заявление о возврате денежных средств за медосмотр образец
Тема: Компенсация работнику расходов на прохождение предварительного медицинского осмотра
Ситуация:
Работник был принят на должность повара в столовую. При приеме на работу он за свой счет прошел медицинский осмотр. Работник написал заявление с требованием возместить расходы, понесенные им на прохождение предварительного медицинского осмотра. Работодатель отказался возмещать расходы работника, мотивировав это тем, что, устраиваясь на работу в организацию общественного питания, работник должен представить медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих выполнению работы.
Анализируем ситуацию
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Согласно ч. 7 ст. 213 ТК РФ предусмотренные для указанной категории работников предварительные медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя (см. также абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
Следовательно, если в данной ситуации расходы на предварительный медосмотр вместо работодателя понес работник, он имеет право на их возмещение со стороны работодателя в полном объеме.
При этом работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при прохождении медицинского осмотра расходов.
Таким образом, поскольку обязанность по организации необходимых медицинских осмотров работников (в том числе и их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, подтвержденные документально, является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель отказывается возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.рф.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Правильный порядок действий в данной ситуации:
1. Работник должен направить работодателю письменное заявление о компенсации расходов на медицинский осмотр и приложить документы, подтверждающие эти расходы.
2. При получении заявления от работника работодатель должен возместить понесенные работником расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра.
Как осуществляется возврат денег за пройденный сотрудником медосмотр при приеме на работу?
В некоторых случаях работник обязан пройти медицинское обследование перед трудоустройством. Перечень таких ситуаций прописан в 214 статье Трудового кодекса.
Целью такого осмотра является определение профессиональной пригодности соискателя для занятия данной должности.
Какими способами работодатель может оплатить медосмотр
Перечень работников, которые обязаны проходить медосмотр, прописаны в ст. 213 Трудового кодекса. Помимо этого, в обязанности работодателя должна входить организация осмотров для иных категорий сотрудников, если упоминание об этом содержится в федеральных и региональных законах.
Поэтому, если сотрудник сам прошел медосмотр, работодатель обязан компенсировать ему все понесенные расходы на прохождение врачебной комиссии. Это подтверждает многочисленная судебная практика.
При этом обязанность по компенсации этих затрат возникает независимо от того, сколько времени в дальнейшем сотрудник отработает. Трудовое законодательство не содержит особых исключений по данному поводу.
Наниматели вправе оплачивать сотрудникам медицинские осмотры одним из перечисленных способов:
Последний вариант наиболее предпочтителен для работодателя, так как соискатели не смогут выбрать для осмотра чрезмерно дорогие клиники. А договор с медцентром позволит получать работодателю скидки за данный вид услуг.
Порядок и сроки выплаты компенсации
Действующее законодательство не содержит указание на сроки выплаты работнику возмещения за прохождение обязательного медосмотра. То есть выплата компенсации является бессрочной.
Порядок получения выплаты будет таким:
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
К заявлению на возврат нужно приложить:
За прием и обработку подобного рода заявлений в компании может отвечать секретариат, отдел кадров или бухгалтерия.
Куда подавать жалобу на отказ выплатить компенсацию
При отказе работодателя компенсировать сотруднику расходы в добровольном порядке тот вправе обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса, срок исковой давности по подобным делам установлен в течение 3 месяцев с того момента, как работник узнал о нарушении своих прав.
Помимо суда, работник вправе обжаловать действия работодателя на комиссии по трудовым спорам или в профсоюзе (если его работа организована на базе компании) либо в трудовой инспекции. Трудовая инспекция на основании рассмотрения жалобы на работодателя может вынести предписание об обязательном устранении им недочетов и выплате сотруднику компенсации. Это предписание будет обязательно для рассмотрения.
