единая база трудовых договоров
Новая удаленно-электронная реальность: теперь трудовые договоры
Эксперимент с электронными трудовыми договорами
С 25.04.2020 и до 31.03.2021, в соответствии с законом № 122-ФЗ, будет внедряться и отрабатываться система электронного обмена документами между сотрудниками и их нанимателями.
В первую очередь дистанционный обмен документами будет налаживаться между работодателем и лицами, устраивающимися на работу.
По результатам теста будут сформулированы изменения в трудовое законодательство.
Работодатель должен будет создать информационную систему (ИС) для документов, связанных с заключением (расторжением) трудовых договоров, и обеспечить обмен данными с системой «Работа в России».
В новом законе № 122-ФЗ указано, что при заключении трудовых и ученических договоров используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника.
Прочие кадровые документы можно будет подписывать простой ЭЦП.
С чем придется столкнуться работодателям?
Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».
Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.
Второй момент – оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Исходя из смысла закона № 122-ФЗ, подпись должна быть создана отдельно, конкретно для трудовых документов. Расходы на выпуск, как уже отмечали выше, несет работодатель.
Третий аспект проблемы связан с общей организацией заключения трудовых договоров дистанционно. Приоритет отдан процессу заключения договора, а как быть, если, скажем, был установлен испытательный срок и новый работник его не прошел? С дистанционными собеседованиями и оформлениями риск, что работник и работодатель не подойдут друг другу, увеличивается.
Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.
Чего ожидать работникам?
Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.
Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.
Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.
Что сейчас известно про Единую цифровую платформу занятости и трудовых отношений и зачем она нужна
Новые возможности сайта «Работа в России»
Общероссийская база вакансий на портале «Работа в России» с 1 июля трансформирована и расширена на основании Федерального закона от 28.06.2021 № 219-ФЗ (далее — Закон № 219-ФЗ), который внёс изменения в Закон от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ».
С 1 июля 2021 года «Работа в России» переименован в Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений.
Так, с 2021 года наравне с очным приемом граждан, ищущих работу, предусмотрена на постоянной основе дистанционная и проактивная (без заявлений) форма оказания такой услуги службами занятости — с использованием рассматриваемой цифровой платформы. И причина этому не только коронавирус, а в целом развитие информационно-коммуникационных технологий в сфере содействия занятости населения.
До начала пандемии коронавируса центры занятости предоставляли свои услуги только в очном режиме — при личной явке. В апреле 2020 г. был введен временный дистанционный порядок постановки на учет в качестве безработного. Закон № 219-ФЗ такой формат ввёл на постоянной основе.
При этом в большинстве случаев соискателям для обращения за помощью нужен единственный документ — заявление. Остальные документы будут запрашиваться из госинформсистем.
Принятие Закона № 219-ФЗ не отменяет очных консультаций и обращений в центры занятости: можно обращаться за помощью в удобном формате.
Считается, что Единая цифровая платформа занятости и трудовых отношений позволит сформировать:
Закон № 219-ФЗ также установил основы особенностей взаимодействия работодателей, граждан и служб занятости в электронной форме.
Он закрепил обязанность центров занятости регистрировать граждан в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) при сайте Госуслуг для подачи заявлений с через Единую цифровую платформы (при отсутствии у гражданина подтвержденной учетной записи).
Для расширения банка общедоступных вакансий Закон № 219-ФЗ установил требования к размещению на Единой цифровой платформе занятости и трудовых отношений информации о вакансиях для ряда категорий работодателей (органы госвласти РФ и субъектов РФ, органы местного самоуправления, работодатели с численностью работников выше 25 человек и др.).
Новое правовое регулирование
Статус и основы функционала Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» установила новая редакция ст. 16.2 Закона о занятости населения в РФ. Теперь это федеральная государственная информационная система.
Единая цифровая платформа состоит из федеральной и региональной части (сегментов), а также подсистем, перечень которых определяется Правительством Российской Федерации.
