заявление о переходе на электронные трудовые книжки образец 2020 роструд

Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки

С 2020 года, согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, организован переход на электронные трудовые книжки. По утвержденным правилам наниматель должен письменно известить свой штат о таком событии, предоставить работникам право выбрать способ ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Как составить уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, разберемся в статье.

Как осуществляется переход на ЭТК

Получить заявление от сотрудника организация должна до 31 декабря 2020 года, а уведомить штат — до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был 30 июня, но его перенесли правительственным постановлением от 19 июня 2020 года № 887. Заявление требуется для того, чтобы пенсионный фонд сделал соответствующую отметку в блок данных о трудовой деятельности гражданина на своем информресурсе.

Работник может сделать выбор: оставить бумажный вариант или перейти на электронный (с выдачей бумажной книжки на руки). У работодателя такой свободы нет. Даже если сотрудник выбрал трудовую на бумаге, то кадровику все равно придется отправлять данные о трудовой деятельности работника в ПФР.

Внимание! Если гражданин устраивается на работу первый раз в 2021 году, то его трудовая книжка будет сразу оформлена в электронном виде.

Если заявление не было подано до конца 2020 года, то документ будут вести в обоих вариантах. Граждане, которые были на больничном, в отпуске или не работали в 2020 году, то есть не успели по уважительной причине подать заявление, могут это сделать и после окончания срока.

Действия работодателей

Для перехода руководство компаний должно осуществить такие действия:

После того как фирма или предприятие перейдет на электронные трудовые книжки, всю информацию о трудовой деятельности штата нужно будет отправлять в ПФР.

Составляем уведомление

Такой документ наниматель составляет в свободной форме. Главное — правильно и понятно изложить информацию. В уведомлении нужно разместить такие данные:

Уведомление должен подписать генеральный директор. Работник расписывается в том, что ознакомлен с документом, и ставит дату.

К уведомлению рекомендуется приложить образцы заявлений на выбор ведения трудовой книжки на бумажном носителе и на выбор электронного варианта.

Передать документ работнику можно лично, отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, по электронной почте или в мессенджерах. Способ обычно бывает прописан в колдоговоре или других ЛНА компании.

Образец уведомления работника

ООО «Дионис»
Юр. адрес: 426045, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 45, оф. 12, тел.: 8 (3412) 66-55-44
ИНН 5611231234, КПП 7707657654, ОКПО 8764563

Системному администратору
Николаеву Степану Ивановичу

Уведомление
об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уважаемый Степан Иванович!

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, сообщаем Вам, что с 1 января 2020 года все организации предоставляют информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого сотрудника в электронном виде в Пенсионный фонд РФ. В эту информацию входят данные о работнике, месте работы, рабочих задачах, переводах на другие должности, к другим работодателям, увольнениях. Основание для этого — ст. 66.1 ТК РФ.

У Вас есть право выбрать способ ведения трудовой книжки:

Известить руководство ООО «Дионис» о своем выборе нужно до 31 декабря 2020 года включительно посредством написания заявления. Образцы прилагаются.

Если в указанный срок Вы не сообщите о своем решении или выберете способ ведения трудовой книжки на бумаге, то ООО «Дионис» продолжит ведение трудовой книжки на бумажном носителе согласно ст. 66 ТК РФ. Такое право останется при дальнейшем трудоустройстве в другие организации. В будущем у Вас будет право в любое время подать руководству заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

Если вы решите вести трудовую книжку в электронном виде, то бумажная будет выдана Вам на руки. И с этого момента ООО «Дионис» не будет нести ответственность за ее ведение и хранение.

Генеральный директор Веретенников / К.П. Веретенников
С уведомлением ознакомлен 01.07.2020 г. Николаев / С.И. Николаев

Источник

Заявление о переходе на электронные трудовые книжки образец 2020 роструд

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Также см:

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

Пример:

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник

Заявления на электронные трудовые книжки (образцы)

До 31.10.2020 работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в ведении трудовых книжек.