Таким образом, работодатель обязан компенсировать сотруднику понесенные им расходы на прохождение медицинского осмотра при трудоустройстве. Эта обязанность закрепляется за ними независимо от времени работы в компании. Компенсация платится на основании заявления, поступившего от сотрудника и прилагаемых им подтверждающих документов. При отказе работодателя выполнить законное требование работника тот может пожаловаться в трудовую инспекцию или суд. Это грозит привлечением работодателя к административной ответственности.
Заявление о возврате денежных средств за медосмотр образец
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работники вправе получить возмещение своих расходов на прохождение медицинских осмотров на основании представленных чеков и подтверждающих медосмотр документов.
Организация вправе принять эти расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Налогообложение оплаты медицинских осмотров работников;
— Вопрос: Какими документами сотрудник организации может подтвердить затраты (расходы), связанные со сдачей тест-анализа на COVID-19? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.)
— Вопрос: Необходимо ли заключать договор между учреждением и работником в целях оплаты последним расходов учреждения посредством дебетовой банковской карты? (журнал «Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере», N 2, март-апрель 2018 г.)
— Вопрос: Государственное учреждение здравоохранения оказывает платные медицинские услуги населению. Необходимо ли применение учреждением онлайн-кассы с 01.07.2019, если наличные денежные средства оно не принимает, оплата от физических лиц принимается через платежные терминалы, установленные в поликлинике учреждения, и через банковские учреждения безналично? Если необходимо применять онлайн-кассу, то когда производить внесение данных в ККТ, если реестр от банковских учреждений поступает не ранее чем через три дня? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2019 г.)
— Вопрос: Государственное бюджетное учреждение здравоохранения оказывает платные медицинские услуги физическим лицам. Касса в учреждении отсутствует. Физические лица оплачивают услуги путем перечисления денежных средств непосредственно через банк. Вправе ли бюджетное учреждение проводить расчеты с применением эквайринга? Каким путем он осуществляется, если в учреждении нет кассы и кассового аппарата? (журнал «Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2019 г.)
— Вопрос: ООО находится на общей системе налогообложения. Подотчетное лицо пользовалось услугой Яндекса по аренде машины без водителя (каршеринг). Ему на ящик пришел кассовый чек без двухмерного штрихкода, который он распечатал и передал в бухгалтерию. Правомерно ли принимать к учету такой чек? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.)
— Комментарий к письму Минфина России от 14 октября 2019 г. N 03-03-06/1/78500 (Е.В. Чимидова, журнал «Нормативные акты для бухгалтера», N 22, ноябрь 2019 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ситдиков Ирек
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Скачать образец бесплатно. Заявление сотрудника о возмещении расходов на медосмотр
ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников. На период прохождения медосмотров (обследований) работникам полагаются компенсационные выплаты. К компенсационным выплатам, связанным с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, можно отнести расходы по проведению обязательных предварительных (при поступлении на работу, в случае приема на работу) и периодических (в течение действия трудового договора) медосмотров (обследований) работников, оплаченные организацией в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (включая медосмотры работников, занятых на тяжелых работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта)).
В данной статье рассмотрим правовые основы проведения медосмотров (обследований) работников организации и их гарантий, порядок отражения расходов на прохождение медосмотров в бухгалтерском учете организации и особенности налогообложения, а также ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статья 185 ТК РФ предусматривает гарантии работникам, направляемым на медосмотр (обследование), согласно которой на время прохождения медосмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с ТК РФ проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы.
Правила исчисления среднего заработка для расчета выплат, предусмотренных ТК РФ, регламентируются Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, которое утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 г. N 922. В этом документе приведены перечни выплат, принимаемых в расчет и исключаемых из расчета среднего заработка, установлены правила учета премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка, определены особенности исчисления среднего заработка для выплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
расходы на проведение медосмотра учтены в составе расходов на продажу
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
включена в состав расходов на продажу сумма среднего заработка, начисленного работникам за время прохождения медосмотра
Дебет 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кредит 44 «Расходы на продажу»
расходы организации на прохождение медосмотра списаны на себестоимость проданных товаров
Если же работник самостоятельно прошел медосмотр при поступлении на работу, то работодатель, компенсируя расходы на медосмотр работнику (при наличии подтверждающих документов), отражает их в составе расходов в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
ООО «Медицина» заключило договор с медицинским учреждением на проведение медосмотров.
