запрос в архив образец генеалогия

ЗАЯВЛЕНИЕ

Оплату работ гарантирую в установленном порядке.

Источник

Запрос в архив или поездка?

Запрос в архив для исследователя родословной идеальный вариант, когда предки жили в другом регионе. Поездка в архив откроет гораздо больше информации для родословной. Что же выбрать начинающему генеалогу?

С чего начинать работу с архивом?

Прежде чем обратиться в архив, неважно будет ли это поездка или запрос по почте, нужно определиться с предметом поиска и провести первичный сбор информации о предках.

Разберем реальный пример из моей родословной.

Первичный сбор информации

Семья Мазуриных родом из села Ейское укрепление. Перед ВЕликой отечественной войной подросшие дети разъехались в близлежащие станицу Старощербиновскую, Ейск и другие.

Об этой семье было известно немного: родители Николай и Ульяна Мазурины (отчества не известны), у них много детей, в том числе дочери Мария, Феодора, Феня (Феврония). В семейном альбоме сохранилась фотография, где запечатлена часть семьи.

Точный возраст родителей не установить, не хватало документов. Информация о годах рождения и смерти их дочерей удалось установить по могильным надгробиям. Один из родственников сходил на Ейское кладбище и сфотографировал по моей просьбе.

Выяснилось, что у Мазуриных была дочь Фекла 1895 года рождения. Я предположила, что это старшая дочь, значит брак мог быть заключен в 1893 – 1895гг. Мне была известна информация о годах жизни прабабушки Феодоры, родилась 9.02.1900. У них были еще другие старшие дети, поэтому я предположила, что бракосочетание Николая и Ульяны Мазуриных состоялось в 1886 – 1889 годах.

Имея такие сведения уже можно работать с архивом, потому что есть точные данные о месте рождения и временном периоде.

Читайте статью Онлайн поиск в архивах (вдруг документы ваших предков есть на сайте архива)

Подготовка к работе с архивом

Прежде, чем писать в архив, а тем более ехать туда, необходимо изучить информацию в интернете. Вдруг есть оцифрованные документы на сайте архива, на генеалогическом форуме, на других сайтах генеалогов.

Поскольку село Ейское укрепление находится в Краснодарском крае, то я нашла форум Кубанской генеалогии. Там выяснилось, что метрические книги по интересующему меня населенному пункту хранятся не в областном архиве Краснодарского края, а в районном архиве станицы Старощербиновской. Представьте, если бы я без подготовки, наобум, поехала в Краснодар.

Позвонила в архив Старощербиновской, узнала, что можно направить запрос по электронной почте, либо приехать в приемные дни и поработать самостоятельно.

Запрос в архив по почте

Мои семейные обстоятельства не позволяли мне поехать в архив, поэтому я составила запрос в архив и отправила его на электронную почту.

«Архивный отдел управления делами администрации муниципального образования Щербиновский район

Почтовый домашний адрес заявителя

(Мазурина) Фекла Николаевна, 1895-1961, Чередниченко (Мазурина) Мария Николаевна, 1911 г.р.

Прошу предоставить справку о венчании Мазурина Николая и Ульяны, приблизительно год 1886-1889.»

Запрашивать следует период в 3 года, т.к. возможна погрешность. Этот период любой архив будет просматривать за одну сумму, согласно прейскуранту.

Если доподлинно не известна дата, а запрашиваемый период выходит за рамки трех лет, запрос в архив будет стоить дороже. Можно попробовать запросить сначала наиболее вероятные годы, получить ответ, а затем запросить другой период. Так получится дольше по времени, но есть вероятность сэкономить.

Ответ из архива

Ответ на запрос нужно ждать в течение 30 дней. В зависимости от загруженности архива могут ответить раньше.

В моем случае через месяц сообщили, что запись о рождении Мазуриной Феодоры Николаевны в 1900 году не обнаружена. Она родилась в 1901 году в мещанской семье. О чем мне составят справку.

А вот о бракосочетании Мазуриных Николая и Ульяны информация за запрашиваемый период 1886 – 1889 гг. не найдена.

Анализ ответа из архива

В идеале в архиве стоит запрашивать не архивную справку, а электронную копию документа. Иногда, несмотря на такую просьбу, архив изготавливает ксерокопию и высылает по почте бумажным письмом.

Электронная копия документа (или бумажная копия) даст возможность изучить запись самостоятельно. Поскольку при получении справки нужно полагаться на добросовестность работника архива. А вдруг он неверно прочитал или истолковал запись?

В ответе на запрос должно быть указано основание, какие документы были просмотрены, что очень важно для дальнейших поисков (особенно, если ответ отрицательный). Если ответ положительный, то архивный шифр — доказательство подлинности документа.

Кроме того, на том же листе из метрической книги окажутся другие рожденные в тот же месяц и их восприемники. Они могут быть вашими родственниками, в восприемниках могут встретиться ваши предки.

Читала однажды о случае, когда будущие муж и жена крестились в один день и записи об этом в метрической книге оказались на одной странице. Исследователю родословной повезло невероятно, что он запросил именно электронную копию страницы.

Получив запись о рождении Мазуриной Феодоры Николаевны, я узнала полные имена ее родителей Николай Дамианов и Иулиания Авксентиева Мазурины.

Теперь можно составлять повторный запрос в архив или ехать самостоятельно.

Подготовка к поездке в архив

Прежде чем ехать в архив, лучше позвонить и уточнить рабочие часы и приемные дни. У архива может быть санитарный день, или он закрыт по собственным причинам. Например, летом проходят практику студенты и архив не принимает других посетителей.

Секретарь проконсультирует, как лучше заказать архивные документы и сколько листов в день можно просмотреть. В некоторых архивах можно заказать документы по телефону, чтобы по приезду приступить к работе. Количество листов, например, может быть ограничено до 3000.

Заказ дел

На сайте архива чаще всего есть описание фондов с номерами дел, так называемы «адрес дела», шифр – фонд, опись, номер дела. Благодаря так5ому шифру работники архива быстро могут найти нужный документ.

Попросить найти что-нибудь о селе Ейском укреплении не получится. Хотя если архив небольшой (городской или районный), то работник архива подскажет нужные дела. В областном будет посложнее, ведь там единиц хранения побольше.

Архив принимает заявки о заказе дел согласно внутреннему положению. Например, заказ дел с утра, а выдают на следующий день или через 2-3 дня. А может быть по-другому: выдача в тот же день после обеда или сразу. Уточнить порядок выдачи дел нужно непосредственно в архиве.

Работа в архиве

После получения дела вы начнете работать в читальном зале. Документы в архиве бывают разных видов: бумажные книги, микрофильмы, оцифрованные книги (их смотрят на компьютере).

При просмотре дела сразу выписывайте шифр дела, страницу и нужные сведения. Фотографировать в архиве часто не разрешают, хотя есть возможность изготовить копии (своими средствами или силами архива). В разных архивах данная функция может быть платной, этот вопрос нужно уточнить непосредственно у работников конкретного архива.

Поиск по архивным документам

Имея сведения о рождении прабабушки я начала просматривать все метрические книги подряд от ее рождения в 1901 году, двигаясь в глубину веков – к 1865 году, именно до этого года сохранились метрические книги.

Некоторые года пропущены, но зато нашлась исповедная роспись за 1880 год, согласно которой можно будет установить родителей Николая и Ульяны Мазуриных.

Вычислив год рождения Николая и Ульяны из записи о браке, я обратилась к нужным метрическим книгам и узнала точную дату рождения и имена родителей Ульяны.

С Николаем было сложнее. Его возраст при бракосочетании был указан неверно, в исповедной росписи присутствовала его семья и из этих данных удалось найти верный год рождения.

Просматривая архивные документы я сразу выписывала все семьи с нужными фамилиями, потому что они могли оказаться родственниками. Так и случилось. Древо семьи Мазуриных расширилось за счет девичьих фамилий Пащенко и Сидоренко.

Запрос в архив или поездка?

Я исследовала большинство своих семейных ветвей используя только запрос в архив. Да это занимает 2-3 месяца на один запрос, есть и отрицательные результаты, за которые не возвращается предоплата.

Ограниченность запроса является минусом. В одном запросе может быть много пунктов, но тогда это довольно внушительная сумма, которую придется заплатить единовременно. Зато искать самому ничего не приходится по старым еле читающимся документам, ехать никуда не нужно. Отправил запрос и ждешь ответа.

Запрос в архив «о всей семье по фамилии…» будет стоить очень дорого, т.к. рассматривается как генеалогическое исследование. Составить полную картину о семье можно с помощью исповедных росписей (они не везде сохранились) и ревизских сказок (до 1858 года). В этом случае точной даты рождения предка не будет.

Поездка в архив требует время и деньги на саму поездку. Если архив находится далеко от моего места проживания, то нужна гостиница, билеты, питание. Придется несколько дней провести в другом городе.

Несомненный плюс, что просмотришь самостоятельно неограниченные период и количество интересующих дел бесплатно. Найдется вся информация о близких и дальних родственниках, а не только о конкретном человеке.

Каждый исследователь делает выбор «Запрос в архив или поездка» сам для себя, исходя из личных предпочтений и удобства.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Источник

Familio.Media

Как сделать запрос в архив и получить ответ

Изучение семейного прошлого начинается с бесед с родственниками и просмотра документов и фотографий, которые у них хранятся. Следующим этапом поиска информации о близких станет обращение в архивы. Генеалог Екатерина Новикова рассказывает, как разобраться в архивном поиске и оформить запрос так, чтобы точно получить на него ответ.

Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся

Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).

Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.

Выбираем, в какой архив обратиться

В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.

Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.

Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:

— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.

— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.

— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.

— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ

— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА

КАК УСТРОЕНА СИСТЕМА АРХИВОВ В РОССИИ

Государственные архивы делятся на федеральные и региональные. Федеральные архивы хранят документы центральных государственных учреждений (в том числе партийных), а также документы особого вида или по особым тематикам: документы древнего периода, армии и флота, деятелей литературы и искусства, киноматериалы, звукозаписи, фотографии.

Главные федеральные архивы для генеалогического поиска:

— Российский государственный архив древних актов (РГАДА): здесь хранятся материалы трех первых ревизий (переписей населения) 1719-1764 годов и более ранние документы по всей территории России.
— Государственный архив Российской Федерации: хранит фонды Департамента полиции, Белой армии, государственных учреждений советского периода (среди документов архива много личных дел служащих 1920-1940 годов).
— Российский государственный исторический архив: с этого архива необходимо начинать поиски по дворянам и чиновникам.
— Российский государственный архив экономики: можно найти личные дела советских служащих разного ранга.
— Российский государственный военно-исторический архив: хранит фонды армии до 1917 года.
— Российский государственный военный архив: фонды Красной армии до 1941 года и документы войск НКВД, МВД и МГБ СССР (документы военного периода — в Центральном архиве Министерства обороны РФ).
— Российский государственный архив литературы и искусства: содержит личные фонды деятелей культуры, включая дневники и письма.
— Российский государственный архив социально-политической истории: можно найти учетные карточки членов ВКП(б) и КПСС (для запроса нужно знать номер партбилета).
— Российский государственный архив кинофотодокументов: хранит кинохронику и фотоматериалы.
— Российский государственный исторический архив Дальнего Востока: в составе его фондов находятся материалы по истории Приморского, Хабаровского, Камчатского краев, Амурской, Магаданской и Сахалинской областей (главный архив для поиска по этим регионам).

Поиски по своей родословной нужно начинать, как правило, именно с региональных архивов. В региональных архивах хранятся три группы документов:

— Дореволюционный период (именно здесь нужно искать метрические книги, ревизские сказки и исповедные росписи).
— Советский период (от государственных учреждений регионального уровня до фондов сельсоветов, колхозов и организаций региона).
— Партийные документы (вступление в партию, протоколы, личные и персональные дела).

Обращаемся в архив

Обратиться в архив можно несколькими способами:

В связи с пандемией Covid-19 почти во всех архивах действует система предзаказа документов: заказать документы нужно заранее, чтобы через день прийти и изучить дела. Поэтому, особенно если планируете поездку в архив в другой город, лучше позвонить туда и узнать, какая система выдачи дел для просмотра действует в этой конкретной организации.

Отправляя бумажное или электронное письмо, важно соблюсти форму официального обращения, в противном случае ваш запрос останется без ответа. Что нужно указать в запросе:

В одном запросе лучше указывать одного родственника. Так архиву будет проще обрабатывать запросы, а вам — вести учет ответов.

Все архивы хранят данные по единой системе. Основными единицами учета и хранения документов в архивах являются

Фонд — совокупность документов, созданных учреждением или человеком, переданная на постоянное хранение в архив.

Опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дело — любой документ (бумажный или другой носитель, например, пленка), находящийся на хранении.

. Сейчас у всех архивов есть сайты, и пользователи имеют возможность находить необходимые дела заранее.

Именно дела содержат сведения, которые вам могут быть нужны. Нужные вам дела можно найти с помощью поиска на сайте архива, введя известные вам сведения. Например, факт рождения вашего прадедушки скорее всего записан в метрической книге — дело в архиве может называться так: «Метрическая книга прихода Успенской ц. с. Глинищи, Успенское тож Одоевского у., общая; справки о проживании, о социальном происхождении, доверенность на получение свидетельства о рождении за 1934-1939 гг.». Название дела также содержит его архивный шифр, который выглядит следующим образом: «Ф.93. Оп.5. Д.1». Если вы отправляете запрос в архив Почтой России, то можете указать шифр и название дела. Это существенно облегчит поиск сотрудникам архива.

Если документ оцифрован и доступен на сайте архива, вы сможете его самостоятельно полистать и даже найти нужную вам запись.

Получаем доступ к персональным данным

По российским законам персональные данные граждан защищены, и доступ к ним строго регламентирован. Свободный доступ к персональным данным возможен, если с момента составления дела прошло не менее 75 лет. Для доступа к более поздним документам вам потребуется подтвердить родство. Также возможны случаи, когда дело засекречено, так как содержит государственную тайну: тогда доступ к нему полностью закрыт, но можно обратиться в архив с просьбой о рассекречивании.

Если вы ищете данные о своем родственнике и с момента искомого события прошло меньше 75 лет, вам нужно иметь под рукой оригиналы или заверенные нотариусом копии следующих документов:

Что делать, если архив не отвечает или информация не найдена

Если запрос оформлен по правилам, описанным выше, архив обязан вам ответить. Если архив не ответил вам ни по одному каналу связи, можно позвонить туда по телефону, рассказать о своем запросе (назовите себя, канал, по которому отправили запрос, содержание запроса) и узнать о его судьбе. Если вам сообщат, что запрос не получен, уточните адрес, по которому его следует отправить, — возможно, вы допустили ошибку или контактные данные были неверны. После этого отправьте повторный запрос.

Даже если вы получили ответ, возможно, вам сообщат, что запрошенные данные отсутствуют. Иногда архив может указать, где можно продолжить поиски.
К сожалению, многие документы безвозвратно утеряны в войнах, пожарах, затоплениях и просто вследствие человеческой безалаберности.

Если вы ничего не нашли, не стоит опускать руки. Посмотрите внимательно на анкету вашего родственника, наверняка можно еще за что-то зацепиться:

Как продолжать генеалогическую работу с архивами и другими организациями

Исходными данными в архивном поиске являются имя, фамилия и отчество, дата и место рождения или иного события в жизни искомого родственника. Они помогут вам уйти глубже в историю своего рода. После того, как у вас появится опыт генеалогических запросов в архивы, вы сможете перейти к запросам библиографического толка, чтобы не только выяснять факты, но и больше узнать о том, какой личностью был ваш предок.

Запросы в разные организации дадут вам возможность узнать:

Архивные документы раскроют новые границы истории вашей семьи и станут источником неожиданных открытий. Это работа, которая требует внимательности и терпения — и она будет сполна вознаграждена интересными находками.

Чем поможет сервис Familio:

В базе знаний сервиса есть раздел «Адреса организаций», где вы сможете найти адрес нужного архива. Сейчас там находятся только государственные архивы, в скором времени добавятся ведомственные, а также музеи и библиотеки. Кроме того, для ряда архивов в сервисе Familio собрана база данных заголовков фондов и описей дел, по которой можно вести поиск, указав фамилию или населенный пункт. Перейти к этой базе можно со страницы организации, нажав на кнопку «Искать по фондам архива», либо выбрав этот архив в разделе «Архивные документы». О том, как работать с этим разделом, мы подробно написали в материале «Как искать информацию во всех архивах сразу».

Источник

• ← запрос в архив о стаже работы для пенсионного фонда образец
• запрос в банк на платежное поручение с синей печатью образец →