имеет ли право физическое лицо нанимать работников
Самозанятый может нанять людей по договору ГПХ. Какие налоги платить, как отчитываться, и в чем риск
Один из запретов, которые прописаны для самозанятых в регулирующем их деятельность законе № 422-ФЗ, касается наемных работников.
Трудовой договор нельзя, а ГПХ можно
В законе сказано, что лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях, не вправе применять НПД.
То есть самозанятый должен работать один сам по себе.
А вдруг для выполнения какой-то работы самозанятому понадобится посторонняя помощь?
В этом случае он может привлечь к выполнению работ каких-то физических лиц, заключив с ними договоры гражданско-правового характера.
Закон № 422-ФЗ не содержит запрета на привлечение налогоплательщиком налога на профессиональный доход лиц, не состоящих с ним в трудовых отношениях, в том числе по договору подряда.
Такое разъяснение недавно дала ФНС в письме № АБ-4-20/16632@ от 12.10.2020.
К сожалению, в этом документе ФНС не приводит никаких подробностей оформления таких отношений самозанятого заказчика с физическими лицами — исполнителями в части налоговых и отчетных последствий.
Между тем эта тема кажется мне весьма интересной. Как известно, одним из плюсов режима НПД, на который указывают налоговики, является отсутствие какой-либо налоговой отчетности.
Однако в случае найма физлиц даже по договорам ГПХ, вопрос об отчетности всплывает на поверхность.
Давайте вместе порассуждаем на эту тему.
Как известно, самозанятым плательщиком НПД может быть как обычное физлицо, так и ИП. Порядок уплаты НПД для этих двух категорий идентичен. А вот в случае найма физлиц по договору подряда, различия есть и их много.
Доход физлиц по договору подряда на выполнение работ вне всяких сомнений облагается НДФЛ. Но кто его должен платить — сам исполнитель и его самозанятый заказчик?
Здесь все зависит от статуса самозанятого.
Если он является ИП, то независимо от применяемого режима налогообложения будет выступать в качестве налогового агента по НДФЛ со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Как говорится, назвался груздем — полезай в кузов.
Согласно пункта 9 статьи 2 закона № 422-ФЗ, ИП на НПД не освобождаются от исполнения обязанностей налогового агента, установленных законодательством РФ о налогах и сборах.
Это значит, что выплачивая вознаграждение физлицу по договору ГПХ, ИП на НПД должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Более того, в этом случае ИП необходимо будет отчитаться — сдавать в ИФНС отчеты 6-НДФЛ и по итогам года справку 2-НДФЛ.
Физлицо
Если же самозанятый не обременен предпринимательским статусом, то согласно нормам главы 23 НК он не будет являться налоговым агентом при выплате вознаграждения физлицу по договору ГПХ.
В этом случае физлицо-исполнитель самостоятельно уплачивает за себя НДФЛ и отчитывается в налоговую по форме 3-НДФЛ (по итогам года).
О том, что вопрос с НДФЛ при договорах ГПХ между двумя физлица решается именно таким образом, в частности, напоминает Минфин в письме № 03-15-05/9504 от 15.02.2018.
Страховые взносы
Выплаты физлицам по договору ГПХ облагаются взносами на ОПС и ОМС, причем независимо от того, кто является заказчиком услуг (работ) — ИП или простое физлицо. Однако разница между ИП и не ИП в этом вопросе все же есть и она существенна.
Если ИП производит выплаты физлицам, он выступает в качестве страхователя, должен начислить страховые взносы, уплатить их в бюджет и сдать в налоговую расчет по страховым взносам.
Однако это не единственный отчет, который сдают страхователи. Кроме РСВ в налоговую инспекцию, ИП должен еще сдать в Пенсионный фонд СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. В этих формах указывается регномер страхователя, который присваивается ИП при регистрации и фигурирует в ЕГРИП.
Физлицо
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 419 НК к числу плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физлицам, относятся в том числе физлица, не являющиеся ИП.
То есть обычный гражданин, который стал применять НПД, при найме другого гражданина (не самозанятого и не ИП) должен платить страховые взносы.
Об этом также напоминает Минфин в письме № 03-15-05/9504 от 15.02.2018.
А как быть с отчетностью? Ее тоже придется сдавать. Причем сначала такому самозанятому надо зарегистрироваться в качестве плательщика страховых взносов. Для этого нужно сдать в ИФНС заявление установленной формы (КНД 1112525). Форма такого заявления и порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-14/4@ от 10.01.2017.
Опасность договора ГПХ
В заключении добавлю, что хотя ФНС в своем письме № АБ-4-20/16632@ от 12.10.2020 и дала добро на заключение самозанятыми договоров ГПХ с физлицам, подходить к этому вопросу надо очень осторожно. Я бы сказал, что лучше вообще этого избегать.
