замена дополнительного отпуска денежной компенсацией допускается в случае
Особенности замены отпуска денежной компенсацией
Каждый работник имеет право уйти в отпуск раз в год. А можно ли заменить этот отдых денежной выплатой? Законодательством установлена нормативная величина ежегодного отпуска. Существует в ТК РФ и понятие дополнительного отпуска. В некоторых случаях весь отпуск или часть его могут заменяться денежным эквивалентом.
В каких случаях можно заменить отпуск деньгами
Право на отдых, в том числе и в период ежегодных оплачиваемых отпусков, устанавливает ТК РФ. Продолжительность отдыха должна быть не менее 28 дней в году (ст. 21, 115 ТК РФ). Право на отдых является одновременно и обязанностью работника: получить вместо отпуска денежный эквивалент, продолжая работу, он не может.
Вместе с тем, некоторым категориям работников положен более длительный ежегодный отпуск либо дополнительный.
К примеру, работники-инвалиды имеют право отдыхать более длительно — не менее 30 дней в году (ФЗ-181 от 24/11/95 г.), а работники с ненормируемым режимом труда, трудящиеся на Крайнем Севере, имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).
Могут устанавливаться такие дополнительные выходные и локальными актами компании, предоставляться и оплачиваться по инициативе администрации.
Разница между установленной нормой отпускных дней (28) и более длительным отпуском, предоставленным работнику, может по его желанию компенсироваться. Отпуск в 28 дней или его часть не заменяется денежной компенсацией, за исключением случая, когда работник увольняется, не успев уйти в отпуск за проработанный ранее период.
Дополнительные отпуска, однако, не во всех случаях закон позволяет заменить компенсацией.
Бывают ситуации, когда работник, не пользуясь отпуском течение 2 лет, рассчитывает получить деньги за весь этот период или его часть: к примеру, отгулять 28 дней, а за оставшееся время, которое ему «должна» фирма, получить деньги. Однако компенсацию ему начислить в данном случае нельзя.
Законодатель позволяет «взять деньгами» все те же дополнительные дни за каждый год, все сразу или частями, а период по 28 дней за каждый год – отдыхать (абз. 2 ст. 126 ТК РФ). Конечно, это возможно только при условии, что эти дни ему положены по закону. Разберем указанные ситуации более подробно и рассмотрим порядок оформления денежной компенсации отпуска.
Дополнительный отдых
Дополнительный отпуск (аналогично и более длительный отпуск) для определенных категорий работников – одна из возможностей заменить время отдыха денежной выплатой. Администрация правомочна пересчитать работнику период отдыха, превышающий 28 дней, и оплатить только по его заявлению.
Следует иметь в виду, что даже при желании работника запрещено компенсировать дополнительный отпуск или его часть следующим категориям граждан:
Они могут получить деньги вместо отпуска в единственном случае — при увольнении.
Какие условия работы считаются вредными и опасными, говорится в ст. 117 ТК РФ, абз.1. Относительно «вредников» надо помнить, что минимальный дополнительный отпуск, который им положен, – 7 дней. Этот период компенсировать нельзя, как и сказано выше. Однако ст. 117 ТК РФ предусматривает возможность более длительных дополнительных отпусков для этой категории работников.
Они могут быть закреплены в (меж)отраслевых соглашениях, колдоговорах, допсоглашениях к договору с работником. Часть, превышающую минимальный размер дополнительного отпуска, можно компенсировать. Размер компенсации и механизм ее расчета также устанавливаются соглашениями отраслевого и межотраслевого характера, колдоговором.
На заметку! Исходя из смысла ст. 126 ТК РФ, оплата части отпуска работнику не является обязанностью работодателя, а только его правом.
Приказ о начислении компенсации издается на основании заявления сотрудника. Компенсируют отпуск на основании среднего заработка за год, как и при расчете компенсации в момент увольнения.
Увольнение
Увольнение – один из случаев, когда денежная выплата заменяет неиспользованный ранее отпуск всем категориям работников. Она начисляется за весь период неиспользованного ежегодного отдыха, суммарно (абз. 1 ст. 127 ТК РФ).
