естд единая система учета трудовых договоров
Электронные трудовые договора в ЕСУТД Версия для печати
Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД.
Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:
Обязательные сведения о трудовых договорах:
Дополнительные сведения о трудовых договорах:
Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
Сроки внесения сведений в ЕСУТД:
2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.
Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в ЕСУТД
Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.
Инструкция для работодателей по работе с трудовыми договорами в ЕСУТД
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вход на портал
Для регистрации трудовых договоров работодателю необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии подтверждаются электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) работодателя.
Для входа на портал нужно пройти по ссылке www.enbek.kz и нажать на кнопку Войти в правом верхнем углу главной страницы.
В открывшемся окне следует ввести свой логин или e-mail и пароль, после чего нажать на кнопку Войти в кабинет.
Регистрация трудовых договоров
Добавить в правом верхнем углу страницы.
Если ранее были добавлены трудовые договоры, можно найти трудовой договор по поиску ИИН, Фамилии в выбранном предприятии.
Также в данном разделе есть: ссылка на правила регистрации трудовых договоров, ответы на часто задаваемые вопросы.
После нажатия на кнопку Добавить откроется форма для добавления информации по договору, на форме необходимо заполнить следующие поля:
Поля, отмеченные * обязательные для заполнения
Страна места работы выбирается из справочника, при выборе значения «Казахстан» необходимо указать Город или район, выбрать из справочника Населенный пункт. В поле Место выполнения работы необходимо указать фактический адрес выполнения работы. Режим рабочего времени по умолчанию ставится значение «Нормальное», можно выбрать соответствующее значение: «Сокращенное», «Неполное». При выборе Неполного рабочего времени необходимо указать Тарифную ставку.
Заполнив все поля, необходимо нажать на кнопку Сохранить. После добавления и сохранения договора его необходимо отправить для регистрации в единую систему учета трудовых договоров (далее – ЕСУТД). Для этого нужно нажать на кнопку Подписать договор и отправить, которая находится внизу карточки договора.
Далее необходимо подписать ЭЦП предприятия.
Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о договоре перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль к ЭЦП и нажмите на кнопку OK. Данные по договору будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
Выйдет сообщение об успешной отправке договора. В списке трудовых договоров статус отправленного трудового договора поменяется на «Договор отправлен в систему ЕСУТД».
Внесение изменений в трудовой договор
Для того чтобы внести изменения, корректировки или обновить сведения о сотруднике в договоре, необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Изменить данные.
Далее откроется форма для редактирования, в которой можно будет внести изменения. После внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.
Все изменения, внесенные в договор, необходимо отправить для регистрации в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Отправить изменения, которая появится в карточке договора после внесения изменений.
Далее необходимо подписать ЭЦП предприятия.
Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить изменения информации в трудовом договоре перед отправкой в ЕСУТД.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОK.
Данные будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД. При успешной отправке изменения выйдет сообщение «Изменения договора успешно отправлены!».
Добавление дополнительного соглашения к трудовому договору
Для того чтобы добавить дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку «Действия» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Просмотреть.
Добавить дополнительное соглашение можно только, если основной договор был отправлен в ЕСУТД.
Откроется карточка договора, на которой необходимо выбрать и нажать на кнопку Добавить доп.соглашение.
Далее откроется форма, в которой необходимо внести информацию по дополнительному соглашению. После добавления информации необходимо нажать на кнопку Сохранить.
При добавлении дополнительного соглашения необходимо заполнить обязательные поля (Номер дополнительного соглашения, Дата заключения дополнительного соглашения, Дата начала действия дополнительного соглашения) и остальные поля заполняются только в том случае, если были изменены согласно дополнительному соглашению.
Добавленное дополнительное соглашение отобразится в таблице в карточке договора. Дополнительное соглашение необходимо отправить для регистрации в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Отправить в таблице напротив дополнительного соглашения.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о дополнительном соглашении перед отправкой в ЕСУТД.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль к ЭЦП и нажмите на кнопку OK. Дополнительное соглашение будет автоматически в онлайн режиме отправлено в ЕСУТД.
После отправки статус дополнительного соглашения в таблице изменится на «Отправлено».
