заявление на фирменном бланке организации образец
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Главное о бланках организаций
С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.
Что является бланком
Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…
Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98
2.2. делопроизводство
2.2.1. Документирование
44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]
Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20035.
5. Разработка стандартных бланков
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.
В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.
Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Требования к бланкам
Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.
Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):
К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.
Разновидности бланков
В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.
Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.
Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.
Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.
Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:
Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации
Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование
1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования 3 в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.
Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.
2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.
3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.
4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.
Статья 1484. Исключительное право на товарный знак
1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.
2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:
1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;
2) при выполнении работ, оказании услуг;
3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;
4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;
5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.
3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.
Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты 4 :
а также ограничительные отметки для следующих реквизитов:
Фирменный бланк ИП: разработка и образец
Крупные и успешные компании никогда не печатают письма и договора на простом листе А4. Их документы оформлены в уникальном стиле: например, в правом верхнем углу логотип, под ним слоган, а слева контактные данные. Это и есть фирменный бланк. Расскажем, зачем он нужен и как его создать.
Зачем нужен фирменный бланк
Фирменный бланк ИП — это элемент корпоративного или фирменного стиля компании, например, логотип, слоган и наименование. Его печатают на листах формата А4, оставляя свободное место для текста письма или документа. Письмо набирают в текстовом редакторе и распечатывают прямо на бланке.
Создавать фирменный бланк не обязательно, а его состав не определён законом, но от этого он не становится менее важным. Им пользуются все компании, независимо от организационно-правовой формы — ООО, АО, товарищества, кооперативы и так далее. ИП не исключение.
Представьте, что вы получили от банка просьбу представить документы по одному из платежей, чтобы подтвердить законность операции.
Первый вариант — письмо оформлено на белом листе А4. Это вызывает недоверие. Сначала вы свяжетесь с менеджерами банка, чтобы узнать, от них ли поступил этот запрос.
Второй вариант — фирменный бланк с логотипом, реквизитами, слоганом и в фирменных цветах. Степень доверия возрастает.
Бланк — это некий шаблон. Допустим у вас его нет, и вы захотели написать ответ на требование налоговой. Вам придётся вручную писать, от кого это письмо, юридический адрес, ФИО отправителя, ИНН и так далее. С фирменным бланком можно было бы сразу писать ответ, так как вся нужная информация уже есть на листе.
Где используют фирменный бланк
Чаще всего фирменные бланки используют в деловой переписке с поставщиками, покупателями, банками и даже контролирующими органами. Вот перечень документов, для которых разрабатывают бланк:
письма, запросы, ответы;
договоры с партнерами: оказания услуг, купли-продажи, поставок;
внутренние документы организации: приказы, распоряжения, договоры;
визитки, приглашения и так далее.
Что указать на фирменном бланке
Фирменный бланк начинается с «шапки», на которой указаны сведения, позволяющие идентифицировать отправителя и связаться с ним:
наименование организации или ФИО предпринимателя;
ОГРН для ООО и ОГРНИП для ИП;
юридический и фактический адрес;
контакты компании: e-mail, телефон;
Список сведений на фирменном бланке нигде не зафиксирован. Его можно сократить или дополнить по собственному желанию. Некоторые компании разрабатывают два вида бланка — с минимальным набором данных и с полным, включая банковские реквизиты. Последний стоит использовать для счетов на оплату, договоров и коммерческих предложений.
Логотип на фирменном бланке тоже не обязателен. Если у вас нет дизайнерского таланта, а на услуги специалистов не хочется тратиться, то всегда можно сделать простую черно-белую текстовую шапку.
Как разработать фирменный бланк
За разработкой бланка можно обратиться к специалистам или сделать его самостоятельно. Следует создавать его с учетом фирменных цветов и логотипа компании, чтобы он не выбивался из общей стилистики.
Самостоятельно — через стандартное ПО и онлайн-сервисы
Создать бланк самостоятельно можно в стандартном текстовом редакторе: Microsoft Office Word или OpenOffice Writer. Рекомендуем шапку бланка размещать в колонтитулах — так её сложнее изменить.
Есть специальные онлайн-сервисы для разработки логотипов, слоганов и фирменного стиля. В них больше возможностей для разработки бланка и есть готовые шаблоны — можно взять их за основу и скорректировать. Популярные сервисы: Logaster.ru, Canva.com, Prinflyer.ru и другие.
У дизайнеров — качественно и в едином стиле
Бланк должен быть выполнен в единой концепции с другими элементами фирменного стиля компании. При разработке всей фирменной атрибутики компании часто привлекают дизайнеров, которые:
подбирают корпоративные цвета и их сочетания;
подбирают шрифты для написания наименования и лозунгов;
разрабатывают варианты логотипа — их может быть несколько, один для вывесок, другой для фирменного бланка и так далее;
выверяют расстояние от края страницы до логотипа или реквизитов и так далее.
Если все подобрано верно, то даже цвет или шрифт навсегда закрепятся в сознании людей за конкретной компанией.
Вот, например, выдержка из брендбука Газпрома. Здесь не просто фирменный бланк, а указания — какой шрифт использовать, каков его размер, расстояние от края до текста и так далее.
Разработка фирменного бланка обычно включена в разработку корпоративного стиля или брендбука. Стоимость от 30 000 до 75 000 рублей. Создание только фирменного бланка обойдется в 2 000 – 5 000 рублей.
На какой бумаге печатать бланки
Если у вас есть хороший цветной офисный принтер, то распечатать бланки можно на нём. Так вы сэкономите деньги и время.
Второй вариант — воспользоваться услугами типографии. Если заказать большой тираж, то стоимость печати составит 0,5–1 рубль за лист. Цена варьируется от количества и качества печати. Например, печать на плотной бумаге выйдет дороже, чем на обычной офсетной. В типографии заказывайте пустые бланки, поверх которых сотрудники будут печатать текст на офисном принтере.
Плотная бумага или бумага с каким-то покрытием выглядит презентабельно, но, если для типографского принтера печатать на такой бумаге не проблема, то для офисного это может стать целым испытанием.
Образец фирменного бланка ИП
Конструировать бланк можно по собственному желанию. Добавьте логотип, а реквизиты перенесите в праву сторону. Можно вообще логотип сделать подложкой.
Главное, не перегружайте бланк. Не нужно использовать все цвета радуги, хватит 2-3. Не вставляйте все варианты логотипов, которые предложил вам дизайнер. Посмотрите на варианты крупных компаний. Бланк должен запоминаться и доносить полезную информацию.
Если вы не хотите тратиться на дизайнера и делать красивое оформление самостоятельно, воспользуйтесь простым шаблоном фирменного бланка для ИП в формате word:
Ваш город не Москва?