заявление на электронную трудовую книжку при приеме на работу образец 2021

Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе

С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для всех работников он будет абсолютно добровольным, то есть по желанию персонала работодателю можно будет продолжать вести документ на бумаге, как раньше, но при этом одновременно делать записи в электронный вариант. Для этого требуется написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

Коротко о порядке перехода на ЭТК

В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.

Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.

Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.

Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:

К сведению! Вся информация о тонкостях перехода изложена в ФЗ от 16 декабря 2019 года №439.

Что должен сделать работодатель

В 2020 году руководство организаций должно:

После перехода наниматель обязан будет вносить все сведения о трудовой деятельности работников на информресурс ПФ.

Как написать заявление

Такой документ составляется в свободной форме. Можно полностью написать от руки либо использовать специально заготовленный организацией бланк.

В заявлении нужно указать:

Образец документа

Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Сигма»
Николаеву Семену Семеновичу
от системного администратора
Афанасьева Степана Степановича

Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от «10» октября 2003 года, с «1» января 2021 года наряду с электронной трудовой книжкой.

Источник

Оформление нового сотрудника на работу требует немалой проницательности. Ведь для этого важно знать, есть у работника стаж или нет, перешел он на ЭТК или остался с бумажной трудовой. К сожалению, работники не всегда могут дать достоверный ответ. А иногда не хотят. Как получить нужную информацию из представленных документов? Можно ли потребовать от сотрудника принести что-то еще?

Как понять, что новый работник только начал трудовую деятельность в 2021 г.

Юный возраст вовсе не показатель отсутствия стажа. И напротив, человек в самом расцвете сил может действительно не иметь трудовой книжки, а вовсе не скрывать ее от вас из-за неприглядной трудовой биографии. Как же отличить работников без стажа от тех, кто вам просто не предъявил трудовую книжку при трудоустройстве?

Сразу оговоримся, что речь идет о приеме нового сотрудника на основное место работы в «очном» формате. Трудоустройство совместителей и дистанционных работников мы в этой статье не затрагиваем.

Итак, при заключении трудового договора человек не принес ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Трудовой кодекс допускает подобное в двух случаях:

— во-первых, если человек устраивается на работу впервые ;

Поэтому, если у вас нет ни сведений о трудовой деятельности, ни трудовой книжки, ни заявления о ее утрате и ничего из этого представлять вам работник не намерен, считайте его трудоустраивающимся впервые. Даже если перед вами человек пенсионного возраста. Но на всякий случай уведомьте его, что, если впоследствии трудовая книжка все-таки найдется, вносить в нее записи вы уже не сможете.

Поскольку права выбора формы ведения трудовой книжки у вашего нового сотрудника нет, то и заявление ему писать не нужно. А значит, и строка формы СЗВ-ТД «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», в которой проставляется дата подачи заявления о выборе электронной формы ведения трудовой книжки, останется пустой.

Если новый работник со стажем

Такой работник мог до трудоустройства к вам:

— или решить продолжать ведение бумажной трудовой книжки;

— или перейти на ЭТК;

— или не сделать никакого выбора и остаться с бумажной трудовой книжкой.

От этого будут зависеть ваши действия при оформлении нового сотрудника на работу. К сожалению, работники не всегда могут с уверенностью сказать, подавали они заявление о выборе формы ведения трудовой книжки или нет. А если подавали, то какой выбор сделали. Но это можно выяснить. Опираться, конечно, нужно на документы, а не на слова работника. Правда, и их не стоит оставлять без внимания, ведь не исключено, что предыдущий работодатель допустил ошибку.

Но исправить допущенную ошибку не только можно, но и нужно. Бывший работодатель должен будет подать форму СЗВ-ТД, в которой отменит ошибочно поданные сведения о получении заявления о переходе на ЭТК. А в трудовой книжке он же напишет, что запись о подаче такого заявления недействительна, и внесет запись об увольнении.

Трудовая книжка. Если в трудовой есть запись о переходе на ЭТК, вам не нужно вносить в нее запись о трудоустройстве и за ее хранение вы уже не отвечаете. Поэтому определите на основании предъявленной вам трудовой книжки, а также данных формы СТД-Р стаж на момент трудоустройства к вам и верните трудовую работнику.

Форма СЗВ-ТД. Что касается формы СЗВ-ТД на нового работника, то в ней вам нужно будет сделать только запись о приеме на работу.

А вот заполнять строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не нужно. Да, в бланке СТД-Р, который вам предъявил работник, указана дата подачи работником заявления о переходе на ЭТК. Но это заявление он подавал не вам, а другому работодателю. Сведения о выборе работника уже есть в ПФР, дублировать их не нужно.

