заканчивающимся договорам и сервисам
Как правильно работать в системе с ДУ с истёкшим сроком действия
Ни в одной инструкции ГИС ЖКХ нет разъяснений, как УО отразить в системе ситуации, если срок договора управления истёк, а новый договор не заключён. Или же он заключён, но с другими условиями, или собственники сменили компанию. При этом отразить эти изменения в системе УО обязана. Читайте, как это правильно сделать.
Срок действия договора зависит от обстоятельств его заключения и составляет от трёх месяцев до пяти лет
Договор управления (ДУ) – это договор, который заключается между собственниками помещений в МКД и управляющей организацией (ч. 1 ст. 162 ЖК РФ). Также договор управления с организацией может заключать застройщик, сдавший в эксплуатацию новый многоквартирный дом до проведения открытого конкурса ОМС или общего собрания (ч. 14 ст. 161 ЖК РФ).
УО должна отразить в ГИС ЖКХ истечение срока действия договора, его расторжение или заключение нового
Расторгнуть договор управления досрочно можно по обоюдному согласию сторон в соответствии с требованиями ст. 450 ГК РФ (ч. 8 ст. 162 ЖК РФ). Для этого проводится общее собрание собственников помещений в МКД (ч. 3 ст 161 ст. ЖК РФ). Также УО может расторгнуть договор управления в одностороннем порядке по истечении срока его действия (ч. 6 ст. 162 ЖК РФ, постановление ФАС Московского округа от 07.03.2013 по делу № А41-9806/12).
Управляющая организация в течение пяти рабочих дней со дня заключения, прекращения или расторжения договора управления размещает в ГИС ЖКХ сведения о многоквартирных домах, которыми она управляет (ч. ч. 2 и 3 ст. 198 ЖК РФ). Договор управления размещается в системе в течение 7 дней с момента его заключения. Такой же срок отводится на внесение информации о расторжении или прекращении действия ДУ (п. 15 разд. 10 приказа № 74/114/пр).
В инструкциях ГИС ЖКХ нет разъяснений, как расторгнуть ДУ, если срок его действия истёк или подходит к концу
В каждой из вышеперечисленных ситуаций ГЖИ разных регионов давали разные инструкции, как УО отражать такие изменения в системе: например, расторгать договор или оставлять его в статусе «Истёк срок действия». Единого подхода к решению этого вопроса не было.
Служба поддержки ГИС ЖКХ даёт рекомендации по расторжению ДУ в системе, отличные от мнения Минстроя
Когда наши специалисты в первый раз столкнулись с требованиями ГЖИ не расторгать в системе договор управления с истёкшим сроком действия, мы обратились к оператору ГИС ЖКХ для прояснения ситуации. В ответ на обращение от 16.03.2020 № 635906 мы получили инструкцию, как правильно отражать в системе разные ситуации, возникающие при расторжении договора управления.
Ответ службы поддержки ГИС ЖКХ по вопросу расторжения договора управления в системе
Мы начали применять ответ Службы поддержки при размещении информации наших клиентов в ГИС ЖКХ, но одновременно обратились в Минстрой России за разъяснениями этих вопросов. Оказалось, что позиция службы поддержки с мнением ответственного за работу системы ведомства не совпадает.
Минстрой РФ: в зависимости от ситуации УО в системе пролонгирует или расторгает старый договор
Письмо Минстроя РФ от 05.03.2021 № 8510-ДБ/12
Ведомство не разъяснило, что делать, если один ДУ истёк, а собственники выбрали другую управляющую организацию или иной способ управления. Мы рекомендуем УО расторгнуть договор в системе, чтобы новая компания или ТСЖ могли беспрепятственно добавить свой договор управления или Устав.
Изменить срок действия договора управления в ГИС ЖКХ можно в разделе «Объекты управления»
Изменить срок действия или пролонгировать договор правления можно в личном кабинете организации. Выберите в меню раздел «Объекты управления», «Договоры управления»:
Чтобы изменить срок действия договора, перейдите в режим редактирования договора и скорректируйте дату окончания на вкладке «Информация о договоре». Изменение срока действия доступно для договоров в статусе «Проект», «Действующий», «Заблокирован», «Истёк срок действия».
На заметку
Специалисты РосКвартала при размещении информации о договорах управления, по которым истёк срок действия, теперь работают по инструкции Минстроя РФ из письма от 05.03.2021 № 8510-ДБ/12:
Срок договора истёк и новый ДУ собственники ни с вами, ни с другой компанией не заключили? Значит, он действует: пролонгируйте договор в системе на основании его условий.
Собственники заключили с вами новый ДУ с новыми условиями? В ГИС ЖКХ расторгните старый договор и разместите новый независимо от того, истёк срок действия предыдущего ДУ или нет.
Если владельцы помещений в доме выбрали новую УО или создали ТСЖ, кооператив – расторгните в системе свой договор управления, чтобы новая компания или товарищество смогли внести информацию по дому в ГИС ЖКХ.
Если у вас возникли проблемы при заполнении сведений о договоре управления, его пролонгации или расторжении в системе, заполните заявку ниже. Будем рады помочь вам.
Как расторгнуть договор
Когда вы заключаете договор, будьте хотя бы морально готовы к тому, что, возможно, его придется расторгнуть.
В этой статье мы опишем возможные варианты расторжения договора и расскажем, что и как нужно сделать, чтобы избежать негативных последствий. Основная цель — создать план действий по расторжению почти любого договора. Мало ли, вдруг пригодится.
Как можно расторгнуть договор
Статья 450 ГК РФ предлагает три основных способа разорвать отношения с контрагентом:
Расторгаем договор по соглашению сторон
Лучше всего поможет избежать негативных последствий расторжение договора по соглашению сторон. Но есть несколько формальностей.
Форма расторжения. Расторгать договор нужно в той же форме, в которой вы его заключали. Если подписывали, значит, в письменной; если договаривались устно, о расторжении договоритесь точно так же. Если вы заверяли договор у нотариуса, идите к нему снова, но уже с соглашением о расторжении.
Дата расторжения. Если вам важна конкретная дата, с которой вы хотите перестать исполнять обязательства по договору, установите ее в соглашении о расторжении. Если дата не важна, знайте, что ваши обязательства прекращаются с момента подписания этого соглашения.
Возврат. Если вы хотите вернуть то, что исполнили по договору, пропишите это в соглашении. По общему правилу стороны не могут потребовать исполненное назад.
Расторгаем договор через суд
Если контрагент против расторжения, придется идти в суд. Оснований для расторжения договора в суде несколько. Есть общие, применимые и к договору аренды, и к договору дарения; есть специальные.
Сначала расскажу про общие основания для расторжения договора.
Существенное нарушение договора одной из сторон. Оно причиняет другой стороне ущерб, на который та при заключении договора не рассчитывала.
Например, Ваня продал Маше синтезатор. Маша синтезатор взяла, а заплатить обещала через несколько дней. Шли месяцы, Маша уже успела записать альбом и съездила в гастрольный тур, а деньги Ване так и не отдала. Но Ваня-то на них рассчитывал. Маша в такой ситуации существенно нарушила договор.
Существенное изменение обстоятельств, на которые стороны рассчитывали при заключении договора.
Например, вы заказали елку к Новому году, а в интернет-магазине задержали доставку и предлагают привезти ее только в середине января. Обстоятельства существенно изменились, ведь праздник уже прошел. Поэтому вы вправе расторгнуть договор.
Как написать о расторжении договора
Написать о расторжении договора нужно будет как минимум дважды. Первый раз — сразу после того, как вы решили порвать со своим контрагентом. Закон этого не требует, но лучше все равно отправить письмо-уведомление на официальную электронную почту. Это может обеспечить вам расторжение по соглашению сторон, без суда.
Обязательно укажите срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ от контрагента. Стандартный срок — 30 календарных дней. Вы можете указать любой другой.
срок, в течение которого нужно ответить на письмо о расторжении договора, если не указано иное
Текст может быть примерно таким:
Уважаемый Василий Иванович, добрый день!
Я ожидал получить от вас датскую ель высотой 2 метра 30 декабря 2018 года. Сегодня 15 января 2019-го, а ели все еще нет. В связи с тем, что Новый год прошел и ель мне больше не нужна, я предлагаю вам расторгнуть договор купли-продажи.
Прошу вернуть предоплату в размере 5000 рублей на мой счет.
