тарифов.
Trello
Благодаря своей функциональности таск-сервис Trello приобрел у пользователей большую популярность. Инструмент позволяет работать с проектами в команде и индивидуально, поэтому подходит как для совместной работы и управления проектами, так и для увеличения личной продуктивности.
Проекты в Trello реализованы в виде канбан-досок, на которых в разных колонках располагаются карточки, имеющие множество возможностей. Вы можете устанавливать дедлайны, назначить задаче текстовую и цветовую метку, настраивать уведомления.
В числе преимуществ таск-менеджера: автоматическое резервное копирование, широкие возможности интеграции со сторонними сервисами – Google Диск, Dropbox и другими, функциональная система фильтрации по цветам.
Базовый функционал данного сервиса бесплатен. Чтобы получить расширенные возможности, например, управление правами доступа и функцию выгрузки данных, нужно перейти на один из платных тарифных планов – Standard, Premium или Enterprise.
Онлайн-сервис Trello поддерживается всеми современными браузерами, также данный инструмент доступен на компьютерах в виде десктопной версии, имеется и версия для мобильных устройств.
Советы по выбору таск-менеджера
В заключение хочется отметить, что, выбирая сервисы для планирования, следует обращать внимание на следующие критерии:
Вы ознакомились с обзором 10 таск-менеджеров для команд разного уровня и индивидуального использования. Какой из них использовать для контроля рабочего процесса и своевременного выполнения задач, решать вам.
Количество и качество: как развиваются таск-трекеры в условиях конкуренции
История знает не один десяток таск-менеджеров, которые стремятся захватить умы и завоевать сердца пользователей. Однако у последних есть достаточно аргументов «за» и «против», чтобы мотивировать разработчиков подобных сервисов на дальнейшие подвиги. Более того, кому-то не хватает существующих таск-менеджеров, и как известно, спрос рождает предложение.
Особенности этой ниши таковы, что бесплатные таск-менеджеры вполне могут конкурировать с платными продуктами, крупные корпорации – с небольшими командами энтузиастов.
Если новый таск-менеджер становится популярным, он имеет все шансы получить качественную обратную связь от пользователей, а также попасть в специальные рейтинги таск-менеджеров. Впрочем, между позицией продукта в рейтинге и мнениями пользователей корреляция не всегда прослеживается.
Корпорация Microsoft запускает новый сервис — Planner. Он станет непосредственным конкурентом популярного таск-менеджера Trello. Сравнивая внешний вид и принцип работы двух сервисов, можно найти много общего.
Planner
Trello
В Planner используется концепция «досок» (boards), каждая из которых предназначена для отдельного проекта. Внутри «досок» располагаются «карточки» (cards), у которых может быть дата выполнения, вложенные файлы, категории и обсуждения. «Карточки» могут быть организованы по колонкам-«корзинам» (buckets), которым можно присваивать нужный цвет и приоритет.
Основным отличием Planner от конкурентов стала интеграция с другими продуктами Microsoft. Например, обсуждения в сервисе будут доступны и в сервисе Outlook, а файлы из Word, Excel и PowerPoint можно быстро прикреплять к «карточкам». Microsoft обещает добавить Planner в пакеты приложений всех пользователей Office 365 в «ближайшие недели».
Trello
Trello — это веб-сервис для совместной работы, способный помочь в организации и управлении проектами с помощью карт.
Основным преимуществом Trello можно назвать просмотр нескольких одновременно запущенных проектов и их состояние в данный момент. Для работы с группой разработчиков или иных исполнителей, работающих над проектами с дедлайнами или целью, данная система может дать вам представление о ходе выполнения проектов.
В Trello основной упор сделан на пачки карточек. Каждая пачка показывает состояние любого проекта. К примеру, если вы подбираете команду на работу, то в первой колонке будут карточки с резюме, во второй — сами кандидаты для собеседования, в третьей могут быть встречи, в четвертой — прошедшие события и встречи, а в пятой — результаты, как непосредственные кандидаты
За прошедший год Trello обзавелся поддержкой немецкого, французского, португальского языков. Вышли новые версии Trello Business Class и Trello Enterprise, а также приложение для Android. Изменились оповещения и система меток, которая используется для фильтрации.
Кроме того, у сервиса появились возможности создания закладок и перетаскивания адресов для создания карточек с Pinterest, Amazon, Airbnb, а также с компьютера.
За 2015 год некоторые другие таск-менеджеры тоже были доработаны.
Asana
В Asana самым громким событием за прошедший год стал редизайн сервиса. Основные изменения коснулись панелей навигации, цветовых решений и логотипа. Стали иначе выглядеть сведения о проектах и задачах и папка с входящими.
Появились новые способы ведения бесед и стало больше возможностей использования анимации.
Вышла новая версия JIRA, в которой изменились приветственный гид, боковая панель и шаблон проекта, также появилась возможность аварийного восстановления.
Basecamp
3 ноября 2015 года Basecamp выпустил новую версию продукта Basecamp 3, да так быстро, что никаких интеграций с популярными сервисами сделать не успели. Теперь можно создавать неограниченное число проектов, архивировать диалоги и настраивать частоту отправки сообщений с Basecamp на почту, чтобы отдыхать по вечерам и выходным.
Помимо этого, появились цветовые решения для облегчения фильтрации файлов, поиск файлов по ключу, новый текстовый редактор, возможность скачать несколько файлов архивом. Теперь система, вместо того чтобы высылать сообщения на все устройства, определяет, каким из них в данный момент пользуется клиент. Также усовершенствована процедура создания шаблонов проектов.
Служба поддержки, которой Basecamp может гордиться, к счастью, не претерпела изменений. Согласно опросу Basecamp, 93 человека из 100 считают ее замечательной.
Redmine
Разработчики Redmine за год выпустили несколько новых версий продукта. Основные обновления касаются фильтрации при поиске документов, импорта, разграничения полномочий пользователей и языковой локализации.
«Битрикс24»
«Битрикс24» за год пережил легкий редизайн сайта и обзавелся новой функциональностью. Так появились новые CRM-формы и обмен файлами, увеличились скорость работы и объем дискового пространства, появилась поддержка португальского и китайского языков.
