задолженность подотчетных лиц счет бухгалтерского учета
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
СЧЕТ 71 «РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
СЧЕТ 71 «РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»
КОРРЕСПОНДИРУЕТ СО СЧЕТАМИ:
Выдача из кассы наличных и денежных документов подотчетным лицам
Перечисление аванса подотчетным лицам, находящимся за пределами предприятия
Выдача в подотчет чековых книжек
Получение в подотчет в кассах обособленных подразделений. Переоформление задолженности за подотчетными лицами в связи с переводом их из обособленных подразделений
Зачисление в подотчет продавцам полученной выручки за продукцию, проданную на продовольственном рынке
Отражение положительных курсовых разниц по
подотчетным суммам, выданным в иностранной
Списание задолженности подотчетных лиц на сумму принятых к учету внеоборотных активов, материально-производственных запасов и др. имущества
Отражение сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям за счет подотчетных сумм
Списание задолженности подотчетных лиц при использовании средств на производственные расходы (командировочные, оплата услуг и т. п.)
Возврат подотчетных сумм. Сдача выручки за реализованную продукцию на продовольственном рынке
Оплата через подотчетных лиц задолженности поставщикам
Удержание подотчетных сумм из оплаты труда
Возврат чековых книжек. Оплата услуг прочим дебиторам
Переоформление задолженности подотчетных лиц в связи с переходом их на работу в обособленные подразделения
Списание на финансовые результаты задолженности подотчетных лиц не реальных для взыскания. Оплата за счет подотчетных сумм расходов, связанных с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (отличных от денежных средств, товаров и продукции)
Невозвращенные в установленные сроки подотчетные суммы
Оплата через подотчетных лиц расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами (предотвращением или ликвидацией стихийных бедствий, пожаров и т. п.)
Счет учета расчетов с подотчетными лицами
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:
ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится. О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
По кредиту счета отражаются суммы, которые были:
Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).
Полную схему корреспонденций по счету 71 в разных ситуациях вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе
В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.
Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».
Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:
ВНИМАНИЕ! C 2020 года бухгалтерская отчетность сдается исключительно в электронном виде. Бумажный бланк больше не примут. Подробнее об изменениях правил представления бух.отчетности читайте здесь.
В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое – в строку «Кредиторская задолженность».
О том, кому доступно применение бухотчетности упрощенной формы, читайте в материале «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».
В настоящее время все большую популярность набирают корпоративные карты. Чаще всего первые лица фирмы, а иногда и ушлые подотчетники, тратят средства компании на личные нужды. Как поступить бухгалтеру в этом случае? Удерживать ли НДФЛ и платить ли взносы? Как простить такой долг? Как отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете? Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и читайте ответы на вопросы по «болевым точкам» корпоративных карт.
Итоги
По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, – как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, ребование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
Описание операции
Первичные документы
Выдача денег под отчет из кассы предприятия
Расходный кассовый ордер
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
Оприходованы матценности на основании авансового отчета
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом
Первичные документы, подтверждающие расходы
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
Счета
Сумма, руб.
Описание операции
Первичные документы
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу
ПКО № 214 от 15.09.20ХХ
См. также:
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.
Задолженность подотчетных лиц счет бухгалтерского учета
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Операции по дебету счета
Выданы из кассы денежные средства в подотчет
расходный кассовый ордер (ф. N КО-2)
Выданы подотчетным лицам денежные документы (почтовые марки, билеты и др.)
ведомость на выдачу денежных документов и т.п.
Перечислены авансы подотчетным лицам, находящимся за пределами организации
Выданы в подотчет чековые книжки
ведомость выдачи чековых книжек
Получены в подотчет работниками обособленного подразделения центральной кассы головной организации по доверенности денежные средства и денежные документы (в бухгалтерии обособленного подразделения). Одновременно в бухгалтерии головной организации: дебет счета 79, кредит счета 50
копия расходного кассового ордера, авизо
Получены в подотчет работником головной организации в операционных кассах обособленных подразделений наличных и денежных документов (в центральной бухгалтерии). Одновременно в обособленном подразделении: дебет счета 79, кредит счета 50
копии расходных кассовых ордеров, авизо
Получены в подотчет лимитированные чековые книжки представителями обособленных подразделений (в центральной бухгалтерии)
ведомость выдачи чековых книжек
Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с их переходом из одного обособленного подразделения в другое
Зачислена в подотчет продавцам полученная выручка за проданную продукцию на продовольственном рынке (торговля с машин, лотков и т.п.) (при использовании в расчетах с материально ответственными лицами счета 71)
товарный отчет продавца и др. уполномоченных лиц
Отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте
Операции по кредиту счета
Списана задолженность подотчетных лиц на сумму принятых к учету (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) (без использования счета 15):
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
— оборудования к установке
— внеоборотных активов (машин, оборудования, взрослых животных, нематериальных активов и т.п.)
— животных для выращивания и откорма, служебных собак
Списана задолженность с подотчетных лиц при принятии к учету материальных ценностей (стоимость ценностей, расходы по доставке и т.п.) с применением счета 15
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Отражена сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным активам и оплаченным расходам подотчетными лицами
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Списаны подотчетные суммы по расходам, относимым к обычной деятельности организации:
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
— основному и вспомогательному производству
— на общепроизводственные и общехозяйственные нужды
— по исправлению допущенного брака
— расходы обслуживающих производств
— расходы коммерческого характера (реклама, содержание торговых точек, ларьков, магазинов и т.п.)