Образец уведомления можно скачать здесь. А тут вы найдете образец приказа о переходе на электронные трудовые.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Сотрудник не помнит, сделал ли он выбор формы ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Запись о подаче заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке. Справку СТД-Р не представил. Справку СТД-ПФР тоже не представил, сославшись на то, что не оформлен личный кабинет на сайте Госуслуг, в ПФР и МФЦ срок изготовления справки длительный (до 1 мес.). Как оформить прием сотрудника инспектору отдела кадров? Нужно ли просить работника при трудоустройстве оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Как быть, если заявление было все же ранее написано и способы ведения трудовой книжки в ранее написанном и новом заявлениях не совпадут? Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Какие санкции могут быть применены к работодателю при некорректной подаче сведений в ПФР? Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно узнайте ответы на эти вопросы.

Решить, оставлять бумажный вариант трудовой или переходить на электронную версию, работники должны были до 31.12.2020. Свое волеизъявление они должны были оформить заявлением.

Чтобы они не занимались самодеятельностью, предлагаем вам готовые бланки таких заявлений. Просто распечатайте их и дайте им заполнить. Или сделайте на их основе образцы.

Заявление 1. Работник хочет оставить бумажную трудовую книжку.

Заявление 2. Работник согласен перейти на ведение трудовой в электронном виде.

Заявление 3. Работник просит предоставить ему сведения о трудовой деятельности (запрос на форму СТД-Р).

Заявление 4. Работник обнаружил ошибку в сведениях о трудовой деятельности и просит внести исправления.

Алгоритм действий по переходу на электронные трудовые книжки и примеры всех необходимых для этого документов вы можете найти в Типовой ситуации от КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный демо-доступ к системе.

Подробнее о переходе на электронные трудовые книжки читайте здесь.

Источник

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года №539-ФЗ с 2020 года руководители организаций должны оформлять трудовые книжки и вносить в них записи в электронном виде. В связи с этим в трудовой кодекс добавили новую статью — 66.1 ТК РФ, где описана работа нанимателей с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник хочет, чтобы его документ вели в электронном виде, а бумажный выдали ему на руки, то он должен написать соответствующее заявление. Как его составить, расскажем в публикации.

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на ЭТК

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.

Как составить документ

Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем. В документ нужно включить такие сведения:

Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.

Образец

Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Альфа»
Сундукову Петру Петровичу
от кладовщика Лимонова
Романа Романовича

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2021 года.

Источник

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном формате

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном формате.

В 2020 году в России осуществляется переход на ведение документации о трудовой деятельности гражданина в электронный формат. Об введении нового, компьютерного способа сохранения, предоставления и передачи данных стало известно еще в 2019 году.

Он обеспечит быстрый и постоянный доступ работников к сведениям, а для работодателей упростит кадровый учет. Переход на электронный формат для уже работающих граждан добровольный, но некоторые действия работник, в соответствии с законом, обязан выполнить.

Зачем его подавать

В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.

С кого не надо брать

Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:

Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2021 года бумажные варианты уже не выдаются.

Как правильно написать заявление

Законодательно не определено, как написать заявление на электронную трудовую книжку или на сохранение бумажной версии, то есть форма этого обращения свободная.

Важные моменты при составлении:

Также в письменном обращении рекомендуется сослаться на реквизиты уведомления о выборе.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2020 №439-ФЗ прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

_______________ П.П. Пилюгина

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Надо ли как-то регистрировать

Такого требования в нормативных документах нет, поэтому решение организация принимает самостоятельно. Учет обращений поможет систематизировать информацию и избежать конфликтных ситуаций с персоналом и контролирующими органами. Форму журнала о регистрации допускается взять стандартную, предусмотрев в ней графы с реквизитами и табельными номерами сотрудников, датой подачи обращения. Фиксируется дата реального предоставления обращения.

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Источник