заполненный табель формы 0504421
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.
Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:
Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)
Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка
Отражение фактических затрат рабочего времени
Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок». Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф. 0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).
Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:
в верхней половине строки – часы отклонений;
в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.
При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:
Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2021 году
Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 — это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени. Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15. Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.
Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс.
Что собой представляет табель учета рабочего времени?
Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.
Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.
Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.
Формы табеля
Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.
На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:
Важно: табель учета в конце месяца должен подписать руководитель предприятия для дальнейшей его передачи бухгалтеру.
Особенности заполнения табеля форма по ОКУД 0504421
Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.
В нем иногда существуют подобные записи:
Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:
В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.
Форма и реквизиты табеля учета рабочего времени
Сама форма 0504421 имеет определенные отличия от прочих.
В первую очередь, в шапке бланка необходимо указывать кроме обязательных идентификационных данных цифровой код вида документа.
К примеру, если документация сдается без изменений от начала ее ведения, то необходимо указать 0 – это значит, что она первичная, если происходят изменения, то указывается цифра согласно количеству изменений.
Первые 4-е графы формы табеля рабочего времени заполняются сразу, в них указывается – ФИО работника, табельный номер и должность, остальные заполняются по мере получения информации.
Если вдруг происходит отклонения от общего режима необходимо в верхней части документа указать данное происшествие в часах, а в нижней поставить букву, которая будет указывать на причину.
Графы 20 и 37 предназначены для обозначения промежуточного и месячного итога.
Больше в таблице не стоит выполнять каких-либо расчетов, все остальные мероприятия по подсчету часов и вычитанию заработной платы проводит бухгалтер.
Особенности некоторых обозначений в форме 0504421
Каждое отсутствие имеет свое обозначение согласно причине.
Отпуск имеет много интерпретаций, так как он может происходить за свой счет, по уходу за ребенком или по графику. Обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени:
Работа с любой отчетной документацией требует предельного внимания и ответственности, для заполнения любой из подобных форм необходимо заранее изучить инструкции и буквенные обозначения, чтобы весь период отобразить в соответствии с требованиями.
Бланк и образец 2017
Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 в excel — скачать.
Скачать образец табеля форма 0504421 при заполнении в 2017 году — скачать.
Как осуществить заполнение табеля рабочего времени?
Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стоило выполнить в 2017 году.
Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени. Если у человека имеется опыт, то такой процесс не будет затруднительным. Но вот новичкам сложно разобраться, куда и что писать.
Заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 образец заполнения
Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.
Основные моменты
Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.
Что это такое
Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – табеля учета рабочего времени.
Назначение документа
Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или компенсация каждому сотруднику. Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.
Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется. Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос (ст. 84.1 Налогового кодекса).
Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:
Правовая база
Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено часть 4 ст. 91 Трудового кодекса России. Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда.
Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности. Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена Постановлением Госкомстата 5.01.2004 года № 1.
Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени
Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно. Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени. Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.
Какие данные вносятся
В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал. Если отражается неявка при отпуске, болезни, командировке, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.
Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12. Их же используют, если заполняется Т-13. Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).
Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ (лист нетрудоспособности, приказ об отпуске и т. д.)
К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая. Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).
Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров. Храниться документ должен в течение 5 лет.
Если же условия труда вредные и опасные, тогда такой срок составит 75 лет. Созданные документы после 2003 года хранят 50 лет (Приказ № 558 от 25 августа 2010 года). Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.
Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:
Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным).
Далее следует отразить период, что считается отчетным:
6 столбец отражает дни и часы за месяц. Указывают данные для начисления заработка таким образом:
Кто его ведет в организации
Данный документ должен заполнять уполномоченный работник. Если фирма имеет не одно подразделение, и время работы учитывается по каждому такому отделу, тогда назначают несколько ответственных лиц.
