заявка на оплату образец excel

Для чего нужен и можно ли обойтись без него

Счет на оплату считается необязательным документом, а потому без него можно обойтись. Он нужен исключительно для предоставления реквизитов контрагенту и побуждению его к более оперативной оплате.

Как выставить счет на оплату?

Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично. Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?

Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.

Бланки счетов на оплату 2021 года

Предлагаем вам бесплатно скачать пустые бланки счетов на оплату, действительные в 2021 году.

Как заполнить бланк счета на оплату?

Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.

При выставлении счета на оплату в него включают:

Почему в КУБе удобнее выставлять счета. Видео.

Образцы заполнения счетов

Чтобы правильно внести в бланк реквизиты своей организации (или ИП) и плательщика, бесплатно скачайте шаблоны заполнения счета на оплату услуг и товаров.

Таким будет ваш документ

Как отражать НДС в счете на оплату?

В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.

В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?

Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.

Ошибки заполнения

У документа нет жесткой унифицированной формы, а потому при заполнении можно допустить те же ошибки, что и при составлении других внешних документов:

Какие реквизиты указывают

При заполнении счета следует обязательно прописать следующие реквизиты:

В каких случаях счет признают первичным документом

Официально счет на оплату не является первичным документом. Однако, при работе по договору контрагенты часто не перечисляют оплату без получения счета. Только получив счет на оплату, руководство компании дает указания о выплате, а бухгалтерия переводит средства. Выходит, что по факту счет выступает первичным документом, без которого расчеты с поставщиками не ведутся.

Нужна ли на счете печать

Печать не входит в перечень обязательных реквизитов счета на оплату. Ставить ее или нет, решает каждое предприятие самостоятельно, исходя из особенностей своего документооборота.

Источник

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Cчета на оплату: для чего он нужен, в каком случае составляется, образец заполнения, бланк

Взаимодействуя между собой, субъекты бизнеса осуществляют оплату по заключенным договорам путем перечисления денег с одного счета на другой. Чтобы узнать, какие необходимо использовать реквизиты, и определить, за что осуществляется платеж, одна сторона взаимоотношений должна выставить счет на оплату. Именно с использованием данного документа производятся безналичные расчеты. Ниже можно бесплатно скачать бланк счета на оплату на 2019 год в excel и word, а также ознакомиться с образцом заполнения.

Для чего нужен счет на оплату и можно ли обойтись без него

Выставление счета предполагает предоставление исполнителем или продавцом покупателю или заказчику специального документа, в котором отражаются банковские реквизиты, а также поименный список товаров, работ, услуг с расшифровкой из единицы измерения, количества, цены за единицу и общей суммы.

Данный бланк при безналичных платежах оформляют как организации, так и предприниматели. Главное значение счета заключается в том, что на его основе происходит заполнение платежных документов, в частности платежного поручения.

Когда платежка поступает в кредитное учреждения для исполнения, работники банка проверяют содержание операции. Если назначение поручения будет содержать ссылку к счету на оплату или (и) договору, то у такого документа больше шансов быть исполненным в кратчайшие сроки.

Значение счета для продавца (исполнителя) также велико. С одной стороны субъект указывает куда именно должны перечисляться деньги за товары и услуги. С другой стороны, у счета существует период действия. Он определяет срок осуществления платежа, а также обязанность организации держать в резерве выписанные по счету товары.

Когда происходит оплата за товары, выписанные по счету заранее, это может позволить покупателю использовать свое право на покупку товара по старой цене, которая была до подорожания продукции.

Так как информация, указываемая в счете, содержится и в других источниках, например, в первую очередь в договоре, то он не является обязательным к оформлению документом. Поэтому стороны могут обойтись без выставления счета.

Однако могут возникать случаи, когда в заключенных договорах содержится условие о том, что оплата должна осуществляться на основании выставленного счета.

В таких ситуациях поставщик или исполнитель обязательно должны предоставить второй стороне счет. Оплата по этому документу плательщиком ведет к исполнению им его обязательств по платежам. Ведь счет устанавливает суммы и сроки исполнения обязательств. Счет является обязательным бланком и в случаях, когда в договоре отсутствует условие об общей стоимости сделки.

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда договорные отношения носят длительный характер, а в установленные промежутки времени одна сторона выставляет другой счет, который оплачивается. После этого первая сторона исполняет свои обязательства, а получатель платежа по завершении месяца подготавливает документы, подтверждающие факт его исполнения.

