единая система бухгалтерского учета
Модель единой информационной системы бухгалтерского учета
ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ВЕДЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО (БУХГАЛТЕРСКОГО) УЧЕТА
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета является прикладной информационной системой, создание и развитие которой, направлено на централизацию обслуживающих и обеспечивающих функций Учреждений, не относящихся к основной деятельности
Cтруктурная схема, обмен данными
ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ВЕДЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО (БУХГАЛТЕРСКОГО) УЧЕТА
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета является прикладной информационной системой, создание и развитие которой, направлено на централизацию обслуживающих и обеспечивающих функций Учреждений, не относящихся к основной деятельности
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета обеспечивает
ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ВЕДЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО (БУХГАЛТЕРСКОГО) УЧЕТА
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета является прикладной информационной системой, создание и развитие которой, направлено на централизацию обслуживающих и обеспечивающих функций Учреждений, не относящихся к основной деятельности
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ НА ЭТАПЕ ПОДКЛЮЧЕНИЯ УЧРЕЖДЕНИЙ К ЕИСБУ
РЕАЛИЗАЦИИ ЭТАПА «ПОДКЛЮЧЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЙ К ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО (БЮДЖЕТНОГО) УЧЕТА»
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета является прикладной информационной системой, создание и развитие которой, направлено на централизацию обслуживающих и обеспечивающих функций Учреждений, не относящихся к основной деятельности
ОЖИДАЕМЫЙ СТРУКТУРНЫЙ И ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ РЕАЛИЗАЦИИ ЦЕЛИ
РЕАЛИЗАЦИИ ЭТАПА «ПОДКЛЮЧЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЙ К ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО (БЮДЖЕТНОГО) УЧЕТА»
Единая информационная система (бюджетного) бухгалтерского учета является прикладной информационной системой, создание и развитие которой, направлено на централизацию обслуживающих и обеспечивающих функций Учреждений, не относящихся к основной деятельности
Москва переходит на единую модель централизованного бухгалтерского учета и отчетности в организациях бюджетного сектора
(10).jpg "pozdrav 3(9)(10)")
Создание и развитие централизованных систем бухгалтерского учета и отчетности — мировой тренд, направленный на совершенствование бухгалтерских технологий как в государственном, так и в корпоративном секторах, позволяющий значительно повысить качество и эффективность бухгалтерского учета.
Департаментом финансов при технической поддержке Департамента информационных технологий с 2018 года велась работа по созданию единой модели бухгалтерского учета и отчетности. Разработанные методологические и технологические решения апробированы на базе 10 специализированных центров учета, созданных в административных округах Москвы. Им были переданы функции бухгалтерий 121 ГБУ «Жилищник» районов и других учреждений, подведомственных префектурам административных округов.
По словам Елены Зяббаровой, применение современных технологических инструментов ведения учета и продвинутой аналитической платформы дает возможность оперативно обрабатывать большие массивы данных из облачной бухгалтерии, к которой в настоящее время подключено более двух тысяч учреждений города Москвы. Созданная программная среда также предусматривает хранение первичных документов в цифровом виде и организацию юридически значимого электронного документооборота.
Возможность оперативного предоставления данных о финансово-хозяйственной деятельности учреждений упрощает процесс принятия управленческих решений, обеспечивает контроль финансовой дисциплины и снижает налоговые и финансовые риски
«Департаментом финансов Москвы построена вся необходимая инфраструктура для дальнейшей реализации проекта по централизации учета. Для оказания методологической поддержки и оперативной работы с возникающими инцидентами специалистами Департамента и подведомственного ему ГБУ “Мосфинагентство” по сути создан Центр компетенций в области централизованного бухгалтерского учета и отчетности бюджетной сферы города.
Как решить проблемы со сводной отчетностью с помощью единой методологии ведения учета
В теории у бухгалтерского и управленческого учета много общего, но на практике их ведение в конкретной компании может сильно отличаться. В итоге подготовка сводной отчетности регулярно отнимает много времени у сотрудников, а результатами этой работы даже не пользуются. Либо отчет появляется, когда управленческие решения уже приняты, либо руководство больше не верит данным, в которых много раз находили ошибки. Чтобы решить проблему, нужна единая методология ведения всех учетов.