— расходы, относящиеся к отгрузке продукции и товаров, выручка от продажи которых не может быть признана в момент отгрузки (например, экспортные операции)
— работы, относимые к расходам будущих периодов
Списана задолженность подотчетных лиц по принятым к учету товарам
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Возвращены подотчетные суммы в кассу
приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)
Возвращены денежные документы
ведомости оприходования денежных документов
Сдана выручка в кассу за реализованную продукцию на продовольственном рынке
приходный кассовый ордер (ф. N КО-1)
Возвращены подотчетные суммы в безналичном порядке
Сдана выручка, полученная от продажи продукции на продовольственном рынке инкассаторам банков; переведена выручка через почту и т.п.
квитанции инкассации и почтовых отделений
Оплачена через подотчетных лиц задолженность поставщикам
квитанции к приходному кассовому ордеру
Удержаны подотчетные суммы из оплаты труда работника
расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49), расчетная ведомость (ф. N Т-51)
Отнесена на расчеты с персоналом задолженность по подотчетным суммам (незаконные расходы из выручки, недостачи выручки от продажи на продовольственном рынке; расходы по предъявленным оправдательным документам и т.п.)
приказ руководителя, утвержденные авансовые отчеты
Возвращены чековые книжки
ведомость оприходования чековых книжек
Оплачены услуги прочих кредиторов за счет подотчетных сумм
корешок квитанции приходного кассового ордера, авансовый отчет (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Списана с заведующего столовой сельхозорганизации стоимость блюд, отпущенных по талонам
отчеты материально ответственных лиц столовой с приложением документов
Переоформлена задолженность подотчетных лиц в связи с переводом их из одного обособленного подразделения в другое
приказ о переводе работников
Списана на финансовые результаты задолженность по подотчетным суммам, нереальным для взыскания
акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17), приказ руководителя
Оплачены за счет подотчетных сумм расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (кроме продукции, товаров и животных)
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Начислены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам в иностранной валюте
Отражаются не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы
Оплачены через подотчетных лиц расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами
авансовые отчеты (ф. N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Учет расчетов с подотчетными лицами
Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Подотчетные лица – лица, получившие денежные суммы под отчет для последующего осуществления расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Еще раз напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание бухгалтерам при организации учета подотчетных сумм.
Выдача денег под отчет
Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:
обоснование (расчет) размера аванса;
срок, на который выдается аванс;
сумма выдаваемых денежных документов.
Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).
Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).
Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).
Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).
Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.
Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).
При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.
Счет учета подотчетных сумм
Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).
Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).
В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.
Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).
Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
Расчеты с подотчетными лицами: счета и содержание операций
В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы денежные средства, денежные документы подотчетным лицам
1 201 34 610
1 201 35 610
1 304 05 000**
1 201 21 610
Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов
1 105 00 000*
1 106 00 000*
1 109 00 000*
1 302 00 000*
1 304 03 830**
Возвращены остатки подотчетных денежных средств, денежных документов
1 201 34 510
1 201 35 510
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, оплачены
подотчетным лицом приобретенные услуги, работы, товары с использованием карт
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) банковскую карту через банкомат
Отражена курсовая разница по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте:
Приняты обязательства по компенсации произведенных подотчетным лицом расходов при увольнении сотрудника
Списаны с балансового учета задолженности по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами
1 208 00* 567
Забалансовый счет 20***
Отражены получателями средств, за которыми не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, суммы средств, поступивших в доход бюджета в погашение дебиторской задолженности прошлых лет (основание – извещение (ф. 0504805))
1 209 36 000**
1 208 00* 667
Отражены суммы налога, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам, выполненным работам, оказанным услугам либо фактически уплаченные при ввозе нефинансовых активов на территорию РФ, не включаемые в стоимость таких нефинансовых активов (работ, услуг)
Отражено списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию
Отражено списание кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами
1 208 00* 567
Забалансовый счет 20
* По соответствующим счетам аналитического учета, подстатьям КОСГУ.
** По соответствующей подстатье КОСГУ.
*** Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета (п. 371 Инструкции № 157н).
Минфин в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304 рассмотрел вопрос о бюджетном учете приобретения полиса ОСАГО через подотчетное лицо и разъяснил, что такую ситуацию необходимо отразить проводками:
1) приобретен полис ОСАГО:
Дебет счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
2) одновременно отражены указанные расходы:
Дебет счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов»
Кредит счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Минфин пояснил, что затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются по дебету счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов» и подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.
Приобретение полиса ОСАГО отражается по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Авансовый отчет
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).
Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.
Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.
Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.
Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.
Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.
На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.
Рекомендации по проверке расчетов с подотчетными лицами
При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство рекомендует:
1. Изучить вопросы наличия правовых актов, регламентирующих порядок выдачи денежных средств под отчет, и положения о направлении в командировки (на стажировки, в экспедиции), провести анализ положений указанных документов. Определить перечень актов объекта контроля, устанавливающих размер компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных, полевого довольствия).
2. Проверить, соответствует ли итоговая сумма данных учета в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по расчетам с подотчетными лицами оборотной ведомости и показателям, отраженным в бюджетной отчетности.
3. Проверить соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса.
4. Проверить обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов.
5. Проверить правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета.
6. Проверить наличие дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами – руководителем и его заместителями, членами совета (наблюдательного совета) и другими аффилированными лицами.
7. Установить наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.
8. Проверить, что по расчетам с подотчетными лицами проведена инвентаризация в соответствии с действующим законодательством РФ и порядком, установленным объектом контроля.
9. Проверить, своевременно ли отражены выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отклонения в учете и отчетности.
10. Проверить, произведены ли записи в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами на основании первичных учетных (оправдательных) документов и оформлены ли в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.