информационная база бухгалтерского учета

Тема 1. Бухгалтерские информационные системы

Цель и задачи темы

Определить понятие бухгалтерских информационных систем.

Дать представление о возможности их использования в управлении экономическими объектами. Определить основные принципы построения систем автоматизации в бухгалтерском учете и особенности их функционирования для крупных предприятий и предприятий малого и среднего бизнеса. Дать представление о программных средствах автоматизации в бухгалтерском учете.

Оглавление

1.1. Общая характеристика систем бухгалтерского учета

Основой управления экономического объекта являются информационные системы.

Состав ИС определяется:

ИС традиционно включает реализацию функций:

Особую роль в процессе управления играет бухгалтерский учет.

В БУ сосредоточено около 60% всей информации организации.

Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления.

Пример: MBS Navision.

В основе ИС БУ лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета.

Комплекс задач участка БУ характеризуется:

Состав комплексов задач ИС БУ:

В условиях ИТ появляются новые возможности в организации информационной базы и формировании комплексов экономических задач:

Стирается четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.

Пример: MBS Navision.

Таким образом возникают межфункциональные комплексы задач управления.

Например: учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции, выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости).

1.2. Принципы построения бухгалтерских информационных систем

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи.

Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета.

Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Внутренние связи заложены в методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, основанных на принципе двойной записи: каждая хозяйственная операция отражается дважды — в кредите одного счета и дебете другого.

В основу ИС БУ положены три фазы обработки:

1-я фаза — первичный учет:

Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.

Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс.

3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета:

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи.

Формирование исходной информации происходит за счет первичного учета для участков:

Программное обеспечение решения задач БУ строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

Внешние связи ИС БУ:

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент — банк».

1.3. Информационное обеспечение систем бухгалтерского учета

Особенностях информационного обеспечения БУ:

Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции.

Первичные документы имеют юридическую силу!

Общее методическое руководство по формированию и применению первичных документов осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые:

Типовые бухгалтерские документы делятся на:

Межотраслевые документы являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер.

На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли.

Отраслевые формы документов применяются на участках:

Все первичные бухгалтерские документы:

Классификация документов бухгалтерского учета:

Распорядительные — это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции.

Например: приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

Основная часть бухгалтерских документов — комбинированные.

Например: платежная ведомость на оплату труда является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного документа.

Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов).

По содержанию хозяйственных операций:

Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей:

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам.

По объему отраженных операций:

Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции.

Сводный документ — о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц).

Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

По способу использования:

Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции.

Накопительный — для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков.

По числу учитываемых позиций:

По месту составления:

По способу заполнения:

Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений.

Действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

Классификаторы и коды используются для составления:

Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве.

ОК необходимы только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов:

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли.

Отраслевые классификаторы единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации.

Локальные коды — индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия.

Их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.

Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т. е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач.

Например, коды подразделений должны быть едиными при обработке:

Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач.

Информационное обеспечение БУ включает совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях в виде БД:

При этом создаются:

Локальная база используется только при решении бухгалтерских задач:

Состав информационной БД определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия.

В типовых проектах состав БД — единый для всех предприятий:

Пользователь по своему усмотрению может:

1.4. Программные средства автоматизации в бухгалтерском учете

Автоматизация предприятий исторически начиналась с внедрения системы бухгалтерского учета. Если раньше подобные проекты часто выполнялись собственными силами компаний, то сегодня они полностью перешли в ведение внешних разработчиков и интеграторов.

Системы автоматизации бухгалтерского учета начали внедрять на предприятиях одними из первых среди всех информационных систем.

Причина этого — в процессе ведения учета выполняется большое число рутинных операций, при ручной обработке документов практически постоянно нужно вносить в них одни и те же служебные данные.

Ведение аналитического учета с ростом числа документов резко усложняется, также велика вероятность «механической» ошибки, которую бухгалтер может допустить, заполняя документы или подсчитывая сводные показатели.

Двойная запись всех операций позволяет выявлять такие ошибки, однако не всегда бывает просто локализовать их и найти нужный документ, в который необходимо внести коррективы.

Кроме того, работа с большими объемами документов требует значительных затрат человеческих ресурсов и рабочего времени, что вызывает соответствующие финансовые затраты, не имеющие прямого экономического эффекта.

Это стимулировало бурное развитие систем автоматизации бухгалтерского учета.

За рубежом этот процесс проходил в 70-80-е гг. XX века, у нас — в 90-х. Изначально отдельные задачи бухгалтерского учета автоматизировались изолированно друг от друга, часто силами предприятий, на которых они внедрялись.

По мере развития программного обеспечения и формирования рынка средств автоматизации бухучета разработка полностью перешла в ведение внешних производителей, а сами системы стали интегрированными.

На сегодняшний день системы автоматизации бухучета подразделяются на системы, являющиеся составной частью ERP-систем, и самостоятельные решения.

Первая категория присутствует во всех современных ERP-системах (mySAP, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne, PeopleSoft Enterprise, MBS Axapta, MBS Navision, Галактика, ПАРУС, БОСС-Корпорация, Компас и др.), вторую категорию представляют продукты фирм, специализирующихся на бухгалтерских системах.

В силу развитости западного рынка корпоративных информационных систем специализированные бухгалтерские продукты ориентируются лишь на малые и средние предприятия, в то время как крупный бизнес давно использует комплексные ERP-системы.

