заполнение журнала ведения трудовых книжек образец
Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.
Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).
Для осуществления такого учета нужно вести:
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).
Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Итоги
С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.
Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
uchet_trudovyh_knizhek_s_1_sentyabrya_2021_goda.jpg
Похожие публикации
С 1 сентября 2021 г. обновляются правила оформления трудовых книжек. Изменения регламентированы Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н. Нормативный акт распространяет свое действие только на бумажные трудовые книжки, ответственность за ведение которых возложена на работодателей. Новый приказ с 01.09.2021 г. отменяет действие «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Ведение и учет трудовых книжек в 2021 году – что изменится с 1 сентября
Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.
Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.
Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:
Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года
Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.
По обновленным правилам журнал или книга учета движения трудовых книжек может не соответствовать унифицированной форме, работодатель сам решает, какие графы и разделы должны присутствовать в этом учетном регистре. Но это не значит, что с 1 сентября все работодатели обязаны перестать вести книги и журналы, оформленные по старым образцам, и заводить обновленные формы. Работодатель может продолжать вести учетные журналы унифицированной формы до их окончания, и лишь затем вводить в действие самостоятельно разработанные новые учетные книги – такого мнения придерживается и Роструд.
Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.
Для самостоятельной разработки новой формы журнала по учету трудовых книжек образец можно использовать унифицированный, внеся в него необходимые изменения (пример заполнения формы приведен в статье на нашем сайте).
Что должна содержать книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним:
Учет новых трудовых книжек и вкладышей (чистых бланков) ведется в отдельной книге. То есть работодатель, как и прежде, ведет одну книгу, посвященную уже заведенным трудовым книжкам, а вторую по учету чистых бланков. Оба журнала наниматель теперь вправе вести по самостоятельно разработанному шаблону. В книгу учета новых бланков заносятся данные по оприходованию приобретенных книжек, фиксируются все случаи их расходования с обозначением серии и номера использованного документа.
Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как документы строгой отчетности. Поэтому приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность трудовых книжек, чистых бланков и вкладышей к ним. Именно этот работник и будет заниматься ведением учета по трудовым книжкам. В случае порчи новых бланков трудовых и вкладышей, составляется соответствующий акт. Такой алгоритм действий применяется для возможности снятия с учета испорченных бланков.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.