если счет фактура копия можно ли принимать к учету
На основании дубликата счета-фактуры нельзя принять НДС к вычету
 |
| Vadymvdrobot / Depositphotos.com |
Соответствующие разъяснения содержатся в письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 14 февраля 2019 г. № 03-07-09/9057. В рассмотренном финансистами случае налогоплательщик потерял счет-фактуру от сентября 2017 года. Однако поставщик в июле 2018 года оформил дубликат по уже действующей новой форме. При этом в графе «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры стояла подпись уже другого сотрудника контрагента.
Таким образом, при утере оригинала счета-фактуры основания для принятия к вычету НДС отсутствуют. Напомним, что счет-фактура является обязательным документом для принятия к вычету НДС (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса). При его отсутствии на основании других документов заявить НДС к вычету нельзя.
Документы по теме:
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами
Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли, а также в целях принятия НДС к вычету?
Вычет НДС
В соответствии с п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в порядке, предусмотренном ст. 166 НК РФ, на установленные указанной статьей налоговые вычеты.
В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг).
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Реквизиты счета-фактуры установлены п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ.
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Как видим, положения 21 главы НК не содержат прямого запрета для вычета НДС на основании факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур. Кроме того, в Правилах также отсутствует запрет на регистрацию в книге покупок факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур.
Однако финансовые и налоговые органы признают вычеты НДС только на основании оригиналов счетов-фактур (письма Минфина России от 13.06.2007 N 03-07-11/160, ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896). Кроме того, сотрудники налоговых органов при проверке могут сослаться на письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404, УМНС по г. Москве от 30.08.2001 N 02-11/39574, от 06.07.2001 N 02-11/30363, от 01.09.2003 N 11-14/47605, УФНС по г. Москве от 07.06.2005 N 19-11/40885, в которых озвучена следующая позиция: счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц, уполномоченных на то приказом организации. Соответственно, этим требованиям не может удовлетворять копия документа, полученная по факсу или по электронной почте. Таким образом, в рассматриваемой ситуации налоговые органы могут отказать в применении вычета по НДС, посчитав, что счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок только в периоде получения оригинала.
В письме ФНС от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, которым федеральная налоговая служба направила для использования в работе систематизированные материалы результатов нормативно-методической работы, выполненной ГНИИ РНС по заказу ФНС России, по документированию операций при транспортировке товаров, сказано, что официальным подтверждением подлинности счета-фактуры являются оригинальный оттиск печати и оригинальные подписи должностных лиц организации-продавца.
Что касается судебной практики, то она противоречива.
В ряде случаев суды отмечают: если факсимильные копии счетов-фактур содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ, и налогоплательщиком соблюдаются требования, перечисленные в ст.ст. 171-172 НК РФ, то организация вправе принять НДС к вычету на основании факсимильной копии счетов-фактур. В частности, такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09, ФАС Уральского округа от 09.06.2008 N Ф09-4137/08-С2, от 21.02.2006 N Ф09-685/06-С2, ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 N А05-13752/2006-11, ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 N А31-396/2007-16, ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2003 N Ф03-А04/03-2/299.
В других судебных актах право на вычет по факсимильным копиям счетов-фактур суды признают только при условии, что организации по запросу налоговых органов или суда представят оригиналы счетов-фактур (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2009 N А66-7216/2008, ФАС Уральского округа от 17.03.2008 N Ф09-1590/08-С2, ФАС Московского округа от 03.03.2006 N КА-А40/853-06).
В то же время существуют судебные решения, принятые не в пользу налогоплательщиков, в которых указано, что налогоплательщиком могут быть приняты к вычету и зарегистрированы в книге покупок только оригиналы счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг). Возможность получения счета-фактуры посредством факсимильной связи законодательством о налогах и сборах не предусмотрена (постановления ФАС Поволжского округа от 16.06.2009 N А55-17805/2008, от 09.06.2008 N А55-17573/07, от 07.06.2008 N А55-11510/2007, от 18.03.2008 N А55-11507/2007-31, от 28.02.2008 N А55-11505/07-35, ФАС Московского округа от 27.10.2010 N КА-А40/12541-10, от 03.12.2008 N КА-А40/6969-08, от 28.04.2008 N КА-А40/2537-08).
В отношении факсимильной подписи счетов-фактур в письмах Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 17.09.2009 N 03-07-09/48 сказано, что п. 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.
Несмотря на то, что в приведенных судебных решениях и письмах речь шла о факсимильных копиях счетов-фактур, полагаем, что логика, приведенная в них, может быть применена и к рассматриваемой ситуации.
Таким образом, учитывая спорность ситуации, считаем, что если организация примет решение принять к вычету НДС на основании сканированной копии счет-фактуры, то правомерность такого решения организации, скорее всего, придется доказывать в судебном порядке. Поэтому в рассматриваемой ситуации во избежание споров с налоговыми органами покупателю необходимо истребовать у поставщика оригинал счета-фактуры. В противном случае при налоговой проверке налоговый орган откажет организации в вычете НДС, тогда организации придется решать спор с налоговым органом в суде.
Налог на прибыль
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных документов.
При этом формально НК РФ не предусматривает признание расходов на основании копий первичных документов, что подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968, в котором говорится, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
Вместе с тем сотрудники официальных органов в ряде случаев не возражают против признания расходов на основании копий документов.
Так, например, в письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 говорится, что в случае потери подлинников проездных документов организацией могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
В письме Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77 сотрудники финансового ведомства пришли к выводу, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Что касается арбитражной практики, то в ней единого мнения также не выработано.
Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов. Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.
Таким образом, признание расходов, при отсутствии оригиналов накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), но при наличии копий данных документов, также может привести к спорам с представителями налогового органа.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?
Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.
Обоснование вывода:
Причем в целях налогового учета расходы организации должны удовлетворять требованиям, установленным ст. 252 НК РФ.
Так, расходами признаются осуществленные налогоплательщиком обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и определенные руководителем на основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии.
Более того, часть 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.
В то же время из содержания части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.
Следует отметить, что нормами НК РФ также не предусмотрено принятие к учету копий первичных документов, изготовленных на бумажном носителе.
В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 представлены разъяснения, из которых следует, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ оформленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.
При этом специалисты финансового и налоговых служб допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Сложившаяся судебная практика также подтверждает, что отсутствие подлинных первичных документов может являться предметом споров с налоговыми органами.
При этом в арбитражной практике встречается мнение о том, что в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов, признать можно.
Например, в постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 рассматривалась ситуация, когда налогоплательщик при налоговой проверке представил инспекции не оригиналы первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ), а выполненные на бумажных носителях факсовые копии данных документов. Инспекция исключила эту сумму из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Судьи, признавая недействительным решение налоговой, указали на необоснованность выводов налогового органа относительно недоказанности заявленных налогоплательщиком расходов, аргументируя свою позицию следующим:
законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии;
полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем расходы являются подтвержденными;
учитывая разъяснения, данные в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, налоговый орган, указывая на представление налогоплательщиком ненадлежащих документов в подтверждение расходов по налогу на прибыль, должен был исчислить налог на прибыль организаций расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (что не было сделано);
налоговый орган обладал правом по проведению мероприятий налогового контроля путем истребования документов у контрагентов заявителя в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ, но не воспользовался этим правом.
Аналогично в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11552/2010 отмечено, что наличие у налогоплательщика только «факсовых» копий первичных документов, а не их оригиналов не означает отсутствие у него реальных затрат.
В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 19.01.2012 N Ф05-14417/11 и от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи также посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.
Кроме того, суд может признать неподтвержденными расходы, если в представленных копиях первичных документов отсутствуют обязательные реквизиты (например подписи ответственных лиц) (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2013 N 14АП-1128/13).
Таким образом, наличие арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие оригиналов первичных документов может привести к спору с налоговыми органами.
Отметим, что судами выносятся решения, при этом учитываются обстоятельства каждого конкретного дела. Предугадать исход судебного решения в Вашем случае невозможно. Поэтому считаем, что во избежание претензий со стороны налоговых органов организации следует затребовать от контрагента оригиналы первичных документов либо копии первичных документов, заверенных в установленном действующим законодательством порядке.
Из п.п. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).
При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.
О необходимости заверения копий документов с учетом требований Госстандарта России смотрите также письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-Р3/39142, от 28.01.2013 N 03-03-06/3/1, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 01.09.2011 N 03-01-11/4-288 и др.
В заключение заметим, что в силу п. 2 ст. 160 ГК РФ допускается использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, полагаем, что отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.
Полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений.
Для целей бухгалтерского учета и налогового учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.
В рассматриваемой ситуации стороны могут предусмотреть условиями договоров сроки представления первичных документов, оформленных надлежащим образом.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Если вы потеряли счет-фактуру, подтвердить вычет НДС дубликатом нельзя. На это указывает Минфин в письмах от 02.04.2019 № 03-07-09/22581, от 14.02.2019 № 03-07-09/9057.
Уточним, что ведомство рассмотрело ситуацию, когда дубликат был составлен по форме, отличной от формы оригинала (в промежутке между их выпиской изменился бланк, и продавец выдал дубликат на новом), и подписан новым сотрудником. То есть то, что это не оригинал, сразу бросалось в глаза.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в счет-фактуру, мы рассказали здесь.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Если же дубликат воспроизводит оригинал на 100%, о подмене никто и не догадается. Налоговики ведь не будут проверять чернила в подписях на свежесть. Но если настолько точно воспроизвести документ продавец не может (например, уволился сотрудник, который его подписывал), тогда лучше попросить не дубликат, а заверенную копию счета-фактуры. К ним налоговики придираются меньше.
Что касается судей, то они принимают и то и другое. См., например, постановление Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10 (здесь о копиях), постановление Третьего ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015 (о дубликатах).
А вот что точно не следует делать дубликатом, так это исправлять в счетах-фактурах ошибки. Для этого есть специальные правила.
О порядке исправления счетов-фактур читайте в этой статье.