Отметим, что в таком случае наличие или отсутствие формы СТД-ПФР роли не играет.

Трудовая книжка. Поскольку от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказывался, вам нужно сделать в ней запись о приеме на работу.

И неважно, как долго до этого человек не работал, к числу впервые устраивающихся на работу в 2021 г. он не относится.

А нужно ли делать записи в трудовой книжке, если сразу при трудоустройстве работник подал вам заявление о переходе на ЭТК и об отказе от ведения бумажной трудовой?

Форма СЗВ-ТД. В форме СЗВ-ТД, которую вам нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, вам нужно будет сделать в табличной части только запись о приеме на работу. И хотя ваш отчет будет первой формой СЗВ-ТД, представляемой в ПФР на этого человека, приводить в ней запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 по данным его трудовой книжки не нужно. В СЗВ-ТД каждый работодатель сообщает о своих кадровых мероприятиях. По состоянию на 01.01.2020 вас с этим человеком трудовые отношения не связывали, а значит, и отчитываться вам не о чем.

Если новый работник подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о переходе на ЭТК до представления вами формы СЗВ-ТД со сведениями о его приеме на работу, то данные о заявлении вы можете указать в этой же форме, чтобы не отчитываться по этому человеку еще раз по окончании месяца.

Новый работник мог также предъявить вам форму СТД-Р или СТД-ПФР. Однако их отсутствие никак не мешает трудоустройству.

И в случае если работник напишет вам заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде), сообщите об этом в ПФР. Даже если ранее этот человек уже сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, подача вами формы СЗВ-ТД с данными о новом заявлении не будет ошибкой.

Если работник сам хочет выяснить, писал ли он заявление или нет, предложите ему запросить сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР можно получить на бумаге, обратившись непосредственно в ПФР или в МФЦ, либо в электронном виде, запросив сведения через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг . По Инструкции ПФР должен проверить поданные СЗВ-ТД и внести сведения на лицевые счета работников в течение 3 рабочих дней со дня получения . Поэтому, чтобы в форме СТД-ПФР наверняка была запись об увольнении с предыдущего места работы, запрашивать документ стоит не ранее 5 рабочих дней со дня оформления приказа об увольнении.

Форма СЗВ-ТД. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме вам нужно подать СЗВ-ТД с записью о приеме на работу.

Нужно ли ставить отметку о подаче заявления? В форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу может быть заполнена одна из строк о заявлении только в том случае, если новый работник до момента представления этого отчета написал вам заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.

А вот дату подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, указанную в форме СТД-Р или СТД-ПФР, предъявленной при приеме на работу, переносить в СЗВ-ТД не нужно.

Ситуация 4. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР без информации о переходе на ЭТК.

Трудовая книжка. Если работник со стажем не перешел на ЭТК, то при трудоустройстве должен предъявить трудовую книжку. Если это невозможно из-за ее утраты, то у работника два варианта действий:

Если работник хочет приступить к работе, не дожидаясь оформления дубликата трудовой книжки, вы на основании его заявления должны будете оформить ему новую бумажную трудовую книжку. Не важно, что работник трудоустраивается к вам уже в 2021 г.

Форма СЗВ-ТД. Этот отчет с записью о кадровом мероприятии «Прием» нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Напомним, если из представленных работником сведений о трудовой деятельности видно, что он уже подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой, не переносите эту дату подачи заявления в свой отчет.

Возможно, что при приеме на работу ваш новый сотрудник сразу же написал вам заявление или о переходе на ЭТК, или о продолжении ведения трудовой книжки (если прежде он не сделал этого). Если это произошло до представления СЗВ-ТД, то дату подачи заявления стоит указать в этом же отчете, чтобы не пришлось снова сдавать СЗВ-ТД на этого человека по окончании месяца.

Ситуация 5. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР со сведениями об увольнении и о переходе на ЭТК.

Выбор формы ведения трудовой книжки. Несмотря на то что вы не увидели трудовой книжки с записью о переходе на ЭТК, не доверять данным СТД-Р или СТД-ПФР у вас нет оснований. Поэтому вам нужно исходить из того, что новый работник сделал выбор в пользу ЭТК.

Законодатели приняли поправки, позволяющие оцифровать записи, сделанные в бумажной трудовой книжке до 01.01.2020 . Для этого человеку нужно будет обращаться с заявлением в ПФР. В результате добавления данных в запрошенной форме СТД-ПФР будет показана вся информация о трудовой деятельности за весь период работы, а не только с 01.01.2020. И потеря бумажной трудовой книжки будет не страшна. Пока же в форме СТД-ПФР приводят лишь сведения о том, у каких работодателей и в какой период до 31.12.2019 трудился работник. Эти данные основаны на персонифицированной отчетности, поданной работодателями .