Внесение изменений в дополнительное соглашение
Для того чтобы внести изменения, корректировки в дополнительном соглашении, в списке дополнительных соглашении необходимо выбрать дополнительное соглашение, нажать на кнопку Изменить напротив данного дополнительного соглашения.
Далее откроется форма для редактирования, в которой можно будет внести изменения. После внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.
Все изменения, внесенные в дополнительное соглашение, необходимо отправить для регистрации в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Отправить в таблице напротив дополнительного соглашения.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о дополнительном соглашении перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK. Дополнительное соглашение будет автоматически в онлайн режиме отправлено в ЕСУТД.
После отправки статус дополнительного соглашения в таблице изменится на «Отправлено».
Добавление социального отпуска
Информация о социальном отпуске необходима для назначения государственной услуги по проактивному назначению социальной выплаты в связи с беременностью и рождением ребенка, усыновления/удочерения новорожденного ребенка (детей), поэтому необходимо ТЩАТЕЛЬНО ПРОВЕРИТЬ данные перед отправкой в ЕСУТД.
После передачи сведений в соответствующую Информационную систему из ЕСУТД, на ЭБТ разрешена корректировка всех полей кроме типа социального отпуска и даты Не работал с.
Рекомендуется зарегистрировать социальный отпуск в течение 15 календарных дней с даты начала социального отпуска.
Для того чтобы добавить социальный отпуск к трудовому договору необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Просмотреть.
Откроется карточка договора, на которой необходимо выбрать и нажать на кнопку Добавить соц.отпуск, кнопка располагается внизу карточки.
Далее откроется форма, в которой необходимо внести информацию по социальному отпуску. Тип отпуска выбирается из справочника.
При выборе типа отпуска «В связи с беременностью и рождением ребенка, усыновления/удочерения новорожденного ребенка (детей)» необходимо заполнить следующие поля:
После добавления информации необходимо нажать на кнопку Сохранить. Добавленный социальный отпуск отобразится в таблице в карточке договора. Социальный отпуск необходимо отправить для регистрации в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Отправить в таблице напротив социального отпуска.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о социальном отпуске перед отправкой в ЕСУТД.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK. Социальный отпуск будет автоматически в онлайн режиме отправлен в ЕСУТД.
После отправки статус социального отпуска в таблице изменится на «Отправлен».
Внесение изменений в социальный отпуск
Для того чтобы внести изменения, корректировки в социальный отпуск, в списке социальных отпусков необходимо выбрать социальный отпуск, нажать на кнопку Изменить напротив данного социального отпуска.
Далее откроется форма для редактирования, в которой можно будет внести изменения. После внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.
Все изменения, внесенные в социальный отпуск, необходимо отправить для регистрации в ЕСУТД. Для этого нужно нажать на кнопку Отправить в таблице напротив социального отпуска.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о социальном отпуске перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку «OK». Социальный отпуск будет автоматически в онлайн режиме отправлен в ЕСУТД.
После отправки статус социального отпуска в таблице изменится на «Отправлен».
Изменение (актуализация) фамилии, имени и отчества работника по ИИН
Если работник сменил(-а) фамилию / имя / отчество, а на ЭБТ данные ФИО не изменились, то необходимо выполнить данную функцию для актуализации сведений.
Для изменения (актуализации) ФИО работника, в частности фамилии, имени и отчества необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Просмотреть.
Откроется карточка договора, на которой необходимо нажать на кнопку Актуализировать ФИО работника по ИИН. После нажатия на данную кнопку, в реквизитах актуализируется ФИО работника.
Изменение (актуализация) ИИН при смене гражданства
Если у работника сменилось гражданство, меняется и ИИН.
Для изменения (актуализации) ИИН работника при смене гражданства, необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Просмотреть.
Откроется карточка договора, на которой необходимо нажать на кнопку Актуализировать ИИН при смене гражданства.
После нажатия на кнопку, откроется страница с правой стороны, где необходимо ввести новый ИИН и нажать на кнопку Подписать и отправить.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK. Актуализированный ИИН будет автоматически в онлайн режиме отправлен в ЕСУТД.
После отправки выйдет сообщение, что ИИН успешно изменен. Измененный (актуализированный) ИИН работника будет отображаться в реквизитах.
Автоматическая пролонгация трудового договора
В случае истечения срока действия трудового договора, если ни одна из сторон в течение последнего рабочего дня (смены) письменно не уведомила о прекращении трудовых отношений, он считается продленным на тот же срок, на который был ранее заключен, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2 статьи 51 Трудового Кодекса РК. Чтобы отразить данный пункт в системе, Работодателям на ЭБТ доступен функционал Пролонгировать договор.
Функционал пролонгации договора становится доступным, когда у трудового договора, зарегистрированного на определенный срок, истечет срок окончания договора. При истечении срока договора, договор отобразится во вкладке Просроченные.
При определении на ЭБТ истекшего срока анализируются трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему и пролонгации, выполненные на ЭБТ ранее.
Необходимо перейти во вкладку Просроченные, из списка выбрать трудовой договор и напротив выбранного трудового договора нажать на кнопку Пролонгировать договор,
аналогичная кнопка также расположена на просмотре трудового договора.
После нажатия на кнопку Пролонгировать договор, откроется страница, где необходимо заполнить следующие поля:
При выборе определенного срока, необходимо указать Дату окончания действия договора из календаря.
Если трудовой договор пролонгируется на неопределенный срок, в таком случае необходимо указать соответствующее значение в сроке договора. При выборе неопределенного срока, поле Дата окончания действия договора становится неактивным.
После внесения всех сведений по пролонгации необходимо нажать на кнопку Подписать и отправить.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.
Сведения по пролонгации трудового договора будет автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
При отправке пролонгации, если выйдет сообщение «Дата окончания ТД в пролонгации некорректная», необходимо указать дату окончания договора, посчитав +/- 1 день.
Перенос трудовых договоров в связи с реорганизацией
Откроется страница, где необходимо указать БИН предприятия для реорганизации (предприятие, откуда необходимо перенести трудовые договоры) и БИН предприятия- правоприемника.
После заполнения полей необходимо нажать на кнопку Проверить возможность реорганизации. При этом проверяется в базе данных юридических лиц (ЮЛ) статус реорганизуемого предприятия и соответствие БИН предприятия-правопримника, указанному в базе ЮЛ.
Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия-правоприемника, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.
Далее откроется страница со списком всех действующих трудовых договоров реорганизуемого предприятия. Необходимо выбрать из списка договоры, переходящие к предприятию-правоприемнику. Можно выбрать все трудовые договоры, нажав на кнопку Выбрать все, либо можете выбрать, поставив галочку напротив трудового договора, который необходимо перенести.
После выбора трудовых договоров необходимо нажать на кнопку Реорганизация.
Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия-правоприемника, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK. Сведения по переносу трудовых договоров в связи с реорганизацией будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
Далее трудовой договор реорганизуемого предприятия будет передан предприятию- правоприемнику. Выйдет сообщение «Трудовые договоры перенесены». Перенесенные трудовые договоры будут отображаться в списке договоров предприятия-правоприемника.
Перевод сотрудников между филиалами
Для осуществления перевода сотрудников между филиалами необходимо перейти во вкладку Перевод сотрудников в личном кабинете работодателя.
В списке меню Перевод сотрудников имеет две опции: Прием в организацию и Перевод из организации.
Прием в организацию – режим работы для организации (филиала), который принимает к себе сотрудника.
Перевод из организации – режим работы для филиала, из которого переводится сотрудник.
Процесс перевода одинаков для ситуаций:
1 этап. Филиалу, в который будет переведен сотрудник, то есть при осуществлении Прием в организацию из другого филиала, необходимо запросить ИИН работника у другого филиала. Для этого необходимо нажать на кнопку Прием сотрудника переводом. 
Далее откроется форма, где необходимо заполнить поля для приема сотрудника:
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.
При успешной отправке запроса подтверждения выйдет сообщение «Запрос на перевод сотрудника успешно отправлен!» и сведения по отправленному запросу будет отображаться в Списке запросов на прием в организацию.
В списке запросов на перевод в другую организацию напротив данных сотрудника будут активны кнопки Подтвердить перевод или Отказать.
После выбора Подтвердить перевод или Отказать Филиал подписывает ключом ЭЦП своѐ решение о переводе.
В случае подтверждения перевода в личном кабинете будет выдано сообщение:
3 Этап. Филиал, который принимает сотрудника, в Списке запросов на прием сотрудников в организацию для каждого подтвержденного сотрудника оформляет дополнительное соглашение. Для этого необходимо нажать на кнопку Добавить доп.соглашение.
Далее откроется форма для заполнения дополнительного соглашения, необходимо заполнить поля, нажать на кнопку Сохранить. После выйдет сообщение о том, что необходимо подписать ключом ЭЦП. Далее откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат филиала, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку OK.
В случае успешного завершения процесса перевода, трудовой договор сотрудника и все дополнительные соглашения к договору будут автоматически перенесены на БИН нового филиала. И, если филиалы имеют разные личные кабинеты на ЭБТ, то договор и дополнительные соглашения к нему будут перенесены в личный кабинет принимающего филиала.
Если при отправке дополнительного соглашения в ЕСУТД выйдет сообщение об ошибке, то следует исправить данные в дополнительном соглашении и повторить его отправку.
Регистрация факта расторжения трудового договора
Для регистрации факта расторжения трудового договора с работником необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Просмотреть. В открывшейся карточке договора нажать на кнопку Расторгнуть.
Далее откроется форма, в которой необходимо внести информацию о расторжении трудового договора.
Дата расторжения договора выбирается из календаря. Причина расторжения трудового договора выбирается из справочника, в данном поле подключен контекстный поиск и по мере ввода данных с клавиатуры появляются имеющиеся в справочнике значения.
После добавления информации необходимо нажать на кнопку Расторгнуть.
Далее откроется окно с уведомлением о том, что необходимо подписать ЭЦП.
После откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию о факте расторжения трудового договора перед отправкой в ЕСУТД на регистрацию.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОК. Данные по факту о расторжении трудового договора будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
После успешной отправки выйдет сообщение:
И статус трудового договора в списке изменится на «Договор расторгнут».
Внесение изменений в сведения о расторжении трудового договора
Для того чтобы внести изменения, корректировки в сведения о расторжении, в списке расторгнутых трудовых договоров необходимо выбрать трудовой договор, нажать на кнопку Действия напротив данного трудового договора, выбрать Изменить данные расторжения.
Далее откроется форма расторжения договора, где можно изменить дату расторжения договора и причину расторжения. После внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Расторгнуть.
Далее откроется окно с уведомлением о том, что необходимо подписать ЭЦП.
После откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОК. Данные по факту о расторжении трудового договора будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
После успешной отправки выйдет сообщение: «Договор успешно расторгнут».
Восстановление расторгнутого трудового договора
Данный функционал используется в том случае, если расторгнутый трудовой договор был восстановлен согласно приказу, и решение было принято согласительной комиссией или судом.
Для восстановления расторгнутого трудового договора, в списке расторгнутых трудовых договоров необходимо выбрать трудовой договор, нажать на кнопку Действия напротив данного трудового договора, выбрать Восстановить договор.
После откроется страница, где необходимо ввести сведения о восстановлении договора: Дата восстановления выбирается из календаря, Номер приказа о восстановлении вводится вручную, Тип органа, вынесшего решение о восстановлении, выбирается из справочника одно из значений: согласительная комиссия, суд.
После внесения всех данных необходимо нажать на кнопку «Восстановить». Далее необходимо подписать ЭЦП предприятия. Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОК.
Данные по восстановлению трудового договора будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
При успешной отправке выйдет сообщение: «Договор успешно восстановлен».
В списке в трудовом договоре будет отображаться статус «Договор восстановлен».
Удаление трудового договора
Расторгнутый трудовой договор удалять нельзя!
Трудовой договор можно удалять в случае, если ошибочно был зарегистрирован или ошибочно расторгнут.
Для того чтобы удалить договор необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку Действия напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие Удалить договор.
Откроется окно проводника Windows, в котором необходимо найти и выбрать сертификат предприятия, выданный на уполномоченное лицо, алгоритма GOST / RSA, которым нужно подтвердить информацию об удалении трудового договора перед отправкой в ЕСУТД.
После выбора сертификата появится окно, в котором запрашивается пароль к данному сертификату. Введите пароль и нажмите на кнопку ОK. Данные об удалении трудового договора будут автоматически в онлайн режиме отправлены в ЕСУТД.
При успешном удалении, выйдет сообщение: «Договор успешно удален».