Важно! Сотрудник может получить компенсацию вне зависимости от причины, по которой он был уволен (даже если речь идет, к примеру, о нарушении трудовой дисциплины).
Компенсируют отпуск только гражданам, проработавшим в фирме более 1⁄2 месяца. Напомним, что отпуск как таковой предоставляется работнику только через 1⁄2 года работы (письмо №5921-ТЗ Роструда от 31/10/08 г.).
За полный год начисляется компенсация, если гражданин отработал 11 месяцев. Если предприятие ликвидируется, происходит сокращение штатов, сокращается объем работ и пр. и работник вынужден уволиться, ему следует начислить компенсацию за полный год уже при стаже работы от 5 1⁄2 до 11 месяцев (правила №169 об отпусках от 30/04/1930 п. 28).
В иных случаях компенсация начисляется с учетом стажа работы – по 2,33 дня за месяц работы. Период менее 1⁄2 месяца в расчет не берется, а более – принимается за полный месяц. Возможно, работник уже использовал часть отпуска до увольнения. Эти дни надо вычесть из расчета. Далее рассчитывается средний заработок за день.
Если год до увольнения полностью отработан, заработную плату делят на 12 и на среднее число дней месяца — 29,3 (ст. 139 ТК РФ ч. 4).
Если были отработанные не полностью месяцы, расчет ведется по другой схеме:
Среднедневной заработок умножают на рассчитанное число календарных дней причитающегося отпуска. При расчете следует исключить периоды и суммы (по тексту Положения №922 от 24/12/07 г., утв. Правительством РФ), когда человек:
Компенсация выдается в день увольнения, а если человек по графику отсутствовал – на другой день после его просьбы выдать деньги (ст. 140 ТК РФ).
Компенсацию за отпуск при работе по ГПД гражданин не получает, поскольку отпуск в данном случае ему не положен – отсутствует факт трудовых отношений, такой договор не подпадает под действие ТК РФ.
На заметку! Выдача компенсационной выплаты за неиспользованный отпуск увольняемому сотруднику – это обязанность компании (ст. 127 ТК РФ).
Документы
Как уже говорилось ранее, компенсация может быть получена сотрудником на основании его заявления. В нем обязательно должна быть информация:
Если гражданин увольняется, ему сразу начисляют компенсацию за период отдыха, который он не успел использовать. Заполняется ф. Т-61, записка-расчет. Заявление не оформляется. Если же он решил не получать деньги, а побывать в отпуске и уволиться, требуется написать заявление (ст. 127 ТК РФ). Затем издают приказ по кадрам и выдают компенсацию.
Компенсация за отпуск: когда отдых можно заменить деньгами?
Каждый работник, согласно Трудовому кодексу, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Лишь в некоторых случаях отдых можно заменить компенсацией — например, при увольнении. До 2018 года вопрос о ее размере вызывал споры. Но Конституционный Суд обозначил свое мнение, расставив все точки над «и».
«Обмен» отпуска на деньги допускается только в двух случаях:
В каждой ситуации бывают нестандартные вводные, поэтому остановимся на них подробнее.
Что делать, если накопилась задолженность по отпускам
У работников нередко накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как с ними разобраться? Достаточно ли компенсировать неиспользованный отпуск деньгами?
Ст. 126 ТК РФ устанавливает основную норму по отпускам: каждому гражданину РФ гарантированы 28 дней отдыха за отработанный год. И он должен использовать эти дни «в натуральном виде».
Таким образом, если у работодателя есть задолженность, например, в 100 дней отпуска, потому что сотрудник уже 4 года не отдыхал, то заменить эту задолженность компенсацией просто так он не может. Только если работник увольняется. И в случае увольнения работодателю придется выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, то есть за 4 года.
Компенсация за отпуск и претензии налоговиков
При выплате большой компенсации работодатель рискует вступить в спор с налоговиками. С их стороны может возникнуть вопрос: почему компенсация за все 4 года была отнесена в расходы по налогу на прибыль?
Дело в том, что в соответствии со ст. 255 НК РФ при расчете налога на прибыль в расходы на оплату труда нужно относить только компенсацию в соответствии с трудовым законодательством. При этом трудовое законодательство прямо запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).
Как правило, через суд работодатель оспаривает действия налоговиков, ссылаясь на ст. 127 ТК РФ, которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.
Компенсация части отпуска при условии наличия дополнительного
Если работник собирается продолжать работать в компании, то заменить компенсацией ему можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней. Такая компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной отпуск — более 28 дней. К ним относятся:
Также есть категории работников, которым положены по закону ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска:
Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых обстоятельств. При этом условия и порядок предоставления таких отпусков прописывается коллективными договорами или локальными нормативными актами.
Стоит отметить, что замена части отпуска денежной компенсацией является не обязанностью, а правом работодателя. Поэтому он может отказать в компенсации. Эта позиция сформулирована, в частности, в Определении Верховного Суда Республики Коми от 15.08.2011 № 33-4410/2011).
В ч. 3 ст. 126 ТК РФ обозначены категории работников, в отношении которых не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:
Компенсацию за отпуск все эти работники могут получить только в одном случае — при увольнении.
Минимальная продолжительность дополнительного отпуска составляет 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Однако конкретная продолжительность такого отдыха устанавливается трудовым договором на основании отраслевого соглашения и коллективного договора.
Та часть отпуска, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена компенсацией. Для этого работнику нужно написать заявление. Кроме того, условие о замене дополнительного отпуска деньгами должно быть отражено в отраслевом соглашении или коллективном договоре.
Работнику, подвергшемуся воздействию радиации в результате чернобыльской катастрофы, неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск замене компенсацией не подлежит (предоставляется на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Компенсация при увольнении
В Трудовом кодексе нет правила исчисления компенсации при увольнении. Поэтому работодателям следует ориентироваться на старый документ – Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
В Правилах важно обратить внимание на п. 35, где указано, что «при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».
В связи с этим правилом может возникнуть вопрос: как отсчитывать половину месяца в феврале, в котором, как известно, 28 дней? Нужно ориентироваться не на календарный, а на рабочий месяц, так как отпуск предоставляется за рабочий год.
Допустим, вы приняли работника на работу 17 сентября 2020 года. С 30 ноября 2020 года он увольняется. Работодателю нужно посмотреть, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09.20 по 16.10.20 и с 17.10.20 по 16.11.20. А третий месяц сотрудник отработал с 17.11.20 по 30.11.20, поэтому, согласно п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», компенсацию нужно платить только за два месяца.
Позиция Конституционного Cуда о компенсациях
Постановление Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П окончательно дало ответ на два ключевых вопроса, связанных с компенсациями за отпуск:
Позиция КС такова, что требование компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении не зависит от количества времени, которое прошло с рабочего года, когда сотрудник не отдыхал. При этом запрос на выплату нужно подать в течение года после увольнения. Ранее по этому вопросу были противоречивые мнения, и в компенсациях часто отказывали даже суды.
В Постановлении КС описывается ситуация с жалобой бывших сотрудников крупной консалтинговой и аудиторской компании. Суды рассматривали их дела с опорой на международные нормы, согласно которым срок для обращения за выплатой меньше по сравнению с Трудовым кодексом. КС не поддержал такой подход.
По Конвенции МОТ отпуск следует использовать в течение 18 месяцев после окончания года, за который этот отпуск полагается. И КС толкует эти правила в пользу работников — как гарантию того, что отпуск не должен откладываться на неопределенный срок. Если работник не воспользовался отпуском в этот период, применение конвенции МОТ не означает, что отпускные дни «сгорают».
Таким образом, при увольнении сотрудник вправе требовать деньги за неиспользованные дни отпуска за все время работы.
Пять нестандартных ситуаций с компенсацией отпуска
Оформление и получение компенсации за отпуск: алгоритм действий
Чтобы получить деньги взамен части отпуска, работнику необходимо написать заявление. Можно воспользоваться образцом.
Получив от работника заявление, работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией. Форма приказа произвольная.
В приказе нужно указать:
Работник знакомится с приказом и ставит подпись. После этого работодатель вносит в личную карточку работника в раздел 8 «Отпуск» сведения о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.
Заполнение остальных граф:
Расчет отпускных в 2021 году: калькулятор
Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия. Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были. Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Замена отпуска денежной компенсацией
Автор: Олеся Лозовая, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2019 г.
Руководствуясь ТК РФ, в частности, ст. 126-127 ТК РФ, вместо ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику может быть предложена денежная компенсация в двух случаях: когда при увольнении у сотрудника имеются дни неиспользованного отпуска и когда при условии замены денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней. Расскажем, как рассчитать компенсацию в отдельных случаях.
Компенсация при увольнении сотрудника
В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении сотрудника организация должна выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Следует обратить внимание на тот факт, что по истечении 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности у сотрудника появляется право на использование отпуска за первый год. Однако сотрудник, проработавший в организации менее 6 месяцев, сохраняет возможность на компенсацию неиспользованного отпуска (апелляционное определение Ростовского областного суда от 18 мая 2015 г. № 33-7240/2015, Письмо Роструда от 31.10.2008 г. №5921-ТЗ, Письмо Роструда от 23.06.2006 г. № 944-6).
Компания обязана выплатить положенную сотруднику сумму в день увольнения, а если в этот день работник не исполнял свои обязанности, не присутствовал на рабочем месте (не работал), то не позднее дня, следующего после предъявления им соответствующего требования (в соответствии с ст. 140 ТК РФ).
Для определения суммы компенсации необходимо выполнить следующие шаги:
Шаг 1. Следует рассчитать количество дней отпуска, положенных сотруднику с учетом его стажа. При этом стоит отметить, что право на полный отпуск 28 дней имеют не только сотрудники, отработавшие полный рабочий год, но и также сотрудники:
проработавшие у данного работодателя не менее одиннадцати месяцев;
сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11месяцев, при условии увольнения в связи с ликвидацией организации или отдельных ее частей и др.
Во всех остальных случаях работнику может быть предоставлен отпуск пропорционально отработанному стажу.
Количество положенных дней отпуска сотруднику можно рассчитать по формуле:
КПСД = ПО/12 х КМОС,
где КПСД – это количество положенных сотруднику дней, ПО – продолжительность отпуска, КМОС – количество месяцев отпускного стажа.
Шаг 2. Далее необходимо отнять от положенного количества дней отпуска уже использованные сотрудником дни.
Шаг 3. Необходимо произвести расчет среднего заработка работника (в соответствии со ст. 139 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922). Данный расчет можно произвести по одной из двух формул.
При условии того, что работник полностью отработал 12 месячный расчетный период, формула имеет следующий вид:
СЗ = (НЗПРП/12/29,3) х ККДО,
где СЗ – это средний заработок, НЗПРП –начисленная заработная плата за расчетный период, ККДО – количество календарных дней отпуска, а 29,3 –среднемесячное количество календарных дней (постоянный показатель, в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
При условии того, что работник один или несколько месяцев отчетного периода отработал не полностью, формула принимает вид:
СЗ = (НЗПОП/(29,3 х НЗПОП + КДНПК)) х ККДО,
где СЗ – это средний заработок, НЗПОП – начисленная заработная плата за отчетный период, КДНПК –количество дней в неполных календарных месяцах, ККДО –количество календарных дней отпуска.
При этом количество дней в неполных календарных месяцах необходимо рассчитать отдельно для каждого месяца:
КДНПК = 29,3/ККДМ х КОКД,
где КДНПК – это количество дней в неполных календарных месяцах, ККДМ – количество календарных дней в месяце, КОКД – количество отработанных календарных дней в данном месяце.
