заявление на предоставление копии трудовой книжки образец для банка
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.
Зачем писать заявление
Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.
После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).
На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.
Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).
Как делается копия
Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.
Составление заявления
Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:
При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.
Оформление заявления
Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.
Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,
Срок рассмотрения заявления
По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.
По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.
Образец заявления на получение копии трудовой книжки
Заявление на предоставление копии трудовой книжки — это обращение, которое работник направляет работодателю для получения заверенной ксерокопии. Оно оформляется письменно в свободной форме или по образцу, утвержденному локальным актом организации.
Как получить копию
Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Все работодатели (кроме физлиц без ИП) ведут их на каждого сотрудника, для которого работа является основной и стаж составляет более 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Ответственность за хранение несет кадровый специалист организации, который не имеет права выдавать оригинал по своему усмотрению.
В ряде случаев у работника возникает необходимость получить сведения о работе для:
ТК РФ в статье 62 и постановление правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в пункте 7 определяют, как получить копию трудовой книжки у работодателя.
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить сотруднику документ:
Как составить заявление
Форма обращения на получение законодательно не утверждена. Работник оформляет бумагу в 2 экземплярах в свободной форме на листе А4 письменно или на компьютере. Один экземпляр с отметкой о получении учреждением сотрудник оставляет у себя, второй направляет в кадровую службу предприятия.
Учреждение имеет возможность локальным распорядительным документом утвердить формат.
Инструкция, как правильно написать заявление (копию трудовой книжки), включает следующие шаги:
Образец выглядит так:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича,
преподавателя верховой езды
Прошу предоставить мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке (статья 62 ТК РФ).
Обращение о выдаче оригинала документа сотрудник оформляет в том же формате со ссылкой на ст. 62 ТК РФ с указанием оснований. На сегодня причина необходимости — оформление назначения пенсии и подтверждение стажа для нее.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича,
преподавателя верховой езды
Прошу, в соответствии со статьей 62 ТК РФ, предоставить мне оригинал трудовой книжки в целях оформления обязательного социального страхования (обеспечения).
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Заявление на выдачу документов при увольнении: правила написания и образец
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос сотрудника к нанимателю о предоставлении справок о трудовой деятельности.
Надо ли писать заявление
Рабочие бумаги используют для разных целей:
Какие документы можно запросить у работодателя
Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:
Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ :
Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.
Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них ( ст. 230 НК РФ ).
Как написать заявление
Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.
Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец заявления
Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.
А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.
От старшего юриста
Прошу уволить меня в связи с выходом на пенсию по возрасту 17.05.2021.
На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:
ВХ №07/07-21 от 16.05.2021
Начальник отдела кадров: Романов Романов Роман Романович
Как и в какие сроки подавать заявление
Получить документы о трудовой деятельности работник вправе в любое время: и в отпуске, и на больничном, но чаще всего при увольнении. Если нет возможности подать заявление на истребование документов у работодателя лично, он вправе отправить его почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае при подаче на имя руководителя необходимо зарегистрировать заявку в порядке делопроизводства. Для этого кадровик указывает на запросе номер и регистрирует в журнале входящей документации. Необходимо написать заявку в двух экземплярах, чтобы один остался в компании, а другой (с регистрационным номером) у работника. Все документы при увольнении выдаются в последний рабочий день работника.
Что делать, если работодатель игнорирует заявление
Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ ).
Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.