В законодательстве не указывается, какая должность должна быть у ответственного по ведению табеля. Руководитель может назначать любого специалиста компании, которого пожелает. Ответственными могут назначать даже сторожей.
Сотрудника, который будет нести ответственность за составление табеля учета, должны назначить приказом. Он должен содержать ФИО такого человека и ФИО зама, который будет заполнять форму при отсутствии ответственного работника.
В противном случае начальство не вправе требовать от работника заполнения документа учета рабочего времени. Так как на крупных фирмах назначается несколько ответственных лиц, они должны в течение месяца заполнять документ, затем передать его руководителю подразделения для проставления подписи.
Такой начальник перепроверит сведения и передаст табель в отдел кадров. Кадровики сверят сведения, заполнят свою документацию, основываясь на них, и передадут бланки бухгалтеру. Если компания не большая, такую цепочку не соблюдают. Табель ведется кадровиком. Затем он передается бухгалтерии.
Виды форм (Т-12, Т-13)
Бланк Т-13 имеет только один раздел, в котором фиксируется явка работников в автоматическом режиме.
Компания сама выбирает, какой способ ей более подойдет. Если на фирме длительность рабочего дня постоянная, тогда предпочитают второй вариант.
Если учет рабочего времени суммированный, тогда нужна сплошная регистрация. Форма Т-13 применяется в компаниях, где есть специальные турникеты – автоматизированные системы, что будут контролировать явку персонала.
Бланк Т-12 – универсальный. Табель учета может быть:
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
Для правильного начисления заработной платы необходимо вести точный учет количества отработанного сотрудниками времени. Для этого организации пользуются специальным табелем учета рабочего времени.
Но многие работодатели, особенно в небольших организациях, пренебрегают данным документом, что является нарушением трудового законодательства и может повлечь наложение штрафа контролирующими органами.
В статье расскажем, какое время понимается под рабочим, кому поручить ведение табеля учета рабочего времени, можно ли вести данный документ в электронном виде и как правильно его заполнять.
Какое время называют рабочим?
Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.
Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:
Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.
Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч.
Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников.
Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).
Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Табель учета рабочего времени — это специальная таблица, с помощью которой работодатели контролируют отработанные сотрудниками часы и дни. Вести его разрешено по нескольким разным формам.
Какую форму табеля выбрать
Из имеющихся форм наниматели вправе воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004.
Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)
Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизировано)
Приказом Минфина России №52н от 30.03.2015 утверждена отдельная форма табеля учета рабочего времени с номером по ОКУД 0504421, которая обязательна для:
Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421
В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.
Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2021 году позволяет определить:
На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.
Требования к оформлению форм
Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.
Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:
Пошаговая инструкция по заполнению Т-12
Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как вести табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.
Блок 1
Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.
Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.
Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.
Шаг 3. Вносим восьмизначный код.
Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.
Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.
Блок 2
Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.
Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.
Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.
Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.
Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.
Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).
Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:
В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.
Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.
Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.
Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.
Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.
Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.
Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.
Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.
Так выглядит образец, как правильно заполнять табель учета рабочего времени по форме Т-12
Инструкция по заполнению формы Т-13
Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.
Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России №ММВ-7-11/ [email protected] от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.
пособие по временной нетрудоспособности
Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10–13, указывая обобщенные данные.
Графы 7–9 даны для указания:
Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).
Заполненный пример формы Т-13
На примере видно, что для каждого работника допустимо указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7–9 повторяются.
Что касается корреспондирующего счета, то его указывают только 1 раз — над графами 7–9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой это тоже не посчитают.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как вести учет отработанного периода госпредприятиям
Табель учета рабочего времени по Приказу Минфина 52н (форма 0504421) внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.
Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:
Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:
В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.
Чиновники разработали собственный перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Они представлены ниже.
Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.
Несколько примеров, как выглядит табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2021 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за собственный счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он выглядит так:
Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то табель учета выглядит иначе:
Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т.д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Но помимо сплошных достоинств эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.