«Мегаплан»
За прошедший год «Мегаплан» пережил полный редизайн. Из технических возможностей появились интеграция с почтой, подсчет стоимости валютных сделок и автосценарии, повышающие лояльность клиентов. Например, если у клиента день рождения, «Мегаплан» напомнит, что нужно отправить поздравление.
Разработчики обновили синхронизацию с «1С», добавили аренду номеров и поддержку внешних звонков и создали фильтры клиентской базы. В мобильном приложении появились полноценные карточки проектов и управление контактами. В режиме альфа-тестирования представлено приложение для Windows Phone.
Wunderlist
Облачный таск-менеджер, который оправдывает свой слоган «Доступен везде и в любое время».
Поддерживается большинством устройств, среди которых десктопные приложения для Windows и Mac OS, мобильные приложения для устройств на iOS, Android и Windows. Приложение доступно также на iPad, Android tablet, Kindle Fire, Apple Watch и даже Chromebook.
Продукт был создан в 2011 году немецкими разработчиками, а в 2015 году куплен компанией Microsoft. В 2014 году Wunderlist достиг результата в 10 миллионов пользователей, а в 2015 году — в 13 миллионов.
Рейтинг таск-менеджеров
Аналитическое агентство TAGLINE опубликовало свежий рейтинг сервисов для управления задачами, используемых в российских компаниях.
Возглавил рейтинг специализированных решений для управления задачами «Битрикс24», который использует 51% респондентов. На втором месте сервис Basecamp, который выбирают 27% опрошенных. Третьим по популярности стал Redmine с 25% голосов.
Рейтинги сервисов для автоматизации таск-трекинга проводятся TAGLINE в четвертый раз. Они сформированы на основе анкетирования 510+ digital-агентств и продакшнов с производством и/или клиентским офисом в России (проводилось с августа 2014 по апрель 2016 года).
Динамика приводится по сравнению с данными, полученными TAGLINE за период с мая 2013 по август 2014 года.
Мнения экспертов
«Если проект сложный в техническом плане, то нужно смотреть в сторону систем управления проектами, которые включают в себя баг-трекер и прочие возможности для разработчиков. Если же задача — оптимизировать и упростить коммуникацию и процесс организации работ над проектами, не требующими объемной и сложной разработки, то достаточно будет более простой системы».
«В большинстве случаев формализованные процессы производства и заточенные под них системы управления проектами облегчают обучение новых сотрудников и их интеграцию в проекты, разработчикам помогают держать фокус, менеджерам — визуализировать ситуацию. На небольших проектах сроком реализации до 2 недель можно обходиться без системы управления проектами».
«Основной тренд — начало осознанного подхода компаний к системному управлению задачами, где таск-менеджер используется не как временная «погремушка», а как концептуальная платформа, чья логика отражается в процессах компании».
Также в качестве трендов рынка таск-менеджеров опрошенные эксперты называют «переезд» систем управления в облако, упрощение внедрения технологии и расширение возможностей для интеграции.
«Появляется все больше очень простых систем, не обремененных сложным функционалом, настройками и возможностями «допиливания». Такие системы подходят хорошо для какой-то одной конфигурации системы управления проектами и так же однозначно не подходят для всех остальных. Соответственно, и внедряются они очень легко и изящно», – поясняет Никита Михеенков, директор по развитию компании Nimax.
«Главная задача [таск-менеджера] – всегда видеть статус по проектам и не терять задачи в почте или в Skype. Так как мы веб-студия, мне нужен был функционал, заточенный под конкретные запросы», – рассказывает Евгений Кудрявченко, директор по работе с клиентами в Vintage Web Production.
Он выделяет необходимый и опциональный набор функций, которыми, по его мнению, должны обладать таск-менеджеры.
• создавать проекты и задачи внутри проекта;
• назначать задачи конкретным людям;
• давать доступ клиентам, чтобы в больших проектах они видели статус и сами ставили задачи;
• диаграмма Ганта – с ее помощью визуально легче понимать, какие задачи в работе и какие выходят за рамки;
• учет времени и возможность выставленная счетов (хотя бы внутренних).
• русский и английский интерфейс;
• интеграция с Dropbox и Google Drive;
• возможность вести wiki по проекту.
«Мы сидим в одном офисе, поэтому чаты, групповые видео и звонки – не в приоритете. Сразу скажу – Redmine и dotProject я даже не рассматривал ввиду убогости и полного отсутствия юзабилити», – заявил он.
Евгений Кудрявченко и прочие эксперты высказали свое мнение еще о нескольких продуктах:
Дизайн и UX-сервиса на высоте, все понятно и приятно работать. Есть работа с клиентами, удобный календарь, легко создавать wiki. Важный плюс – можно настроить групповые отчеты на почту, чтобы не захламлять ящик отдельно оповещением о каждом действии.
Минус – нет задач, а только списки to-do и обсуждения, которые видят все, и на человека можно назначить только to-do. Еще нет учета времени и модуля счетов, и, что мне немаловажно, диаграммы Ганта.
Думаю, это отличное решение для небольших бизнесов, к тому же красивое. Но у веб-студии, где в проекте может участвовать 20 человек, такой таскменеджер быстро превратится в свалку.
Работает быстро, интерфейс компактный. Много горячих клавиш, что может заметно ускорить работу, если вы их, конечно, запомните. Задачи создаются как расширенные to-do, что тоже неплохо. Но тяжело следить за большим количеством проектов – чтобы найти задачи, нужно открывать каждый проект и просматривать его. К тому же, нет клиентского доступа и учета времени.
Функционал очень простой и больше напоминает расширенный Wunderlist. Думаю, это решение идеально для компаний, у которых миллион мелких задача, например, для ивент-агентств.
Разумная стоимость, большой функционал, внутренний marketplace расширяет возможности. Но у нее сильно громоздкий дизайн, много лишнего, и сервис часто медленно работает. Сама система хороша, рекомендую попробовать небольшим компаниям или большим, но не IT.
Открываешь систему и все сразу понятно, интерфейс простой и логичный. Есть учет времени и возможность выставления счетов. Очень удобная диаграмма Ганта. Легко создавать клиентский доступ. Удобно управлять задачами – сделать видимость для всех или расшарить только избранным. Кроме того, можно подключить свой FTP и хранить там все макеты и дизайны. Сразу видно, сервис делала толковая веб-студия для веб-студий.