Перед платформой занятости и трудовых отношений стоят следующие задачи:
Порядок функционирования Единой цифровой платформы устанавливает Правительство РФ. Он включает:
Предусмотрено, что Единая цифровая платформа обеспечивает:
Какой орган курирует сайт «Работа в России»
Оператор Единой цифровой платформы занятости и трудовых отношений — это уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. По факту это Роструд.
Информация на платформе
Участники Единой цифровой платформы должны обеспечивать полноту, достоверность и актуальность информации, которую размещают на ней.
По общему правилу информация на Единой цифровой платформе — общедоступна, кроме той, доступ к которой ограничен федеральным законом.
Получение информации с Единой цифровой платформы занятости и трудовых отношений бесплатно. И не только через сайт «Работа в России», но и сайт Госуслуг, аналогичные региональные и муниципальные порталы.
Заключение
Таким образом, портал «Работа в России» как единая цифровая платформа в сфере занятости должен стать основным каналом предоставления вакансий от работодателей со среднесписочной численностью работников 25 и больше.
Возможность создания и хранения на платформе кадровых документов и договоров отложена на конец 2021 года и на начало 2023 года.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Единая система учета трудовых договоров (Д. Жорокпаева, 11 сентября 2020 г.)
специалист по вопросам труда и заработной платы
ЕДИНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ
Согласно изменениям в Трудовой кодекс РК, введенным в действие Законом Республики Казахстан от 4 мая 2020 года №321-VI ЗРК уполномоченный государственный орган по труду:
— разрабатывает и утверждает правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров;
— обеспечивает конфиденциальность и защиту персональных данных работника, содержащихся в единой системе учета трудовых договоров, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите;
— представляет сведения из единой системы учета трудовых договоров физическим и юридическим лицам с учетом требований законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите.
Согласно статье 22 Трудового кодекса РК работник имеет право на получение из единой системы учета трудовых договоров сведения о трудовом договоре и своей трудовой деятельности.
Согласно статье 23 Трудового кодекса РК работодатель имеет право на получение из единой системы учета трудовых договоров сведений о трудовой деятельности претендентов (с их предварительного согласия) и работников.
При этом, согласно этой же статье Трудового кодекса РК работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Трудового кодекса, в единую систему учета трудовых договоров в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду.
Согласно Правилам в ЕСУТД вносятся следующие данные:
1) реквизиты сторон:
индивидуальный идентификационный номер работника;
2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.
При этом вносятся данные не только при заключении трудового договора, но и в случае внесения изменений и дополнений в вышеуказанные сведения и в случае прекращения трудового договора.
В ЕСУТД работодатель при необходимости направляет следующие дополнительные сведения:
1) режим рабочего времени и отдыха;
2) основания расторжения трудового договора;
Все PRO электронные трудовые договоры
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние три месяца:
В течение последних нескольких лет звучит информация о планируемом переходе на электронные трудовые договоры.
Заключение трудовых договоров в электронном виде позволит уполномоченным органам получать информацию о физических лицах из системы, без необходимости предоставления большого количества документов, подтверждающих их трудовую деятельность. Для работодателей – это возможность получения достоверной информации о трудовой деятельности при приеме соискателя на работу, сокращение издержек при трудоустройстве.
Законом РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» от 4 мая 2020 года № 321-VІ в Трудовой кодекс РК внесены поправки, обязывающие работодателя заключать трудовые договоры в электронном виде, либо регистрировать трудовые договоры, заключенные на бумажном носителе, в ЕСУТД.
Изменение вступило в силу с 16 мая 2020 года. Фактически, с этого периода у работодателей возникла обязанность по работе с электронными трудовыми договорами или регистрации бумажных трудовых договоров в ЕСУТД.