Как выставить счет для оплаты

Покупатель или заказчик, после того как нашли необходимую им продукцию или услуги, обращаются к компании, выступающей продавцом или заказчиком и делают им заявку. Последние подготавливают соответствующий договор и на основании его выписывают счет на необходимый перечень товаров, работ и услуг.

Счет может быть выписан сразу же в момент подготовки договора, или же оформляться после подписания сторонами соглашения. Его составление может быть поручено бухгалтеру, менеджеру по продажам или иному компетентному лицу, ответственному за это.

После этого документ передается представителю покупателя или заказчика. Направить счет можно и удаленно. В последнее время такой способ используется довольно часто, особенно когда компании имеют возможность использовать систему электронного документооборота.

На основании оплаченного счета могут быть выставлены покупателю следующие документы:

Как заполнить поле: назначение платежа

Правилами Центробанка принята строгая форма платежного поручения — документа, которым производится перечисление средств от одного субъекта бизнеса к другому. Ее соблюдение является строго обязательным.

Одним из полей платежки является «Назначение платежа». Она является неотъемлемой частью формы, и по правилам, здесь должна указываться причина, по которой выполняется перевод денег.

Как правило, в назначении платежа записывается информация, по которой можно однозначно определить цель перевода.

Например, здесь можно записать:

По правилам, количество символов в поле платежки не должно превышать 210.

Скачать бланк счета на оплату на 2019 год

Бланк счета на оплату 2019 скачать бесплатно в excel.

Бланк счет на оплату 2019 скачать бесплатно в word.

Образец заполнения счета на оплату в 2019 году

Законодательством не определена какая-либо фиксированная форма счета на оплату. Фактически, каждый субъект бизнеса наделен правом разработать для себя свою собственную форму этого документа. В этом случае важно, чтобы он содержал банковские данные получателя денежных средств, а также полную сумму к оплате.

На бланке счета можно размещать какую-либо дополнительную информацию для покупателя — например, о проходящих или будущих акциях на продукцию. Широкое распространение имеет счет-договор — документ, который содержит данные об оплате товара, и в то же время выступает договором на сделку.

Также на документе можно поместить строку, в которой будет оговариваться срок действия цен в счете.

Если у фирмы происходит смена платежных реквизитов, то в шапке можно написать сообщение об этом, а также разместить образец оформления платежного поручения.

Сверху документа обычно размещается информация о продавце. Здесь записываются название субъекта бизнеса, его коды ИНН и КПП, юридический адрес, полные банковские реквизиты (наименование кредитного учреждения, БИК, расчетный и корсчет).

Если поставщик и отправитель груза не совпадают, то ниже можно разместить дополнительные строки, в которых разместить реквизиты последнего. Иначе это можно либо вообще не указывать на документе, либо записать «Он же».

Затем рядом с наименованием документа нужно проставить его номер по порядку и дату заполнения.

Следом указываются сведения о плательщике. Обычно здесь проставляются его название, коды ИНН и КПП, адрес нахождения. Кроме этого, получатель груза и тот, кто его будет оплачивать могут не совпадать. Это приобретает важное значение в ситуации, когда оплачивает товар либо услугу головная компания, а фактически получает ТМЦ филиал. В этой ситуации нужно правильно заполнить оба поля – «Плательщик» и «Грузополучатель».

Если счет выписывается на работы либо услуги, то поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» обычно прочеркиваются.

После этого в форме таблицы указывается информация о поставляемом товаре, либо выполняемых услугах. В каждой строке записываются наименование, единица измерения, количество единиц к поставке, цена за единицу, ставка и сумма НДС, общая сумму по позиции. Составление таблицы завершается строкой «Итого», в которой подводится итоговая сумма по всем позициям к поставке.

Ниже таблицы еще раз дублируется общая сумма в прописном виде, а также размер налога НДС. Если фирма не является его плательщиком, то должна быть указана фраза «Без налога НДС» либо «НДС не облагается».

Руководитель и главный бухгалтер выполняют подписание документа, после чего на счет ставится оттиск печати.

Ошибки при заполнении документа

Счет на оплату не является сложным для составления документом. Тем не менее и в нем неопытные бухгалтеры могут сделать ошибку. Однако нужно заметить, что практически всех из них можно избежать, если выставить счет на оплату при помощи любого программного комплекса (1С, Бизнеспак и т. д.).

