закрытие проекта всегда является формой

Процесс закрытия проекта и его составляющие

Тема 10. Закрытие проекта

1)Сущность закрытия проекта;

2)Процесс закрытия проекта и его составляющие.

Сущность закрытия проекта

Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т.е. проект когда-то должен закончиться. Желательно, чтобы он завершился успешно: заказчик доволен, команда проекта получила премию. Команда проекта упорно и серьезно работает, чтобы были достигнуты поставленные перед нею цели.

Иногда окончание проекта бывает досрочным, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику (например, по причине изменения рыночной ситуации; просчетов при планировании и в ходе выполнения проекта; возникновении условий, которые делают продолжение проекта бесполезным).

Процессы закрытия проекта – финальные процессы в ходе управления проектом.

Закрытие проекта– стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.

При закрытии проекта его руководитель должен выполнить ряд управленческих мероприятий, содержание которых зависит от характера и предметной области проекта.

Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.

В контрактном проекте необходимо определить, удовлетворяют ли результаты условиям контракта; составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта.

Основными задачами процессов закрытия проекта являются:

1) сдача-приемка результатов проекта заказчику;

2) подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;

3) разрешение спорных и конфликтных вопросов;

4) утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;

5) документирование и анализ опыта;

6) извлечение уроков и обмен опытом;

7) оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;

8) роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;

9) помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.

Одной из важнейших управленческих задач менеджера проекта является извлечение уроков из прошедшего проекта. Это важно не только для него и команды проекта (необходимо, чтобы эти выводы стали доступны другим участникам проектного управления в организации, в частности менеджерам профильных проектов).

В некоторых компаниях в ходе закрытия проекта менеджер проекта обязан подготовить презентацию по итогам проекта и провести внутреннюю учебу с менеджерами проектов по теме «Уроки моего проекта».

Презентация имеет строгую структуру и шаблон.

Основными информационными блоками такой презентации являются:

— сложности, проблемы и риски, с которыми столкнулись проект и команда;

— способы, технологии и инструменты, с помощью которых сложности проекта были преодолены;

— основные выводы и рекомендации по итогам проекта, «уроки проекта».

Процесс закрытия проекта и его составляющие

В общем виде процессы закрытия проекта представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Процессы закрытия проекта

Закрытие проекта или фазы

Целью процесса закрытия проекта или фазы является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работ по проекту или фазе и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.

Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям.

Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.

Закрытию может быть подвержен весь проект или его фаза. Результаты выполнения фазы проекта также проверяют на соответствие плану проекта. Заказчик осуществляет приемку промежуточных результатов.

Значительная часть работы в ходе процессов закрытия проекта или фазы – это работа с документами:

— подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;

— обмен документами – актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и т.п.;

— подготовка архива проекта;

— подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.

Помимо этого в задачи менеджера проекта входят:

1) сдача результатов заказчику;

2) решение всех спорных и конфликтных вопросов;

3) поощрение отличившихся участников проекта (фазы);

4) наказание или лишение премии;

5) роспуск команды проекта;

6) решение организационных вопросов;

7) организация возврата в подразделения участников проекта;

8) демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и т.п.).

Результатом процесса закрытия проекта или фазы является обоснованное прекращение работ, сопровождаемое достижением запланированных результатов, подтвержденным всеми необходимыми решениями и документами.

Извлечение уроков и закрытие проекта

Проект – мероприятие уникальное (опыт, приобретаемый в ходе проекта, зачастую тоже является уникальным).

Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.

Основными задачами в ходе процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются:

1) систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;

2) обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;

3) подготовка итогового отчета по проекту;

4) документирование и анализ полученного опыта;

5) проведение итогового совещания по проекту.

Очень часто в практике проектно ориентированных компаний проводятся итоговые совещания по проекту.

На них обязательно присутствуют все основные заинтересованные лица.

Команде проекта сообщают результаты проекта, заказчик излагает свое мнение по поводу успешности проекта.

Подобным образом явно фиксируется факт, что проект завершен, что списание затрат на проект более не допускается, команда завершает свою работу.

После этого закрытие проекта происходит в более неформальной обстановке (возможно даже – с фуршетом и бокалом вина).

Результатами процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются увеличение объема и структуризация знаний и опыта, полученных в ходе выполнения проекта, а также оптимизация среды для их эффективного использования.

Источник

Лекция 9. Закрытие проекта. Основные процедуры

Вопрос 1. Фаза завершения проекта.

Закрытие проекта— это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это. Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций.

В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Это следующие процедуры, необходимые

для административного завершения проекта:

— действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;

— действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и (или) операционную деятельность;

— операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, аккумулирования полученных знаний и архивирования информации по проекту для будущего использования организацией.

Главная цель этой фазы — проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.

Цель проведения эксплуатационных испытаний — получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в результате выполнения работ по проекту. В ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактические эксплуатационные характеристики работы оборудования, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии. Эксплуатационные испытания включают:

— сравнение эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;

— выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;

— определение причин выявленных расхождений;

— разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений;

— организацию работ по устранению расхождений.

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком.

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:

— проверка соответствия проекту установленного оборудования;

— наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;

— определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;

— определение времени и условий проведения испытаний;

— установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;

— устранение несоответствий проекту.

По результатам испытаний составляется отчет, включающий:

— наименование, адрес и местонахождение предприятия, в котором проводятся испытания;

— название технологического процесса, подтверждающего испытания;

— сравнение фактических и запланированных результатов;

— рекомендации и решения.

К отчету прилагаются ежедневные данные о проведении испытаний.

Результаты испытаний являются основанием для передачи ответственности от подрядчика к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов.

На фазе завершения результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение или должным образом законсервированы для дальнейшего использования. Не должно оставаться ≪зависших≫ работ по проекту.

Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников.

Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель — сохранить результаты, знания и опыт, полученные

в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения

работ и управления проектами.

Все проекты и в особенности те, которые закрываются досрочно вследствие заведомого недостижения поставленных целей, должны завершаться итоговым отчетом, который должен содержать следующую информацию:

— описание достигнутых в результате реализации проекта результатов;

— описание дополнительных (незапланированных) полезных результатов, если таковые были получены. Это особенно характерно для инновационных проектов, где полу-

чение таких результатов может стать толчком для развития нового направления исследований, открытия новых рынков;

— результаты выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции;

— определение и анализ факторов (событий), положительно повлиявших на ход выполнения проекта;

— определение и анализ факторов, отрицательно повлиявших на проект;

— уроки проекта — как можно было бы избежать негативных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета проекта;

— предложения по улучшению процесса управления проектом;

— организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;

— материалы, которые могут быть использованы при реализации других проектов.

Окончательный вариант итогового отчета предоставляется участникам и стейкхолдерам проекта.

Завершающие операции направлены на повышение эффективности следующих проектов — как экономической (доходность инвестиций), так и организационной и технологической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организационную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.

Вопрос 2. Закрытие контрактов проекта.

Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реализации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами.

Основные мероприятия по закрытию контракта:

— проверка финансовой отчетности;

— выявление невыполненных обязательств;

— завершение невыполненных обязательств;

— гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает:

— проверку полноты выписки фактуры на весь объем незавершенных работ;

— согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

— проверку наличия документации по изменениям;

— контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;

— проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

— соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

— поиск просроченных платежей поставщику;

— подтверждение соответствующих удержаний.

Паспортизация — это регистрация у заказчика документов подрядчика, подтверждающих соответствие всех элементов проекта стандартам, техническим условиям и прочим требованиям качества.

Выявление и завершение невыполненных обязательств.

На этапе закрытия в результате проверки устанавливаются объемы работ, не требующих дополнительных усилий и готовых к закрытию, и объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств. Окончательное решение по завершению невыполненных обязательств

остается за заказчиком. Если работа своевременно не выполнена, рассматривается

вопрос об изменении контракта. Все изменения утверждаются заказчиком.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему.

Гарантийное обслуживание продукции проекта осуществляется после закрытия контракта специальной функциональной группой. Этой группе передается:

— руководство по эксплуатации;

— различные материалы поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.

приемка законченного строительством объекта оформляется актом установленной формы. К акту прилагаются комплекты юридической, технической и технологической документации.

Вопрос 3. Постаудит проекта.

Постаудитопределяется как объективная и независимая оценка эффективности и целесообразности расходования средств в процессе реализации проекта. Оценка должна включать реализацию проекта от его утверждения до сдачи в эксплуатацию, а также техническое и финансовое его функционирования после принятия в эксплуатацию. Статистические исследования, проведенные в Великобритании, свидетельствуют, что постаудит регулярно применяется в большинстве проектов 48% из опрошенных фирм.

Постаудит направлен на реализацию следующих основных целей:

1) повышение качества существующих инвестиционных решений. Возможность того, что методы, рассуждения и предположения, которыми руководствовался менеджер, могут быть подвергнуты аудиту в будущем, может рассматриваться как стимулирующий фактор, который побуждает менеджера к улучшению качества и достоверности информации.

2) повышение качества будущих инвестиционных решений. Постаудит должен обеспечить своевременную обратную связь и предоставить информацию относительно того, почему проекту не удалось достичь обещанного уровня и, таким образом, уменьшить вероятность неудачи при реализации будущих проектов;

3) инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты.

Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффективность проектной деятельности.

Источник

Завершение проекта

Завершение проекта или фазы

Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы. При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, руководитель проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.
Это включает в себя все действия, необходимые для административного завершения проекта или фазы, включая пошаговые методики, направленные на:

Завершение проекта или фазы: входы, инструменты, методы и выходы

Блок-схема данных при завершении проекта или фазы

Завершение проекта или фазы: входы

План управления проектом
Описан ранее.

Принятые результаты
Результаты, которые были приняты в рамках процесса подтверждения содержания

Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:

Завершение проекта или фазы: инструменты и методы

Экспертные оценки
Экспертные оценки применяются при проведении действий по административному закрытию. Эти эксперты подтверждают, что закрытие проекта или фазы производится в соответствии с необходимыми стандартами.

Завершение проекта или фазы: выходы

Передача конечного продукта, услуги или результата
Выход относится к передаче конечного продукта, услуги или результата, для производства которого был санкционирован проект (или в случае закрытия фазы это относится к промежуточному продукту, услуге или результату данной фазы).

Обновления активов процессов организации
Активы процессов организации, которые обновляются в результате процесса завершения проекта или фазы, включают в себя, среди прочего:

Источник

Закрытие проекта

Особенности и содержание заключительной фазы проекта, главные задачи его закрытия: сворачивание, оценка результатов и качества управления, извлечение уроков ретроспективным методом. Принципы реализации управленческих операций по закрытию проекта.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Задачи закрытия проекта

Каждый проект неизбежно заканчивается. Но кто из участников проекта захочет специально этим заниматься? Задачи выполнены. Полномочия можно передавать. Каждый думает о том, что его ждет, и надеется, что это будет новый волнующий проект. Между тем тщательное управление стадией закрытия не менее важно, чем управление любой другой стадией проекта. По нашим наблюдениям, компании, которые умело осуществляют закрытие и анализ, в дальнейшем процветают. Это те компании, которые не имеют проектов, продолжающихся бесконечно долго, и которые не повторяют ошибок.

Заключительная фаза проекта включает неприятно большое количество заданий. В прошлом и на небольших проектах обязанностью менеджера проекта было проконтролировать, чтобы все задания были завершены и не было нерешенных вопросов, так называемых «свободных концов». Этот подход уже не актуален в наши дни. Сегодня в проектных организациях, в которых много проектов выполняются одновременно, ответственность за задачи по закрытию распределены между менеджером проекта, проектными командами, офисами по управлению проектами, надзорным органом и независимым экспертом по извлечению уроков ретроспективным методом. Многие задания накладываются друг на друга, происходят одновременно и требуют координации и сотрудничества среди указанных сторон.

Три главные задачи закрытия проекта:

2. Оценка результатов (хода проекта) и качества управления проектом. Оценивается эффективность команды, отдельных членов команды и проект-менеджера. Продавцы и заказчик могут дать свои данные. Оценка главных игроков дает важную информацию на будущее.

Не все проекты получают четкое определение «завершен» и сдаются заказчику. Безотносительно к условиям, по которым проект заканчивается, сам процесс закрытия однотипен, хотя итоги могут быть самыми разными.

2. Типы закрытия проекта

управление заключительный проект

На некоторых проектах окончание не такое определенное, как надеялись. Хотя в документе об объеме проекта может быть четко сформулировано окончание проекта, фактическое окончание может этому и не соответствовать. К счастью, большая часть проектов все же имеют определенное окончание. Регулярный анализ проектов выявляет те из них, окончания которых будут отличаться от плана. Различные типы закрытий исходя из причин определены ниже.

Раньше положенного срока. Для некоторых проектов возможна такая ситуация: досрочное завершение, когда некоторые части проекта исключаются. Например, в проекте развития нового продукта менеджер по маркетингу может настаивать на производстве моделей перед испытаниями:

«Я должен прямо сейчас взглянуть на новый продукт, даже если он еще не совершенен. Ранний выход на рынок будет означать большую прибыль! Уверен, что мы сможем продать огромное количество. Если не сделать это сейчас, другой возможности уже может не быть!»

Этим осуществляется давление на проект, с целью завершить его быстрее и начать производство. Прежде чем поддаться этой форме давления, должны быть тщательно проанализированы и оценены высшим руководством и всеми участниками. Последствия и риски, которые ассоциируются с этим давлением. Слишком часто преимущества иллюзорны, опасны и несут большие риски.

3. Операции по закрытию проекта

Многие проблемы для менеджера проекта и членов команды остались позади. Для менеджера проекта и участников операции по сворачиванию проекта, без которых нельзя его завершить, часто бывают проблематичными. Это то же самое, что спросить после вечеринки: «Есть добровольцы сделать уборку?» Большая часть работ рутинна и скучна. Мотивация может стать проблемой номер один. Например, отчет о передаче оборудования и составление окончательных отчетов выглядят «тупой» административной работой для профессионалов проекта, так как они индивидуалисты, ориентированные на действия. Проблема для менеджера проекта заключается в том, чтобы заставить команду все же думать об оставшейся работе и сдаче заказчику. Передав участникам план / график закрытия и анализа заранее, вы тем самым:

1) сделаете так, что команда примет факт, что проект рано или поздно окончится, и

2) подготовите ее к переходу на другие проекты.

1. Получить «добро» от заказчика, что проект принят.

2. «Отключиться» от используемых ресурсов и высвободить их для новых проектов.

3. Объявить о новых назначениях членов команды.

4. Закрыть счета и проверить, все ли счета оплачены.

5. Сдать проект заказчику.

6. Написать заключительный отчет.

Выполнение всех деталей по закрытию проекта может показаться непосильной ношей. Некоторые компании имеют контрольные перечни, включающие более сотни пунктов! Там подробно расписано, что делать с объектами, командами, персоналом, заказчиками, продавцами и самим проектом. Фрагмент такого списка приводится ниже (табл.).

Контрольный перечень вопросов по закрытию проекта

Выполнено или нет (Да / Нет)

Готов ли график роспуска персонала проекта? Утвержден ли он?

Объявили ли членам команды, что они свободны/или получили новое назначение?

Были ли сделаны оценки работы членов команды?

Были ли персоналу предложены услуги по дальнейшему трудоустройству и консультации по карьерному росту?

Был ли проведен анализ работы каждого продавца?

Закрыли ли счета по проекту и оплачены ли они?

Выдал ли заказчик документ по приемке продукта?

Состоялась ли с заказчиком беседа для анализа проекта «вглубь» и его оценки?

Оборудование и объекты

Были ли ресурсы по проекту переданы на другие проекты?

Закрыли ли договоры по аренде оборудования?

Назначена ли дата для анализа по случаю закрытия проекта и извещены ли об этом участники?

Пометьте те задания, которые требуют дальнейшего объяснения

4. Составление окончательного отчета

Окончательный отчет по проекту подытоживает результаты проекта и дает полезную информацию для непрерывного улучшения. Хотя окончательный отчет подогнан под конкретную компанию, его содержание обычно сводится к следующим темам: отчет о выполненной работе, анализ, рекомендации, извлеченные уроки и приложение.

Отчет о проделанной работе. Этот отчет просто освещает ключевые открытия и факты, связанные с реализацией проекта. Например, были или не были достигнуты цели проекта по заказчику. Удовлетворены ли стейкхолдеры тем, что их стратегические намерения реализовались? Как среагировал пользователь на качество и результаты? Задачи проекта использовались, как было задумано, и они дали ожидаемые выгоды? Окончательное время проекта, затраты и объем. Указываются все главные проблемы, с которыми столкнулись на проекте, и как ими занимались, Ключевые уроки, которые извлекли.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Изучение объектов и субъектов в управлении проектов, а также их взаимодействия в процессе реализации проекта. Методы руководства и руководящие меры по обеспечению выполнения проекта. Жизненный цикл проекта и его фазы. Основные участники проекта.

контрольная работа [24,5 K], добавлен 18.02.2017

Содержание бизнес-плана инвестиционного проекта. Управление стоимостью проекта. Рынок информационных систем. Расчет эффективности проекта. Разработка и оценка проекта информационной системы «Золотой фонд молодых специалистов Московской области».

дипломная работа [791,5 K], добавлен 21.03.2011

Сущность и требования к проектам в социальной работе. Фазы жизненного цикла проекта. Анализ создания и системы управления основными функциями проекта на примере проекта ГБОУ ЦВР «Раменки». Основные пути эффективного внедрения социального проекта.

курсовая работа [51,4 K], добавлен 14.11.2016

Основные задачи оценки инновационного проекта, собирание и анализ сведений о перспективности управленческих решений, организованных в проект. Оценка экономической эффективности проекта, рисков, внешних условий. Критерии оценки инновационного проекта.

доклад [15,5 K], добавлен 18.07.2010

Классификация базовых понятий управления проектами. Отличие проекта от производственной системы. Жизненный цикл и фазы проекта. Процессы управления проектом, исполнения и контроля, анализа. Примерная команда проекта, его внешнее и внутреннее окружение.

курсовая работа [266,4 K], добавлен 17.11.2013

Основные понятия и принципы управления проектами. Критические работы и пути. Расчёт резервов времени проекта. Модифицированный вариант диаграммы Ганта. Создание проекта и установка параметров. Разработка сетевого графика проекта. Оценка стоимости проекта.

курсовая работа [804,0 K], добавлен 14.01.2011

Общее понятие о жизненном цикле проекта. Основные процессы управления проектом. Анализ жизненного цикла и процессов нефтегазового проекта на примере проекта деятельности ОАО «ЛУКОЙЛ». Оценка фазы жизненного цикла проекта и рекомендации по управлению ним.

курсовая работа [566,3 K], добавлен 13.01.2014

Источник