Форма СЗВ-ТД. В представляемом в ПФР отчете не нужно указывать дату подачи работником заявления о переходе на ЭТК, которая приведена в форме СТД-Р или СТД-ПФР. Заполните только строку о кадровом мероприятии «Прием».

Если же на основном месте работы ваш новый совместитель написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, он может при трудоустройстве принести трудовую книжку вам. Но запись о приеме на работу вносить в нее не нужно.

А вот подать форму СЗВ-ТД на внешнего совместителя вам необходимо будет в любом случае. В строке с кадровым мероприятием «Прием» в графе 4 «Трудовая функция. » не забудьте указать, что сотрудник работает по совместительству.

подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.

Письма Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180.

п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.

Письмо Минтруда от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729.

п. 36 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 N 211н.

Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465.

п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.

Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.

п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда от 09.09.2020 N 585н.

ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

п. 3.5.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.

Источник

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года №539-ФЗ с 2020 года руководители организаций должны оформлять трудовые книжки и вносить в них записи в электронном виде. В связи с этим в трудовой кодекс добавили новую статью — 66.1 ТК РФ, где описана работа нанимателей с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник хочет, чтобы его документ вели в электронном виде, а бумажный выдали ему на руки, то он должен написать соответствующее заявление. Как его составить, расскажем в публикации.

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на ЭТК

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.

Как составить документ

Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем. В документ нужно включить такие сведения:

Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.

Образец

Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Альфа»
Сундукову Петру Петровичу
от кладовщика Лимонова
Романа Романовича

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2021 года.

Источник

Заявления на электронные трудовые книжки (образцы)

До 31.10.2020 работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек.

Образец уведомления можно скачать здесь. А тут вы найдете образец приказа о переходе на электронные трудовые.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Сотрудник не помнит, сделал ли он выбор формы ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Запись о подаче заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке. Справку СТД-Р не представил. Справку СТД-ПФР тоже не представил, сославшись на то, что не оформлен личный кабинет на сайте Госуслуг, в ПФР и МФЦ срок изготовления справки длительный (до 1 мес.). Как оформить прием сотрудника инспектору отдела кадров? Нужно ли просить работника при трудоустройстве оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Как быть, если заявление было все же ранее написано и способы ведения трудовой книжки в ранее написанном и новом заявлениях не совпадут? Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Какие санкции могут быть применены к работодателю при некорректной подаче сведений в ПФР? Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно узнайте ответы на эти вопросы.

Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны были до 31.12.2020. Свое волеизъявление они должны были оформить заявлением.

Чтобы они не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.

Заявление 1. Работник хочет оставить бумажную трудовую книжку.

Заявление 2. Работник согласен перейти на ведение трудовой в электронном виде.

Заявление 3. Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности (запрос на форму СТД-Р).

Заявление 4. Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления.

Алгоритм действий по переходу на электронные трудовые книжки и примеры всех необходимых для этого документов вы можете найти в Типовой ситуации от КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный демо-доступ к системе.

Подробнее о переходе на электронные трудовые книжки читайте здесь.

Источник

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном формате

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном формате.

В 2020 году в России осуществляется переход на ведение документации о трудовой деятельности гражданина в электронный формат. Об введении нового, компьютерного способа сохранения, предоставления и передачи данных стало известно еще в 2019 году.

Он обеспечит быстрый и постоянный доступ работников к сведениям, а для работодателей упростит кадровый учет. Переход на электронный формат для уже работающих граждан добровольный, но некоторые действия работник, в соответствии с законом, обязан выполнить.

Зачем его подавать

В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.

С кого не надо брать

Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:

Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2021 года бумажные варианты уже не выдаются.

Как правильно написать заявление

Законодательно не определено, как написать заявление на электронную трудовую книжку или на сохранение бумажной версии, то есть форма этого обращения свободная.

Важные моменты при составлении:

Также в письменном обращении рекомендуется сослаться на реквизиты уведомления о выборе.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2020 №439-ФЗ прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

_______________ П.П. Пилюгина

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Надо ли как-то регистрировать

Такого требования в нормативных документах нет, поэтому решение организация принимает самостоятельно. Учет обращений поможет систематизировать информацию и избежать конфликтных ситуаций с персоналом и контролирующими органами. Форму журнала о регистрации допускается взять стандартную, предусмотрев в ней графы с реквизитами и табельными номерами сотрудников, датой подачи обращения. Фиксируется дата реального предоставления обращения.

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Источник