Рынок пакетов автоматизации бухгалтерии, например, в США делят три производителя: Intuit (продукт QuickBooks), бесспорный лидер американского рынка (74%-85%, по разным оценкам), Sage Software (продукт PeachTree), MYOB (продукт BusinessEssentials). Однако в сентябре 2005 г. на этот рынок вышла Microsoft с решением Microsoft Office Small Business Accounting 2006. Предполагается, что это будет способствовать изменению сложившейся расстановки сил уже в ближайшие годы.

На мировом рынке продуктов для СМБ, согласно рейтингу Accounting Software Reviews 2006, в тройку лидеров входят продукты Peachtree разработчика Sage (1 место), MYOB Business Essentials Pro от MYOB (2 место) и QuickBooks Pro от Intuit (3 место). В десятке лучших также значатся NetSuite Small Business (NetSuite), Cougar Mountain (Cougar Mountain Software), Small Business Manager (Microsoft), SimplyAccounting (Sage Accpac International), CYMAIVAccounting (CYMASystems) и Microsoft Money от Microsoft.

Более 50% российского рынка за 1С.

Таблица Бухгалтерское ПО в России

Источник

Бухгалтерский учет как информационная система. MIS. Основные пользователи бухгалтерской информации

Понятие бухгалтерского учета и его значение для бизнеса

Ведение бухгалтерского учета является необходимым условием обеспечения жизнедеятельности любого бизнеса и если бизнес не приделяет этому вопросу достаточно внимания, то такой бизнес продержиться недолго.

Современный бухгалтер сосредоточен на конечных нуждах тех, кто использует учетную информацию для принятия решений, независимо от того, где находятся данные лица внутри или за пределами бизнеса.

Учет можно определить как сбор финансовых данных про предприятие, их анализ, оценку, документирование финансовой информации та составление отчетности на основании этой информации для заинтересованных лиц.

Система учета имеет дело с:

Финансовые отчеты составляются на основании предположения, что лица которые будут их использовать, достаточно умные и осведомленные и знают суть данной отчетности.

Если говорить обобщенно, то учет показывает как предприятие использует ограниченные ресурсы и как эффективно оно это делает.

Как я уже сказал учетная информация используется для принятия управленческих решений. Каждая операция которая совершается и которая подлежит учету занимает определенное время. Информацию о совершаемых операциях необходимо собирать, оценивать и периодически о ней сообщать. Учетный процесс должен обеспечить постоянный поток такой информации для всех заинтересованных лиц.

Словарь

Бухгалтерский учет (accounting) – это информационная система, которая осуществляет измерение, обработку и передачу финансовой информации о предприятии.

Предприятие (enterprise) – любой коммерческий, промышленный либо хозяйственный субъект государственного либо частного сектора.

Бизнес – это экономическая единица, целью которой является продажа товаров и услуг потребителям по ценам, которые обеспечат адекватную прибыль его владельцам.

Прибыльность (profitability) – потребность бизнеса в получении достаточной прибыли для привлечения и удержания инвестиционного капитала.

Ликвидность (liquidity) – наличие достаточных средств для оплаты долгов по мере наступления сроков их выплаты.

Виды деятельности:

Финансовая деятельность (financing activities) – деятельность для получения адекватных и денежных средств иди капитала для начала и продолжения своей деятельности (получение капитала от владельцев и кредиторов);

Инвестиционная деятельность (investing activities) – покупка основных средств и других ресурсов необходимых для обеспечения жизнедеятельности предприятия, а также их продаже если необходимость их использования отпала;

Цели и деятельности бизнеса

Бухгалтерский учет делится на две категории: финансовый учет и управленческий учет. Отличительным признаком, по которому отличаются эти два вида учета: основные пользователи информации, которую они предоставляют.

Управленческий учет (management accounting) – представляет информацию о деятельности предприятия внутренним пользователям, которые принимают решения и которые ответственны за достижение целей прибыльности и ликвидности. Например собственнику магазина необходим операционный отчет по каждой торговой точке, сообщающий об объеме ее продаж и понесенных ею затратах, а также бюджет, который спрогнозирует ее продажи и затраты на следующий период.

Финансовый учет (financial accounting) – включает в себя составление отчетов и их передачу внешним пользователям, которым нужно оценить насколько достигнуты цели бизнеса. Такие отчеты называются финансовыми (financial statements). Каждому человеку, который вовлечен в бизнес важно понимать финансовую отчетность.

Финансовый и управленческий учет является ключевым элементом MIS (о том, что это такое смотрите чуть ниже).

Счетоводство (bookkeeping) – процесс регистрации хозяйственных операций и ведение финансовой документации. Это механическия и многократно повторяемая деятельность является важной частью бухгалтерского учета.

Управленческие информационные системы

Что такое MIS?

Данные и информация не одно и то же. Данные – “сырые” факты и числа, которые после обработки становятся информацией. Например счета поставщиков – это данные, после их обработки руководство получить информацию о таких вещах как: стоимость покупки, ассортимент и источники их поступления.

Управленческая информационная система (Management Information Systems – MIS) – система состоящая из взаимосвязанных подсистем, которые предоставляют информацию, необходимую для ведения бизнеса. Бухгалтерская информационная система является наиболее важной подсистемой, потому что играет ведущую роль в управлении потоком экономической информации во все подразделения бизнеса, а также всем заинтересованным лицам.