Реквизиты счета
Банк получатель: АО «Тинькофф Банк»
Корр. счет: 301018101452501234567
БИК : 044525974
Получатель: Петров Петр Васильевич
Счет получателя платежа: 408178107000012345678
Надеюсь на скорейшее согласование и ожидаю ответа до 30 января 2019 года.
С уважением,
Петр Петров
Второй шаг — направьте на ту же электронную почту и на юридический адрес (или почтовый, если юридического нет) само соглашение о расторжении. Отправляйте обязательно заказным письмом с уведомлением. Сэкономите нервы, если придется идти в суд.
Никто не может гарантировать, что ваш контрагент захочет разорвать договорные отношения. Тогда вам придется пойти в суд и отправить контрагенту копию искового заявления и приложений к нему.
В какой срок можно расторгнуть договор
Договор можно расторгнуть на любом этапе его исполнения. После исполнения можно расторгнуть, например, если договор рамочный, а вы не планируете продолжать отношения с контрагентом.
Нормы по отдельным видам договоров, например по договору аренды, предусматривают особые правила досрочного расторжения. О ряде таких норм расскажу чуть ниже.
Процедура расторжения зависит от ваших отношений с контрагентом. Она может разрешиться за пару дней, а может затянуться на годы судебных процессов.
Последствия расторжения договора
Казалось бы, когда вы расторгаете договор, то хотите прекратить все свои обязательства перед контрагентом. Но некоторые из них все-таки продолжают действовать. Давайте разберемся.
Прекращаются основные обязательства: передать товар по договору купли-продажи, изготовить вещь по договору подряда.
Это влияет на размер неустойки: она начисляется только до даты расторжения договора и прекращения основных обязательств по нему.
Продолжают действовать условия о рассмотрении споров по договору: в каком суде будет рассматриваться дело, сколько дней есть у сторон на урегулирование разногласий и т. д.
Остаются обязательства по выплате пеней, штрафов и других задолженностей, которые возникли до расторжения.
Причем если на деле стороны продолжают исполнять договор после его расторжения, но одна из них нарушает условия, то неустойка начисляется до дня фактического прекращения работ.
Например, подрядчик делает ремонт в квартире. Срок окончания ремонта по договору — 1 августа. К этой дате подрядчик не закончил работу, и хозяева решили расторгнуть договор.
Но фактически подрядчик продолжал делать ремонт, а хозяева продолжали пускать его в квартиру. Ремонт он закончил 1 октября, то есть на 2 месяца позже. Неустойка за просрочку будет начисляться до дня фактического прекращения работ — то есть до 1 октября.
Остаются в силе условия, которые устанавливают, что стороны должны сделать после расторжения договора, — например, заказчик должен вернуть исполнителю часть сделанной им вещи.
Если стороны расторгают договор из-за существенного нарушения условий, то пострадавшая сторона может требовать возмещения убытков.
Как отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке
Отказ от договора в одностороннем порядке отличается от обычного расторжения.
При одностороннем расторжении договор считается расторгнутым с того момента, как вы направили уведомление об этом, а другая сторона его получила. Важно отправлять уведомление в письменном виде заказным письмом с уведомлением о вручении.
По общему правилу односторонний отказ от договора запрещен, кроме случаев, указанных в Гражданском кодексе и других законах.
Односторонний отказ разрешен, если вы заключили следующие договоры:
Однако и односторонний отказ от договора может оказаться не бесплатным для вас, потому что у другой стороны может быть право на возмещение фактических расходов. А если вы предприниматель, п. 3 ст. 310 ГК РФ разрешает в договоре установить для вас плату за односторонний отказ.
Но здесь важно помнить: если право на односторонний отказ императивное (то есть нет оговорки «если иное не установлено договором»), то плату за такой отказ устанавливать нельзя. Это разъяснил Пленум Верховного суда в п. 15 постановления № 54 от 22.11.2016.
Как расторгнуть договор с НПФ
После проведения масштабной пенсионной реформы россияне могут выбирать, в каком из негосударственных пенсионных фондов хранить свои пенсионные накопления. Раз в год можно менять выбранный фонд.
подп. 4 п. 6 ст. 13 ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах»
Как узнать, в каком НПФ лежат ваши пенсионные накопления
Есть четыре способа это сделать:
Важно распорядиться своими накоплениями. Есть два варианта.
