имеет ли право контрагент запрашивать штатное расписание

Контрагент запрашивает очень много всего. Дать, что просит, или тактично отказать?

Контрагент, крупная компания, запрашивает ну очень много всего, видимо, в рамках должной осмотрительности. Что давать, что не давать?

«Заказчик, крупняк, прислал вот такое письмо. Работаем с ним 10 лет, поставляем товар на стройки. И тут такое письмо, а не перебор ли это? Для каждого контракта предоставляем сданные декларации, справку о состоянии расчётов, но тут прям „требование“. Послать их не могу, но и книги покупок-продаж в сотни страниц или только по ним имеется ввиду? А выписка операций по каждому налогу, это нормально?».

Вот что пишут в комментариях:

«Конечно ненормально. Так Вы с ними всей своей клиентской базой поделитесь, также и по закупкам всю информацию выложите. Пробуйте договориться».

«Перебор. Даю титул и квитанцию об отправке и приёме. Остальное коммерческая тайна».

Еще делятся опытом:

«Было у меня такое, я на это отвечал, что вся необходимая вам информация есть в открытом доступе, остальное коммерческая тайна. На самом дели эти попрошайки не заморачиваясь копипастят этот всплывший невесть откуда текст, даже не задаваясь вопросом — а не пошлют ли меня лесом с такими запросами».

«Ответить, что все вышеперечисленное предоставляется в ИФНС в соответствии с НК. Точка. Для остальных сервис „Сверься“. От той же налоговой».

«А Вы запросите у них паспортные данные лиц, имеющих доступ к запрашиваемой информации, с подтверждением их регистрации (справку из ФИАЦ). Плюс проект договора, который Ваша организация заключит с такими лицами — с указанием ответственности за разглашение третьим лицам».

«На будущее, в договоре пропишите пункт о неразглашении сведений о других контрагентах, с которыми вы сотрудничаете. Сейчас, я бы предоставила, титульный лист декларации и отметку о сдаче от налоговой. По НДС — книгу продаж по конкретно этой фирме. Если потребуют полностью книгу продаж и книгу покупок, скажите, что с некоторыми контрагентами у вас договор о неразглашении сведении. По поставщикам не давайте никакой информации».

А кто-то пытается понять логику такого запроса:

«Видимо ваш клиент прошёл выездную и сделали выводы, как надо работать. Это план мероприятий, по которому налоговая определяет недобросовестные сделки — все пункты от начала до конца. При этом, список, уверена, разослали всем контрагентам. Если вы заинтересованы в клиенте, уверены в своих отношениях, документы по списку лучше представить, урезав, разумеется, их только вашими отношениями.

Встречно можно предложить, как альтернативу, доверенность, заверенную нотариально — образец подписи будет».

В общем, стоит договориться с таким контрагентом о разумности предоставления тех или иных документов.

Источник

Встречная проверка: ваш план действий

Что можно предоставить инспекторам по вашему контрагенту.

Для бухгалтера получить требование из налоговой инспекции – это не самое приятное событие. Сбор документов по требованию является дополнительной нагрузкой к текущей работе. А уж если вам приходит требование, в котором налоговики ссылаются на статью 93.1 НК РФ, то в этом случае к деталям необходимо проявить особое внимание.

В чем суть требования?

При этом требование организации выставляет именно та налоговая инспекция, где организация находится на налоговом учете, приложив к требованию копию поручения инспекции проверяемого налогоплательщика (п. 3 ст. 93.1 НК РФ). В поручении всегда должно быть указано при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов,а при истребовании информации относительно конкретной сделки должны быть указаны сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

Что налоговики могут запросить по «встречке»?

Таким образом, налоговики не имеют права запрашивать информацию и документы, которые прямо или косвенно не связаны с деятельностью проверяемого контрагента ООО «Ромашка». На такие границы полномочий налогового органа Минфин отдельно указал в своем письме№ 03-02-07/1-246 от 09.10.2012 г. Однако до сих пор некоторые инспекции запрашивают документы, не относящиеся к деятельности проверяемого контрагента, и многие бухгалтеры, не задумываясь, предоставляют все документы по запросу. Таким образом, они тратят больше своего времени на подготовку ответа. Кроме того, предоставленные документы, не относящиеся к деятельности проверяемого контрагента, могут привлечь ненужное внимание уже к самому налогоплательщику.

Обычно налоговики запрашивают копии заключенных договоров, приложений к ним, спецификаций, накладных, актов, счетов-фактур, платежных поручений, сведения о должностных лицах, с которыми контактировали сотрудники вашей организации в период взаимоотношений.

В своем письме от 02.08.2018 г. № ЕД-4-2/14951@ ФНС России указывает на то, что в рамках запроса инспектор обоснованно имеет право запросить у организации документы, касающиеся ее работника, который взаимодействовал с сотрудниками проверяемой организации. Это может быть характеристика на данного работника и/или документы с его подписью. На сегодняшний день Налоговый кодекс не предусматривает каких-либо ограничений по объему и составу необходимых для проверки документов.

Обратите внимание, что в требовании налоговики не всегда указывают точные реквизиты запрашиваемых документов, такой обязанности НК РФ для них не предусматривает, им достаточно ограничиться простым перечислением наименований документов. Однако, если запрос идет не просто о взаимоотношениях с вашим контрагентом за какой-то период, а по конкретной сделке, то для идентификации документов запрос должен содержать именно те данные, которые позволят вам четко и однозначно предоставить им этот документ.

Ответить или отказать?

Штрафные санкции

Также нужно иметь в виду, что налоговая инспекция по результатам встречной проверки не предоставит вашей организации свое решение, т.к. полученные сведения остаются в материалах проверки по проверяемому налогоплательщику, а не по его контрагентам.

Однако нарушения, которые выявлены в ходе проведения «встречки», могут стать причиной проведения проверки уже в вашей организации. Чтобы избежать этого развития событий, я бы рекомендовала при получении из налоговой требования со ссылкой на ст. 93.1 НК РФ, связаться с контрагентом, чтобы проверить правильно ли составлена и идентична ли информация в имеющейся у обеих сторон документах.

Требований из налоговой бояться не надо. Это рабочая ситуация. Соблюдение вышеописанной конкретики напомнит вам границы полномочий налоговиков, защитит вас от штрафов и покажет путь, по которому можно выстроить рабочее сотрудничество с налоговыми органами.

Источник

Стандарт осмотрительного поведения или что же делать, чтобы проявить должную осмотрительность

Налоговым кодексом РФ установлено, что каждый налогоплательщик при заключении договора обязан проявлять должную осмотрительность. Непроявление должной осмотрительности означает, что компания работает с недобросовестными контрагентами.

Должная осмотрительность — это проверка будущего партнера до заключения с ним договора. Весь комплекс мероприятий для проверки партнера организация должна разработать самостоятельно.

Помимо понятия «должная осмотрительность» есть еще «необоснованная налоговая выгода», которая описана в статье 54.1. НК РФ. Если компания не проявляет должную осмотрительность считается, что она получает необоснованную налоговую выгоду.

ФНС выпустила развернутое письмо № БВ-4-7/3060@ от 10.03.2021, которым должны руководствоваться инспекторы, оценивая выбор фирмой того или иного партнера, уровень проявленной либо не проявленной должной осмотрительности.

Налоговая реконструкция: детали долгожданного письма ФНС

Понятия должной осмотрительности в законодательстве нет и не было. И бизнес, и налоговики в этом плане должны руководствоваться разумными стандартами осмотрительного поведения, вступая в любые правоотношения.

При выборе партнера директор должен проявлять «коммерческую осмотрительность». Это понятие вышло в оборот после выхода в свет определение Верховного суда от 14.05.2020 № 307-ЭС19-27597 по делу АО «Звездочка».

Как доказывают отсутствие должной осмотрительности

Налоговые инспекторы доказывают отсутствие должной осмотрительности не только на основании данных партнера, которые «говорят» о том, что он не мог выполнить условия договора, но и на основании того, на сколько сведения о партнере прозрачны, доступны и понятны.

Каждая характеристика партнера сама со себе может вам показаться незначительной. Для доказательства отсутствия должной осмотрительности налоговики буду собирать множество «мелких» и технических сведений. Здесь важна совокупность данных. Чем больше у ИФНС сомнительных данных о партнере, тем сложнее вам будет доказать, что вы выбрали надежного партнера и руководствовались коммерческой логикой. Оправдание в виде выгодных условий сделки не сработает.

Статья 54.1 НК РФ: сильные и слабые стороны

Оценивать партнера налоговые инспекторы будут не по отдельно по каждому критерию, а в их совокупности по всем выявленным сведениям.

Проверяйте деловую репутацию контрагентов

Никто не хочет создавать себе ненужных проблем, поэтому до подписания договора проверяйте деловую репутацию будущего партнера, опыт, платежеспособность, наличие долгов перед бюджетом, наличие штата и т.п.

Если сделка крупная, будьте готовы к тому, что инспекторы запросят данные, не относящиеся к договору.

Сегодня считается подозрительным отсутствие в интернете информации о деятельности партнера. Вы должны будете четко и понятно объяснить налоговой, из каких источников получили информацию и партнере.

По каким признакам ИФНС выявляет технические компании

Налоговая служба в письме ФНС № БВ-4-7/3060@ ввела термин «технические компании». Это компании, не ведущие реальной экономической деятельности и не исполняющие налоговые обязательства. В обиходе это «фирмы-однодневки».

При выборе партнера нужно, чтобы у него было как можно меньше или совсем не было признаков, которые перечислены ниже.

Признаки ненадежности

Как проявлять осмотрительность по стандарту осмотрительного поведения

ФНС в письме вводит еще одно понятие – «стандарт осмотрительного поведения», имея в виду, что по условиям делового оборота партнеры, как правило, оценивают не только условия сделки, и деловую репутацию, платежеспособность контрагента, риски неисполнения договора, наличие необходимых ресурсов, технологического оборудования, квалифицированного персонала, соответствующего опыта и т.п.

Разработайте и утвердите регламент проверки новых партнеров. Включите в него основные проверочные мероприятия, которые должны проводить ваши работники, отвечающие за поиск партнеров, подписание и исполнение договоров.

В сети в открытом доступе можно найти сведения:

При очень важных, крупных, спорных сделках для подстраховки ведите аудио- или видеосъемку встреч, предшествующих заключению договора.

Документы, которые нужно запросить для проявления должной осмотрительности

Вы должны запросить у контрагента следующие пакет документов, который зависит от типа компании и вида деятельности.

Неплохо получить бухгалтерскую отчетность и справку об отсутствии долгов по налогам и взносам. Но эти документы вы можете скачать с ресурса ГИРБО.

Полезно запросить у будущего, например, договор аренды и бухгалтерские документы, которые свидетельствуют о наличии материальных и трудовых ресурсов, сведения о численности и т.п.

Возможный список документов мы привели ниже, вы можете его скопировать, сократить или дополнить.

Пример. Список документов для проявления должной осмотрительности

Вы можете запросить и другие документы по согласованию с партнером.

Какие признаки «говорят» о недобросовестном контрагенте

5 советов, как проявить должную осмотрительность

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Источник

Встречные налоговые проверки

Встречные проверки — это лишь еще один способ контроля налоговиков

При получении из налоговой требования о предоставлении документов (информации) по другой фирме паниковать не стоит. Проверяют не вас, а вашего контрагента. Такие проверки не являются еще одним видом налоговых проверок. По сути, встречная проверка — это право налоговой запросить информацию, которая касается деятельности проверяемого налогоплательщика, у его контрагентов. А само выражение «встречная проверка» осталось в обиходе еще из старых редакций Налогового Кодекса, в действующей такого понятия сейчас нет.

Если инспектор при проведении выездной или камеральной проверки заподозрит что-то не то, он имеет право обратиться за документами к контрагентам проверяемой фирмы с целью подтверждения информации.

Основанием для проведения такого налогового контроля может быть не только проведение камеральной или выездной налоговой проверки, но и другая обоснованная необходимость. Причем, законодательство не ограничивает это понятие, поэтому такой необходимостью может быть что угодно. Инспекторы это определят сами по результатам своего анализа. Вне рамок проверки могут проконтролировать какую-то конкретную сделку, чтобы подтвердить её реальность.

Какие документы могут запросить

Для получения нужной информации, налоговая направляет требование «о предоставлении документов (информации)». В течение 10 дней вы должны предоставить документы, которые перечислены в требовании. Предоставляются копии, заверенные руководителем, и заверять нужно каждую копию. Также законодательство предусматривает возможность направить документы в электронном виде по ТКС.

Список документов, которые могут запросить, законодательно не определен. Налоговиков интересует всё, чем можно подтвердить хозяйственные операции с контрагентом, это прежде всего: договоры, накладные, акты, счета-фактуры.

Список документов может быть большим, и если вы чувствуете, что в такие сжатые сроки предоставить их не успеете, то на следующий день отправьте в налоговую письмо с указанием причины задержки и срока предоставления. В течение 2 рабочих дней вам должно прийти решение о продлении сроков или об отказе в продлении.

Может оказаться, что запрашиваемых документов у вас нет вообще, тогда в ответ на требование в течение 10 дней тоже нужно отправить письмо в налоговую.

Вы и ваш контрагент можете состоять в разных налоговых инспекциях. В таком случае «чужая» налоговая не может требовать от вас информацию. ИФНС контрагента посылает поручение вашей инспекции, а ваша уже на основании этого документа направляет вам требование и копию данного поручения.

Результаты встречной проверки оформляются актом.

Правомерность встречной проверки

Прежде чем выложить все, что просят налоговики, проверьте не допустили ли они ошибок. Вот на что стоит обратить внимание:

Можно ли отказать?

Из-за того что перечень документов, которые могут запросить налоговики, не регламентирован, возможны разногласия. Вы можете подумать, что запрашиваемые документы не содержат хозяйственных операций с контрагентом, а инспектор будет утверждать обратное. Например, могут запросить штатное расписание — так налоговики проверяют наличие взаимозависимости лиц.

За отказ предоставить документы и за нарушение срока (10 дней) могут оштрафовать на 5 тысяч рублей. Кроме того, предусмотрена административная ответственность — наложение штрафа на должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Чем грозит встречная проверка

Пожалуй, еще один вопрос, который волнует предпринимателей — как бы самому не попасть впросак, выполняя требования налоговой, если найдутся расхождения с документами контрагента.

В рамках встречной проверки оштрафовать могут только за нарушение срока предоставления документов, но так просто чиновники не отстанут. Если выявят нарушение, то налоговую проверку все равно уcтроят, и хоть штрафы вменить не смогут, но положенную недоимку по налогу и пени вам придется заплатить.

Встречная проверка может принести немало забот, но, зная права и обязанности обеих сторон, риск возникновения неприятностей становится ниже.

Статья актуальна на 02.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Как проверяют штатное расписание компании

Многие фирмы пренебрегают составлением штатного расписания. Однако почти все ведомства во время проверки запрашивают эту бумагу.

Часто вопросы штатного расписания ставят в тупик даже самых опытных бухгалтеров. На первый взгляд все просто. Этот документ включает в себя перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд заработной платы. Мы выяснили откуда же берутся эти вопросы и зачем вообще нужен этот документ.

Бывает, что в компании происходит реструктуризация, и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание. В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.

Если организация достаточно крупная, то штатное расписание необходимо ей и для того, чтобы у руководителя была возможность быть в курсе организационной структуры компании, знать количество штатных единиц и вакансий по каждой должности.

Без него никак?

Прямого требования о том, что в каждой организации должно быть штатное расписание, в Трудовом кодексе РФ нет. Но в Постановлении Роскомстата указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности.

На данный момент мнения относительно обязанности работодателя по утверждению штатного расписания разнятся. Согласно одной точки зрения, наличие документа является обязательным, так как затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Согласно другой версии – работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Можно порекомендовать не пренебрегать этим кадровым документом, поскольку, во-первых, проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения, а, во-вторых, штатное расписание действтиельно может понадобиться в любой момент.

Под пристальным взглядом

Несмотря на то, что наличие штатного расписания – дело добровольное, его отсутствие может стать причиной наложения штрафа инспектором труда. Наряду с другими кадровыми документами они запрашивают и эту бумагу.

Обратите внимание, как показывает статистика, наибольшее количество вопросов у инспекторов вызывает графа «оклад», если в ней указан диапазон зарплаты для сотрудников одной квалификации. Специалисты советуют регулировать заработную плату работников, которые трудятся в одном структурном подразделении на одинаковых должностях, но при этом с разным уровнем профессионализма и интенсивности, с помощью надбавок. Второй способ – назвать должности, используя критерии «ведущий», «старший», «младший».

Вызывает нарекания и то, что совместителей неправильно отражают в графе «Количество штатных единиц». Неполные штатные единицы нужно отразить в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 0,75.

Мнение инспекторов

Очень часто налоговые органы при проведении выездных проверок тоже запрашивают штатное расписание, трудовые договоры и личные карточки. Несмотря на то, что эти бумаги не являются документами налогового учета, представлять их по требованию проверяющих – обязанность налогоплательщика, поскольку данные бумаги могут иметь существенное значение для компании и ее налогообложения.

Инспекторы могут не признать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. В таком случае, чтобы получить вычет по НДС, необходимо взять у поставщика заверенную копию штатного расписания или письмо о том, что в штате фирмы не предусмотрена должность главного бухгалтера.

Во время проверки налоговики также смотрят, есть ли в фирме, например, юрист, если при этом организация обратилась за помощью удаленного специалиста. Некоторые проверяющие считают, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Но арбитражная практика подтверждает, что если услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально, то такие расходы учесть можно. Не забывайте об этом.

Инспекторы достаточно часто требуют документы, касающиеся контрагентов, в том числе и штатное расписание. По поводу этого спорного вопроса существует различная арбитражная практика. С одной стороны, налоговый орган вправе затребовать только бумаги, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика. С другой стороны, в случае необходимости у ФНС есть право получить информацию относительно конкретной сделки у участников самого контракта или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке. Налоговым кодексом не установлены критерии, согласно которым можно определить, какие именно документы могут относиться к деятельности проверяемой компании. Поэтому одни суды считают, что если штатное расписание контрагента не связано с деятельностью проверяемой организации, то представлять его не нужно. Другие арбитры полагают, что налоговый орган самостоятельно определяет перечень запрашиваемых документов для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС. У инспектора могут возникнуть сомнения в реальности тех или иных работ или услуг. Несмотря на то, что штатное расписание контрагента не имеет отношения к деятельности проверяемой организации, за отказ представить сведения возможно наложение штрафа. И тогда свою точку зрения придется отстаивать в суде.

А другие ведомства.

Нужно ли штатное расписание другим чиновникам? Несомненно. ФСС считает необходимым составление этого документа, так как он служит подтверждением правильности исчисления и уплаты страховых взносов.

Пенсионный фонд также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое необходимо при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.

В моей практике был случай, когда в суд вместе с другими документами мы также сдавали штатное расписание для того, чтобы доказать, что в нашей организации в проверяемый период не было трудовых ресурсов для выполнения определенной работы, поэтому мы обратились в компанию, которая занималась нужным нам на тот момент видом деятельности.

При лицензируемых видах деятельности, например, в медицинских организациях, контролирующие органы могут запросить штатное расписание, чтобы проверить наличие разрешения по должности, которая должна быть лицензирована.

Подведем итоги

Целесообразно составлять штатное расписание на один год, но оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Если должность предусматривает предоставление компенсаций и льгот, либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиями, указанным в квалификационных справочниках. Должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать с той, что указана в штатном расписании. Принимать новых работников можно лишь на свободные позиции в штатном расписании, где можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Чтобы не было претензий от проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям. И последнее – отсутствие штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Марина Яковлева, эксперт журнала «Расчет»

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Источник