дубликаты сделок в битрикс24
Контроль дубликатов в Битрикс24
Наводим порядок в CRM: инструкция по работе с дубликатами
Многотысячная база клиентов в CRM влечет за собой появление дубликатов – повторяющихся элементов в системе данных. Дубликаты возникают в Лидах, Контактах и в Компаниях, другими словами, в сущностях Битрикс24.
В Битрикс24 встроена опция Контроль дубликатов.
Заходим в CRM и выбираем нужную нам сущность, например, Лиды.
В правом углу нажимаем на значок шестеренки и выбираем Контроль дубликатов. Данная опция доступна только на коммерческих тарифах Битрикс24.
Обратите внимание, сотрудник увидит только те дубли, к которым он имеет доступ. Администратор же обладает полными правами портал.
Работа с дубликатами предполагает объединение и удаление данных. Если у пользователя нет права на удаление элементов в системе, то он не сможет воспользоваться поиском дублей. Этого пункта просто не будет в меню.
После перехода в раздел контроля дубликатов отмечаем нужные критерии поиска. Для каждой сущности CRM свой набор параметров, по которым выполняется контроль. Искать лучше по телефону и/или e-mail. Выбираем критерий и кликаем Найти дубликаты.
Как видно на примере, выводится список дубликатов. Далее напротив найденного контакта нажимаем на плюс, чтобы раскрыть содержимое. Это все повторяющиеся элементы, которые нашлись в Лидах по заданному параметру.
После этого выводится список по дубликату. В нашем примере найдено 15 совпадений по номеру телефона. Выбираем все найденные позиции или только нужную часть (выделяя галочками строки) и в конце списка определяем дальнейшее действие:
При объединении дубликатов вся исходная информация о лиде останется и дополнится недостающими данными полей из найденных совпадений.
Дубликаты в CRM могут быть по ряду причин:
Предупреждение выводится напротив того поля, где найдено повторение. Если менеджер в процессе введения информации в Лид, Контакт или Компанию проигнорирует это предупреждение, то далее при сохранении сущности вновь всплывет уведомление.
При импорте данных, например, из файла, так (аналогия – раздельно) же есть сценарий альтернативных действий с вносимой информацией. На третьем этапе можно будет выбрать, что делать с дубликатами.
По окончанию импорта можно скачать файл с найденными совпадениями.
Регулярная проверка CRM при помощи встроенного процесса Контроль дубликатов поможет:
1. избежать засорения базы одинаковыми сущностями;
2. сэкономить время на создание уже имеющегося в базе данных контакта;
3. решить проблему с разбросом информации о делах, сделках и счетах по всем сущностям в CRM.
Делайте объединение дублей только в том случае, если вы уверены в том, что найденные копии не пригодятся. Процесс необратим. Если требуется удалить большой массив данных, сделайте бэкап или выгрузите текущие данные в файл, чтобы при ошибке вернуться к исходной информации.
Помните, что некомпетентная работа с порталом приводит к потере данных, и как следствие – убыткам для вашего бизнеса.
Компания ПУСК регулярно подтверждает свои компетенции по Битрикс24, сдавая проекты разработчику продукта. Обращайтесь по контактам компании, мы подберем оптимальное решение ваших задач.
Открытые линии, дубликаты лидов, связи с контактами и сделками в Битрикс24.CRM
Отвечаем на вопросы клиентов.
Один нетерпеливый клиент одновременно может обратиться сразу с нескольких каналов, таких как Телеграм, WhatsApp, сайт, Авито и т.д..
В итоге мы не можем идентифицировать обратившихся как одного человека, ведь все полученные нами идентификационное данные не совпадают, а человек то все равно один и тот же. В результате по факту мы можем получить сразу три лида, которые направил один человек
В зависимости от того как настроена CRM при очередном обращении лид может создан вручную, а может создаваться автоматически роботом.
При тестировании имитации отправки обращений клиента с разных каналов, рекомендуется пользоваться режимом «Инкогнито» для одновременного создания нескольких диалогов.
От дубликатов никто не застрахован. И если у нас нет пересекающихся телефонных номеров или email, то штатный модуль поиска дубликатов, как и любые другие приложения по поиску дубликатов не могут нам помочь.