Почему возникает конфликт учетов
Многие компании начинают с ведения только обязательного регламентированного учета. Потребность во внутреннем управленческом появляется на этапе, когда первого становится недостаточно для менеджмента. Например, данные из бухучета (БУ) могут показывать уже неактуальное положение вещей, а это не подходит для оперативных действий. Или появляется необходимость планировать, а по информации из регламентированного учета это сложно делать.
Тогда добавляется управленческий учет (УУ), с помощью которого можно и посмотреть планируемые затраты и поступления, и детализировать уже достигнутые результаты (например, чтобы корректно отреагировать на увеличенный спрос с учетом категорий).
Но так как УУ в нашей стране вести не обязательно, то и правил его ведения нет. Поэтому каждая компания начинает его вести по-своему и чаще всего вручную: раньше все начинали в Excel, сейчас некоторые пользуются Google Sheets или ведут учет в системе на отдельном плане счетов без какой-либо связки с бухгалтерским учетом. С БУ они получаются технически не синхронизированными или синхронизированными не полностью, а также в них могут расходиться аналитические данные в разных измерениях учета.
По мере развития организации могут меняться параметры, по которым руководство измеряет эффективность работы, а с ними меняются или дополняются правила составления управленческой отчетности. Бухучет тоже со временем усложняется: появляется больше элементов, о которых надо отчитываться, открываются новые юридические лица, начинают использоваться новые счета, создаются новые статьи.
В итоге эволюционно формируется сложная система, где внутренний учет очень далек от регламентированного и процессы подготовки каждого типа отчетности и их сопоставления громоздки и не оптимальны.
Как конфликт учетов влияет на бизнес
В итоге компания разными способами теряет деньги, и руководство управляет ей практически вслепую, потому что отчетов либо нет, когда они нужны, либо в их достоверность уже слабо верят.
Что мешает синхронизировать учеты
Попытки решения перечисленных выше проблем со стороны руководства обычно сводятся к увеличению частоты сверок. Это помогает быстрее находить несоответствия, но не помогает делать меньше ошибок или быстро понимать, откуда они взялись.
Чтобы наладить взаимодействие, нужно разработать единую систему правил учета деятельности предприятия для бухгалтерских, налоговых и управленческих целей. Для этого нужно принять во внимание как различия, так и особенности каждой составляющей.
Типичные различия в ведении
Для упрощения понимания не будем касаться особенностей налогового учета, рассмотрим только разницу между БУ и УУ.
В управленческом учете те же затраты могут учитываться по другому принципу, разноситься на несколько разных статей или вообще относиться к другой статье расходов. Например, то, что в бухучете — производственные расходы, в УУ может считаться общехозяйственными и списываться на управленческие.
Часто по-разному отражается амортизация имущества и расходы. Например, то, что в БУ записывается в расходы будущих периодов (РБП), в управленческом может учитываться только в том периоде, когда компания понесла затраты.
Распространенная ситуация для тех, кто работает на зарубежных клиентов, имеет филиалы в других странах или собирается выйти на новый рынок.
Помимо сложностей от одновременного автономного функционирования двух систем, обычно есть проблемы и в каждом из видов учета в отдельности.
Типичные проблемы бухучета
Проводить операции задним числом — против правил, но сотрудники и контрагенты не всегда предоставляют документы вовремя. Поэтому чем крупнее компания, тем позднее закрывается месяц. Нередко даже на месяц позже.
Бухгалтеры неправильно учитывают поступления или неправильно списывают затраты по неопытности, невнимательности или потому что неверно трактовали правила бухучета, тем более что последние периодически меняются.
Глубина отчетности может быть недостаточной для того, чтобы руководители, кредиторы или инвесторы могли правильно оценить экономическое состояние и перспективы фирмы.
Типичные проблемы управленческого учета
Управленческий учет, не основанный на четких правилах, часто позволяет менеджменту манипулировать показателями эффективности.
Сами показатели, по которым измеряется эффективность работы, не всегда отражают реальные цели компании. Они могли быть выбраны неверно, могли устареть, и в итоге целые отделы или направления занимаются достижением совсем не того, что действительно нужно.
Понятно, что сравнивать показатели разного типа всегда непросто (например потому, что увеличивать одни из них может быть легче, чем другие), но отсутствие единого стандарта оформления и подхода к оценке прогресса усложняет задачу в разы.
Кроме того, когда заинтересованные лица отчитываются о результатах так, как сами считают нужным, они «подгоняют» реальные итоги под те, какие хотели бы получить (см. пункт 1), в итоге данные из отчетов разных отделов могут противоречить друг другу. Разобраться, кто хорошо работает, а кто плохо и почему, становится практически невозможно.
Как работает единая методология учета
Методология учета — это свод правил, по которым ведется учет. Единая методология для нескольких видов учета — это свод правил, в котором прописано, как каждый тип операций должен отражаться в каждом из видов учета.
Для создания правильной единой методологии нужно проанализировать текущее состояние каждого вида учета, принять во внимание специфику отрасли и деятельности конкретного бизнеса, оценить применимость лучших практик. Далее нужно по возможности решить проблемы в каждом учете, максимально сблизить их между собой и убедиться, что итоговая отчетность содержит информацию, необходимую для управления предприятием.
Например, многие компании считают полезной высокую степень детализации в УУ-отчетности, но это не всегда верно. Например, для больших компаний или компаний с большим количеством типов номенклатуры часто бывает полезно обобщение данных по группам, особенно в отчетах за короткий промежуток времени. Менеджеру стоит вникать в детали раз в месяц или квартал (в зависимости от специфики отрасли), а подробные ежедневные и еженедельные документы только отнимают время либо игнорируются.
Такая система стандартов, если она разработана верно, позволяет вести учет наилучшим для организации образом. То есть так, чтобы оперативно формировалась полезная отчетность, чтобы эта отчетность была достоверной и чтобы на ведение учета уходило минимум времени сотрудников.
На основе такого свода правил можно эффективно автоматизировать все виды учета: бухгалтерский, налоговый и управленческий. Сделать это можно как с помощью одной компьютерной программы, так и с помощью нескольких специализированных, связанных между собой. Чем более сложная структура учета и чем более гибкая отчетность требуется компании, тем большее количество программных продуктов и работ нужно.
Можно ли с помощью единой методологии обойтись без автоматизации
Минимизировать количество ошибок и срывы сроков до определенной степени действительно можно и вручную.
Единая методология строит разные типы учета на одной базе номенклатуры и одной базе контрагентов, либо допускает минимальные и обоснованные различия (например, если организация работает в основном с юридическими лицами, то для бухучета не обязательно детализировать физлиц, можно все операции с ними проводить как операции с контрагентом «Частное лицо»).
За счет этого разные типы учета и сотрудники, отвечающие за них, начинают «разговаривать на одном языке», и если отладить процессы регулярного взаимодействия между отделами, то это улучшит ситуацию.
Но автоматизация уменьшает влияние человеческого фактора, а значит с ней ошибок еще меньше, учет еще достовернее.
Она также решает проблему дороговизны ведения учета: сотрудники не заносят одно и то же в разные системы, тратят меньше времени на сверки. Для больших компаний на длительных промежутках времени это существенно экономит средства на персонал.
Что дает методология вместе с автоматизацией
Главный результат для бизнеса — это обычно то, что отчеты появляются быстро, содержат всю нужную информацию, и что цифрам можно верить.
Сокращение сроков подготовки документов может быть очень существенным. Например, в компании «Сити Ресторантс» (KFC, «IL Патио», «Планета Суши», Pizza Hut и др.) на работу с ежемесячной отчетностью стало уходить в 3 раза меньше времени: раньше сотрудники тратили до 30 дней, а теперь укладываются в 10. Отчеты по движению денежных средств и по доходам и расходам система формирует сама и присылает руководству еженедельно.
До обращения в компанию RDV клиент вел управленческий учет в MS Excel. Были автоматизированы процессы с помощью нескольких продуктов на базе 1С, между которыми был настроен обмен данными, и для сети федерального масштаба (89 ресторанов по всей стране, количество сотрудников — 1970 человек) это оказало такой ощутимый эффект.
Если вам знакомы проблемы, возникающие из-за разных методологий учета, и вы хотите их решить, обращайтесь в RDV за профессиональными консультациями. Специалисты компании помогут разобраться в текущих проблемах, которые тормозят ваши бизнес-процессы. При необходимости проведут оптимизацию, автоматизируют учет, бизнес-процессы и IT-инфраструктуру.
Единая система бухгалтерского учета
Описание
Единая система бухгалтерского учета
Одной из основных тенденций государственной информатизации является централизация информационных ресурсов. В частности, в целях сокращения расходов государственных органов на содержание собственной ИТК-инфраструктуры предусмотрен поэтапный переход на использование единой системы центров обработки данных в соответствии с Распоряжением Правительства РФ от 07.10.2015 N 1995-р. В то же время централизация автоматизированных учетных ресурсов в масштабах отдельного органа власти приносит не только оптимизацию ИТ-расходов, но и серьезный управленческий эффект за счет повышения доступности и достоверности данных.
Решение «Корпорации ПАРУС» позволяет создать единую систему бухгалтерского учета в органе власти, объединяющую все территориальные органы и подведомственные учреждения. Система размещается на сервере органа власти, а пользователи в подведомственных учреждениях осуществляют работу с программным продуктом посредством Web-доступа. Такой подход обеспечивает использование единой учетной политики, унифицированные настройки с разделением прав доступа, позволяет сократить количество ошибок в учете и повысить достоверность и оперативность данных для центрального аппарата.
Однако для кардинального повышения эффективности финансово-экономической деятельности (за счет качественного программно-целевого планирования, расчета эффективности бюджетных расходов, оценки качества финансового менеджмента) данных бухгалтерского учета недостаточно. Органу власти необходимы показатели смежных процессов – как от подведомственных учреждений, так и от различных подразделений центрального аппарата.
Централизация бухгалтерского учета на платформе «ПАРУС» – это основа для построения современной системы управленческого учета, обеспечивающей полноценную информационную поддержку финансово-экономической службы. Решение «Корпорации ПАРУС» позволяет автоматизировать весь комплекс финансово-экономических процессов органа власти, включая внутренний финансовый контроль, реализовать интеграцию с программными продуктами смежных департаментов и обеспечить удобное электронное взаимодействие с внешними информационными системами.
Возможность построения единой информационной системы управления органа власти. Преимущества платформы «ПАРУС»
Создание системы управленческого учета в органе власти предусматривает интеграцию единой системы бухгалтерского учета со смежными централизованными подсистемами ведомства (в том числе с продуктами других разработчиков), автоматизирующими процессы планирования и бюджетного финансирования, управления государственными закупками, персоналом, имуществом и материально-техническим снабжением. Это позволяет финансово-экономической службе и другим структурным подразделениям органа власти, использующим бухгалтерские сведения, работать в едином информационном пространстве в соответствии с принципом однократного ввода и многократного использования первичных данных. Создать такое единое информационное пространство в ведомстве возможно только в условиях построения всех подсистем, в том числе бухгалтерской, по централизованной модели, объединяющей подразделения центрального аппарата органа власти и его подведомственную сеть.
При таком подходе сокращаются трудозатраты и повышается качество управленческой информации, которая формируется не путем сбора отчетных данных, подверженных искажениям в силу влияния человеческого фактора, а на основе фактических учетных данных единой системы. За счет единства используемой нормативно-справочной информации и унификации учетных процессов обеспечивается сопоставимость показателей, характеризующих результаты экономической и административно-хозяйственной деятельности подведомственных организаций, эффективность использования ресурсов и бюджетных расходов.
В результате работы в едином информационном пространстве бухгалтерской службе органа власти становятся доступны многочисленные документы планирования и исполнения бюджета из соответствующих подсистем для их отработки в бухгалтерском учете. А финансово-экономические службы органа власти могут получить доступ ко всем необходимым данным бухгалтерского учета для анализа и расчета базовых нормативов затрат на финансовое обеспечение государственных заданий при планировании объема соответствующих субсидий учреждениям. Доступны данные о фактических затратах на оказание работ и выполнение услуг и другие сведения из регистров бухгалтерского учета и форм отчетности для финансового планирования и контроля.
Обеспечивается обмен необходимыми данными в автоматизированном режиме между бухгалтерской службой и закупочным подразделением. Так, данные о принимаемых обязательствах отражаются в подсистеме бухгалтерского учета при регистрации закупочных процедур. Сформированные контракты доступны для отработки в бухгалтерском учете, а их исполнение автоматически отображается на рабочем месте специалиста подразделения закупок.
Интеграция с подсистемой управления имуществом обеспечивает синхронизацию оперативного учета имущества и бухгалтерского учета. Благодаря этому в подсистеме управления имуществом отражается информация о переоценке, списании и других изменениях состояния основных средств, а в системы Минфина России и Росимущества поступают идентичные данные о количественных и стоимостных характеристиках государственного имущества.
В единой системе на основании данных кадрового учета (сведений о служащих, организационно-штатной структуры) осуществляется расчет денежного содержания с последующим отражением полученных результатов расчета в подсистеме бухгалтерского учета.
Кроме того, построенная система управленческого учета может быть интегрирована с системами управления профильной деятельностью ведомства. В результате в системе наряду с финансовыми аккумулируются и «производственные» показатели деятельности, что позволяет сопоставлять планируемые и фактические результаты программ с бюджетными расходами.
Таким образом, комплексный подход к автоматизации, заложенный в решение «Корпорации ПАРУС», обеспечивает максимальную доступность всех данных, необходимых как бухгалтерской службе и финансово-экономическому подразделению в целом, так и смежным подразделениям для прозрачного управления ресурсами.
Сокращение затрат на межведомственное взаимодействие
Использование централизованной системы бухгалтерского учета на платформе «ПАРУС» позволит значительно сократить сроки и финансовые затраты на организацию Web-сервисного взаимодействия через СМЭВ с системами других министерств, государственных внебюджетных фондов, органов статистики, электронными платежными системами. Электронное взаимодействие с внешними федеральными информационными системами исключает ручной ввод большого объема данных: только лишь бюджетная (бухгалтерская) отчетность должна быть предоставлена трем потребителям – в Федеральное казначейство, в Федеральную налоговую службу и на Официальный сайт для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях bus.gov.ru. С учетом жестких временных регламентов предоставления данных внешним потребителям это существенно снижает нагрузку на специалистов финансово-экономической службы ведомства.
Сокращение стоимости эксплуатации информационных систем
Перенос автоматизированных систем учета, используемых в центральном аппарате и территориальных органах (подведомственной сети), в единый центр обработки данных позволяет минимизировать расходы на их эксплуатацию за счет централизованного осуществления модернизации, однократности обновлений.
Создание собственной системы бухгалтерского и управленческого учета в органе власти позволяет контролировать плановое развитие системы, сохранить традиционное сопровождение пользователей, поддерживать единую учетную политику и собственную ведомственную отчетность, а в перспективе, при необходимости, мигрировать в стороннее облако быстро, безболезненно и незаметно для пользователей.
Технологические преимущества системы «ПАРУС 8» для построения единой системы бухгалтерского и управленческого учета органа власти и подведомственной сети
В качестве платформы для централизации система «ПАРУС 8» имеет существенные технологические преимущества по сравнению с решениями других разработчиков. Она менее требовательна к технической инфраструктуре, более надежна и отказоустойчива, более проста в настройке, управлении и последующей модернизации. Все это обеспечивает минимизацию затрат на коммуникационные ресурсы, развертывание и обслуживание программного обеспечения в проектах централизации.
Концентрация всех прикладных модулей в едином хранилище данных
Архитектура системы «ПАРУС 8» позволяет размещать в централизованной базе данных все востребованные прикладные модули и расширять их набор без увеличения компьютерных мощностей. В отличие от программных продуктов, использующих отдельные хранилища для модулей и учреждений, системе «ПАРУС 8» не требуется промежуточных программных компонентов для управления, администрирования и сбора консолидированной отчетности из разрозненных баз данных. Такой подход означает меньшие затраты на ИКТ и эксплуатационные расходы, большую надежность и отказоустойчивость системы.
Технология распределенных вычислений
Предусмотрена возможность гибкого управления нагрузкой и аппаратного масштабирования системы в случае необходимости. Кластерный подход обеспечивает существенную экономию на технических ресурсах, так как позволяет использовать набор недорогих однопроцессорных компьютеров, совместная производительность которых не будет уступать мощным многопроцессорным вычислительным станциям.
Максимальное использование встроенных возможностей СУБД
Системе «ПАРУС 8» свойственна беспрецедентная отказоустойчивость, так как между визуальным интерфейсом пользователя и хранилищем базы данных нет никаких промежуточных технологических слоев, что позволяет многократно повысить надежность работы и контроль целостности данных при нестабильных каналах связи, а также минимизировать объем используемого сетевого трафика. Прямое использование возможностей СУБД позволяет системе «ПАРУС 8» обрабатывать запросы любой сложности. Скорость работы системы практически не зависит от количества пользователей и объема данных. Рост числа пользователей и данных не требует постоянной модернизации технических ресурсов, так как в систему изначально заложены возможности по резервированию и масштабированию.
Открытая архитектура
Система «ПАРУС 8» имеет прозрачную архитектуру, спроектированную по классическим канонам реляционных баз данных. Доступ к структурам системы открыт, что облегчает работу с ней сторонним разработчикам, упрощает механизмы взаимодействия и интеграции с внешними системами.