замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией в 1с зуп
Компенсация за неиспользованный отпуск в «1С:ЗУП» ред. 3
Время чтения: 4 мин.
Согласно законодательству, компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель оплачивает в двух случаях:
Следует помнить, что на практике ст. 126 ТК РФ имеются два обстоятельства:
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
2) При увольнении работника, если у него остаются неиспользованные отпуска.
Выплата работнику компенсации за неиспользованный отпуск при его увольнении регламентирована в ст. 127 ТК РФ.
По законодательству отпуск должен предоставляться ежегодно, работники реализуют свое право на отпуск путем получения отпуска в натуральной форме. А при увольнении работнику, как правило, отпуск в натуральной форме предоставить невозможно, выплачивается компенсация.
Опираясь на ст. 114 ТК РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются всем работникам, поэтому положение ст. 127 ТК РФ распространяется на сезонных, временных работников, а также на тех, кто работает по совместительству.
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Все суммы, причитающиеся работнику, в том числе и компенсацию за неиспользованный отпуск, работодатель обязан выплатить работнику в день его увольнения.
Если рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.
Пример №1.
Как в конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней.
1. По ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» проверяем остаток отпуска.
2. Снимаем галочку «Отпуск».
3. На закладке «Дополнительные отпуска» выбираем «Вид отпуска» и заполняем дни компенсации.
В табличной части «Начислено» можно проверить расчет:
Пример №2.
Как в конфигурации «1С:ЗУП» начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.
1. Создаем «Увольнение сотрудника», и в табличной части «Компенсация отпуска» автоматически рассчитываются дни и сумма компенсации за все виды отпуска.
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Денежная компенсация взамен предоставления отпуска
В публикации рассмотрено:
Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией
В каких случаях допускается замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией определено в ст. 126 ТК РФ:
Если компенсируется основной ежегодный отпуск, то количество дней компенсации указывается на закладке Основной отпуск :
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Если необходимо компенсировать дополнительный отпуск, то количество дней компенсации указывается в табличной части на закладке Дополнительные отпуска :
При проведении документа дни компенсации отпуска «списываются» с остатков отпусков.
Суммы начисленной компенсации отражаются на закладке Начислено (подробно) :
Среднедневной заработок рассчитывается по тем же правилам, что и при оплате отпусков.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Спасибо за семинар. Очень познавательно, содержательно и доступно.
Начисление денежной компенсации за неиспользуемый отпуск в 1С: ЗУП ред. 3.1
Практически всех сотрудников организации можно разделить на два лагеря. Одни с нетерпением ждут отпуска, планируя маршрут путешествий и спрашивая у коллег, что им привезти в качестве сувенира? Другие осаждают кадровиков-расчетчиков вопросом: «А можно ли получить денежную компенсацию вместо отпуска?» Вот как раз о второй половине сотрудников и пойдет речь в сегодняшнем материале. Расскажем кто имеет право на компенсацию отпуска денежными средствами и как это отразить в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.
Отпуск – это временное освобождение от работы в будние дни на определённый период времени для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежнего места работы.
Понятие и виды отпусков определяются главой 19 ТК РФ.
Напомним, что существует 2 вида отпусков: ежегодный и дополнительный.
Основной ежегодный оплачиваемый отпуск – это отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, длительность которого обычно составляет 28 календарных дней согласно ст. 115 ТК РФ.
Его длительность может быть увеличена, в этом случае идет речь о так называемом удлиненном основном отпуске. Право на такой отпуск устанавливается Трудовым кодексом, Федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.
Дополнительный ежегодный отпуск предоставляется отдельным категориям работников. Например, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.
Но организации вправе предоставлять дополнительные отпуска и обычным сотрудникам согласно ст. 116 ТК РФ. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Согласно ст. 126 ТК РФ, замена ежегодного отпуска денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника возможна только в 2 случаях:
1) За дни, превышающие дни основного отпуска 28 календарных дней, т.е. дни удлиненного отпуска.
Будьте внимательны! При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Т.е. если сотрудник у вас отработал 2 года, у него есть 56 дней неизрасходованного отпуска (28 дней*2 года), и у него нет удлиненного отпуска или дополнительного, то ни о какой замене отпуска компенсацией речи нет. Вы просто отправляете сотрудника в положенный отпуск.
2) в счет компенсации неизрасходованных дней отпуска при увольнении согласно ст. 127 ТК РФ. Ну тут всё понятно, слишком подробно останавливаться на этом не будем.
Однако есть еще один вариант выплаты компенсации взамен отпуска. Речь пойдет о работниках, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Часть дополнительного отпуска таких работников, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. Это обязательно должно быть прописано в локально-нормативных документах компании, в отдельном соглашении к трудовому договору, а также от такого сотрудника необходимо получить письменное согласие на эту компенсацию.
Остальные категории сотрудников, у которых есть дополнительные отпуска, обязаны их отгулять как положено.
Согласно ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом). Хотите вы, не хотите, а в этих случаях отгулять отпуск все-таки придется.
Вот 3 основных момента, когда сотрудник может получить денежную компенсацию взамен отпуска. Рассмотрим, как это отражается в программе 1С: ЗУП ред. 3.1
Для начала ответим на вопрос: «А где указываются положенные дни отпуска? И как, при необходимости, их изменить?».
Количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник, фиксируется кадровыми приказами.
2. «Кадровый перевод».
При приеме на работу сотрудника, в документе «Прием на работу», вы не можете не заметить поле «Имеет право на ежегодный отпуск (28 дн.)». Это значение установлено в программе по умолчанию.
Для изменения количества дней отпуска нажмите гиперссылку «Редактировать». В открывшемся окне вы можете добавить вид необходимого отпуска или изменить количество дней основного отпуска, положенного сотруднику.
Если сотрудник уже работает на предприятии и ему необходимо изменить количество положенных ему дней отпуска, то сделать это можно документом «Кадровый перевод».
В документе установите галочку «Изменить право на отпуск», нажмите «Редактировать» и в открывшемся окне измените данные о количестве дней или добавьте новый вид отпуска («Добавить»).
Начисление компенсации отпуска за дни, превышающие 28 дней обычного ежегодного оплачиваемого отпуска
Пример: Сотрудница Белкина Т.Е. является инвалидом. Ей, согласно ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ предоставляется ежегодно оплачиваемый основной отпуск в размере 30 дней. В течение нескольких лет работы она отгуляла не все накопленные дни отпуска, копила их. В текущем году она пошла в положенный отпуск на 28 дней в июне 2020 года, а в сентябре 2020 г. написала заявление на получение денежной компенсации отпуска за 3 дня накопленного, так называемого удлиненного отпуска.
Компенсация отпуска вводится документом «Отпуск» в разделе «Зарплата».
Шаг 1. Создайте документ «Отпуск» и заполните шапку: месяц начисления, дату документа, укажите сотрудника.
Галочку «Отпуск» не устанавливайте.
Шаг 2. В разделе «Вид времени (ОТ)» установите галочку – «Компенсация отпуска» и задайте количество дней, в нашем примере – 3 дня.
Период, за который предоставляется компенсация отпуска», установится автоматически при условии, что учет в программе вели ранее. Если вы только начали вести учет, то заполните эти данные самостоятельно.
Исходя из данных расчета среднего заработка, программа автоматически начислит компенсацию отпуска и отобразит суммы начисления и удержания в нижней части документа.
Шаг 3. Перейдите на закладку «Начислено (подробно)».
Здесь отражено начисление «Компенсация отпуска (Отпуск основной)».
Шаг 4. Проведите документ по кнопке «Провести».
Компенсация отпуска отражена и в расчетном листке сотрудника.
Как посмотреть использование дней отпуска сотрудника?
В документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» посмотрите отчет «Как сотрудник использовал отпуск?».
В отчете наглядно видно, что три дня компенсации уменьшили количество использованных дней отпуска.
Посмотреть сведения об использовании отпуска можно и в карточке сотрудника в разделе «Отсутствия».
В этом разделе отображаются остаток отпуска и, нажав гиперссылку «Справка по отпускам сотрудника», можно получить отчет об использовании дней отпуска как мы рассмотрели выше. В списке документов и документ, которым мы начислили компенсацию дней отпуска.
Начисление компенсации для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (мы писали об этом в начале статьи), осуществляется аналогично.
Компенсация отпуска при увольнении
Пример: сотрудник Грушевский С.И. уволен 14 сентября 2020 г. Ему положена компенсация за период работы с 10.10.2019 по 14.09.2020 года, за неиспользованные 14 дней отпуска.
Компенсация отпуска при увольнении в программе 1С: ЗУП начисляется в документе «Увольнение».
На закладке «Компенсация отпуска» программа автоматически рассчитает и установит количество дней неиспользованного отпуска. Если в программе учет начали вести недавно, пользователь самостоятельно рассчитывает и устанавливает количество дней.
Шаг 2. На закладке «Начисления и удержания» отразится сумма «Компенсация отпуска (Отпуск основной)».
В открывшемся окне отобразится информация по расчету среднего заработка. Она определяется автоматически из введенных в программу данных. При необходимости ручного исправления установите переключатель в положение «Задается вручную» и дополните сведения о зарплате сотрудника и отработанных днях.
Шаг 4. Сохраните документ – «Провести и закрыть». Компенсация отпуска при увольнении начислена.
Автор статьи: Ольга Круглова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Сложные случаи расчета отпускных в 1С
Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.
Больничный во время отпуска
Пример.
Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).
В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.
Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.
Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.
Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.
Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».
Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Отпуск с последующим увольнением
Пример.
Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.
Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.
В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).
Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.
Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск
Пример.
Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.
Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.
Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.
Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.
Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».
Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.