информационная система управленческого учета

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.

Управленческий учет в компании

Управленческий учет может включать в себя различные контуры:

Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:

Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P&L помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносят реальную прибыль. Для формирования отчета используется метод начисления, то есть могут учитываться обязательства, по которым еще не было оплаты.

Управленческий баланс – это отчет, который сводит результаты предыдущих двух отчетов в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторскую и кредиторскую задолженности.

Несмотря на то, что состав управленческой отчетности схож с бухгалтерской, управленческий учет может не иметь с бухгалтерским учетом ничего общего, либо быть похожим на регламентированный только в какой-то части.

В основном, управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

Программы для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.

Управленческий учет в компании можно собирать и вести в Excel (что актуально для малого бизнеса), а можно использовать более специализированные средства автоматизации для объединения разных источников информации в одной системе, то есть программы или облачные сервисы. В текущее время компании по мере роста могут проходить путь от простых Excel-таблиц к сложным ERP-системам.

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:

Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.

На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:

При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.

Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)

Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

Excel обладает неоспоримыми преимуществами:

Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах с учетом разработанных макросов. Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов. А это может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.

Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для управленческого учета.

Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний, в частности:

Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:

С работой в сервисе вы получите:

В объем консультационной поддержки входит:

С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.

Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С

На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.

Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:

Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.

Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.

Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:

ERP-система для комплексной автоматизации предприятия

Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.

Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:

Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.

Основные преимущества такого решения:

К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.

Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.

Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.

Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:

Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.

Источник

Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Зачем вести управленческий учет

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.

Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:

«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»

2. Планирование финансовой деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»

Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:

Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.

Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.

Виды управленческого учета

Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.

1. Производственный учет

Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.

2. Маржинальный учет

Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли.

3. Бюджетный учет

Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический учет

Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.

С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Основные программы для ведения управленческого учета:

Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:

Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.

Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.

Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:

«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.

Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»

Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.

Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:

«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»

Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»

Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.

Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.

Источник

Управленческий учет в информационной системе организации

Вы будете перенаправлены на Автор24

Роль информации в системе управления предприятием

Процесс управления – это процесс координации деятельности предприятия. В более широком понятии, управление предприятием можно рассматривать как процесс начертания планов (целей) и достижения этих целей путем координации и регулирования его деятельности. Система управления включает разные уровни, на которых и осуществляется процесс управления. Все уровни управления с момента установления целей и к моменту их достижения нуждаются в информации.

Руководители различных уровней управления могут получать информацию непосредственно от объекта управления, или от специального органа (службы) уже в подготовленном (интерпретированном) виде.

Важнейшей информационной службой, обеспечивающей систему управления информацией в современный период, является бухгалтерия, которая формирует информацию о фактическом наличии, использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о заемных средствах, расчетах, претензиях и др.

Основной функцией управленческого учета является составление предварительных смет затрат, оперативное выявление отклонений от смет, систематический анализ издержек производства и вариантов управленческих решений на базе оценки их себестоимости. Управленческий учет осуществляет такие функции, как:

И поэтому система управленческого учета как раз и должна предоставлять информацию, которая поможет соответствующему персоналу предприятия осуществлять упомянутые функции управления. Этот факт легко находит подтверждение в практике применения управленческого учета.

Что касается оказания помощи менеджерам для осуществления контроля, то можно заметить, что затраты при применении учета по центрам ответственности делятся на контролируемые и неконтролируемые соответствующим центром ответственности, что находит свое отражение в отчетности, а также разнообразной аналитической информации по центрам ответственности.

Готовые работы на аналогичную тему

Работа менеджеров контролируется и оценивается только в пределах установленных для них статей расходов, на которые могут влиять управленческие решения, принимаемые ими. Если рассматривать такую функцию менеджмента, как организация, то, с одной стороны, организационная структура предприятия активно влияет на построение учета затрат по центрам ответственности, с другой стороны – информация, получаемая при применении системы учета затрат по центрам ответственности, которая позволяет скоординировать действия менеджеров различных уровней управления и повышает уровень взаимосвязей на предприятии.

Исходная информация (например, отчет о расходах по центру ответственности), получаемый при учете затрат по центрам ответственности, позволяет руководству предприятия оценить выполнение плана по контролируемым статьям затрат, вовремя осуществить корректировку текущих планов и сделать прогноз на будущее. Кроме этого, информация управленческого учета позволяет оценить работу отдельных менеджеров предприятия и применять на этой основе соответствующую систему мотивации.

Этапы формирования информации в управленческом учете

Процесс формирования информации в управленческом учете включает несколько этапов: подготовительный, этап обработки и этап передачи информации.

На подготовительном этапе выполняется сбор исходных и формирование первичных учетных данных.

В процессе обработки исходные данные группируются, накапливаются и обобщаются.

На этапе передачи данные используются различными службами. Соответственно, информационный процесс – это приведение в действие информационного обеспечения.

Информационное обеспечение осуществляется с помощью следующих этапов.

На первом этапе приступают к группировке затрат и аналитических расчетов, проводятся в зависимости от степени их зависимости от изменения объемов производства и продаж, расчетам, основанным на величине маржинальных затрат и доходов, к определению вариантов решения на основании данных систем учета полных и переменных затрат.

Для принятия управленческих решений на малых предприятиях могут использоваться данные бухгалтерского финансового учета при условии обеспечения их детализации на основе разработанного структурированного рабочего плана счетов и оперативности учета, который предусматривает отражение хозяйственных операций в день их осуществления. Кроме того могут быть использованы методики, которые предусматривают трансформацию данных бухгалтерского финансового учета и представления их в контексте, необходимого для принятия управленческого решения.

В крупных организациях, использование структурированного рабочего плана счетов для обеспечения оперативности учета во многих случаях не позволяет формировать релевантную информацию. Это связано с тем, что бухгалтерская служба фиксирует факты хозяйственной деятельности на основании первичных документов, которые могут поступать со значительным отставанием, что снижает релевантность информации, которая формируется. В то же время, затраты на трансформацию данных бухгалтерского финансового учета могут быть существенны в связи с большим количеством самых различных корректировок.

На втором этапе определяются информационные потребности менеджеров для целей принятия решений. Именно эти цели должны быть положены в основу проектируемой системы управленческого учета и контроля затрат.

На третьем этапе выполняется разработка управленческого плана счетов, который состоит с учетом выделенных центров ответственности, а также форм управленческой отчетности. Группировка счетов соответствует структуре управленческих отчетов. В процессе дифференциации затрат рассматриваются, прежде всего, те виды расходов, которые имеют большее стоимостное значение, и затраты которые важны с точки зрения поддержания конкурентных преимуществ.

В системе управленческого учета и контроля затрат при необходимости разрабатывается дополнительная аналитика, характеризующая специфику информационных потребностей лиц, которые принимают управленческие решения. Аналитика в плане счетов управленческого учета позволяет структурировать информацию таким образом, чтобы на ее основе можно было сформировать управленческую отчетность, которая является основой для проведения анализа и последующего принятия решений.

На заключительном этапе выполняется разработка регламента функционирования системы управленческого учета и контроля расходов, что требует выполнения следующих действий:

Таким образом, целью управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей.

Формирование коммуникационных процессов информационного обеспечения

Благодаря современным коммуникационным технологиям резко возросли информационные потоки, возможности оперативной работы с большими массивами информации. С целью координации и подготовки необходимой информации для управления целесообразно выделение управленческого учета из системы учета предприятия. От качества информации, ее полезности, а также полноты удовлетворения потребностей пользователей в принятии управленческих решений зависит их качество. Показателем ее высокого уровня является способность предприятия выстоять в жестокой конкурентной борьбе. Управленческий учет не только собирает информацию, но и использует информацию из следующих отраслей (Рис.1):

Рисунок 1. Сферы деятельности, в которых питается управленческий учет с целью формирования управленческой информации

Информационное обеспечение можно определить как представление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта. Оно включает в себя не только продукт труда – информацию, но и деятельность. На его основе выделяется обеспечивающая функция учета, которая предусматривает конкретный вид и форму сообщения сроки и периодичность поставки информации, степень детализации, обобщения и аналитичности информации, поставляемой для каждого потребителя.

Соответственно, ее можно рассматривать как интегрированную систему коммуникационного процесса. Однако следует отметить, что учет получается далеко за рамки последнего, потому как коммуникация является лишь одним из его элементов. Для принятия решений вовлекается не вся совокупность имеющихся данных, характеризующих различные факты, связанные с функционированием управляемого объекта. Поэтому можно отметить, что система информационного обеспечения – это совокупность потребителей и создателей информационных потоков, которые содержат необходимую информацию, учитывающую объективные потребности потребителей, а также специализированных информационных подразделений, которые обеспечивают связь между потребителями информации, ее хранение, поиск, отбор и предоставление потребителям.

Таким образом, информационное обеспечение представляет собой процесс удовлетворения информационных запросов, который состоит из непрерывной подготовки и выдачи учетно-контрольной информации потребителям в соответствии с их запросами.

Источник