Дело в том, что контролирующие органы часто подозревают, что под маской гражданско-правового договора скрываются трудовые отношения.
Для самозанятых это особенно опасно. Ведь в случае переквалификации договора в трудовой плательщик НПД в отличие от других налогоплательщиков, «попадет» не только на доплату взносов в ФСС и гарантии физлицам по ТК. Для самозанятого все может закончиться гораздо плачевнее. Ведь НПД и трудовые договоры несовместимы в принципе. Если налоговики докажут, что договор ГПХ на самом деле был трудовым, человек лишится права на НПД и тогда со всех полученных доходов придется заплатить НДФЛ. Пострадают и заказчики такого самозанятого.
Напомню, эксперты предупреждают, что есть опасность признания договора юрлица с самозанятым плательщиком НПД трудовым.
Однако и гражданский договор самозанятого с исполнителем-физлицом также могут признать трудовым.
То есть НПДшник рискует быть признанным как работником, так и работодателем. И в том, и в другом случае вместо НПД его заставят платить НДФЛ.
Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП
Как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору — внутри шаблоны кадровых документов, которые можно скачать и использовать
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.
Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.
Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.
Информация актуальна на конец июня 2021 года, в дальнейшем может поменяться — мы об этом обязательно напишем. Следите за публикациями.
Зачем оформлять сотрудника официально
Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Накажут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя.
ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.
| Ответственность | Что грозит ИП |
|---|---|
| Административная | Штраф до 5000 ₽ за каждый незаключенный трудовой договор или приостановление деятельности до 90 дней. |
При повторном нарушении в течение года сумма штрафа может вырасти до 20 000 ₽ за один договор
Штраф — 40% от суммы недоимки
Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.
Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.
Кроме того сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и нажаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и еще может обязать выплатить компенсацию сотруднику через суд.
Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.
Бесплатно зарегистрируем бизнес в Тинькофф
Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ
Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.
Здесь кратко напомним.
Если нужна разовая услуга — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.
В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.
Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.
Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.
По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.
ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленках, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.
Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽ за каждого неправильно оформленного сотрудника. Еще нужно будет выплатить недоимки перед налоговой и ФСС.
План оформления сотрудника для микропредприятия
Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.
Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.
К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка меньше 120 млн рублей в год и менее 15 сотрудников в штате.
Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно в Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.
Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:
Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.
Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.
Пройдем по плану оформления сотрудника и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.
Шаг 1. Составить штатное расписание
Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура компании: должности, сотрудники, зарплаты.
В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.
В штатном расписании должны быть:
Можете сохранить заполненный шаблон штатного расписания на свой гугл-диск. Желтым в шаблоне отметили те поля, которые вам нужно поменять под себя.
ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.
Чтобы штатное расписание стало официальным документом, нужно издать об этом приказ. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.
Шаг 2. Составить трудовой договор
Документы сотрудника. Чтобы оформить договор нужно запросить у сотрудника такие документы:
| Для всех сотрудников | Для некоторых категорий сотрудников |
|---|---|
| — паспорт; — СНИЛС — если его нет, придется получить через пенсионный фонд; —ИНН; — трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме | — документы воинского учета для военнообязанных, например военный билет; — диплом или другой документ об образовании. Нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, медицинский диплом у врача или права у водителя; — справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, учителям и воспитателям; — медицинская книжка. Нужна, если работа связана с людьми: продавцам продуктов и непродовольственных товаров, парикмахерам, поварам |
Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. За каждого сотрудника с неправильным трудовым договором ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.
В договоре обязательно должны быть:
Если не внести из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.
Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:
Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.
Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.
Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.
Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.
После подписания договора нужно подготовить приказ о приеме сотрудника на работу.
Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу
Приказ нужно оформить обязательно — это официальный документ, на основе которого делают запись в трудовой книжке и заводят личную карточку работника.
В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.
Заполнить форму нужно так:
Можете сохранить заполненный шаблон приказа на свой гугл-диск и заменить текст в желтых полях на свой.
Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника
В 2021 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они приняли решение продолжать ее вести.
Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Вместо этого надо передавать информацию о работниках в Пенсионный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин некорректный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в пенсионный фонд, но он прижился среди работодателей.
По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:
То есть при приеме первого сотрудника на работу ИП должен отправить в пенсионный фонд отчет не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приеме.
Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.
Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:
Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.
Если ИП принимает на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой, по закону нужно завести книгу учета трудовых книжек и заполнить ее. Книга обычно продается в канцтоварах. ИП нужно купить ее, прошить, опломбировать и вписать работников.
Заполнять книгу просто: нужно вписать ФИО сотрудника, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее, данные приказа и дату приема на работу.
После заполнения трудовой книжки оформляем личную карточку работника.
Шаг 5. Заполнить личную карточку работника
Личная карточка — это краткая информация о сотруднике, который работает в компании. В нее вписывают персональные и кадровые сведения: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата и место рождения, данные об образовании, данные о трудовом стаже и другие.
Также в карточку вносят личные данные: информацию о семейном положении сотрудника и его ближайших родственниках, сведения о владении языками, повышении квалификации и дополнительном образовании.
В личной карточке собирают всю информацию о работе сотрудника в компании, которая оформляется приказами: прием, переводы, награждения. Так же в ней ведется учет отпусков, а в конце вносится запись об увольнении.
Вести личную карточка работника — обязанность работодателя по закону. Карточки должны вести даже микропредприятия. Если при проверке трудовой инспекцией карточки не будет, предпринимателя могут оштрафовать до 5000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Можно заполнить карточку от руки, но во многих программах для бизнеса, например в 1С, она заполняется автоматически из тех данных о сотруднике, которые внесли в программу. Но сведения нужно будет вписать от руки.
При трудоустройстве карточку нужно распечатать, дать сотруднику на подпись, а потом вести ее и хранить в бумажном виде. Лучше распечатать карточку на плотной бумаге или картоне — после увольнения работника по закону ее нужно хранить 50 лет.
В альбомах унифицированных форм шаблон личной карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002.
Всего в личной карточке четыре страницы. Большую часть сведений работодатель может взять из документов работника. К некоторым данным, например к профессии, семейному положению, владению иностранным языком, нужно указать коды по общероссийским классификаторам: ОКАТО, ОКИН, ОКСО. Узнать нужный код можно в интернете.
Работник должен поставить подпись:
Вот пример заполненного фрагмента личной карточки:
Образец полностью заполненной карточки вы можете скопировать себе на гугл-диск и сверяться, когда будете оформлять работников.
Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах
ИП должен зарегистрироваться как работодатель в пенсионном фонде, фондах медицинского и социального страхования.
ФОМС — Фонд обязательного медицинского страхования. Регистрироваться не нужно. Фонд сам зарегистрирует ИП на основании сведений из налоговой и пришлет предпринимателю письмо с номером.
ФСС — Фонд социального страхования. Зарегистрироваться нужно всем ИП с сотрудниками. Достаточно сделать это один раз — в течение 30 дней после оформления первого сотрудника. Если затянуть с регистрацией до 90 дней, можно получить штраф 5000 ₽. А если дольше — 10 000 ₽.
Зарегистрироваться в ФСС можно через сайт госуслуг, отправить документы по почте или принести лично. Подавать документы нужно в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Адрес своего отделения можно узнать на сайте ФСС по номеру ИНН или КПП.
Как зарегистрироваться в ФСС:
После регистрации в фондах ИП получает извещение с регистрационным номером, который надо будет указывать в платежках на уплату взносов.
Как оформить работника на полставки
В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».
Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.
Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть, завести личную карточку.
В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».
Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.
Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.
В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.
Как оформить работника временно
Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.
Бессрочный договор заканчивается, когда работник принял решение уволиться или настолько плохо работает, что компания может уволить его по закону.
Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.
Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть весомая причина и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.
Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если на это нет веских причин, могут ИП или компании — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг. Главное условие — согласие работника на срочный трудовой договор. Работник имеет право отказаться от срочного договора и потребовать бессрочный — принуждать его нельзя.
По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.
Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор и приказ, заполняют трудовую книжку и личную карточку.
Пленум Верховного суда России принял постановление, разъясняющее правила рассмотрения трудовых споров, когда граждане работают у частных лиц или индивидуальных предпринимателей.
Обычно все решается неофициально. А раз так, то, как считалось, в случае обиды работнику идти некуда. Мол, ничего никому не докажешь.
Теперь Верховный суд России дал специальное разъяснение: защищать свои права работники могут и без официального контракта.
Иными словами, обиженный работник вполне может прийти в суд или прокуратуру, и, образно говоря, указать пальцем на своего бывшего гражданина-начальника.
Сколько граждан неофициально работает на частников, сказать трудно. Одни эксперты называют цифру в 10 миллионов. Другие предполагают, что речь может идти и о 20 миллионах человек. Но как узнать точно? Только если вывести людей из тени.
По его мнению, после разъяснений Верховного суда России, именно работодатели будут прежде всего заинтересованы в надлежащем оформлении трудовых отношений.
Проще говоря, сколько принято платить няням в данной области, столько и взыщут. По словам экспертов, если наниматели заплатили в конверте, с них могут взыскать деньги еще раз.
Поэтому работодателям лучше официально оформлять своих работников и фиксировать момент выплаты человеку зарплаты.