имеет ли юридическую силу скан договора с печатями
Оплата по скану договора
Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.
Вместе с адвокатом Романом Норманом мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.
Что говорит закон
По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.
Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:
В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:
Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.
Как обмениваться сканами
Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.
Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:
Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»
С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:
Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела
Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.
Всё, что нужно для бизнеса
Дело Модульбанка — это издание о бизнесе. Мы рассказываем обо всём, что нужно знать российскому предпринимателю: какие вышли новые законы, как проходить проверки в разных инстанциях, как не получить штрафов.
Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту
Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».
Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.
Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.
Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.
Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:
Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.
При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).
В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.
Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:
«Договор заключается в следующем порядке:
1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.
2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:
2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;
2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.
3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.
4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».
Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.
Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.
Формулировка может быть такой:
«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».
Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.
Тонкости использования электронной почты
При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.
Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».
Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.
Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.
В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.
Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosova[@]himstalkon.ru.
Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.
«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» ( Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014 ).
Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.
У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.
Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)
Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.
Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.
Итак, правила использования электронной почты следующие:
Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.
Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия). Момент заключения договора определяется по общим правилам ст. 433 ГК — когда оферент получит заявление об акцепте на указанную им в оферте электронную почту.
Если условия об электронном взаимодействии нет…
Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.
На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.
О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.
Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.
Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.
Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.
Достаточно ли скана документа для защиты прав?
Я покупаю путевки в Турцию через безымянного турагента из Подмосковья — так дешевле, агент проверенный. Контактное лицо (он же директор) не особо беспокоится о качестве оформляемых документов и присылает мне сканы договора и платежки. Я как-то просил передать оригиналы, но турагент заверил, что и сканов достаточно.
В последнее время многие компании, которые оказывают самые разные услуги, присылают только скан документов в подтверждение оказанных услуг. Такой «электронный документооборот» вызывает у меня большие вопросы: это вообще законно?
Скажите, достаточно ли в случае чего сканов для защиты своих прав или все-таки надо оригинал на руки получить?
Да, сканов почти всегда достаточно и для признания сделки действительной, и для защиты прав.
Что такое скан документа
Сканированная копия документа — это электронный документ, который передается по различным каналам связи: по электронной почте, в «Вотсапе», в «Телеграме», в любых социальных сетях или даже по смс.
Электронный документ — это еще один способ подтверждения ваших договоренностей с другой стороной.
Гражданский кодекс не возражает против такого подтверждения. Главное, что вы должны сделать, получив скан, — проверить, понятно ли, кто его отправил.
Так, если у вас договор с турагентством «Солнечный лучик», а скан вам отправил во Вконтакте человек с ником Черный рыцарь, обязательно перезвоните в агентство и попросите направить скан с официального адреса. Это поможет предотвратить проблемы, если вдруг вы пойдете в суд позже.
Как правильно обмениваться сканами
Сканируйте документы в высоком разрешении, в цвете, если есть такая возможность. Следите за тем, чтобы подписи было хорошо видно.
Не отправляйте «голый» файл в письме или сообщении. Напишите хотя бы пару строк в качестве пояснения.
Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении по делу А32-19429/2014 признал,
что переписки с файлами и пояснениями достаточно,
чтобы понять, что стороны договорились о чем-либо
Предложите контрагенту вставить в договор пункт о действительности сканов и определите адреса электронной почты, с которых вы будете отправлять документы.
Пункт может выглядеть примерно так:
1.1. Стороны договорились, что настоящий договор может быть заключен путем обмена документами с помощью электронной почты (email) или других электронных средств связи.
Электронные письма отправляются со следующих адресов:
1.2. Передаваемые документы должны быть подписаны сторонами (их уполномоченными представителями) и скреплены печатью, а используемый способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
1.3. При соблюдении указанных условий отсканированные копии настоящего договора имеют юридическую силу оригинала.
Если другая сторона не спорит, что договор существует и заключен на определенных условиях, проблем в будущем возникнуть не должно.
Если другая сторона возражает, что договор был
Ваш контрагент может неожиданно возразить, что никакого скана он не подписывал. Но тогда ему придется доказать что-то из нижеперечисленного:
Суды в большинстве случаев отклоняют подобные заявления, но бывали и другие решения. Например, арбитражный суд Московского округа в постановлении по делу № А40-118301/2015 не смог установить, были у человека, который вел переписку и согласовывал договор, такие полномочия или нет. Договор признали незаключенным.
Поэтому если подписываете с компаниями договор об оказании услуг по электронной почте, просите прислать вам скан доверенности или другого документа, который дает человеку, подписавшему договор, такое право.
Если ваш контрагент уже начал исполнять договор — например, прислал вам ваучеры для заселения в отель или билеты на самолет в Анталью, — а потом решил оспорить существование договора, он тоже не совсем прав. Суды утверждают, что даже частичное исполнение договора говорит о том, что другая сторона его признает. Например, так решил центральный районный суд города Барнаула в решении по делу № 2-17610/2015.
Как суды относятся к сканам
Суды общей юрисдикции (те, где граждане судятся между собой) были бы вам очень благодарны за оригиналы документов, но в большинстве случаев и копий достаточно.
Исключение — если стороны представляют разные копии одного и того же документа и у суда нет других доказательств, которые помогли бы ему понять, как выглядел оригинал. В таком случае суд просто игнорирует этот документ и то обстоятельство, которое он подтверждает.
Когда сканов недостаточно
Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, обязательно требуйте оригиналы первичных документов — актов приемки, накладных.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Скан-копии первички: иногда можно, но все-таки нельзя
В поисках ответа на вопрос, можно ли использовать сканы документов в бухучете, можно найти взаимоисключающие письма Минфина. Сначала чиновники говорят, что можно, а через несколько месяцев – категорически нельзя. Но что самое интересное, в обоих случаях ответ оказывается обоснованным подходящей нормой.
Когда скан-копия разрешена
Возьмем письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570.
В нем говорится, что организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов.
А вот и норма. Это пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402 «О бухгалтерском учете».
Здесь сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичку следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года. Обо всем этом напомнил Минфин.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Далее в письме идет ссылка на статью 7 Закона № 402-ФЗ.
В ней говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Вывод какой? Скан-копии применять в бухучете можно, если об этом написано в учетной политике.
Можно было бы поставить точку, но, как оказалось, рано.
Делать это можно только в исключительных случаях. Так сказано в статье 7 Закона № 402-ФЗ. А в каких именно случаях, по обыкновению, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Но если посмотреть на дату письма – 22 апреля – то станет ясно, что это как раз тот самый исключительный случай, который подпадает под норму закона. Это разгар эпидемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни.
В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.
В исключительных случаях в бухгалтерском учете можно использовать скан-образы первичных учетных документов (письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570).
Когда скан-копия запрещена
Теперь письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376.
Позиция о применении скан-копий первички в бухучете у чиновников другая. Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.
Ссылка, разумеется, на статью 9 Закона № 402-ФЗ.
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Так же как и умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.
То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).
Что писать в учетной политике
Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании:
б) разрешены, но в исключительных случаях.
Поэтому можно сделать дополнение в учетную политику.
Например, можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.
Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.
Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Выбор читателей
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Автоматизированная упрощенная система налогообложения (АУСН): что это такое и кому нужно?
Изменения законодательства на 2022 года: для бухгалтера и директора фирмы на УСН
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.