Из минусов – интеграция только с Google Drive, но нет с Dropbox и другими сервисами. И нет wiki, но можно делать заметки через Google Docs, например.
Устарел, много лишнего функционала. Зато очень удобная рассылка.
«Раньше использовали «Мегаплан». Перешли, потому что не подходит для управления разработкой», добавляет Артем Поль, менеджер проекта Workle.
Redmine (3-е место в рейтинге TAGLINE)
Redmine для разработки просто шикарен и забесплатно. Особенно люблю возможность закрывать тикеты коммитами в git, либо линковать коммит с тикетом, чтобы в истории коммитов можно было сразу видеть к какому тикету он относится.
Ранее использовали Redmine. Отказались, поскольку таск-менеджер не был достаточно показательным и обладал перегруженным интерфейсом.
MS Project (7-е место в рейтинге TAGLINE)
Сергей Бабаев, директор по развитию Nekki:
JIRA (4-е место в рейтинге TAGLINE)
Заместитель директора по ИТ Группы QIWI Алексей Архипов:
Несмотря на то, что по умолчанию JIRA — скорее баг-трекер, мы используем систему и для ведения проектов, в том числе для непрерывного проектирования. Это ПО написано на Java, и нам не нужны дополнительные ресурсы для его доработки.
Сегодня JIRA и Confluence пользуются около тысячи сотрудников QIWI. Интерфейс JIRA удобен для централизованного планирования и мониторинга выполнения задач, расчета времени, SLA и KPI, синхронизации действий нескольких проектных команд. Посредством JIRA налажено не только взаимодействие внутри QIWI, но и общение с контрагентами.
Стоит также отметить широкие возможности этого ПО для автоматизации рутинных задач по поддержке пользователей, таких как предоставление прав доступа, работа с почтовыми ящиками и ресурсами бэк-офиса, благодаря чему мы экономим время и эффективнее решаем текущие задачи.
YouTrack (10-е место в рейтинге TAGLINE)
Руслан Фазлыев, генеральный директор X-Cart и Ecwid:
Разработчики используют YouTrack, который был выбран благодаря простоте и ориентации на текстовый поиск в выборе тикетов, что позволило использовать один текстовый контроль и теги вместо десятка выпадающих меню.
Если уж речь про IT-компании, то в первую очередь должно быть счастье для разработчиков продукта. И если IT-компания создает серьезный крутой многогранный продукт, а не просто какие-нибудь сайтики пилит, то однозначно YouTrack.
Альтернатива альтернативам
Если единогласного мнения нет и каждый таск-менеджер имеет свои недостатки, то почему бы не разработать собственный таск-менеджер для своей компании?
Исследователи TAGLINE задали экспертам вопрос:
Каковы плюсы и минусы использования своей системы управления проектами для контроля времени, затрачиваемого специалистами?
— Плюс своей системы — она создается релевантной конкретным процессам.
Константин Коломеец, экс-«Яндекс»:
— Плюс в использовании собственной системы управления проектами только один: система вашей собственной разработки позволит учесть какую-то особенность, до которой нет дела разработчикам коробочных решений. Например, вам надо хранить в системе очень много данных, или интегрировать с другой вашей собственной информационной системой, или поддерживать IE6.
Зато минусов много.
Во-первых, стоимость. Практически всегда сторонняя система управления проектами обойдется компании дешевле, чем разработка аналога, пусть и сильно урезанного по функционалу.
Во-вторых, скорость разработки. Компании, занимающиеся системами управления проектов, на протяжении многих лет анализируют обратную связь и опыт внедрения продуктов в организациях. Этот опыт никак не получить за более короткий срок, даже если собрать большую команду.
В-третьих, качество. Продукты, существующие на рынке, разрабатывались годами и годами оттачивались.
— Один большой плюс — свою систему можно идеально настроить под свои бизнес-процессы. Один большой минус — система требует поддержки и развития, а для этого необходимо тратить ресурсы, а значит, деньги. Стоимость коммерческого продукта всегда ниже, чем своей системы.
Перспективы
Каждый ищет что-то свое. Конечно, подходящее решение из коробки было бы спасением для большинства. Например, для любителей интеграции «всего со всем» и поклонников одного бренда Microsoft разработала Planner. В такой ситуации состязание между таск-менеджерами перестает быть честным: многие поклонники Microsoft будут «подсуживать» своему фавориту.
Кроме того, целевая аудитория таск-менеджеров расслаивается в соответствии с направлениями бизнеса: разработка ПО, дизайн-студии, рекламные агентства и так далее.
Кому не хватает существующих таск-менеджеров? Как минимум, тем, кто создает новые. Судя по всему, сфера автоматизации управления проектами не исчерпала себя, и вскоре кто-то совершит очередной прорыв.
Какие таск-менеджеры предпочитают российские ИТ-специалисты и предприниматели
Недавно таск-менеджер Asana пережил полномасштабный ребрендинг. Обозреватель vc.ru решила узнать, что произошло за год с таск-менеджерами, о которых мы уже писали, рассказать о новых и расспросить представителей российских ИТ-компаний, какими таск-менеджерами пользуются они при работе в команде.
Asana
В Asana самым громким событием за прошедший год стал тотальный редизайн сервиса. Основные изменения коснулись панелей навигации, цветовых решений и логотипа. Стали иначе выглядеть сведения о проектах и задачах и папка с входящими.
Asana до изменений
Появились новые способы ведения бесед и стало больше возможностей использования анимации.
За год JIRA не претерпел значительных изменений. Вышла новая версия продукта, в которой изменились приветственный гид, боковая панель и шаблон проекта, также появилась возможность аварийного восстановления.
Basecamp
3 ноября Basecamp выпустил новую версию продукта Basecamp 3, да так быстро, что никаких интеграций с популярными сервисами сделать не успели. Теперь можно создавать неограниченное число проектов, архивировать диалоги и настраивать частоту отправки сообщений с Basecamp на почту, чтобы отдыхать по вечерам и выходным.
