запись учетных данных о документе по установленной форме фиксирующая факт его создания отправления
Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)
Содержание:
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.
Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации
Журнальная регистрация
Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация
Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
расписка исполнителя в получении документа;
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация
Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.
Регистрация документов. Регистрация документов– запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания
Регистрация документов– запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учёта, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их приём и передачу.
Документы регистрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции.
После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.
Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
· наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· дата или индекс поступление;
· заголовок к тексту (краткое содержание документа);
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
· внутренняя переадресация документов по исполнителям;
· по тематическому классификатору;
· количество листов документа;
· должностное лицо, поставившее документ на контроль;
· промежуточные сроки исполнения;
· перенос сроков исполнения;
· срок хранения документа;
· статус документа (проект, версия);
· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации.
Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передаётся ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации.
Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закреплённые за определёнными сотрудниками организации.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполнения, не регистрируются.
Регистрация документов: подход со всей ответственностью
«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2011, N 8
Довольно часто в нашу редакцию поступают письма с вопросами о том, каким образом следует присваивать номера письмам, приказам, протоколам и прочим документам, которые создаются в кадровом делопроизводстве компании. В связи с этим в данной статье расскажем, зачем нужно присваивать номера документам и как это правильно сделать, уделив особое внимание приказам.
Зачем нужно регистрировать документы?
В соответствии с п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация документа в делопроизводстве имеет существенное значение (например, присвоение номера (индекса) документу облегчает его поиск). Но это не самая главная причина. Регистрация документа придает ему юридическую силу, так как фиксирует его создание или получение. Например, вы получаете письмо. Чтобы подтвердить данный факт, необходимо зарегистрировать письмо и присвоить ему входящий номер.
То есть отдельно регистрируются входящие и исходящие письма, приказы по личному составу, акты и пр.
Обратите внимание! Документы, поступившие в отдел кадров от секретаря (офис-менеджера), повторно не регистрируются.
На практике отдел кадров регистрирует следующие документы:
Кроме того, регистрация документов позволяет сохранять их. Если в регистрационной форме зарегистрировано 209 приказов, то и при формировании дела их должно быть 209.
Иногда возникает вопрос о том, нужно ли регистрировать заявления работников, докладные и служебные записки, представления и иные подобные документы. Да, нужно, ведь такие документы требуют исполнения и являются основанием для издания приказов. Однако в локальном акте о делопроизводстве можно закрепить перечень документов, которые не требуют регистрации. К ним относятся поздравительные письма, программы проведения семинаров и подобные документы, которые не требуют исполнения и ответа. Если в компании нет инструкции, такой список можно ввести в действие приказом руководителя.
Как присвоить номер (индекс) документу?
Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, называется регистрационным индексом.
На практике в регистрационный номер входят:
Примечание. Помните, что регистрационный индекс не может повторяться в течение года.
Нумерация приказов
В любом случае с началом нового календарного года регистрация приказов начинается с присвоения номера 1. Дальнейшие приказы нумеруются по нарастающей.
Отметим, что различные виды приказов по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому рекомендуем разделять их и, соответственно, добавлять в индекс приказа иные обозначения. Например, к приказам долгосрочного хранения (75 лет) можно добавлять следующие буквенные индексы:
Если организация небольшая, ей следует завести три журнала регистрации приказов: для приказов по основной деятельности, для приказов по личному составу с длительным сроком хранения и для приказов по личному составу с кратковременным сроком хранения.
Где регистрировать документы?
В настоящее время самой распространенной формой регистрации документов, в том числе приказов, является журнал, или книга. Это достаточно удобно, так как все сведения о регистрации систематизированы в одном (нескольких) журнале, из которого невозможно изъять данные или внести запись задним числом. И даже при наличии современных программных продуктов и все более распространяющегося электронного документооборота кадровики предпочитают именно журнальную форму регистрации.
Конечно, при такой форме регистрации может возникнуть трудность с поиском документа: если не знать дату или номер, придется пролистывать весь журнал.
Итак, журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами. Он ведется до полного заполнения. На обложке каждого журнала регистрации необходимо указать наименование организации, заголовок, дату заведения (дату окончания проставляют после полного заполнения журнала). Приведем пример.
Формы журналов (книг) регистрации разрабатываются работодателем самостоятельно. Например, журнал регистрации внутренних документов может выглядеть следующим образом.
Если необходимо внести какие-либо другие данные, можно включить дополнительные графы.
Однако формы некоторых регистрационных журналов приведены в нормативных актах. В частности, Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
В соответствии с п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» все организации, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны вести журнал учета проверок, форма которого утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.
Также работодатель обязан вести журнал, в котором регистрируется проведение всех видов инструктажей по охране труда. Форма его не утверждена, но п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций установлены обязательные графы: подписи инструктируемого работника и инструктирующего и дата проведения инструктажа.