MIS позволяет обработать данные из множества источников для того чтобы получить информацию пригодную для принятия управленческих решений.

Структура MIS будет зависеть от конкретной организации. Подсистемы MIS не могут существовать изолированно. Помимо системы учета можно назвать такие системы, как кадровая, маркетинговая, снабжения, календарного планирования производства и контроля качества. Если мы например вводим данные о сотрудниках, то эти данные будут использоваться в системе “кадры” и “учет”, данные о покупателях в системе “маркетинг” и “учет” и т.д. Но так или иначе учет есть главенствующим в этой системе. Без него вводимые данные не имеют смысла.

Получаемую информацию можно классифицировать на финансовую и нефинансовую, количественную и качественную. Финансовая информация (размер прибыли компании в прошлом году составил 5 млн.грн) является просто денежным выражением деятельности компании, нефинансовая информация (численность работников компании в этом году составила 50 человек) дается в неденежном выражении. Далее эта информация может подразделяться на:

Финансовая информация почти исключительно количественная, нефинансовая может иметь и качественную характеристику (структура потоков денежных средств по операционной деятельности остается неясной). Учетную информацию не следует использовать в отрыве от качественной, так как это может повлиять на формирование принимаемого решения (суждения).

Треугольник Энтони

В 1965 году американский организационный теоретик, профессор административного управления в Гарвардской школе бизнеса, Роберт Энтони предложил новую организационную модель треугольник Энтони.

Треугольник представляет из себя иерархический взгляд на структуру менеджмента, с большим количеством оперативных решений на дне, нескольким количеством тактических решений в середине, и небольшим количеством важных стратегических решений на вершине треугольника. Чем выше на диаграмме треугольника определенное решение, тем больше возможностей оно охватывает и менее точным становится.

Информацию используемую в процессе деятельности бизнеса также можно классифицировать по такому признаку.

Стратегическая информация

Используется руководством для определения целей организации и ресурсов необходимых для их достижения. Такая информация связана с деятельностью организации в целом на протяжении длительного периода с учетом влияния внешней среды. Стремление получить такую информацию связано с необходимостью сформулировать миссию бизнеса. Такая информация как правило поступает с внешней среды и бывает довольно неточной.

Структура базы стратегической информации применительно, например, к бизнесу, может выглядеть следующим образом:

Говоря проще, стратегическая информация позволяет найти ориентиры на пути постановки целей и в общих чертах указать направление движения.

Тактическая информация

Если стратегическая информация служит для определения направления развития, то тактическая будет отвечать на вопрос, каким именно образом будут достигаться цели и решаться задачи. Она способствует повышению эффективности планирования, помогает определять препятствия на пути, расширять масштабы деятельности, внедрять инновации, применять новые технологии и т.п.

Если вернуться к нашему примеру с бизнесом, то структура базы тактической информации будет выглядеть так:

Тактическая информация носит более практический характер и позволяет разработать комплекс конкретных мероприятий или подробный план действий по решению наиболее приоритетных задач.

Временной промежуток у нее как правило один год.

Оперативная информация

Используется более низким звеном руководителей для осуществления желательных тактических установок. Это можно определить как планирование использования ресурсов для достижения тактических планов.

Оперативная информация состоит из сведений, которые могут помочь разрешить текущие и срочные вопросы. В бизнесе это может быть срочный поиск нового поставщика или заказчика, урегулирование форс-мажорных обстоятельств, устранение угроз, способных привести к исчезновению компании. В работе это могут быть изменения в структуре организации, повышение должности, объединение нескольких отделов. В обычной жизни это может быть поиск той самой работы при внезапном сокращении, выбор специальности при поступлении в институт и т.д. Оперативная информация необходима для разрешения любых подобных ситуаций.

Базы оперативной информации включают все, что может быть быстро применимо в сложных условиях. Точность и достоверность фактов играет здесь ключевую роль, т.к. вопросы, на разрешение которых они влияют, могут иметь судьбоносное значение для всей деятельности человека, группы людей или организации.

В иерархии по Энтони можно выделить два ключевых момента:

Пользователи бухгалтерской информации

Заинтересованных сторон принято называть стекхолдерами (участники – stakeholders), то есть лица, группы лиц или другие контрагенты, которые:

Итак, кто же относится к пользователям учетной информации:

Руководство (management)

Инвесторы (investors)

Это владельцы либо потенциальные владельцы бизнеса. Они предоставляют капитал на свой собственный риск, поэтому очеь заинтересованы в получении информации о доходах от своих вложений и связанный рисках. Инвесторам необходима учетная информация, которая им подскажет стоит ли влаживать в этот бизнес деньги. Инвесторы владеющие акциями называются акционерами (shareholder или stockholder).

Сотрудники (employees)

Это люди работающие в бизнесе и группы которые их представляют. Они заинтересованы в финансовой информации, которая помагает им оценить способность их работодателей обеспечить своевременную выплаты заработной платы и создание новых рабочих мест.

Кредиторы (lenders)

Лица, которые занимают бизнесу деньги и которым интересна его платежоспособность, то есть ликвидность, а также движение денежных средств и прибыльность. И им желательно изучить финансовое состоние бизнеса перед тем как выдать займ.

Поставщики (suppliers)

Им также интересна платежоспособность бизнеса и ее анализ позволяет им принять решение дать ли товар на условиях постоплаты или не давать.

Клиенты (customers)

Государство (governments)

Государство заинтересовано получить больше налогов и поэтому оно иногда придумывает свои правила ведения налогового учета, которые позволяют взимать больще налогов.

Источник

Курсовая работа: Информационная база бухгалтерского управленческого учета

«Информационная база бухгалтерского управленческого учета»

Управление предприятием представляет собой процесс обеспечения его деятельности для достижения поставленных целей. Целью нормально функционирующего предприятия является получение максимальной прибыли с наименьшими затратами для формирования источников последующего экономического развития предприятия, которое позволит вести инвестиционную политику, политику реконструкции и расширения производства; социальную политику развития коллектива, дающую базу для формирования кадровой политики, и так далее.

Финансовый результат деятельности предприятия в свою очередь во многом зависит от правильно выбранной стратегии управления себестоимостью. Модели, основанные на изучении взаимоотношения затрат, объема производства и прибыли, дают возможность руководителям предприятия планировать и прогнозировать деятельность фирмы.[5, с. 69]

Актуальность темы курсовой работы обуславливается тем, что в современных условиях, когда предприятия самостоятельно принимают и реализуют управленческие решения, несут важнейшую экономическую и юридическую ответственность за результаты хозяйственной деятельности, объективно возрастает значение финансовой устойчивости хозяйствующих субъектов. Все это повышает роль финансового анализа в оценке их производственной и коммерческой деятельности, а именно, в наличии, размещении и использовании капитала и доходов

Оценка и анализ финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия определили тему данной курсовой работы, основной целью которой стало изучение бухгалтерского учета и отчетности как информационной базы для проведения финансового анализа. Задачами курсовой являются:

— определение понятия бухгалтерского управленческого учета;

— рассмотрение ведения нормативного учета затрат на предприятии;

— анализ состояния и проблемы на рассматриваемом предприятии;

— разработка предложений по совершенствованию бухгалтерского управленческого учета;

— изучение содержания и информационного обеспечения финансового анализа;

— анализ форм бухгалтерской отчетности для оценки финансовой устойчивости и рентабельности организации.

Теоретической и методологической основой работы явились нормативно-правовые акты Республики Беларусь, научные труды и учебные пособия по бухгалтерскому учету, анализу, аудиту, материалы периодической печати, а также материалы практики.

При написании работы использовались методы восхождения от абстрактного к конкретного, анализа и синтеза, сочетания индукции и дедукции, логического и исторического, аналитических группировок, математические методы.

Объект курсовой работы – СООО «Автоевроэкспресс», г. Полоцк.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения. В конце приводятся приложения и список использованной литературы. В первой главе раскрываются теоретические основы содержания понятия «бухгалтерский управленческий учет», а также дается краткая характеристика исследуемой организации. Во второй главе на основе данных форм бухгалтерской отчетности конкретного предприятия СООО «Автоевроэкспресс» произведен анализ и оценка финансового состояния и основных показателей финансово-хозяйственной деятельности организации за период 2003-2006 гг. В заключении подводятся итоги работы, анализируются результаты решения поставленных задач.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИнформационнОЙ базЫ бухгалтерского управленческого учета

Результаты финансового анализа необходимы всем пользователям информации, заинтересованным в деятельности предприятия, прежде всего, собственникам (акционерам), кредиторам, инвесторам, поставщикам, налоговым службам, менеджерам и руководителям предприятий. Финансовый анализ позволяет выявить уже существующие и только намечающиеся проблемы и привлечь к ним внимание руководства для принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

Именно финансовый анализ, как особое направление комплексного экономического анализа, рассматривает текущее и будущее финансовое состояние хозяйствующего субъекта, меняющегося под воздействием внешней и внутренней среды и управленческих решений, в целях оценки его финансовой устойчивости и эффективности деятельности.

В управленческом учете, как правило, содержатся дополнительные данные обо всех операциях, необходимые для эффективного управления предприятием. Это позволяет быстро анализировать отдельные аспекты деятельности предприятия для принятия управленческих решений.

Управленческий учет не регламентирован какими-либо правовыми актами и преследует только внутренние цели предприятия. Как следствие, учетная политика и план счетов управленческого учета формируются предприятием таким образом, чтобы при минимуме затрат на ведение учета получить все необходимые руководству данные. Тем не менее, при ведении управленческого учета целесообразно основывать учетную политику на МСФО или другом хорошо описанном и удобном для предприятия стандарте учета.

Финансовые отчеты, напротив, обязательно должны быть точными, поскольку от этого зависит не только имидж предприятия, но в некоторых случаях и его благополучие. Таким образом, управленческий учет носит более приближенный характер, чем финансовый.

Временная соотнесенность информации. Финансовые отчеты предоставляют информацию о произведенных хозяйственных операциях и свершившихся фактах. Управленческий учет включает в сферу интересов также прогнозы. Многие решения обращены к будущим событиям, поэтому управленцы нуждаются в предполагаемых показателях.

Таким образом, для реализации задач оптимального финансового управления предприятием целесообразно выделять центры формирования затрат с делением затрат на условно-постоянные (косвенные) и переменные (прямые).

Механизм формирования центров затрат для управления себестоимостью на предприятии позволит решить следующие задачи управления:

— получение оперативной информации по затратам каждого центра и его структурных единиц;

— анализ затрат в разрезе каждого центра;

— составление бюджета расходов на предприятии и прогнозирование затрат по центрам;

— получение оперативной информации для управления стоимостью, расчета объема продаж с заданной прибылью;

— согласование и увязка задач производства, управления и маркетинга на долгосрочной и краткосрочной основе;

— создание информационной базы для принятия управленческих решений по стратегии и тактике работы предприятия в условиях рынка.

2. Нормативный учет затрат на предприятии

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Нормативный учет затрат будет рассмотрен на примере предприятия СООО «Автоевроэкспресс».

Совместное общество с ограниченной ответственностью «Автоевроэкспресс» было образовано 12 декабря 2002 г. и зарегистрировано в реестре общереспубликанской регистрации 19 декабря 2002 г. Витебскимоблисполкомом

— Миронов А.А. – гражданин РБ, доля в уставном капитале – 10%;

— Кольмюллер Г. – гражданин Австрии, доля в уставном капитале – 90%.

Местонахождение предприятия: г. Витебск, ул. Советская, 139.

СООО «Автоевроэкспресс» является юридическим лицом. Для организации и ведения своей деятельности предприятие имеет расчетный счет в банке в установленном законодательством Республики Беларусь порядке, имеет печать со своим наименованием, штампы и другие реквизиты, определяемые Обществом.

СООО «Автоевроэкспресс» осуществляет свою деятельность на основе лицензии № 4568 от 29.11.2002 г. и действительной до 29.11.2007 г.

В составе основных средств СООО «Автоевроэкспресс» находятся:

— седельный тягач – 2 шт;

— полуприцеп грузоподъемностью 18 т- 1 шт.;

— автомобиль-фургон грузоподъемностью 20 т – 1 шт;

— полуприцеп-рефрижератор грузоподъемностью 20 т- 1 шт.

— полуприцеп –тент грузоподъемностью 20 т – 1 шт.(Приложение 1)

Целью создания СООО «Автоевроэкспресс» является осуществление автомобильных международных и внутриреспубликанских грузоперевозок. В РБ насчитывается порядка сотни предприятий, занимающихся данным видом деятельности. Только десятка полтора из них являются крупными, насчитывающими в составе своего автопарка от 30 до 200 автомобилей. ООО «Европа»» относится к числу мелких предприятий. Но за год с небольшим существования предприятия в числе постоянных клиентов появились такие крупные компании, как ОАО «Савушкин продукт», ИП «Инко-Фуд», ОАО «Санта-Бремор», ИП ЗАО «Белс» и тому подобные, а также российские компании «Нью-стиль», «Русские сладости», украинская экспедиционная фирма «Би-транс», «ЧП Антакс» и другие. Несмотря на то, что предприятие было создано недавно, имеет на балансе небольшое количество автомобилей, заключение контрактов с такими компаниями говорит о высоком уровне оказываемых услуг, грамотной маркетинговой политике. Есть высокий потенциал для дальнейшего развития.

В штате работают директор, главный бухгалтер, бухгалтер, механик, диспетчер, а также восемь водителей автомобилей: 4 из них имеют квалификацию 2-го класса, 4- квалификацию 1-го класса.

Учитывая небольшой штат предприятия, организационная структура СООО «Автоевроэкспресс» предельно проста, прозрачна и мобильна (См. рис.2.1)

Рис. 2.1 Организационная структура СООО «Автоевроэкспресс»

Преимущество СООО «Автоевроэкспресс» перед другими грузоперевозчиками состоит в том, что:

— имеющееся количество автомобилей не требует большого штата обслуживающего персонала, что сокращает затраты на производство услуг, не надо иметь огромные по площади гаражи, площадки для стоянки. Это обстоятельство уменьшает налоговую нагрузку на Общество;

— автомобильный парк СООО «Автоевроэкспресс» представлен основными видами востребованных видов кузова: рефрижераторы различной грузоподъемности, тент со всеми способами загрузки, цельнометаллическая сцепка.

Все финансовые вопросы, разработку экономической стратегии, коммерческую целесообразность тех или иных направлений деятельности предприятия директор решает совместно с главным бухгалтером.

Вопросы применения форм, систем и размеров труда, материального стимулирования, выплат вознаграждений, доплат, надбавок и индексации заработной платы рассматривает и утверждает директор СООО «Автоевроэкспресс». Оплата труда производится в пределах средств, заработанных трудовым коллективом. При расчете окладов работников общества пользуются Единой тарифной сеткой РБ. Оклады водителей автомобилей исчисляются путем умножения кратных размеров на тарифную ставку 1-го разряда.

Тарификация работ и присвоение разрядов рабочим, специалистам осуществляется по Единому тарифно-квалификационному справочнику должностей. Руководство СООО «Автоевроэкспресс» периодически повышает зарплату работникам предприятия, увязывая ее с ростом грузооборота, прибыли. В СООО «Автоевроэкспресс» премирует работников за текущие результаты работы, вознаграждает по итогам работы за год, поощряет за высокие достижения и выполнения отдельных заданий.

Движение личного состава: прием, перемещение, увольнение работников оформляется приказами руководителя предприятия, с согласия которого в коллектив принимаются (увольняются) работники. Копии всех приказов о приеме, увольнении работников списочного состава должны незамедлительно передаваться в бухгалтерию СООО «Автоевроэкспресс».

Директор вместе с диспетчером планируют, в каком направлении предполагается отправлять в поездку автомобили, целесообразность данного направления, анализируют соответствие предложений загрузок и свободного транспорта. Задачей диспетчера является поиск с помощью Интернета, других средств связи, загрузок на автомобили предприятия, а также решение всех вопросов, возникающих в процессе оказания услуг заказчикам: недопущение простоя автомобиля по вине предприятия, координация действий с заказчиком по срокам загрузки, прохождения груза через таможенные терминалы, решение конфликтных ситуаций. Кроме того диспетчер должен владеть информацией о техническом состоянии автомобильного парка СООО «Автоевроэкспресс».

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации. Учетная политика, принятая в СООО «Автоевроэкспресс», соответствует всем требованиям законодательства Республики Беларусь.

При формировании учетной политики предполагается, что:
активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций; организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности);принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики); факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности). [1]

Согласно учетной политике, принятой в СООО «Автоевроэкспресс» основные средства оцениваются по первоначальной стоимости, состоящей из фактических затрат на их приобретение, включая расходы по доставке, монтажу, установке. Изменение стоимости ОС допускается при переоценке, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении. Сроки полезного использования ОС определяются по каждой товарной единице в соответствии с Временным республиканским классификатором амортизируемых ОС и НМА от 24.01.2003г. № 33/10/15/1. при принятии амортизируемых объектов к бухгалтерскому учету для использования в предпринимательской деятельности комиссия Общества рассчитывает годовые нормы амортизационных отчислений линейным способом начисления амортизации исходя из установленных сроков полезного использования. Амортизационные отчисления индексируются при проведении переоценки основных средств. [1]

НМА в СООО «Автоевроэкспресс» учитываются по первоначальной стоимости, определяемой по сумме фактических затрат по их приобретению в соответствии с п.2 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов. Амортизация нематериальных активов начисляется исходя из амортизируемой стоимости объектов, установленного срока полезного использования или нормативного срока службы (по объектам, не используемым в предпринимательской деятельности) и линейного способа начисления амортизации. Срок полезного использования и нормативный срок службы определять исходя из времени их использования, устанавливаемого лицензиями, патентами, свидетельствами, договорами и другими документами, подтверждающими права правообладателя. При невозможности определения срока службы нормы амортизационных отчислений устанавливать по решению комиссии: на срок до 20 лет, но не более срока деятельности организации.

С 1-ого января 2006г. на предприятии была принята новая учетная политика. Основным изменением в ней было определение метода расчета выручки. В 2005г. применялся метод определения выручки по факту оплаты услуг. Этот метод усложнял работу бухгалтеров, так как, необходимо было строго контролировать сроки оплаты заказчиками оказанных услуг. Оплата должна была поступать до истечения 60 дней с момента оказания услуг, так как это влияло на исчисление НДС от выручки. Кроме того, определяя сумму затрат, относимых на себестоимость оказанных услуг, каждый раз надо было высчитывать коэффициент отношения оплаченных услуг к неоплаченным. Учитывая, что в числе клиентов СООО «Автоевроэкспресс» были не только резиденты РБ, но и других стран, банковская система которых не всегда позволяла вовремя перечислить валютные денежные средства на расчетный счет предприятия, указанный метод создавал определенные неудобства. Например, выручка за услуги, оказанные в марте 2005г. украинскому предпринимателю Роговскому В.Н., были получены лишь в августе 2005г.

С 01.01.2006г. выручка в СООО «Автоевроэкспресс» определяется с момента выставления счета плательщику. В этом случае все налоги с выручки исчисляются за месяц оказания услуг и сроки оплаты не влияют на сумму исчисленного налога на добавленную стоимость. К тому же расходы на производство основной продукции списываются в дебет сч. 90 «Реализация в полном объеме».

Согласно приказа об учетной политике основной формой бухгалтерского учета на СООО «Автоевроэкспресс» является журнально-ордерная форма, при которой на основании рабочего плана счетов используются субсчета и аналитические счета. Учет ведется как на бумажных, так и на электронных носителях.

Без бухгалтерского учета, руководство не имеет возможности учесть реальное финансовое положение предприятия. Данными по фактическим затратам располагает бухгалтерия.

Нормативный метод учета затрат на производство или калькулирования себестоимости продукции применяют, как правило, в отраслях обрабатывающей промышленности с массовым и серийным производством разнообразной и сложной продукции.

Сущность его заключается в следующем: отдельные виды затрат на производство учитывают по текущим нормам, предусмотренным нормативными калькуляциями; обособленно ведут оперативный учет отклонений фактических затрат от текущих норм с указанием места возникновения отклонений, причин и виновников их образования; учитывают изменения, вносимые в текущие нормы затрат в результате внедрения организационно-технических мероприятий, и определяют влияние этих изменений на себестоимость продукции. Фактическая себестоимость продукции определяется алгебраическим сложением суммы затрат по текущим нормам, величины отклонений от норм и величины изменений норм:

Зн — затраты нормативные;

О — величина отклонений от норм;

И — величина изменений норм.

При этом фактическую себестоимость изделия можно установить двумя способами. Если объектом учета производственных расходов являются отдельные виды продукции, то и отклонения от норм, а также их изменения можно отнести на эти виды продукции прямым путём. Фактическую себестоимость этих видов продукции определяют способом прямого расчёта по приведенной формуле.