Помимо этого, появились цветовые решения для облегчения фильтрации файлов, поиск файлов по ключу, новый текстовый редактор, возможность скачать несколько файлов архивом. Теперь система, вместо того чтобы высылать сообщения на все устройства, определяет, каким из них в данный момент пользуется клиент. Также усовершенствована процедура создания шаблонов проектов.
Служба поддержки, которой Basecamp может гордиться, к счастью, не претерпела изменений. Согласно опросу Basecamp, 93 человека из 100 считают ее замечательной.
Поиск по ключу
Скачивание нескольких файлов сразу
Redmine
Разработчики Redmine за год выпустили несколько новых версий продукта. Основные обновления касаются фильтрации при поиске документов, разграничения полномочий пользователей и языковой локализации.
«Битрикс24»
«Битрикс24» за год пережил легкий редизайн сайта и обзавелся новой функциональностью. Так появились новые CRM-формы и обмен файлами, увеличились скорость работы и объем дискового пространства, появилась поддержка португальского и китайского языков.
Trello
За прошедший год Trello обзавелся поддержкой немецкого, французского, португальского языков. Вышли новые версии Trello Business Class и Trello Enterprise, а также приложение для Android. Изменились оповещения и система меток, которая используется для фильтрации.
Появились возможности создания закладок и перетаскивания адресов для создания карточек с Pinterest, Amazon, Airbnb, а также с компьютера.
Создание карточек перетаскиванием адресов
Кроме того, за прошедший год у Trello появился повод для гордости: команда 12 октября отпраздновала достижение отметки в 10 миллионов пользователей.
«Мегаплан»
За прошедший год «Мегаплан» пережил полный редизайн.
Из технических возможностей появились интеграция с почтой, подсчет стоимости валютных сделок и автосценарии, повышающие лояльность клиентов. Например, если у клиента день рождения, «Мегаплан» напомнит, что нужно отправить поздравление.
Разработчики обновили синхронизацию с «1С», добавили аренду номеров и поддержку внешних звонков и создали фильтры клиентской базы.
В мобильном приложении появились полноценные карточки проектов и управление контактами. В режиме альфа-тестирования представлено приложение для Windows Phone.
Другие таск-менеджеры
Wunderlist
Облачный таск-менеджер, который оправдывает свой слоган «Доступен везде и в любое время».
Поддерживается большинством устройств, среди которых десктопные приложения для Windows и Mac OS, мобильные приложения для устройств на iOS, Android и Windows. Приложение доступно также на iPad, Android tablet, Kindle Fire, Apple Watch и даже Chromebook.
Продукт был создан в 2011 году немецкими разработчиками, а в 2015 году куплен компанией Microsoft. В 2014 году Wunderlist достиг результата в 10 миллионов пользователей, а в 2015 году — в 13 миллионов.
Wrike
Проприетарный продукт, синхронизированный с большинством полезных сервисов, которые необходимы для командной работы и управления проектами.
Поддерживает таймер задач, диаграмму Ганта, гибкую настройку рабочих областей.
Возможность перетаскивания
Podio
Облачный сервис для управления бизнес-проектами и корпоративного общения. Продукт вышел на рынок в марте 2011 года, а в сентябре 2012 года был куплен компанией Citrix.
Podio — продукт с гибким интерфейсом. Внешний вид сервиса легко изменить перетаскиванием необходимых блоков. Кроме того, разработчики создали интерфейс на основе открытого API, что позволяет при необходимости расширить функциональность сервиса.
Гибкий интерфейс
Worksection
Украинский сервис для управления бизнес-процессами с повышенной безопасностью.
Надежность защиты данных от злоумышленников обеспечивают SSL-шифрование, два дата-центра на выбор (Германия и Украина), резервное копирование, возможность подключения собственного FTP-сервера.
Остальные функции продукта также поддерживаются на достойном уровне. В Worksection включены диаграмма Ганта, таймер, учет финансов, фильтры для задач и комментариев.
Producteev
Таск-менеджер, бесплатно представляющий пользователям все необходимые для работы инструменты.
Так, например, в бесплатной версии доступно подключение неограниченного числа пользователей, проектов, задач и подзадач. В платной версии вас встретит интеграция с Outlook, круглосуточная поддержка и возможность настройки цветовых решений.
Any.do
Планировщик задач для личного и корпоративного использования. Интерфейс продукта напоминает Todolist, однако это не помешало Any.do обзавестись девятью миллионами пользователей по данным на март 2014 года.
Откровенно говоря, мне не удалось найти никаких функций или возможностей, которые бы выделяли Any.do среди всех существующих таск-менеджеров, — кроме низкой цены, удобного минималистичного дизайна и отсутствия лимита на вес загружаемого файла.
Однако аудитория в девять миллионов человек и победа Any.do в Apple’s Intuitive Touch Award и Android’s Best App of 2012 указывают на то, что свои преимущества у продукта есть.
Pyrus
Pyrus — продукт российских разработчиков, предназначенный для автоматизации бизнес-процессов.
Pyrus предлагает пользователям интуитивно понятный, интегрированный с популярными сервисами и обладающий многоуровневой системой безопасности продукт.
Сравнение новых таск-менеджеров (кликните на скриншот для просмотра таблицы)
Сравнение таск-менеджеров из прошлой статьи (кликните на скриншот для просмотра таблицы)
Таск-менеджер для компании, как и любой другой продукт, выбирается с учетом тех требований, которые к нему предъявляются. Если вы находитесь в поиске, то, возможно, данный сервис вам поможет.
Редакция vc.ru попросила представителей российских ИТ-компаний рассказать, какими таск-менеджерами они пользуются для оптимизации личных задач и при работе в команде.
Руслан Фазлыевгенеральный директор X-Cart и Ecwid
Я никогда не форсировал использование корпоративных трекеров в Ecwid — команды сами выбирали нужные продукты. Например, разработчики используют YouTrack, который был выбран благодаря простоте и ориентации на текстовый поиск в выборе тикетов, что позволило использовать один текстовый контроль и теги вместо десятка выпадающих меню.
В X-Cart трекер форсирован, и это глубоко модифицированный баг-трекер Mantis. Он используется не только для инженерных процессов, но и для управления проектами, поставщиками и даже для HR — как при поиске новых сотрудников, так и в менеджменте карьеры существующих.
В качестве личного таск-менеджера я использую OmniFocus.
Он был выбран из-за совместимости с процессом GTD ( Getting Things Done — прим. ред.), мощности и синхронизации с iOS. Сегодня этим уже никого не удивишь, и выбор мог бы быть другим.
Минус OmniFocus в том, что все мои знакомые, которые используют этот продукт, скатываются к выделению приоритетов через время. Если хотят выделить задачу, ставят ей дедлайн «на сегодня», и она загорается красным. Не все приоритетные задачи выполняются так быстро, как хотелось бы, и со временем список разрастается, а процесс уползает к менеджменту через дедлайны, что противоречит одному из принципов GTD — добавлять в календарь только те встречи и поручения, которые жестко привязаны к конкретным датам.
Как объяснил Руслан Фазлыев, в Ecwid нет единого сервиса для установления задач. Инженер технической поддержки Виталий Головин рассказал vc.ru, как организована работа с задачами в его отделении.
Виталий Головининженер технической поддержки Ecwid
Мы в технической поддержке пользуемся разными инструментами, и один из них — Asana.
Вот как происходит работа: мы интегрировали Asana с нашим форумом таким образом, что как только любой человек не из команды Ecwid создает новый тред или публикует сообщение, оно падает нам как новая задача в Asana. В деталях задачи будет ссылка на тред, где сообщение было опубликовано, а также полный текст сообщения и название темы.
Вся наша команда технической поддержки состоит в этом сервисе и может ставить задачи друг на друга. То есть у каждого члена команды есть набор задач или публикаций, на которые необходимо ответить. Их можно посмотреть во вкладке My tasks, в которой есть несколько секций: New, Today и Upcoming, — что позволяет выставлять приоритет задач.
Также Asana позволяет ставить дедлайн для заданий и делать их «воскрешаемыми»: например, я могу создать задачу, которая будет всплывать перед глазами каждый день, неделю или месяц, даже если я ее выполню. Обе функции очень удобно использовать как напоминания для себя: тот же дедлайн для задач еще и присылает уведомление на почту, так что вы точно про них не забудете.
Пожалуй, главное наше требование к таск-менеджеру — это возможность получить вопрос клиента и оперативно на него ответить. Поэтому такая тесная интеграция с Asana очень помогает отслеживать ситуацию на нашем форуме.
Я пытался использовать Evernote для хранения задачек себе на будущее, но не срослось. Он слишком часто мелькает перед глазами, и я уже не вижу этого текста, глаза его просто пропускают.
Также могу добавить про себя, что использую Inbox от команды Gmail для управления почтой. Каждый день мне приходит много однотипных писем: уведомления о новом email или чате в нашей систему Desk, а также новые заявки на приложения в маркете приложений Ecwid.
Inbox позволяет группировать одинаковые письма, и, если моя реакция не требуется, я просто одной кнопкой на десктопе или простым свайпом с мобильного помечаю их как Done. Если реакция требуется, то я могу быстро ответить на сообщение в пути или отложить его с помощью функции Snooze.
Денис Германенкогенеральный директор CleverPumpkin
Для задач по дизайну мы используем Trello. Задачи разработчикам ставим в Pivotal Tracker. Для задач общего характера у нас есть общие проекты в Todoist.
Все три трекера удобны и понятны, соответствуют нашим требованиям, есть приложения в веб-интерфейсе, а также iOS- и Android-версии.
Их главные плюсы — скорость работы, а также доступность на мобильных устройствах.
Раньше мы использовали Basecamp (еще второй), пытались работать в JIRA. Первый оказался слишком простым и не подошел для задач по разработке. Второй оказался монструозным и навороченным. Pivotal Tracker нам еще давным-давно посоветовали ребята из Aviasales, а Trello я использовал раньше в личных целях, да и вообще — создатель Trello Джоель Спольски известен многим в разработке.
Леонид Молвинскихруководитель digital-направления Игромании, «Мир фантастики»
Внутри компании у нас несколько относительно независимых подразделений, и все используют разные инструменты для своих внутренних задач. Перепробовали в свое время все: от Redmine и Basecamp до Wunderlist.
Сейчас ИТ-отдел использует бесплатную версию Trello, а видеостудия — российский аналог « ПланФикс», платную версию. Редакция использует Telegram, чаты во «ВКонтакте» (на платформе у нас две большие площадки, и мы проводим там много времени), чаты в Skype (да-да) и, конечно, для поддержания актуальности плана публикаций и спецпроектов нет ничего лучше Google-таблиц. Для оперативной координации между отделами также используем коллективные чаты в Skype.
Возвращаясь к таск-менеджерам — формально функциональность инструментов очень схожа, отличия в нюансах. Trello и «ПланФикс», по сравнению с другими, удобны визуальной реализацией в виде доски со стикерами. С одной стороны, они идеальны для творческих коллективов, с другой — это лучшая реализация канбан-процесса. Отлично реализованы чеклисты — использовать их гораздо удобнее, чем городить подзадачи. Диаграмма Ганта тоже есть. Из минусов: Trello не подходит для сложных структурированных задач и описания крупных проектов, нет инструмента для хранения структурирования вложений и нет бюджетирования, как в MS Project.
Максим Сатлертехнический директор «Туда? Туда!»
В данный момент мы используем Todoist. Для рабочих целей, в числе которых выполнение определенных задач с множеством подзадач, Todoist оптимален. Основными требованиями к таск-менеджеру были простота, удобство использования и бесплатность.
К преимуществам продукта можно отнести быстрое создание задачи, возможность создания проекта или списка задач для определенной группы людей, удобное приложение для iOS, синхронизация с веб-версией.
Из недостатков: подзадачи при выполнении продолжают висеть, выделенные бледно-серым цветом, пока не будет выполнена вся задача целиком.
Например, у нас была глобальная задача «Редизайн сайта», а в ней — множество маленьких подзадач: от редизайна конкретных иконок до изменения слогана. В итоге при раскрытии задачи открывались десятки подзадач, занимающих весь экран, из которых половина уже была выполнена.
Также с недавних пор в бесплатной версии приложения нельзя добавлять вложения. Стало неудобно, например, отмечать ошибки на сайте, потому что нельзя сразу добавить к задаче скриншот.