Утвержден Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29.
В любом случае журнал регистрации должен быть защищен от изъятия страниц или вложений. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с надписью о количестве листов в журнале с оттиском печати отдела кадров (организации).
Для них действуют Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.
В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.
Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа.
Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:
Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).
Регистрационный номер служит единым понятием, которое используют разные организации, вне зависимости какая система учета, классификации и идентификации применяется в их делопроизводстве и в СЭД.
Принцип однократной регистрации
Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, говорят о том, что регистрация документов должна быть однократной:
3.4.1. … При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.
При этом рекомендательно они могут использоваться для построения системы документооборота компаний с госучастием и для любых коммерческих структур.
Повторная регистрация документа
Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.
Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.
Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, то есть документов, поступающих от организаций и граждан. Например, при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает позднее.
Основная причина использования повторной регистрации заключается в отсутствии удобных средств поиска и в потребности учета документов, поступающих для работы в конкретное подразделение. К такому часто прибегают из-за отсутствия специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами – проще говоря СЭД.
Если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями сведения о передаваемом документе приходится вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.
Недостатки повторной регистрации документа
Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.
А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при подготовке ответа на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер необходимо указывать.
Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение.
Регистрация документов в СЭД
СЭД позволяют отказаться от дублирования регистрационно-контрольных карточек в большинстве случаев и двойной работы, при этом выдержать высокие стандарты документационного обеспечения управления. СЭД позволяют отслеживать полный цикл работы с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде.
Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается РКК, в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа.
РКК, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т.д. Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РКК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями.
При этом СЭД могут и не запрещать двойную регистрацию документов. Поэтому может возникнуть ситуация, когда даже при использовании СЭД в организации используют двойную регистрацию. Рассмотрим типичные кейсы и рекомендации по оптимальному построению процесса.
Кейс 1. Документы, доставленные разными способами
Если ранее уже поступавший и зарегистрированный документ, поступает в организацию но другим способом доставки, то такие документы повторно не регистрируются.
Рекомендация
Нужно найти первоначальную РКК в СЭД и в ней отразить, что поступил оригинал или копия документа и дату поступления. Чтобы избежать дублей пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.
Кейс 2. Документы, поступившие в разные места регистрации
Если бумажный документ поступил на новое место регистрации (например, территориально удаленное подразделение), то там он регистрируется под тем же номером: создается новая РКК с таким же номером, но с новой датой и новым местом регистрации.
Таким образом повторно осуществляется регистрация, только чтобы отразить факт поступления бумажного документа на другое место регистрации. В любом случае при поступлении документа в организацию его регистрационный номер должен быть один, не зависимо от количества мест регистрации.
Рекомендации
Чтобы избежать дублей и правильно заполнить номер пользователь или СЭД автоматически может найти соответствующую РКК.
С внедрением системы электронного документооборота нужно стараться по максимуму сокращать места регистрации. Оставлять только в том случае, если на это место регистрации поступают бумажные документы напрямую, минуя другие места регистрации.
Благодаря единой СЭД сотрудники могут с лёгкостью использовать один электронный документ в разных подразделениях, разделённых огромными расстояниями.
СЭД позволяет минимизировать внутреннюю бумажную переписку.
Кейс 3. Документооборот холдинга и его дочерних организаций
И хотя холдинговые структуры, как правило, предполагают общие стандарты и принципы работы, гражданский кодекс разные юридические лица трактует как разные субъекты права. Соответственно каждое юридическое лицо ведет свое делопроизводство (хоть и на общих принципах) и самостоятельно ведет регистрацию и хранение документов.
Официальное письмо одного предприятия холдинга в другое с точки зрения переписки является двумя учетными делопроизводственными единицами: исходящим письмом для первой компании и входящим письмом для второй компании. И, соответственно, имеет номер документа, присвоенный в первой компании и регистрационный номер, присвоенный во второй компании. То есть хотя по содержанию эти два объекта и идентичны, но по сути и реквизитному составу это два разных письма. И это не является повторной (двойной) регистрацией. Так ГСДОУ, говоря о запрете повторной (двойной) регистрации, понимает под этим регистрацию в пределах одного юридического лица.
Далее это письмо должно быть учтено в делах обоих организаций (и при этом вполне возможно будет иметь разные сроки хранения). И тот факт, что эти две организации работают в рамках одной информационной системы, ничего не меняет. То есть официальный документооборот между предприятиями холдинга должен строится на тех же принципах, что и документооборот с любым другим корреспондентом.
Рекомендации
Технически и организационно если предприятия холдинга используют одну СЭД, можно и нужно оптимизировать документооборот между ними:
Кейс 4. Документооборот между госорганами разного уровня
Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.
Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.
Кейс 5. Финансовые документы и другая специализированная информация
В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.
Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:
Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.
При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.
Выводы
Итак, в настоящее время Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (двойная) регистрация: