индивидуальные карточки учета страховых взносов срок хранения
Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов
Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.
Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).
Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:
Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).
Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).
Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего 5 лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).
Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:
Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:
Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет |
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Сроки хранения документов
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения |
|---|---|---|
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 лет |
При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
б) 5 лет
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ
Индивидуальные карточки учета страховых взносов срок хранения
Годовая бухгалтерская отчетность*
Статья 351 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность*
Квартальная бухгалтерская отчетность*
Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет
Месячная бухгалтерская отчетность*
Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или другим стандартам
Статья 358 Перечня
Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности
Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 408 Перечня
Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним
Статья 353 Перечня
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности
Статья 359 Перечня
Налоговые декларации (расчеты)
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов и сборов
Статья 392 Перечня
Налоговые карточки по учету доходов физических лиц и НДФЛ (форма 1-НДФЛ)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Статья 394 Перечня
Сведения о доходах физических лиц
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет
Статья 396 Перечня
Реестры сведений о доходах физических лиц
Статья 397 Перечня
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет
Статья 393 Перечня
Реестры расчета земельного налога
Статья 389 Перечня
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
Статья 398 Перечня
Отчетность по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет
Статья 395 Перечня
Документы по персонифицированному учету работников в системе обязательного пенсионного страхования (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости и др.)
Статья 898 Перечня
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица
Статья 905 Перечня
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации
Статья 467 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации
Статья 467 Перечня
Полугодовые и квартальные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации
Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых — не менее 10 лет
Месячные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации
Не менее 1 года, а при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — не менее 10 лет
Единовременные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации
Полугодовые, годовые (сводные годовые) и с большей периодичностью статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации
Статья 469 Перечня
Квартальные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации
Месячные и единовременные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации
Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.)
Статья 473 Перечня
Документы об итогах деятельности организации
Статья 468 Перечня
Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений
Статья 474 Перечня
Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации
Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — не менее 10 лет
Статья 475 Перечня
Индивидуальные отчеты работников
Статья 476 Перечня
Документы по лицензированию
Лицензии, их дубликаты и заверенные копии
Документы по лицензированию (заявления, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии актов проверок и др.)
Не менее 5 лет после окончания срока действия лицензии
Документы по аккредитации и аттестации
Свидетельства о государственной аккредитации (аттестации)
Статья 105 Перечня
Документы по аккредитации (аттестации)
Не менее 5 лет после окончания срока действия аккредитации (аттестации)
Статья 104 Перечня
Документы по сертификации
Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата
Статья 111 Перечня
Документы по сертификации (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, протоколы исследований и испытаний, экспертные заключения, доказательные материалы и др.)
Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата
Статья 110 Перечня
Договоры добровольного подтверждения соответствия
Не менее 10 лет после окончания срока действия договора
Статья 114 Перечня
Документы учетной политики и регистры учета
Документы учетной политики:
— рабочий план счетов;
— формы первичных учетных документов и др.
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз
Статья 360 Перечня и пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Регистры бухгалтерского учета:
— главная книга;
— журналы-ордера;
— мемориальные ордера;
— журналы операций по счетам;
— оборотные и накопительные ведомости;
— разработочные таблицы;
— реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.
Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (например, налоговой проверки за соответствующие периоды)
Статья 361 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Книги, журналы и карточки учета поступления валюты
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 459 Перечня
Книги, журналы и карточки учета ценных бумаг
Книги, журналы, карточки учета и регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества (в том числе акций)
Книги, журналы и карточки учета договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения)
Книги, журналы и карточки учета основных средств (зданий, сооружений)
Не менее 5 лет после ликвидации основного средства (при условии проведения проверки или ревизии)
Книги, журналы и карточки учета иного имущества и обязательств
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета договоров и актов
о приеме-передаче имущества
Книги, журналы и карточки учета по расчетам с юридическими лицами
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета погашенных векселей на уплату налогов
Не менее 5 лет после погашения налога (при условии проведения проверки или ревизии)
Книги, журналы и карточки учета хозяйственного имущества (материальных ценностей)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета реализации товаров (работ, услуг), облагаемых и не облагаемых НДС
Не менее 5 лет с даты последней записи (при условии проведения проверки или ревизии)
Статья 459 Перечня
Вспомогательные и контрольные книги, журналы и карточки учета (транспортные, грузовые, весовые и др.)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета расчетов с подотчетными лицами
Книги, журналы и карточки учета исполнительных листов
Книги, журналы и карточки учета сумм доходов работников и сумм НДФЛ
Книги, журналы и карточки учета депонированной заработной платы
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета доверенностей
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Книги, журналы и карточки учета покупок и продаж
Первичные учетные документы
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе:
— кассовые документы и книги;
— банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования;
— акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей;
— квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 362 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции (накладные, наряды, требования, распоряжения и др.)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 762 Перечня
Документы об учете движения материалов (сырья), продукции, оборудования на складах и базах организации (карточки учета, требования, наряды, лимитно-заборные карты, кладовые и амбарные книги и др.)
Не менее 5 лет после списания
товарно-материальных ценностей (при условии проведения проверки или ревизии)
Статья 765 Перечня
Книги учета и списания тары
Статья 769 Перечня
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные или опасные условия труда, — не менее 75 лет
Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Документы о недостачах, растратах и хищениях (справки, акты, обязательства, переписка и др.)
Статья 410 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене (акты, распоряжения, заявления и др.)
Статья 387 Перечня
Документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Статья 368 Перечня
Книги покупок, книги продаж
Не менее полных 5 лет с даты последней записи
Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога, уплачиваемого при применении УСН
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 5 статьи 346.6 НК РФ
Документы по расчету налоговой базы за налоговый период по различным налогам (списки объектов налогообложения, перечни льгот, пояснения, расчеты и др.)
Статья 400 Перечня
Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН
Статья 401 Перечня
Документы об уплате налогов (сборов)
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др.)
Статья 382 Перечня
Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты (или отказе в отсрочке) по налогам, акцизным и другим сборам (расчеты, заявления, решения, переписка и др.)
Статья 384 Перечня
Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг (акты сверок, справки и др.)
Статья 385 Перечня
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями
Не менее 5 лет после погашения налогов
Статья 386 Перечня
Документы о проведении проверок (ревизий) и их результатах
Документы о проведении в организации проверок и ревизий (за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня)
Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет
Статьи 173 и 174 Перечня
Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок (ревизий)
Статья 178 Перечня
Документы о проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки (ревизии) кассы (протоколы, акты, справки, переписка и др.)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 402 Перечня
Договоры (контракты, соглашения) и документы к ним
Договоры банковского счета
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 337 Перечня
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства
Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств (списания задолженностей по обязательству или иным основаниям)
Статья 340 Перечня
Заявки на получение кредитов
Не менее 1 года после погашения кредита
Статья 343 Перечня
Договоры подряда с юридическими лицами
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 440 Перечня
Договоры поручения, проката, найма, мены
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статьи 441, 444, 445 и 446 Перечня
Договоры об оказании аудиторских услуг
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 407 Перечня
Договоры об оказании юридических услуг
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 191 Перечня
Договоры об информационном обслуживании
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 533 Перечня
Договоры о размещении и выпуске рекламы
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 544 Перечня
Договоры возмездного оказания услуг работникам (услуг по обучению, консультационных, информационных и других услуг)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 443 Перечня
Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 447 Перечня
Документы по страховой деятельности (заявления, заключения страховщика, переписка и др.)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 448 Перечня
Договоры по лизингу имущества организации
Статья 449 Перечня
Документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты, переписка и др.)
Статья 450 Перечня
Договоры по залогу имущества организации
Не менее 10 лет после окончания срока действия договора
Статья 451 Перечня
Документы по залогу имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.)
Не менее 10 лет после окончания срока действия договора
Статья 452 Перечня
Договоры хранения (складского хранения)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 764 Перечня
Статья 442 Перечня
Договоры с архивными учреждениями и иными организациями о депозитарном хранении документов, о приеме-передаче документов на постоянное хранение
Статья 254 Перечня
Договоры доверительного управления имуществом
Статья 123 Перечня
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и другого имущества и документы к ним
Статья 797 Перечня
Договоры купли-продажи (дарения) жилых помещений работникам организации
Статья 940 Перечня
Иные виды договоров (контрактов, соглашений)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения)
Статья 436 Перечня
Статья 453 Перечня
Протоколы разногласий по договорам (контрактам, соглашениям)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 437 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 456 Перечня
Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в аренду (пользование, распоряжение) от юридических и физических лиц
Статья 801 Перечня
Паспорта зданий и сооружений
Не менее 5 лет после ликвидации здания или сооружения
Статья 802 Перечня
Не менее 5 лет после списания оборудования
Статья 803 Перечня
Паспорта транспортных средств
До списания транспортного средства
Статья 836 Перечня
Иные документы к договорам, контрактам, соглашениям (расчеты, заключения, справки, переписка и др.)
Не менее 5 лет после окончания срока действия договора
Статья 455 Перечня
Документы по текущей хозяйственной деятельности
Приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности организации и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)
Не менее 10 лет**, а документы, присланные для сведения, — не менее 1 года
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (справки, сводки, информация, доклады, сведения и др.)
Документы о выполнении приказов и распоряжений (справки, доклады, отчеты, переписка и др.)
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
Не менее 5 лет после замены новым
Статья 380 Перечня
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 412 Перечня
Бизнес-планы и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.)
Статья 271 Перечня
Не менее 5 лет после окончания срока гарантии
Статья 377 Перечня
Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка и др.)
Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета
Статья 366 Перечня
Документы о валютных операциях (заявления, поручения, переписка и др.)
Статья 371 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка и др.)