Так вы забираете только накопительную часть пенсии. Страховая часть лежит в ПФР и ее забрать нельзя
Не рекомендую расторгать договор с НПФ в середине года. Статья 36.6-1 закона «О негосударственных пенсионных фондах» предупреждает: в случае расторжения договора и перехода в другой НПФ переведены будут только средства по состоянию на 31 декабря прошлого года.
Так, если у вас 31 декабря 2017 года в НПФ было 20 000 рублей, а до мая 2018-го вы накопили еще 10 000 рублей и решили поменять фонд, эти 10 000 рублей для вас сгорят.
Контролировать процесс перевода накоплений вам не нужно. Новый и старый НПФ обязаны разобраться между собой самостоятельно. Вам остается только подать заявление о расторжении старого договора и заключить новый.
Как расторгнуть договор дарения
Если подарок дарят вам, то единственная возможность для вас расторгнуть договор — это просто не принимать подарок. Причем если договор дарения был составлен в письменной форме, вам тоже нужно написать о своем отказе принять дар.
Если же подарок дарите вы, возможностей расторгнуть договор значительно больше, плюс вас не могут заставить возместить убытки.
Представим, что Эльвира Ивановна заключила договор дарения в письменной форме со своим 16-летним внуком Василием. Бабушка обещала подарить внуку свою Ладу Приору, как только тому исполнится 18 лет.
Может ли бабушка отказаться от исполнения договора? Да, например, если у нее неожиданно обострится ревматизм и будет трудно передвигаться пешком. Если она лишится единственной машины, это существенно понизит уровень ее жизни.
А может ли бабушка расторгнуть договор уже после передачи автомобиля внуку? Да, в следующих ситуациях:
Все правила, которые мы описали выше, не будут работать, если Эльвира Ивановна подарит Василию обычную радиоуправляемую машинку из «Детского мира».
Как расторгнуть договор аренды
Эльвира Ивановна — женщина предприимчивая. Она сдает квартиру в Чертанове и снимает квартиру на Патриарших. Ее интересует, когда и как она может расторгнуть каждый из этих договоров.
Квартира в Чертанове
Эльвира Ивановна — арендодатель,
семья Сидоровых — арендаторы.
Статья 619 ГК РФ позволяет Эльвире Ивановне досрочно расторгнуть договор, если семья Сидоровых:
Но прежде чем разрывать отношения, Эльвира Ивановна обязана направить Сидоровым письменное предупреждение в свободной форме и попросить их исправить все нарушения в разумный срок. Разумность срока она определяет сама, а суд это позже проверит, если потребуется.
Квартира на Патриарших
Эльвира Ивановна — арендатор,
Маркус — арендодатель.
Эльвиру Ивановну окружают нерадивые люди. Вот и хозяин квартиры на Патриарших, Маркус, сдает квартиру не по закону. Эльвира Ивановна вооружилась статьей 620 ГК РФ и решила расторгнуть с ним договор, потому что он:
И если бы Эльвира Ивановна была юристом, она бы предусмотрела в обоих договорах аренды дополнительные условия их расторжения. Абзац 6 статьи 620 ГК РФ разрешает ей и ее контрагенту это сделать.
Как расторгнуть договор возмездного оказания услуг
Все зависит от того, потребитель вы или нет.
Если вы потребитель, то можете отказаться от исполнения договора оказания услуг в любое время. Такое право дает вам статья 32 закона «О защите прав потребителей». Она же предупреждает, что вам придется возместить исполнителю фактически понесенные им расходы.
Если вы не потребитель, а предприниматель, жизнь немного усложняется.
Если вы исполнитель услуг, то по этой же статье можете отказаться от исполнения договора только при условии полного возмещения убытков заказчика.
Однако свобода договора и п. 3 ст. 310 ГК РФ дают вам возможность подстраховаться на случай неисполнения договора заказчиком и включить в договор условие о плате за односторонний отказ от его исполнения.