В соответствии с нормами, внесенными в Трудовой кодекс РК, в статье 33 определено, что трудовой договор может заключаться между работником и работодателем в форме электронного документа, заверенного ЭЦП, либо в письменной форме.
Таким образом, сейчас заключить трудовой договор с работником можно:
Приказом МТиСЗН «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров» от 03 сентября 2020 № 353 утверждены правила учета и отражения сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые действуют с 18 сентября 2020 года.
Именно данные правила отвечают на большинство вопросов, касательно порядка и сроков регистрации трудовых договоров в ЕСУТД.
Таким образом, с 16 мая 2020 года у работодателя возникла обязанность по отражению данных о трудовых договорах в ЕСУТД. С 18 сентября 2020 года вступили в силу положения, устанавливающие сроки и порядок отражения данных в ЕСУТД.
Кто может передавать данные по трудовым договорам в ЕСУТД?
Пунктом 5 Правил установлен перечень уполномоченных лиц, которые вправе передавать данные в ЕСУТД. Передавать данные вправе работодатель, либо руководитель кадровой службы, на которого возложена такая обязанность.
Обязанность по передаче данных в ЕСУТД возлагается на руководителя кадровой службы при наличии соответствующего акта работодателя.
Какая информация подлежит отражению по трудовым договорам в ЕСУТД?
В соответствии с пунктами 3 и 6 Правил, вносимая информация разделяется на «основную» и «дополнительную».
К «основной» информации относятся следующие данные:
В какие сроки отражаются сведения по трудовым договорам в ЕСУТД?
В таблице приведены ситуации, при которых требуется внесение сведений по трудовым договорам в ЕСУТД и установленные Правилами сроки на их выполнение.
Обратите внимание, при определении сроков используются как рабочие, так и календарные дни.
Вносимые сведения по ТД
Заключение нового ТД
Сроки распространяются на ТД, заключенные после вступления в силу Правил.
Внесение сведений о ранее заключенных и действующих ТД
1 год (если численность работников до 2 000 человек)
2 года (если численность работников свыше 2 000 человек).
Сроки распространяются на ТД, действующие на момент вступления в силу Правил (на 17.09.2020).
Внесение изменений и дополнений в ТД
15 календарных дней
Распространяется на любые действующие ТД, в случае внесения в них изменений и дополнений.
Исправление выявленных ошибок в ТД
30 календарных дней
Исправления вносятся в случае выявления ошибок в составе основных или дополнительных данных по ТД.
Восстановление работника и ТД по нему
Увольнение работника и расторжение ТД
Сроки распространяются на трудовые договора, сведения о которых внесены в ЕСУТД.
Удаление сведений по некорректному ТД
30 календарных дней
При определении критериев оценки степени риска, утверждены проверки на внесение сведений о трудовых договорах в ЕСУТД. Отсутствие сведений в системе расценивается как грубое нарушение.
Данные положения содержатся в Приказе «Об утверждении Критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением трудового законодательства РК » от 25 декабря 2015 года № 1022 и действуют с 7 сентября 2020 года.
Административная ответственность за неисполнение обязанностей по отражению сведений ЕСУТД на данный момент не предусмотрена.
Как работник и работодатель может работать с данными в ЕСУТД?
Работодатель может получить информацию о трудовой деятельности соискателей на работу. Получение информации возможно по предварительному согласию лица.
Каким образом информация по трудовым договорам отражается в ЕСУТД?
В Правилах установлен порядок передачи сведений в ЕСУТД.
Прямая отправка данных по электронным трудовым договорам из типовых решений реализована посредством сервиса «1С:ЭТД.Электронные трудовые договоры».
Сервис реализован для следующих типовых решений:
Электронные трудовые договора в ЕСУТД Версия для печати
Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД.
Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:
Обязательные сведения о трудовых договорах:
Дополнительные сведения о трудовых договорах:
Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
Сроки внесения сведений в ЕСУТД:
2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.
Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в ЕСУТД
Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.