Дмитрий Провоторовисполнительный директор интерактивного агентства «Мануфактура»
В «Мануфактуре» мы управляем задачами по канбану. Разработаны и интегрированы 30 шагов реализации проекта — от поступления заявки до попадания проекта в портфолио. Для каждого шага прописана инструкция, назначены ответственные. Для визуализации канбана мы используем Trello, для ресурс-менеджмента и календарного планирования — диаграммы Ганта и инструмент Omniplan.
По нашему мнению, инструмент должен гармонично интегрироваться в работу команды. Важно, чтобы члены команды видели преимущества его использования. Это решается не только выбором инструмента, но и разработкой регламента его использования, донесением идеологии до команды.
Канбан — это целая идеология, которая работает на повышение эффективности деятельности команды. В «Мануфактуре» его интеграция помогла визуализировать состояние каждого из проектов, четко определить ответственность каждого из членов команды, разработать более эффективные схемы работы над проектами, позволить членам команды видеть процессы и влиять на них, предлагать и реализовывать улучшения.
Trello как инструмент визуализации канбана помогает в любой момент видеть ситуацию как на высоком уровне (какой проект на какой стадии находится), так и на низком (чеклисты, оценки, питчи, данные от клиентов, макеты и так далее).
Недостатки при работе с Trello: скорость работы веб-приложения и мобильных приложений иногда оставляют желать лучшего, особенно с большими досками.
Также в свое время мы активно использовали GTD-менеджеры Basecamp, Things, Wunderlist. Перешли к канбану, потому что GTD, по нашему мнению, эффективен на короткой дистанции, как тактический инструмент. Попытки использовать его для большого количества проектов и задач приводили к захламлению чеклистов, размытию зон ответственности и потере фокуса менеджерами.
Алексей Стрелковтехнический директор Pure
В данный момент мы пользуемся облачной версией JIRA.
Изначально мы искали инструмент, который бы совмещал в себе доски для Agile-разработки, ведение бэклога и баг-трекера. Не менее важной была возможность настройки кастомного рабочего процесса для каждого отдельного типа задачи и интеграция с Slack, чтобы все члены команды всегда были в курсе происходящего в реальном времени.
Из безусловных плюсов — возможность разделения задач по компонентам и платформам (мы разрабатываем приложения под iOS и Android, а также пишем для них серверную часть), поддержка сторонних плагинов (мы их используем для тестирования и тайм-репортов).
Из минусов — перегруженный интерфейс, запутанная схема выставления прав пользователям и знакомый всем работающим с JIRA странный подсчет времени вложенных задач, о котором нужно помнить при планировании.
Также не хватает встроенного календарного плана, который предлагается только как плагин к Confluence.
JIRA мы пользуемся больше года, до этого пробовали вести задачи в Bitbucket и в Trello, но эффективно работать с этими инструментами для управления задачами разработки можно только в том случае, если у вас небольшая команда: с определенного момента все превращается в хаос.
Павел Глушенковтехнический директор 2Can
Мы в 2can используем «Битрикс» для общих задач и JIRA для ИТ.
Артем Польменеджер проекта Workle
Мы используем ряд инструментов, который зависит от текущего набора активных проектов в компании.
Основной инструмент — JIRA. В ней всегда сидят разработчики, в ней же заводятся и отслеживаются типовые задачи. Для верхнеуровнего планирования — Google Docs. Для быстрых бизнес-проектов, где важна скорость, — доска в коридоре и ежедневные встречи-планерки плюс канал в Slack.
JIRA выбрали с целью объединить таск-трекеры отдела разработки и бизнес-управления. Отсюда основное требование — гибкость настройки дашбордов, тикетов, статусов, дополнительных полей. Для разработки требовалась возможность вести Agile-доски. Так же обязателен нормальный поиск.
К плюсам JIRA можно отнести гибкость. Используем кастомные поля: для типовых задач добавили поле «Соисполнители» и завязали на них часть уведомлений. Для метрик по качеству сделали флажки о месте всплытия ошибки и причину пропуска. Настроили доски задач, причем не только для разработчиков — есть доска на дизайн. Также весомым преимуществом является популярность: если возникают трудности с настройкой, всегда можно найти ответ. Хорошая «родная» документация. К минусам относятся дизайн и удобство использования — далеко не на уровне 2015 года. Без опыта или любви к изучению нового в настройки лучше не лезть.
Раньше использовали «Мегаплан». Перешли, потому что не подходит для управления разработкой. Для разработки ранее использовали TargetProcess. Перешли ради объединения нескольких таск-трекеров в один и остались довольны.
Из минусов обоих таск-трекеров — стоимость, при этом JIRA справляется с задачами не хуже.
Сергей Бабаевдиректор по развитию Nekki
Я пользуюсь Trello и Asana. В Trello веду наши внешние проекты от небольших внешних команд, в которых задействована пара человек: удобно создавать импровизированные доски с лаконичными тасками, затем переносить их на доску «Выполнено» и проверять полученный билд. Asana использую для планирования публикаций в рубрике « Рынок игр» и, как ни странно, в качестве личного календаря с задачами на день (прикрепленными только ко дню, а не к конкретному времени).
Раньше для личных нужд пользовался aNote на iPad, который позволял назначать разные цвета для разных типов занятий: когда задач много, удобно беглым взглядом отделить срочное от рутины и текучки, которую можно перенести на следующий день. В Asana такого не заметил, хотя, возможно, плохо искал.
Максим Леоновтехнический директор KudaGo
В данный момент мы используем TargetProcess.Требования, которые мы выдвигали для таск-менеджера, — это наглядность, близкая к физическим стикерам, и тесткейсы.
TargetProcess удобен тем, что позволяет иметь до тысячи заведенных задач бесплатно и удволетворяет требованию наглядности. К минусам продукта можно отнести слабую кастомизацию и невысокую скорость работы.
Ранее использовали Redmine. Отказались, поскольку таск-менеджер не был достаточно показательным и обладал перегруженным интерфейсом.
Таск менеджер — что это и как использовать
Таск менеджер — это программа, которая делает управление проектами проще. Но при этом использовать такое ПО можно не только для проектной работы, но и при выполнении повседневных дел. Таск менеджер помогает проверить эффективность сотрудников, а также поставить задачи и проследить за их выполнением. Важно понимать, используя таск-менеджер, что это не только способ сделать работу проще, и эффективнее. Поэтому, если хотите знать какой выбрать таск менеджер, что это такое и как правильно использовать — эта статья для вас.