Если субъектом счёта производственных расходов являются группы однородных видов продукции, то фактическую себестоимость каждого вида продукции устанавливают распределением отклонений от норм и изменений норм пропорционально нормативным затратам на производство отдельных видов продукции. [6,с.561]

Применение нормативного метода учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции требует разработки нормативных калькуляций на основе норм основных затрат, действующих на начало месяца, и квартальных смет расходов по обслуживанию производства и управлению. На предприятиях, отличающихся относительной стабильностью технологических процессов, нормы затрат изменяются редко, поэтому плановая себестоимость мало отличается от нормативной. На этих предприятиях вместо нормативных калькуляций можно использовать плановые.

Отклонения фактических затрат от установленных норм по отдельным расходам определяют методом документирования или инвентарным методом. Текущий учет затрат по нормам и отклонений от них ведут, как правило, только по прямым расходам (сырье и материалы, заработная плата). Отклонения по косвенным расходам распределяют между видами продукции по истечении месяца. Аналитический учет затрат на производство продукции осуществляют в карточках или особого рода оборотных ведомостях, составляемых по отдельным видам или группам продукции.

В бухгалтерском управленческом учете одним из альтернативных традиционному отечественному подходу к калькулированию является подход, когда по носителям затрат планируется и учитывается неполная, ограниченная себестоимость. Эта себестоимость может включать в себя только прямые, затраты. Она может калькулироваться на основе только производственных расходов, т.е. расходов, непосредственно связанных с производством продукции (работ, услуг), даже если они косвенные. В каждом случае полнота включения затрат в себестоимость разная. Однако общим для этого подхода является то, что некоторые виды издержек, имеющие отношение к производству и реализации продукции, не включаются в калькуляцию, а возмещаются общей суммой из выручки. В этом состоит сущность системы учета неполной себестоимости. [6,с.563]

Бухгалтерия СООО «Автоевроэкспресс» фиксирует в первичной документации фактические затраты по итогам работы инженерно-технического персонала. В данном случае это поступление и расход топлива и запасных частей, как в натуральном, так и денежном выражении.

Фактические затраты по рассматриваемым статьям за определенный период – (месяц, квартал) анализируются главным бухгалтером СООО «Автоевроэкспресс».

Главный бухгалтер проводит анализ плановой и фактической калькуляции транспортных услуг или сопоставляет запланированный и фактический бюджеты, по статьям затрат «Запасные части», «Топливо».

Анализ заключается в сравнении этих статей по отдельным видам транспорта, по отдельным единицам транспорта. Сравнение полученных данных проводится с наилучшими (наихудшими, усредненными) вариантами или с данными предыдущего периода деятельности предприятия. В лучшем случае, в ходе анализа сопоставляются затраты и укрупненные показатели производства

На самом деле количество необходимых запасных частей, расход топлива (а следовательно и затраты на них) формируется под воздействием множества различных факторов, не имеющих никакого отношения к денежным средствам. Эти факторы для рассматриваемого примера можно условно сформировать в несколько больших групп: «Дороги»; «Техника»; «Технология»; «Обслуживание техники»; «Хранение техники»; «Условия региона»; «Персонал»; «Качество поставляемых запасных частей, топлива».

Специфика воздействия факторов такова, что под их влиянием увеличивается или уменьшается необходимое количество расходных материалов: количество узлов для автомашины (коробки передач, диски сцепления, тормозные устройства и та далее), количество топлива в натуральном выражении (литрах, тоннах).

Документом, подтверждающим производственный характер расхода горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на 1 день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки. [5,с.184]

В путевых листах фиксируется пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

На затраты производства списывается только расход ГСМ по нормам, а перерасход относится на виновное лицо.

Основанием для списания дизельного топлива на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Главным бухгалтером СООО «Автоевроэкспресс» разработана форма топливного отчета.(Приложение 2) В ней нашли отражение нормы расхода топлива на каждую единицу автотранспорта (в том числе в летний и зимний период), расход топлива в рефрижераторных установках, маршрут, количество пройденных километров, номер путевого листа, фамилия водителя, количество залитого в баки топлива, остаток топлива на начало поездки и на конец, тоннокилометры и так далее. Этот отчет оказывает неоценимую помощь в плане предоставляемой информации на всех этапах учета расхода топлива. В считанные минуты позволяет исходя из пройденных километров и норм расхода топлива, установленных по каждой единице автотранспортных средств СООО «Автоевроэкспресс», массы перевозимого груза рассчитать расход топлива, сверить с фактическими остатками топлива в баке после возвращения автомашины из рейса. Это привело к отсутствию недостач топлива по результатам инвентаризаций. Кроме того, данный отчет позволяет быстро и точно определить количество пройденных километров по каждому автомобилю, что позволяет рассчитать нормы списания автомобильных шин.

Огромное значение для усовершенствования учета затрат имеет применение бухгалтерской программы «1С:Бухгалтерия». В СООО «Автовоэкспресс» применяется типовая форма программы. Стоило большого труда настроить ее для ведения бухгалтерского учета в Обществе, потому что учет в предприятиях автотранспорта имеет ряд существенных отличий от ведения бухгалтерского учета, скажем на производстве.

Для ведения учета проведенных текущих и капитальных ремонтов, замены шин, общего контроля за техническим состоянием автотранспорта, СООО «Автоевроэкспресс» применяет компьютерную программу «АРМ.Перевозчик». В подразделе «Техническое состояние автопарка» предоставлена возможность вести учет по проведенным ремонта каждого автомобиля, указывая дату поведенного ремонта, его тип, количество, вид и стоимость замененных запчастей, поставщиков их. Программа автоматически подсчитывает стоимость проведенных работ, предупреждает о приближении сроков замены масел, автошин исходя из величины пройденных километров, степень износа установленных запчастей. В нужный момент можно увидеть полную картину затрат по ремонту автомобилей за любой период времени. Минусом данной программы является то, что она никак не связана с бухгалтерской программой. Это ведет к увеличению времени обработки данных по ремонту автопарка СООО «Автоевроэкспресс», происходит дублирование данных учета.

Поэтому перед руководством Общества стоит задача приобретения специализированной программы «1С: Транспорт» в ней простыми действиями будет возможно детальное ведение бухгалтерского учета поступления горюче-смазочных материалов, топлива, запасных частей по материально-ответственным лицам, автомобилям, рассчитывать нормы амортизации автомобильных шин, отслеживать проведение текущего и капитального ремонта автомобилей. Это программа совмещает в себе достоинства программ «1С: Бухгалтерия» и «АРМ. Перевозчик» и позволит усовершенствовать бухгалтерский учет затрат в СООО «Автоевроэкспресс»

2.2 Анализ состояния и проблемы на данном предприятии

Экономический анализ можно рассматривать как деятельность по подготовке данных, необходимых для научного обоснования и оптимизации управленческих решений.

Важная роль АХД в подготовке информации для планирования, оценки качества и обоснованности плановых показателей, в проверке и объективной оценке выполнения плана. Разработка планов для предприятия по существу также представляет собой принятие решений, которые обеспечивают развитие предприятия в будущем планируемом отрезке времени. При этом учитываются результаты выполнения предыдущих планов, изучаются тенденции развития экономики предприятия, выявляются и учитываются дополнительные резервы. [6,с.89]

В процессе анализа прибыли и рентабельности необходимо изучить факторы изменения величины налогооблагаемой прибыли, налогов из прибыли, размера чистой прибыли, отчислений в фонды предприятия.

Для налоговых органов и предприятия большой интерес представляет налогооблагаемая прибыль, так как от этого зависит сумма налога на прибыль, прочих налогов от прибыли, а соответственно сумма чистого дохода.

Бухгалтерия – ведет учет фактических затрат, связанных с работой предприятия, производит контроль материальных и финансовых операций, анализ фактических затрат СООО.

Внешняя среда предприятия, как и у других предприятий, из-за экономического положения в стране можно считать нестабильной. Случается, что заключенные договора расторгаются по инициативе заказчика по каким-либо причинам; из-за неритмичности, сезонности грузоперевозок, предприятие неравномерно получает денежные средства, что приводит к росту задолженности перед поставщиками за ГСМ, запчасти, обслуживание автомобилей. К примеру, январь традиционно является самым убыточным месяцем для СООО «Автоевроэкспресс», поскольку именно в январе происходит заключение новых контрактов, формирование тарифов на перевозки грузов, прохождение автомобилями техосмотров, сертификации, что требует значительного вложения финансов.

Внутренняя среда предприятия стабильна и не создает никаких барьеров в достижении целей предприятия: организационная структура включает в себя все необходимые отделы для успешной деятельности; на предприятии существует высокая организационная культура; наличие материального поощрения работников; квалифицированный управленческий персонал.

Цель СООО «Автоевроэкспресс» выживание в долгосрочной перспективе.

Перед предприятием стоит ряд проблем, несмотря на то, что предприятие рентабельно. Прибыль по сравнению с предыдущим годом, увеличилась в два раза. Это произошло не за счет снижения себестоимости, а за счет увеличения объема реализации, что говорит об улучшении деятельности диспетчера, отлаженной работе всех структур предприятия. СООО «Автоевроэкспресс» в состоянии само финансировать свою деятельность и развитие.

Основной проблемой предприятия является трудность, связанная с поддержанием высокого уровня оказываемых услуг. Это связано со следующими причинами: появлением на рынке международных перевозок новых предприятий, имеющих хороший подвижной состав, соответствующий международным стандартам Евро-4, Евро-5, трудностями в получении российских разрешений на ввоз/вывоз в/из третьих стран (для расширения рынка сбыта своих услуг), дефицитом высокопрофессиональных водителей.

Основными потребителями услуг, оказываемых СООО «Автоевроэкспресс» являются предприятия-изготовители, экспедиционные фирмы, частные предприниматели, как отечественные, так и стран ближнего зарубежья. В условиях серьезной конкуренции, необходимо:

— разрабатывать новые маршруты следования автомобилей,

— прилагать усилия для поиска крупных постоянных заказчиков на транспортные услуги,

— расширять рынок сбыта услуг,

— снижать себестоимость транспортных услуг.

В настоящее время предприятие находится на стадии зрелости и занимает свою нишу и имеет достаточно прочные позиции на рынке международных грузоперевозок. Основные усилия предприятия направлены на разработку и внедрение новых, превосходящих по рентабельности направлений грузоперевозок.

Для того чтобы оценить финансово-хозяйственную деятельность СООО «Автоевроэкспресс» был проведен анализ хозяйственной деятельности предприятия за период с 2003 по 2005 гг.(Таблица 2.1)

Таблица 2.1. Анализ показателей СООО «Автоевроэкспресс» за 2003-2005г.

Источник