Результаты, полученные по данному показателю за каждый неполный месяц, необходимо суммировать и подставить в формулу для расчета среднего заработка.
Стоит отметить, что средний дневной заработок рассчитывается за последние 12 календарных месяцев (в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ). При расчете среднего заработка не следует принимать во внимание время и начисленные суммы за расчетный период, если:
сотрудник в данный период получал пособие по временной нетрудоспособности в том числе пособие по беременности и родам;
сотрудник не осуществлял трудовую деятельность в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника и др.
Шаг 4. Необходимо умножить полученный средний заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Их произведение представляет собой сумму компенсации сотруднику, которая должна быть выплачена ему.
Помимо прочего сотрудник, который уходит с работы, имеет право воспользоваться отпуском вместо компенсации. Для этого ему необходимо представить письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться данным правом могут все сотрудники за исключением работников, которых увольняют за виновные действия (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
Пример.
Работник устроился на работу в организацию 10.01.2017, а уволился 31.12.2018. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.
За время работы в организации работник использовал:
14 календарных дней отпуска – в июле 2017 года;
14 календарных дней отпуска – в сентябре 2017 года;
14 календарных дней отпуска – в марте 2018 года;
7 календарных дней отпуска – в октябре 2018 года.
Следует рассчитать количество дней отпуска, положенных сотруднику с учетом его стажа в организации. Стаж сотрудника на 31.12.2018 составил 1 год 11 месяцев 22 дня. Таким образом, количество положенных сотруднику дней составит:
Далее необходимо отнять от положенного количества дней отпуска уже использованные сотрудником дни:
Для расчета нам так же понадобится показатель среднего заработка, его в нашем случае мы находим следующим способом:
(125 000/12/29,3) х 28 = 9954
Для расчета положенной компенсации необходимо полученный средний заработок умножить на количество неиспользованных дней отпуска сотрудником:
9954 х 4,66 = 46 385,64
Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска
В соответствии со статьей 126 ТК РФ сотрудник вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это возможно в случае если работнику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).
Вместе с тем есть некоторые особенности, которые важно знать. Например, сотруднику необходимо написать заявление, чтобы получить компенсацию, так как организация не имеет право по своей инициативе заменить работнику часть отпуска компенсацией.
В том случае, если руководством компании было принято решение заменить отпуск денежной компенсацией необходимо составить заявление в свободной форме, с указанием периода, за который предоставляется данная компенсация. Средний заработок в таком случае будет рассчитываться аналогично расчету компенсации за неиспользованный отпуск.
Рекомендуйте статью коллегам:
Комментарии читателей
Этот «Прогрессивный бухгалтер» вместе с Олесей Лозовой урезали у работника 4,68 дня неиспользованного отпуска. Кому нужны эти дебильные консультации. 0 0
Превышающую 28 дней, это значит дополнительный отпуск например (если он не по вредности). 0 0
Коллеги, добрый день. В расчете формулы компенсации действительно была допущена ошибка.
При условии того, что работник полностью отработал 12 месячный расчетный период, формула имеет следующий вид:
СЗ = (НЗПРП/12/29,3) х ККДО, (это показатель, который не должен быть в формуле)
Далее автор приводит пример, который рассчитывается согласно вышеуказанным формулам, из за этого допускает ошибку в расчете. Остальная статья вопросов не вызывает, все описано правильно и в соответствии с законодательством.
Для расчета нам так же понадобится показатель среднего заработка, его в нашем случае мы находим следующим способом:
(125 000/12/29,3) х 28 = 9954
Для расчета положенной компенсации необходимо полученный средний заработок умножить на количество неиспользованных дней отпуска сотрудником:
9954 х 4,66 = 46 385,64
Приносим извинения за допущенную ошибку. 0 0
Так каков в итоге размер компенсации в приведенном примере? 0 0
Статья 126. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 421-ФЗ в статью 126 настоящего Кодекса внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.
Статья 126. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
ГАРАНТ:
См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к статье 126 ТК РФ
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом).
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.