Тут есть подводные камни, часто в компаниях применяются ограничения и распределения прав для сотрудников, а именно на внесение изменений и удаление лидов и если назначенный сотрудник лишен права удаления, то естественно это приводит к невозможности объединить лиды.
Не забываем наделить соответствующими нужными правами такого сотрудника. Все чаще, мы даем такую возможность всем сотрудникам CRM.
Работа, по ручной оценке, и объединению дубликатов лидов требует обучения, внимательности и хоть минимальной, но специальной подготовки.
Дубликаты лидов могут быть закреплены за разными сотрудниками.
Сотрудник сам должен определить и выбрать какой их обнаруженных дубликатов является основным для объединения.
Кнопка объединение лидов в зависимости от выбранного режима отображения экрана расположена в разных местах. В «Канбан» в верхней левой части, а в «Списке» в нижнем меню во вкладке «Выберите действие».
Найти карточку существующего контакта, скопировать ФИО или ID контакта.
Открыть карточку лида и ручками соединить его с контактом, чтобы передать все запросы, поступившие от него по открытым линиям. Вкладка выбрать из списка контактов (объединить) расположена в выпадающей вкладке верхнего меню левой верхней части экрана. Напоминаем, что поиск по списку осуществляется только по фамилии имени и отчеству контакта.
Поиск связей и дубликатов лидов в Битрикс24. Установка приложения, настройка и проверка
Откроем корпоративный портал компании, которая занимается продажей кухонь через интернет.
Компания поддерживает лэндинги и полноценные сайты, ведет активные рекламные компании в социальных сетях. Есть и чаты и формы обратной связи. Весь поток информации из всех этих источников аккумулируется и обрабатывается Битрикс24.CRM.
Интрига усиливается еще тем, что один клиент, путешествуя по страницам сайта, иногда, заполняет несколько форм почти одновременно или повторяет свое обращение через несколько различных каналов по одной интересующей его теме (чат на сайте, форма, мессенджер).
Заполним еще одну форму, но в этот раз заполним поле E-mail, а поле телефон пропустим.
Система обработала введенную нами информацию и создала два новых лида, две новых карточки. Обе карточки заполнены одним человеком, содержат его контактные данные и отличаются только тем, что кроме ФИО в одной из них есть только номер телефона, а во второй только электронный адрес почты.
Добавим новое обращение со стороны условного клиента используя чат открытых линий.
Кроме имени укажем номер телефона, но сделаем это используя другой шаблон ввода информации. Вместо обычного кода +7, укажем 8 – ведь это не является нарушением. Увы часто при заполнении клиент вообще не указывает никакого кода, а сразу пишет свой номер.
Битрикс24 распознает номера телефонов, только если они введены в формате
На практике большинство сайтов с которыми нам пришлось работать, где используются свои формы обратной связи в 99% случаях не проводят проверку на наличие дубликатов от одно и того же клиента по базе данных контактов и лидов. В результате каждое новое обращение генерируется в самостоятельный лид.
Для дальнейшего рассмотрения действий по поиску и работе с дубликатами поправим вручную номер телефона в карточке лида созданной из чата. В итоге наша CRM сейчас содержит три открытых дубликата лида одного тестового клиента.
Когда такая ситуация повторяется многократно, то менеджерам очень сложно ориентироваться в бесконечной массе лидов и разделять кому они принадлежат одному или нескольким клиентам, по одному или разным вопросам обращается конкретный клиент.
К сожалению штатный функционал Битрикс24 подобные вопросы не решает.
Настоящее приложение работает, тестируется и постоянно обновляется с учетом замечаний и предложений наших клиентов уже более 6 месяцев.
[Lead.Fix4.org] Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях.
[Lead.Fix4.org] Не успешные лиды
[Lead.Fix4.org] Не успешные сделки
[Lead.Fix4.org] Сколько дней с последней коммуникации с клиентом
[Lead.Fix4.org] Успешные лиды
[Lead.Fix4.org] Успешные сделки
[Lead.Fix4.org] Последний дубликат лида
[Lead.Fix4.org] Открытые лиды
[Lead.Fix4.org] Дубликаты компаний
[Lead.Fix4.org] Дубликаты контактов
[Lead.Fix4.org] Открытые сделки
[Lead.Fix4.org] Последняя сделка
4. Сохраним вид карточки для всех сотрудников
Количество сценариев обработки лидов безгранично, оно ограничено только фантазией и задачами Ваших бизнес-процессов.