Статья 379 Перечня
Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и др.)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 435 Перечня
Документы об определении суммы амортизации основных средств (акты, расчеты, ведомости, заключения, протоколы и др.)
Статья 429 Перечня
Документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.)
Не менее 10 лет после продажи
Статья 430 Перечня
Переписка по основным (профильным) направлениям деятельности организации:
— с вышестоящей организацией;
— подведомственными (дочерними) организациями;
— другими организациями
Статьи 33, 34 и 35 Перечня
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг связи и других административно‑хозяйственных расходах, предоставлении мест в гостиницах и др.
Статья 367 Перечня
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)
Статья 434 Перечня
Переписка о сроках и размере арендной платы
Статья 370 Перечня
Переписка о выдаче и возврате ссуд
Не менее 5 лет после погашения ссуды
Статья 378 Перечня
Переписка о наложенных на организацию взысканиях и штрафах
Статья 409 Перечня
Заказы на бланки документов учета и отчетности (например, на изготовление бланков строгой отчетности)
Статья 463 Перечня
Документы по инвентаризации и переоценке имущества
Документы об инвентаризации товарно-материальных ценностей и движимого имущества (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 427 Перечня
Документы об инвентаризации иных активов и обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.)
Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)**
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Статья 428 Перечня
Документы о переоценке основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения и др.)
Статья 429 Перечня
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация, связанная с приобретением ККТ, ее регистрацией, вводом в эксплуатацию, технической поддержкой, эксплуатацией и выводом из эксплуатации
Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ
Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470)
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ
Документы по кадрам и оплате труда
Штатное расписание организации и изменения к нему
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации
Не менее 1 года после замены новыми
Статья 773 Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников
Статья 411 Перечня
Нормы выработки и расценок
Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Статья 589 Перечня
Должностные инструкции работников
Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Статья 576 Перечня
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
Статья 656 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников
Статья 657 Перечня
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета)
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Статья 456 Перечня
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами
Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Статья 457 Перечня
Образцы подписей материально ответственных лиц
Статья 458 Перечня
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)
Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:
— о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;
— аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);
— изменении фамилии;
— поощрении и награждении;
— оплате труда, премировании и различных выплатах;
— всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
— отпусках по уходу за ребенком;
— отпусках без сохранения заработной платы;
— длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
— командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Статья 586 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю
Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Статья 583 Перечня
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда
Статья 636 Перечня
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки)
Статья 600 Перечня
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Статья 412 Перечня
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы
Статья 414 Перечня
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи
Статья 415 Перечня
Статья 896 Перечня
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.)
Статья 417 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)
Статья 658 Перечня
Лицевые карточки (лицевые счета) работников
Статья 413 Перечня
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)
Статья 416 Перечня
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.)
До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет
Статья 664 Перечня
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
Статья 695 Перечня
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Графики предоставления отпусков
Статья 693 Перечня
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников
Статья 563 Перечня
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.)
Статья 663 Перечня
Документы по служебным командировкам
Не менее 5 лет после возвращения из командировки, а для работников, командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — не менее 75 лет
Статья 668 Перечня
Служебные задания на командировки, отчеты о командировках и другие документы о командировании работников
Не менее 5 лет, а по долгосрочным зарубежным командировкам — не менее 10 лет
Статья 669 Перечня
Документы по охране труда
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда
Не менее 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Статья 602 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ и инструктажа по технике безопасности
Статья 626 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности
Журналы проведения инструктажа по пожарной безопасности
Статья 870 Перечня
Акты и предписания по технике безопасности и документы об их выполнении (справки, докладные записки, отчеты и др.)
Статья 603 Перечня
Документы, подтверждающие наличие тяжелых, вредных или опасных условий труда (акты, заключения, справки и др.)
Статья 617 Перечня
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда
Статья 613 Перечня
Табели и наряды работников тяжелых, вредных или опасных профессий
Статья 615 Перечня
Документы об обеспечении работников специальной одеждой, обувью и специальным питанием (акты, заключения и др.)
Не менее 3 лет, а при отсутствии других документов о тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Статья 637 Перечня
Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды, обуви и специального питания
Статья 639 Перечня
Книги, журналы регистрации несчастных случаев и учета аварий
Статья 630 Перечня
Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки)
Статья 632 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
Статья 622 Перечня
Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Статья 757 Перечня
Документы о благотворительной деятельности (акты
приема-передачи вещей, обязательства, отчеты и др.)
Статья 921 Перечня
Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности (счета, справки, переписка и др.)
Статья 369 Перечня
* Под бухгалтерской отчетностью в Перечне понимаются бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании полученных средств, приложения к указанным документам и др. (ст. 351 Перечня).
** В случае ликвидации (в том числе в результате банкротства) организации, документы которой не поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы, указанные архивы могут принять у нее документы, сроки временного хранения которых еще не истекли.
Для этого ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации должна заключить соответствующий договор с государственным или муниципальным архивом, которому будут передаваться документы (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).