заявление на оплату такси в командировке образец
Приказ о возмещении расходов сотруднику
Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
Гарантии для кадров организации
В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.
Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:
Какие расходы должна компенсировать организация
Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:
Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.
Сколько лет хранится документ в архиве
В архиве любой организации приказы хранятся:
В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.
Образец заявления на возмещение командировочных расходов
Порядок компенсации расходов по заявлению работника
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.
Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».
Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.
Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:
Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.
Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».
Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:
Итоги
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.
Чем обычно подтверждают даты командировки
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец служебной записки на командировку
Итоги
При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.
Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)
Из статьи вы узнаете:
Если работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.
Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.
В каких случаях работнику положена компенсация расходов?
В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.
В этом случае должно быть соблюдено два условия:
К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.
С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.
К основным видам компенсаций относят:
Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.
Что такое служебная записка о возмещении затрат?
Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:
Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.
Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.
Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.
Вам также будет интересно:
Служебная записка должна быть написана с учетом требований:
После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.
Содержание служебной записки
Таблица №1. Структура служебной записки.
| Пункты документа | Что содержат | |
|---|---|---|
| Преамбула | Кому адресована | Сверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник. |
| От кого | ФИО и должность лица, составившего прошение. | |
| Основной текст | Название документа | На странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов. |
| Номер и дата регистрации | Могут быть указаны после названия или слева в углу страницы. | |
| Цели, на которые потрачены деньги | Подробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия. | |
| Сумма возмещения | Прописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему. | |
| Заключение | Данные работника | Фамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя. |
Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).
После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.
Основания отказа в компенсации расходов
В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:
Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.
Можно ли подать служебную записку в электронном виде?
Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.
Обмен электронными документами предполагает:
Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.
Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.
Командированный работник вправе требовать компенсацию расходов на такси
Вопрос: Работник организации направлен в командировку. Вылет осуществляется поздно ночью, общественный транспорт в данное время не функционирует. Имеет ли работник право потребовать от работодателя выплаты компенсации за услуги такси для поездки от места его проживания до аэропорта, если локальными нормативными актами организации-работодателя предусмотрен возврат денежных сумм, потраченных на пользование общественным транспортом?
Ответ: Работник вправе требовать компенсации понесенных расходов при пользовании такси, для проезда от места его проживания до аэропорта.
Следовательно, закон дает работодателям полномочия по принятию локальных нормативных актов, которые регламентируют определенные особенности осуществления трудовых отношений у конкретного работодателя.
Соответственно, осуществление работником своих трудовых обязанностей за пределами места постоянной работы, ограниченное определенным сроком, признается служебной командировкой.
Исходя из норм статьи 167 Трудового кодекса, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Трудовое законодательство гарантирует возмещение работнику понесенных им расходов, связанных со служебной командировкой.
Основываясь на нормах части 1 статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Данная норма четко устанавливает круг расходов, которые возмещаются работнику в обязательном порядке.
Частью 2 статьи 168 Трудового кодекса установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Следовательно, расходы, не указанные в части 1 статьи 168 Трудового кодекса возмещаются исходя из положений локальных нормативных актов, или по согласованию с работодателем.
Нормами пункта 1 статьи 789 ГК РФ установлено, что перевозка, осуществляемая коммерческой организацией, признается перевозкой транспортом общего пользования, если из закона, иных правовых актов вытекает, что эта организация обязана осуществлять перевозки грузов, пассажиров и багажа по обращению любого гражданина или юридического лица.
Следовательно, такси является видом транспорта общего пользования, так как в силу закона лицо, осуществляющее услуги такси, обязано осуществлять перевозки грузов, пассажиров и багажа по обращению любого гражданина или юридического лица.
Пунктом 12 Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция, применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Данная норма устанавливает, что расходы по проезду к месту командировки включают стоимость услуг общего транспорта.
При этом в ней нет ограничения в части такси.
Принимая во внимание все изложенное выше, можно сделать обоснованный вывод, что работник вправе требовать компенсации понесенных расходов при пользовании такси для проезда от места его проживания до аэропорта.