В число возможных ошибок входят:

Источник

Заявки

Заявка представляет собой документ, служащий для выражения воли касательно получения услуг/продукции. Как правило, направляется она от инициатора закупки лицу, которое предположительно исполнит заявку. В большинстве случаев оформляется в письменной форме. Рассмотрим особенности этого документа на примере заявки на покупку товара.

Для чего создается заявка на покупку продукции?

Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:

Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.

Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.

К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.

Требования к заявке

Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:

Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.

Разновидности заявок

Заявки подразделяются на эти виды:

Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.

Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.

Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.

То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.

Источник

Заявка на оплату образец excel

Заявки на платеж необходимо создавать:

Исключение составляют платежи за поставки для конкретного клиента на СТО (поиск запчастей на СТО по городу).

Для наличных платежей общей суммой до двух тысяч рублей в месяц на одного контрагента следует использовать подотчет.

Когда (в какой момент) создавать

Заявки на единовременные платежи необходимо создавать в момент получения информации в случае инициации платежа извне компании, либо в момент принятия решения о необходимости такого платежа.

Заявки на периодические и бюджетируемые платежи должны быть в любой момент времени введены минимум на один месяц вперед.

Объяснение свойств заявки на платеж

От кого: для безналичных платежей заполняется агент Счет [Название юр.лица], если известен банк отправителя — сразу же конкретный счет в банке. Для платежей наличными — предполагаемый пункт выдачи наличных средств: либо подотчетный агент финансового управляющего, либо ящик какого-либо подразделения предприятия.

Кому: ставится агент, который должен получить платеж. Для безналичных платежей, если у агента есть несколько расчетных счетов необходимо в примечании указать на который из них необходимо перечислить средства. Ответственность за заполнение этого поля лежит на сотруднике, отдел которого отвечает за этот платеж (транспорт, бухгалтерия, поставки итп).

Тип и категория: заполняется согласно отдельно формулируемым требованиям для каждого отдела.

Желаемый срок: самая ранняя дата для возможного совершения платежа, однако при этом не ранее, чем это требуется для обеспечения нормального процесса. Другими словами, если оплата на один день раньше не дает никаких выгод предприятию, то желаемая дата должна быть на один день позже.

Крайний срок: самая поздняя дата для возможного совершения платежа, при совершении платежа позже этой даты возможны штрафные санкции или ухудшения условий работы предприятия с контрагентом — получателем платежа.

Для платежей, по которым у предприятия нет обязательств перед сторонними агентами, желаемый и крайний срок заполняются исходя из соображений целесообразности данного платежа для предприятия. Например, при планировании рекламной акции можно рассмотреть выезд части клиентов на пикник, в этом случае логично обозначить желаемый и конечный срок теплым временем года.

Плановая дата: в момент создания заявки на платеж можно выставлять в значение желаемого срока. В зависимости от состояния документа плановую дату может изменять финансовый директор, либо ответственный за заявку.

Возникновение обязательств: заполняется только в том случае, если у предприятия возникли обязательства перед контрагентом до совершения платежа. Например, при оплате рекламного щита предприятие может отказаться платить за него практически в любой момент до начала размещения, однако, если первого числа месяца щит уже висит, а мы еще не оплатили его размещение, то датой возникновения обязательств необходимо считать именно первое число.

Счет: заполняется данными счета, если таковой имеется.

Основание: для безналичных платежей необходимо заполнить назначение платежа ровно так, как оно будет введено в платежное поручение. Для этого ответственным за заявки на платежи необходимо выяснить правила заполнения поля «Назначение платежа» банковских платежных поручений у главного бухгалтера предприятия.

Комментарий: любые комментарии, которые помогут при работе с этой заявкой на оплату создающему, ответственному или другим сотрудникам предприятия.

Группа доступа: выставляется в соответствии с правилами для каждого отдела.

Связанные документы: должны содержать все прямые ссылки на связанные с этой заявкой на оплату документы.

Кто создает, в каких состояниях может находиться заявка и кто ответственный за заявку в каждом из состояний

За заявки, созданные сотрудниками подразделения несет ответственность начальник подразделения.

Правила завершения

Для безналичных платежей сотрудниками бухгалтерии готовятся платежные поручения в банк, которые подписывает финансовый директор. Для платежей наличными согласовывается касса или подотчетное лицо, которое передает требуемую сумму заявителю или контрагенту.

Платежи по заявкам на платеж вводятся в соответствии со стандартными правилами по оформлению платежей.

Источник