запрос архивной справки образец
Как оформить архивную справку
Для чего нужна
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
Далее он предоставляется по месту требования. Например:
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
Приложение N 3. Форма запроса (обращения) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается архивная справка (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества), указать статус (пенсионер, безработный, служащий, работник, студент)
На чье имя выписывать архивную справку
Тема запроса (обращения) (нужное подчеркнуть), хронологические рамки запрашиваемой информации:
1. трудовой стаж (нахождение в декретном отпуске; в отпуске по уходу за ребенком; в долгосрочных командировках; в учебных отпусках);
4. район Крайнего Севера (РКС);
5. применение репрессии;
6. приватизация жилья, отвод земли;
7. переименование улицы;
8. выделение жилой площади
Для какой цели запрашивается архивная справка
Выслать по почте или передать при личном посещении
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)
* См. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 04.12.2006) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004, N 43, Ст. 4169. (П. 3, Ст. 25).
Форма запроса (обращения) заявителя
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Архивная справка: образец
arhivnaya_spravka_obrazec.jpg
Похожие публикации
Граждане нередко вынуждены обращаться в государственные или частные архивы по причине утери каких-либо документов или их отсутствия. Например, когда нужно подтвердить размер полученной заработной платы за конкретный период трудовой деятельности. В таких случаях заявителю выдается специальный документ – архивная справка. Получателем услуги могут стать не только физические, но и юридические лица.
Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен
Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.
Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:
Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.
Как получить архивную справку
Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:
Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.
Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:
Какие сведения должна содержать архивная справка
Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:
Рекомендации по оформлению архивной справки
Архивная справка составляется только на основе подлинников имеющихся в архиве документов или их заверенных копий. Все сведения указывают в хронологическом порядке, как они указаны в документах. В документе не должно быть личных выводов или домыслов специалиста, исполняющего запрос.
При необходимости в справке прописывают выдержки из документов, их нужно заключать в кавычки. Также выдержки можно оформить в виде отдельной официальной выписки.
В справках о размере зарплаты ее начисление необходимо указывать отдельно за каждый месяц запрашиваемого периода, в размере, указанном в документах (без поправок на инфляцию, деноминацию и т.п.). При отсутствии документов за какие-либо месяцы, этот факт отмечается в справке.
Без ссылки на архивные документы справка не будет иметь юридической силы.
В отдельных случаях к справке прикладывают копии документов, подтверждающие изложенные в ней сведения.
Как составить запрос в архив
Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.
Составить запрос в архив: цель обращения
Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.
А вот если мы сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны, родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области, чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет ответить и найти информацию.
Какой архив нужен?
Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.
Архивы бывают нескольких видов:
Поскольку я искала запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).
Из контактов скопируйте правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон, эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.
Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)
Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.
Какие документы есть в архиве?
У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.
Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.
Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.
Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.
Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.
Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.
Образец: запрос в архив
Директору КОГКУ «ГАКО»
Адрес и контакты архива
Паспортные данные
(серия, номер, кем и когда выдан)
Почтовый адрес с индексом
(некоторые справки и копии
архив может присылать
в бумажном варианте)
Контактный телефон заявителя
ЗАЯВЛЕНИЕ
Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:
Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.
Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:
Прошу проверить имеются ли в метрической книге за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии страниц с записью о рождении.
дата Фамилия и инициалы
Сроки исполнения запроса в архиве
Почему документов нет в архиве, и что делать?
Причин отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.
Запрашиваемые документы отсутствуют
Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).
Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.
Документы уничтожены или утеряны
Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.
Документы есть, но нужной информации нет
Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.
Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.
Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.
Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.
Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.
При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.
Сколько стоит запрос в архив
В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.
Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?
Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.
Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.
Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии: