если контрагент не возвращает акты выполненных работ
Как заставить контрагента вернуть первичные документы
Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ
С позиции поставщика
Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:
Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.
В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.
Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.
Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.
Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.
Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ
С позиции покупателя
Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.
Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.
Текст обращения может быть таким:
Руководителю (наименование компании-контрагента)
Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.
Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).
Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.
Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).
Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.
Еще несколько полезных советов
Кто отвечает за документы
Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.
Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.
Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.
Подводя итоги
Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.
Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.
Что делать, если заказчик не возвращает подписанные акты
Стоит ли настаивать на подписании акта, если получена оплата
Важно: даже если прибыль отражена правильно, акт все равно должен быть в наличии. Он относится к первичным документам, а его отсутствие — к серьезным нарушениям ведения бухгалтерского учета. Такая ошибка карается штрафом вплоть до 10 000 рублей. Если нарушение выявлено в нескольких периодах — до 30 000 рублей.
Кроме обязательств перед налоговой, компания рискует конфронтациями с заказчиком. Акт выполнения свидетельствует о завершении работ, без него сложно доказать, что работа выполнена надлежащим образом или вообще выполнялась.
В какой срок заказчик должен вернуть подписанный документ
Здесь кроется юридическая брешь, которая позволяет заказчикам не испытывать на себе давления за оперативное подписание акта. Законом эти сроки не регулируются. Если они не прописаны в самом договоре на оказание услуг или акте о выполнении, заказчик может вечно откладывать подпись документов.
Как составить письмо-претензию на возврат акта
Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме, содержит реквизиты ранее переданного документа и требование вернуть его подписанным. Если обязанность вернуть подписанный акт числилась в договоре, в теле письма на возврат указывается ссылка на соответствующую графу.
Важно: вы можете отдать письмо лично, но лучше отправить его по почте в виде заказного с уведомлением. Таким образом, вы сможете подтвердить отправление письма и избежать штрафа за отсутствие первичного документа. Если не избежать, то снизить его до минимума.
Что такое односторонний акт
Договоры возмездного оказания услуг регулируются п. 4 ст. 708 ГК РФ. Согласно этому закону, если один из участников сделки не подписывает документ, в акте ставится отметка о причине отказа. Если заказчик без существенных причин не возвращает документ, суд признает подписанный в одностороннем порядке акт в качестве действительного.
Чтобы акт выполнения работ был признан при подписи в одностороннем порядке, должны быть одновременно выполнены два условия:
Вы или ваш представитель направили акт заказчику с описью вложения и уведомлением о вручении. Компания имеет доказательства того, что документ был передан на подписание надлежащим образом и в срок;
Заказчик не заявил о мотивированном отказе подписания акта до крайнего срока, указанного в нем.
Важно: вы можете стимулировать заказчика, прописав последствия немотивированного отказа в теле договора. Укажите в нем штраф на сумму, которая сможет перекрыть потраченные издержки, в случае, если вам придется бегать за заказчиком с ручкой и актом.
Чтобы суд признал немотивированный отказ, нужно иметь подтверждение передачи акта на подпись. Для этого нужно попросить подпись и печать заказчика на копии акта. Она сопровождается пометкой: «Принял, дата, название компании, ФИО ответственного лица».
Если заказчик не хочет ставить свою подпись под распиской о получении, можно отправить акт по почте на юридический адрес заказчика. Таким образом, вы получите опись и почтовую квитанцию, подтверждающую своевременную отправку акта выполненных работ заказчику.
В каких случаях суд может принять сторону заказчика
Суд может принять сторону заказчика в том случае, если посчитает отказ от подписания обоснованным. Для этого другая сторона должна составить документ, описывающий причины отказа, — «Мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ». В нем должно быть описано ненадлежащее качество выполненных работ или несоответствие выполненных работ по отношению к договору.
Важно: часто такой мотивированный отказ направляется после просрочки подписания акта, когда заказчик твердо вознамерился не платить по своим, далеким от качества оказания услуг, причинам. Укажите в договоре, что заказчик обязан написать мотивированный отказ в течение времени, отведенного на подписание акта выполненных работ. Иначе работа будет считаться принятой без возражений.
Кроме того, заказчик может отказаться от подписания акта, усомнившись в юридической силе самого договора. Он может заявить, что подписавший его сотрудник не имел полномочий для этого. В таком случае у вас есть два выхода:
Проверить, производилась ли оплата по договорам, которые были подписаны этим лицом, ранее. Если оплата производилась — это можно использовать в качестве весомого аргумента;
Сослаться на ст. 402 ГК РФ. Она говорит, что действия работников, связанные с исполнением обязательств, всегда считаются действиями компании.
Заказчик оспаривает выполнение работ
Заказчик может отказаться от подписания акта и выплат, заявляя о том, что работа вообще не выполнялась. Если вы столкнулись с такой ситуацией, направьте заказчику письмо-претензию с требованием выплаты и предоставления актов выполненных работ. Если результаты не получены, дело за исковым производством. Инициировать его можно в трех случаях:
сторона заказчика не подписывает акты;
в ответе на претензию заказчик заявил, что будет оспаривать сумму;
заказчик необоснованно недоволен качеством выполненных работ или вовсе намерен оспаривать факт их выполнения.
В качестве доказательств можно предоставить доверенности, деловую переписку, чеки на закупку материалов, путевые листы, договоры с третьими лицами, показания свидетелей, результаты независимой экспертизы о факте проведения работ.
Как сделать работу с актами проще
У электронного документооборота множество преимуществ:
Безграничные возможности для систематизации и автоматизации бухгалтерского учета. Можно автоматически дублировать информацию из первичных документов в программу для бухгалтерского учета, снизив трудозатраты до минимума;
Безбумажное взаимодействие с контрагентами. Заказчику больше не нужно отправлять акт выполненных работ почтой России или лично отдавать его вам в руки. Кроме того, они смогут подписать документ нажатием одной кнопки;
100% безопасность документов. Контрагент никогда не потеряет акт о выполнении работы, если он находится в электронном виде. Он не потеряется при пересылке и никуда не денется в случае переезда в новый офис.
Система электронного документооборота поможет экономить время на коммуникации с контрагентами, вести историю каждого файла для налоговой, уменьшит затраты на распечатку и хранение бумаг. Внутренняя работа предприятия станет прозрачнее.
Полезные сервисы для сотрудничества с контрагентами в электронном виде
Чтобы сделать документооборот простым и наладить взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, используйте продукты от «Астрал».
«Астрал Онлайн» — это сервис электронного документооборота. Поддерживает все виды цифровой подписи и позволяет оперативно согласовывать документы и отправлять, настраивать документооборот с контрагентами. Вы можете обмениваться документами даже с теми заказчиками, которые пользуются другими операторами ЭДО.
«Астрал. Отчет 5.0» помогает без проблем взаимодействовать с контролирующими органами — отправлять отчеты, проверять правильность их составления, сверяться с ФНС, писать письма в ФНС, ПФР и Росстат. Пользователи этого сервиса получают уведомление о требованиях контролирующих органов, могут ответить на них онлайн. Если налоговая попросит выслать акт работ, вы не пропустите это. Более того, сможете оперативно объяснить причину отсутствия у вас этого документа.
Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.
Зачем нужен акт выполненных работ
Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).
Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.
Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства. Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).
Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:
Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.
Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.
Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:
У заказчика нет денег или желания платить
Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.
Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:
У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.
Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.
Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты
Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.
Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.
Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.
Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.
Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы
Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает подтверждать факт финансово-хозяйственной операции первичными учетными документами. За их отсутствие или отсутствие подписей обеих сторон сделки налоговая взымает приличные штрафы. Как бороться с невозвратом и могут ли помочь в этом технологии?
Почему контрагент не спешит возвращать документы?
1. Незаинтересованность бизнес-партнера в возврате ПУД. Контрагент в полной мере оказал услуги, деньги на счет поступили – его все устраивает. А отправка или возврат первичных документов – это дополнительные усилия, трудоемкость опять же, всегда найдутся дела поважнее.
2. Экономия на отправке документов. Одно заказное письмо обходится примерно в 60 рублей с НДС. Если сумму умножить на количество контрагентов, как правило, статья расходов становится приличной. Многие небольшие компании предпочитают экономить на почтовых расходах.
3. Плохая организация документооборота. В потоке бумажных документов, которые кочуют от стола к столу, некоторые экземпляры просто теряются или попадают в корзину для бумажного мусора.
4. Уклонение от договорных обязательств. Заказчик (покупатель) может преднамеренно затягивать подписание документов, чтобы не платить за услугу (товар) или, как минимум, отсрочить платеж.
Небольшая фирма обслуживает и ремонтирует офисную технику. Большая часть клиентов – юридические лица, сумма с каждой оказываемой услуги хоть и небольшая, но заказов много, соответственно, и документов тоже. Однако вовремя возвращают подписанные первичные документы чуть более половины заказчиков – примерно 60%.
Случаются ситуации, когда от заказчика приходит представитель или курьер, оставляет технику для ремонта или сразу получает услугу, забирает с собой документы с обещанием подписать их или хотя бы просто передать в бухгалтерию. Но на следующий раз все повторяется. Фирма оказывает услуги, предоставляет документы, а вот принимать их и, соответственно, оплачивать услуги клиенты не торопятся.
Руководство сервисной компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы получается вернуть не всегда.
Чем грозит невозврат документов?
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр ПУД.
В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.
Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если нет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него сложно.
Как защитить себя от невозврата ПУД?
1. Особые условия в договоре. Порядок возврата документов прописывается в отдельном пункте договора, указывается, кто берет на себя почтовые расходы, какая ответственность ложится на стороны за несвоевременный возврат документов.
2. Четкое определение ответственного. Регламентами компании закрепляется ответственность сотрудника за контроль возврата документов. Таким ответственным может стать менеджер, который заключал договор, бухгалтер, секретарь.
3. Оплата доставки документов. Вместе с документами контрагенту отправляется оплаченный конверт с обратным адресом, ему останется только дойти до почты.
1. Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматизирован и в работе используется система электронного документооборота (СЭД), то сама система будет напоминать об отправке документа контрагенту или необходимости проконтролировать возврат. Напоминание оформляется как задача, при необходимости можно настроить автоматическую отправку электронного письма контрагенту с просьбой вернуть подписанные экземпляры.
2. Юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Используя сервис обмена цифровыми документами, компания сокращает стоимость доставки, может обезопасить себя от потери, а контрагенту подписать документ будет так же легко – всего пара кликов.
Цифровые процессы внутри компании помогают упорядочить документооборот, отражая регламенты и единые принципы работы. Переход на электронный юридически значимый обмен документами с контрагентами исключает проблемы с доставкой и хранением. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке.
Попробуйте цифровые процессы бесплатно – воспользуйтесь специальным предложением от Directum.