Во многих компания таск-менеджеры внедряются руководством по мере увеличения числа сотрудников. Когда речь идет о малом бизнесе с небольшим штатом персонала, часто хватает мессенджера и нескольких файлов Excel с удаленным доступом. Но со временем, при условии увеличения штата, возникает необходимость скачать таск менеджер или купить доступ к такой программе.
Важное преимущество любого таск менеджера — максимальное исключение влияния человеческого фактора на работу. С помощью такой программы сотруднику сложнее забыть о запланированных делах, а уведомление о поставленной задаче, как и напоминание о дедлайне, поможет соблюсти сроки. Ввиду нивелирования человеческого фактора таск менеджеры можно рассматривать как один из наиболее эффективных рабочих инструментов. Помимо этого, многие используют таск менеджер для личных задач и даже в семье.
Как показывает практика, таск-менеджер — это и имиджевый инструмент. Когда заказчики и партнеры компании не сталкиваются с негативными ситуациями, которые вызваны срывом сроков, доверие с их стороны растет. А значит организация не только не несет потери, но и инвестирует в последующую прибыль.
Что такое таск менеджер в XXI веке
Таск менеджеры — это распространенное решение, которое используют компании по всему миру уже не первое десятилетие. И если первые программы такого рода выглядели как простейшая канбан-доска для планирования, то со временем функционал усложнился.
В таск менеджере, в зависимости от программы, можно настроить отправку уведомлений при постановке и выполнении задач, обсудить рабочие нюансы и даже прикрепить необходимые файлы. Это полноценный рабочий инструмент, наделенный обширным функционалом. Так, если используете Мегаплан для отслеживания задач, доступна даже такая опция, как видеоконференции.
Если открыть любой обзор таск менеджеров, можно увидеть, что повышенное внимание уделено коммуникации с сотрудниками. И во многих современных программах такой функционал есть — исполнители могут задать уточняющие вопросы или оставить комментарий. Обычно форма для общения расположена непосредственно на странице задачи. Это помогает вести рабочие диалоги на одной платформе, не распыляя внимание по мессенджерам, и при необходимости быстро найти нужную информацию.
Как выбрать таск менеджер
При выборе ПО многие пользователи устанавливают разные критерии. Кому-то нужен таск менеджер для Windows или наоборот, для MacOS или Linux. Здесь многое зависит от позиции разработчиков, которые в свое время расставили приоритеты в плане ориентации на операционные системы — есть программы под каждую. Для пользователей, много времени проводящих вне офиса, предпочтительнее будет таск менеджер для Андроид, и подобные продукты тоже представлены на этом рынке. А если руководство компании чрезмерно увлекается экономией, в приоритете оказывается бесплатный онлайн таск менеджер.
В выборе ПО налицо разнообразие мнений, продиктованное отличием в целях, поэтому лучший таск менеджер — это понятие субъективное. Программу нужно выбирать с учетом особенностей рабочих процессов, идущих в компании.
Предположим, выбран таск менеджер с Windows версией — эта ОС остается наиболее популярной. Каким еще критериям должна соответствовать программа?
Разумеется, этот список опций, предоставляемых качественными таск менеджерами, может включать намного больше пунктов. Кому-то нужна возможность выставлять приоритеты по задачам, чтобы сотрудники видели, какие из них нужно выполнить в первую очередь. Другим важна вложенность, когда одну задачу можно разбить на отдельные этапы. Именно поэтому каждый рейтинг таск менеджеров акцентирует внимание на сильных и слабых сторонах таких программ. И если внимательно посмотреть на подобные подборки с оценками функциональности программ, в них сложно будет найти бесплатный таск менеджер онлайн — такие версии ПО обычно предоставляют усеченный набор опций.
Полезный материал про внедрение CRM
Как сэкономить
при внедрении CRM:
10 советов от экспертов
Путь джедая таск-менеджмента: от новичка до гуру планирования
Senior Project Lead в Adventum Артем Лёвин подготовил для ppc.world материал о том, как освоить таск-менеджемент, привел истории из жизни и дал рекомендации.
Есть много книг, которые рассказывают, как правильно планировать время и быть эффективным. Но на их поиск, прочтение и адаптацию под себя уйдут месяцы. Для тех, у кого пока нет времени, я собрал самые важные рекомендации в этой статье и поделился примерами из личного опыта.
Прежде чем стать джедаем таск-менеджмента, я проходил путь новичка и ученика. Но если в первом случае задач немного, то во втором их становится больше, и ошибка в одной может разрушить целый проект.
Начните с анализа текущей ситуации. Чтобы понять, на каком этапе вы сейчас находитесь, воспользуйтесь небольшим чек-листом. Ответив на несколько простых вопросов вы определите текущие пробелы, над которыми надо работать. О каждом пункте я расскажу подробнее в статье.
На этом этапе задач немного и вы редко задумываетесь, как их структурировать. Если прилетело что-то срочное, записываете в блокнот или телефон, основные задачи ведете в таск-менеджере. Решения основаны на интуиции или в зависимости от дедлайна.
Перечислю наиболее частые ошибки новичков и способы их исправить:
1. Трудности с фиксированием задач. Как только количество задач увеличивается, начинаются трудности с системой фиксирования. Проекты ведутся в интуитивном режиме: в блокноте, телефоне, на рабочем столе компьютера и других местах. Вы не сможете оперативно воспользоваться информацией, так как она разбросана.
Единая система решит проблему. Начните вести задачи в одной системе. Так вам не придется заглядывать в блокнот для уточнения деталей, в заметки — для поиска имени менеджера, с которым надо созвониться, в таск-менеджер — для другой недостающей информации.
Я пользуюсь приложением Todoist. Оно отвечает всем требованиям единой системы: в приложении я могу разделять рабочие и личные задачи, использовать систему приоритезации, удобные фильтры и теги.
2. Нет точного описания задач. Часто мозг перегружается, когда долго не понимает, о чем речь. Чтобы такого не происходило, надо научиться грамотно описывать свои действия.