В августе текущего года был проведен периодический медосмотр работников организации, стоимость которого составила 30 000 руб.
Кроме этого, организация приняла на работу новых сотрудников, которые прошли предварительный медосмотр самостоятельно, при этом она компенсировала им расходы в размере 5 000 руб.
В сентябре текущего года организация направила на предварительный медосмотр соискателей, которые не были приняты на работу. Расходы по такому медосмотру составили 3 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
— в августе текущего года:
— в сентябре текущего года:
Рассмотрим порядок возмещения расходов на медосмотр работникам, если прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством.
В этом случае расходы, связанные с возмещением работнику стоимости медосмотра, можно отнести к прочим расходам на основании пункта 11 ПБУ 10/99.
В бухгалтерском учете, согласно Плану счетов, затраты, произведенные за счет прибыли, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
По инициативе работодателя сотрудники ООО «Медицина» прошли медосмотр. Прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством. Стоимость медосмотра составила 20 000 руб.
Время прохождения медосмотра было компенсировано сотрудникам из расчета среднего заработка в размере 10 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 г. N 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» данные выплаты не облагаются взносами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
О порядке налогообложения налогом на прибыль расходов на проведение обязательных медосмотров даны разъяснения в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 07.08.2007 г. N 03-03-06/1/543, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100.
Согласно разъяснениям Минфина Российской Федерации расходы на проведение обязательных медосмотров, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами Минздравсоцразвития Российской Федерации или Минздрава Российской Федерации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом указанные затраты должны быть документально подтверждены, экономически обоснованны и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).
Аналогичные выводы были сделаны и судебными органами в Постановлении ФАС Поволжского округа от 17.02.2005 г. по делу N А55-10635/04-34.
Отметим, что сумма среднего заработка, сохраняемого за работником в период прохождения медосмотра, может быть учтена налогоплательщиком, как в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ, так и в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ. Если некоторые расходы, произведенные налогоплательщиком, с равными основаниями могут быть отнесены к нескольким группам расходов, то в этом случае налогоплательщик вправе самостоятельно определить в составе каких расходов он будет учитывать данные расходы (пункта 4 статьи 252 НК РФ).
Расходы на проведение обязательных предварительных медосмотров работников, принимаемых на работу, могут быть отнесены к прочим расходам. На это указывает Письмо Минфина Российской Федерации от 06.10.2009 г. N 03-03-06/1/648, в котором также сказано, что затраты на предварительный медицинский осмотр лиц, которые по результатам осмотра или по иным основаниям не были приняты на работу, также учитываются для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем, если прохождение медосмотров (обследований) не является для работников обязательным, то такие расходы не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не могут быть признаны обоснованными. Такое мнение высказано в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100, а также а Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 04.08.2006 г. N 09-14/069136. Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.01.2007 г. N А33-32437/05-Ф02-7147/06-С1 по делу N А33-32437/05. Так, в нем сказано, поскольку для работников бухгалтерии не предусмотрено обязательное проведение медосмотров, то расходы на их проведение по инициативе работодателя не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статьей 236 ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику. Согласно данной статье при нарушении работодателем:
— установленного срока выплаты заработной платы;
— оплаты отпуска;
— выплат при увольнении;
— других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты денежной компенсации возникает у работодателя независимо от наличия его вины.
При этом согласно статье 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора должна доказать размер причиненного ей ущерба.
Более того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение морального вреда, причиненного работнику. Моральный вред, причиненный работнику работодателем (неправомерными действиями или бездействием), возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.
В случае же возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения устанавливаются судом.
Приказ о возмещении расходов сотруднику
Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
Гарантии для кадров организации
В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.
Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:
Какие расходы должна компенсировать организация
Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:
Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.
Сколько лет хранится документ в архиве
В архиве любой организации приказы хранятся:
В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.