Раньше с этим условием было много проблем, но теперь суды стали чаще его признавать. Пленум Верховного суда в п. 15 постановления № 54 от 22.11.2016 подтвердил правомерность такой платы, хоть и с оговоркой. Право на отказ от договора должно либо содержаться только в самом договоре, либо в диспозитивной норме (это норма, которую стороны могут изменять в процессе взаимодействия). И да, статья 782 ГК РФ — диспозитивная, так утверждает абз. 3 п. 4 постановления Высшего арбитражного суда РФ «О свободе договора».
Заказчик не заплатил за работу
В договоре подряда или оказания услуг пропишите, какие именно работы или услуги вы оказываете и в какие сроки. Перечислите другие важные моменты, в том числе:
Теперь разберемся, что делать, если заказчик не платит. По закону он обязан заплатить за услуги в сроки, прописанные в договоре. Если услуги невозможно оказать по причинам, которые не зависят ни от одной из сторон, то заказчик возмещает исполнителю уже понесенные расходы.
Например, портной купил на свои деньги ткань для пошива костюма. Но заказчик попал в больницу и не сможет пойти на мероприятие, для которого требовался костюм. В этом случае заказчик возмещает исполнителю потраченные на ткань деньги.
Если же портной уже начал шить, то заказчик дополнительно перечисляет часть суммы. Она пропорциональна работе, которую успел сделать портной до того, как получил сообщение об отказе от договора.
Обычно в договоре указан срок для перечисления денег. Если его нет, то заказчик платит в течение семи дней с того момента, как исполнитель потребовал оплату или выставил счет.
Вы не заключили договор на бумаге — это не значит, что его нет. Договор можно заключить, обмениваясь документами, например, счетами на оплату или другими предложениями цены. Допустим, заказчик прислал вам по электронной почте письмо с техническим заданием. В ответном письме вы согласились выполнить заказ к определенной дате и за определенную сумму — сделка действительна даже без договора.
Другой пример: вы оказали услуги, заказчик их принял, но договора нет. Суды считают: в таком случае договор тоже заключен несмотря на отсутствие бумажного документа. Обязательства из устного соглашения равнозначны письменному договору.
При этом в суде придется доказывать, что заказчик принял результат работы. И он представляет потребительскую ценность, то есть заказчик его использует. Например, вы написали для предпринимателя текст, и сейчас он опубликован на сайте. Или построили для автовладельца гараж, и он паркует в нем машину.
В качестве доказательств подойдут фотографии, видео, скриншоты с сайтов. Тот факт, что вам не заплатили, доказывать не нужно. Подтверждать факт оплаты — ответственность заказчика.
Еще доказать факт выполнения работ или услуг можно с помощью акта. Его можно составить в свободной форме или использовать шаблон, например, форму КС-2.
Акты подписаны, а заказчик не платит — суд встанет на вашу сторон. Акт и без договора подтверждает: работа выполнена, а заказчик принял ее без замечаний. Если же заказчик уклоняется от подписания акта, то вы все равно можете получить заработанные деньги.
Для этого подпишите акт в двух экземплярах и составьте письмо с требованием подписать акт и оплатить работу. Затем отправьте заказчику документы заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Сохраните доказательства оправки. Отсутствие ответа и возражений по качеству подтвердят в суде недобросовестность заказчика.
По закону, после получения извещения об окончании работ заказчик обязан немедленно приступить к приемке. Так что если договора нет или в нем не прописаны сроки для ответов на письма, то укажите в требовании свои, например, 15 дней.
Нет подписанного акта — придется доказывать факт оказания услуг с помощью переписки или любых других документов. Например, в суде поможет расписка или гарантийное письмо заказчика, ваш договор с соисполнителем, если он был. Пригодятся фотографии и видео: допустим, вы что-то ремонтировали для заказчика, и есть фотографии до и после.
Еще можно использовать показания свидетелей. Если с вами общался работник компании-заказчика, то суд вызовет его на допрос для подтверждения сотрудничества.
Вы направляли результат заказчику по почте, например, дизайн-макет или написанный текст — обратитесь к нотариусу, чтобы тот составил нотариальный протокол осмотра доказательств ― электронной переписки.
Также нотариально можно зафиксировать переписку с заказчиком по электронной почте, в мессенджере или по SMS. За услуги нотариуса заплатите в среднем от 7 000 ₽. Плату затем можно включить в судебные расходы и взыскать с заказчика.
Работа с договорами. На что обратить внимание
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
В чем же плюсы СЭД?
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.