Автоматическое объединение дубликатов в CRM
Автоматическое объединение дубликатов помогает проще и быстрее объединять лиды, контакты и компании, в которых полностью совпадает информация.
Как работает автоматическое объединение дубликатов
Первый раз поиск дубликатов запускается после перехода в лиды, контакты или компании. Если дубликаты есть, вы увидите уведомление, в котором сможете настроить период проверки или отключить объединение.
Если у дубликатов полностью совпадают все поля, объединение выполнится автоматически. А если информация в некоторых полях будет отличаться, вы сможете объединить дубли вручную.
Как настроить объединение дубликатов
Можно настроить поля, по которым будет производиться поиск дубликатов, и как часто он будет выполняться.
Чтобы настроить поля, перейдите в нужный раздел CRM. Нажмите на шестеренку и выберите Контроль дубликатов.
В этом окне выберите нужные поля.
Чтобы настроить периодичность, нажмите на шестеренку и перейдите в раздел Автоматический поиск дубликатов.
Выберите периодичность поиска. Если хотите его отключить, нажмите Не проверять.
Контроль и обработка дубликатов в Битрикс24
Дубликаты в CRM — распространенная проблема, возникающая из-за повторной регистрации заявок и обращений клиентов через разные каналы связи. В этой статье дадим подробные инструкции по поиску и обработке дублей лидов, контактов в CRM Битрикс24.
Как найти и удалить дубли в Битрикс24
В CRM встроен алгоритм контроля дубликатов, который автоматически находит и объединяет дубли элементов внутри базы данных. Для работы с модулем необходим коммерческий тариф, кроме того, пользователь должен иметь право на удаление и изменение элементов.
Для контроля дублей переходим в CRM и выбираем подраздел, в котором необходимо удалить повторяющиеся элементы (лиды, сделки, контакты). Далее нажимаем на кнопку с изображением шестерни и выбираем «Контроль дубликатов».
В открывшемся окне настроек необходимо выбрать, по каким реквизитам будет производиться проверка данных. Поиск проводится по следующим параметрам:
Для начала поиска нужно задать параметры проверки и запустить сканирование. Обычно дубли в CRM формируются из-за появления новых контактных данных: номеров телефона или адреса электронной почты, которые регистрируются как новая CRM-карточка.
Время проверки зависит от размера базы данных: чем больше данных в CRM, тем дольше производится поиск дублей. Битрикс24 автоматически найдет совпадения в базе, после чего предложит объединить повторяющиеся элементы. Поиск по телефону и email позволит устранить большинство совпадений и актуализировать клиентскую базу данных.
Битрикс24 автоматически объединит элементы, между которыми не возникает конфликтов в заполненных данных. В остальных случаях объединение производится пользователем вручную.
Если конфликтных элементов не возникло, система завершит контроль дубликатов Битрикс24. При наличии проблемных элементов пользователю будет предложено самостоятельно управлять объединением, либо пропустить дубль без обработки. В последнем случае в базе останутся 2 схожие CRM-карточки с различающимися контактными данными.
При ручном объединении Битрикс24 запросит выбор между конфликтными данными: пользователю необходимо будет выбрать, какую информацию нужно оставить, а какую — удалить. В CRM откроется сравнительный список с конфликтными данными, где можно отредактировать CRM-карточки, либо объединить данные. Если данных для редактирования много, можно перейти внутрь карточки, нажав в верхней части элемента кнопку «Открыть» и ввести данные в ручном режиме.
Чтобы добавить в итоговую карточку CRM данные из дубликата, выделяем нужный элемент мышью и нажимаем «Объединить». Также карточку можно отложить для уточнения решения — из меню объединения вернуться к элементу можно через навигацию списка в правом нижнем углу.
Результатом объединения станет один лид, в котором будет отображаться выбранная пользователем информация. Дубликат автоматически удаляется из базы данных — по окончании обработки Bitrix уведомит об отсутствии дублей.
Регулярная чистка и удаления дубликатов позволит избежать захламление базы данных идентичными элементами, а также устранить проблему с разбросом информации внутри задач, счетов и сделок по сущностям CRM.
Важно! При необходимости удалить или объединить массив данных, сделайте бэкап до начала сканирования. Удаляйте дубликаты только при полной уверенности, что данные не пригодятся.