запросить у работодателя табель учета рабочего времени
Трудовое право
Имеет ли право работодатель выдавать копию тебеля учета рабочего времени сотрудникам, по их просьбе?
У работника на руках имеются расчетные листки с указанием нормы времени и выработанными часами. Работник обратился к работодателю с просьбой предоставить заверенные копии табеля учета рабочего времени за указанный период. Имеет ли право работодатель выдавать подобные копии документов, ведь табель составляется на отделение, на несколько сотрудников? Не будет ли это являться передачей персональных данных незаинтересованных лиц? Какой документ можно предоставить работнику?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель обязан выдать работнику выписку из табеля учета рабочего времени.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать по заявлению работника, является открытым. Главное, чтобы эти документы были связаны с работой (смотрите Справку по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленную Липецким областным судом). Так как работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (часть четвертая ст. 91 ТК РФ), то табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.
Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения или всей организации в целом. Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников, и они могут передаваться другой стороне только с их согласия (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 86 ТК РФ). К тому же, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.
Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна
Табель учёта рабочего времени не предоставили по требованию
Добрый день! Являюсь сотрудником организации, попросила руководителя предоставить мне табель учёта рабочего времени с 01.02.16 по 01. 06.16- в моей просьбе было отказано. Имеют ли право мне отказать? И если они должны мне их предоставить по моей просьбе как мне им это доказать?
Да, работодатель обязан выдать работнику выписку из табеля учета рабочего времени.
Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать по заявлению работника, является открытым. Главное, чтобы эти документы были связаны с работой (смотрите Справку по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленную Липецким областным судом). Так как работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (часть четвертая ст. 91 ТК РФ), то табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.
Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения или всей организации в целом. Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников, и они могут передаваться другой стороне только с их согласия (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 86 ТК РФ). К тому же, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.
Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.
Федерация профсоюзов Камчатки
«Надо знать и уметь защищать свои трудовые права!»
Отказ в выдаче копии табеля учета рабочего времени бывшему работнику
Статья 62 Трудового кодекса РФ предусматривает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Данный перечень документов является открытым. Так, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие касающиеся его работы документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. При этом копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного или не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При этом необходимо учитывать, что информация, содержащаяся в табеле и касающаяся других работников, является персональными данными этих работников (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных») и такие данные могут передаваться другой стороне только с их согласия в соответствии со ст. 88 ТК РФ.
Поэтому работодатель обязан представить не заверенную копию табеля учета рабочего времени, а выписку из него. Важно, что порядок выдачи документов, установленный ст. 62 ТК РФ, сохраняется и в случаях прекращения трудового договора с работниками. Как указывают судебные органы (например, в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу N 33-28750), ст. 62 ТК РФ регулирует отношения работника и работодателя и в том случае, если отношения между ними прекращены.
Табель учета рабочего времени на 2021 год
Табель учета рабочего времени — важный документ. Его обязан вести каждый работодатель. Данные, включенные в табель, необходимы как для расчетов с работниками, так и для налоговых целей. А значит, сотрудники ИФНС могут запросить этот документ при проверке. Сегодня мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2021 год, и как надо его хранить. Также будет приведен образец заполнения этого документа.
Для чего нужен табель учета рабочего времени
Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч. Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.
Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.
Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.
Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.
Формы табеля учета
Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.
Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.
Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.
Как фиксировать отработанное время
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
Как отмечать отпуск
Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.
Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).
Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).
ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.
Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
Срок хранения Табеля учета рабочего времени
Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.19 № 236 (п. 402 перечня).
Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.
ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.
Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?
В разных случаях работнику иногда требуется копия табеля рабочего времени. Обычно такой документ выдается в виде выписки. Давайте узнаем, как ее получить и как правильно оформить.
Что такое табель учета рабочего времени?
На предприятии или в компании учет рабочего времени для каждого сотрудника производится с помощью специальной формы — табеля учета рабочего времени (ТУРВ).
Такой учет обязателен на каждом предприятии, что записано в статье 91 ТК. Эта форма имеет большое значение для работника и для самого предприятия. В соответствии с данными этого документа производится расчет зарплаты работника. С другой стороны, налоговая служба может по данной форме оценивать расходы на оплату труда, что влияет на налоги, которые накладываются на прибыль предприятия.
ТУРВ представляет собой бланк, в который заносятся данные о времени, отработанном каждым сотрудником предприятия и о неявках его на работу в течение месяца. В документе должно находить отражение также нахождение работника в отпуске, в командировке, в отгуле, в отсутствии по неуважительной причине. В табеле отражается работа в режиме сокращенного рабочего дня или переработка и работа во внеурочное время. По всем этим данным определяется итоговое количество рабочих часов, в соответствии с которым бухгалтерия производит начисление зарплаты.
В зависимости от метода его заполнения и обработки используется различные формы бланка. Для ручного метода используется форма Т-12, а для автоматизированного метода — форма Т-13.
Разделы документа
Обе формы Т-12 и Т-13 по составу реквизитов почти одинаковы и имеют следующий вид:
Зачем нужна копия?
В различных жизненных обстоятельствах работнику может понадобиться копия ТУРВ.
При переходе с одной работы на другую свою высокую квалификацию работник может подтвердить представлением данных из табеля отработанного им времени.
Нередко такой документ требует инспектор ФСС для того, чтобы подтвердить действительное устройство на работу и осуществлять выплаты беременным женщинам, ушедшим в декрет. При следствии такой документ, подписанный руководством и имеющий печать, вполне достаточен для обеспечения алиби.
Можно ли получить копию табеля?
В соответствии со статьей 62 ТК каждый работник вправе в трехдневный срок получить от работодателя копии документов, относящиеся к его трудовой деятельности. Хотя в перечне документов, обязательных к предоставлению работнику, ТУРВ отсутствует, он, тем не менее, является документом, связанным с работой сотрудника.
Поэтому работодатель может выдать только выписку из табеля, в которой указана информация исключительно об этом работнике.
Необходимо также учитывать, что в соответствии с ТК работодатель обязан выдавать копии документов только работающим сотрудникам. Обязательность выдачи копий документов, в том числе выписки из ТУРВ, бывшим сотрудникам предприятия или компании в ТК не предусмотрена.
По ссылке вы узнаете алгоритм действий, которые быстро поставят на место начальника решившего оставить вас без вашей заработной платы!
Много полезной информации про пенсионное обеспечение госслужащих вы найдете в нашей статье!
Структура и образец выписки
По своей структуре выписка соответствует табелю учета.
Выписка может быть дополнена заголовком, в котором указывается наименование организации и разделом неявок на работу с указанием причин этих неявок.