Формулируйте задачи понятно и просто. Тим Урбан на выступлении TED выделил две категории мышления человека: рациональный тип и «обезьянка». Подробнее об этом написано у Даниэля Канемана, обладателя Нобелевской премии по поведенческой экономике.
Рациональный тип — это вдумчивое мышление с выстроенной логикой. Он анализирует и ведет к цели. Но у руля большую часть времени проводит «обезьянка». Она отвечает за действия, которые мы совершаем автоматически — привычки и повседневные навыки. Обезьянку интересуют только сиюминутные удовольствия, на которые не уйдет много энергии. О ней нужно заботиться и любить. Для этого:
Как часто вы ставите задачи типа «Сделать отчет», «Подготовиться ко встрече» или «Сделать тендер»? Обезьянка таких задач не понимает: в них не определены конечное действие и желаемый результат. В большинстве случаев она отправит их на завтра с предлогом: «Тут думать надо. Давай лучше что-нибудь попроще, сейчас нет времени». Научитесь описывать их так, чтобы не только вы, но и любой другой человек понимал, в чем состоит задача. Поделюсь хорошим примером:
3. Работа с почтой и входящими сообщениями не структурирована. Если есть задача в почте, ставим флажок. Если в Telegram — «отметить как непрочитанное». Обещаем вернуться к этому сообщению, когда появится время.
Подберите время для работы с почтой в течение дня. Входящую информацию я оставляю на отдельное время и разбираю ее в три этапа в течение дня: в 12:00, 15:00 и 18:00. Если пишут на почту, письмо лежит в Inbox, пока я за него не возьмусь. Никаких фильтров.
По задачам вне почты использую папку «Входящие» в Todoist, где все фиксирую. В первую очередь смотрю, нужно ли от меня какое-либо действие и фиксирую в личном таск-менеджере, присваиваю приоритет и срок выполнения. Шаг за шагом прохожу по всем входящим и выявляю, что нужно сделать.
Постепенно задач становится больше и ответственность возрастает. Вы приближаетесь к пути ученика.
Ученики периодически допускают те же ошибки, что новички и даже джедаи. Количество задач возрастает и начинаются трудности со структуризацией.
Постепенно вы внедряете новые привычки и они становятся частью вашей повседневной работы. Вы уже близки к джедаю таск-менеджмента.
Ученики периодически допускают те же ошибки, что новички и даже джедаи. Количество задач возрастает и начинаются трудности со структуризацией.
1. Отсутствие классификации задач. Количество работы возрастает, а вы до сих пор не понимаете, как расставить приоритеты и определяете их по принципу «Что сильнее горит, то и делаем». Так не пойдет.
Внедрите систему классификации задач. Я пользуюсь матрицей Эйзенхауэра. Расставьте задачи в зависимости от приоритета и начните их выполнять:
1. Срочные и важные.
2. Срочные и неважные.
2. Несрочные, но важные.
4. Несрочные и неважные.
2. Отсутствие режима экономии мыслетоплива. Термин я взял из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». Мыслетопливо — это количество умственной энергии, которое способствует эффективной работе в течение дня. Если не следить за расходом, то оно заканчивается раньше, чем нужно. И тогда вместо работы мы начинаем заниматься всякой ерундой: смотрим в окно или на котиков в Facebook.
Старайтесь экономить мыслетопливо. Отключите то, что вас отвлекает: уведомления в мессенджерах и почте. Многие думают, что если срочно не ответить, работа встанет. Не встанет. Команда и без вас переключится на задачу. Если клиент просит отвечать в Telegram в течение 5-10 минут, настройте уведомления только на него. Подумайте, в каком случае вы пропустите важное сообщение: когда вам приходят уведомления из всех чатов или только из одного?
Освойте технику «Работа помидорами». Подразумевается, что 25 минут вы интенсивно работаете, а затем пять минут отдыхаете. Так вы не потеряете концентрацию, но сможете отвлечься, пока будете выполнять задачи. Временные интервалы можно незначительно менять и адаптировать под себя. Главное — их соблюдать.
Вы можете засекать время на любом устройстве с помощью таймера или воспользоваться другим удобным способом:
1. На телефоне: рекомендую приложение Focus To-Do (оно есть для Android и iOS).
2. На компьютере: Pomodoro Timer или Pomodoro Tracker.
Начните с двух часов работы в день по технике, чтобы привыкнуть. Со временем вы заметите, что в течение дня позволяете себе переключаться на отдых. И это правильно. Поверьте, пятиминутное прослушивание музыки с закрытыми глазами всегда дает приятный эффект отдыха, после которого сосредоточиться гораздо легче.
Постепенно вы внедряете новые привычки и они становятся частью вашей повседневной работы. Вы уже близки к джедаю таск-менеджмента.
Путь джедая — особенный. Джедай управляет потоком задач, а не наоборот. У него всё на своих местах и выполняется без паники. Достижение этого уровня может занять много времени, ведь все привычки нужно перевести в автоматический режим.
Когда можно считать себя джедаем:
Но даже если вы уже достигли такого уровня, помните:
Например, я завел в привычку каждый день проходить по всем задачам и обновлять их статус. Если одна сделана, закрываю ее и ставлю следующее действие. Если нет — спрашиваю себя:
2. Достаточно ли мне информации для выполнения?
3. Правильно ли я сформулировал задачу?
4. Можно ли разбить ее на более мелкие подзадачи, с которыми проще справиться?
Организовать все и сразу вряд ли получится, но уже в ближайшие пару дней адаптируйте несколько шагов под себя.
Чтобы не потеряться в изменениях, составьте план внедрения новых привычек, которые наведут порядок в делах, голове и таск-менеджере.
В каждой графе распишите подробно, к чему вы стремитесь и что поможет достичь результата. Заполните план и наблюдайте за изменениями.
Внедряйте джедайские привычки. Для тех, кто хочет глубже окунуться таск-менеджмент, рекомендую к прочтению несколько книг:
Для тех, кто не пользовался Todoist — инструкция к применению.
Больше материалов о личной эффективности читайте на ppc.world.
Множить сущности в виде таких типовых примеров из реальной жизни можно очень долго, вопрос же остается только один: как в реальных условиях работы/жизни использовать ОДНУ систему?