информационная система учет кадров
Электронный кадровый документооборот: обзор популярных систем
15 ноября 2021 года закончился эксперимент с внедрением КЭДО. Теперь бухгалтера и кадровики ждут принятия поправок в Трудовой кодекс, которые позволят в полной мере использовать электронный документооборот в кадрах, не только с удаленными, но и с любыми другими сотрудниками. Мы подготовили обзор популярных систем для ведения КЭДО. Идеальная должна обладать несколькими качествами: быть простой, понятной и в то же время гибкой, интегрироваться с 1С, работать со всеми кадровыми документами.
СберКорус
Преимущества
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпуск происходит прямо внутри сервиса в настройках личного профиля. Сотрудник нажимает кнопку «Выпустить УНЭП», сервис формирует заявление, которое подписывает сотрудник с помощью СМС и УНЭП успешно подгружается в систему. Выпуск УНЭП занимает не более 1 минуты.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Компании могут вместе с экспертами СберКорус на онлайн-встрече посмотреть, как выглядит сервис в действии.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Кадровый специалист и сотрудники работают в Веб-версии сервиса КЭДО:
Кадровик также может использовать привычный интерфейс учетной системы (пример 1С ЗУП):
А обычный сотрудник мобильную версию сервиса:
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Поддерживается. Можно обмениваться, например, документами с сотрудниками по договорам ГПХ, другими физлицами.
Скидки и акции
При переходе на КЭДО от СберКорус вы получите:
Такском
Преимущества сервиса
Решение Такском комплексное, это не только кадровый ЭДО, но и обмен электронными документами с контрагентами и контролирующими органами.
В рамках решения можно наладить управление сертификатами ЭП сотрудников (быстрая выдача, замена отзыв).
Интеграция с учётными системами
Возможность самостоятельного администрирования, регистрация сотрудников, управление интерфейсом, брендирование портала.
Интеграция по API
При возникновении споров – привлечение независимой третьей стороны (нас, как оператора).
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Для обеспечения сотрудников электронными подписями можно подключить дополнительный сервис Такском, который позволяет управлять получением, заменой и отзывом сертификатов внутри компании.
Какие документы поддерживаются
Всего более 200 типов документов, в т.ч. трудовые договоры и допсоглашения, журналы техники безопасности, заявления и акты.
Скидки и акции
Тариф формируется индивидуально и зависит от количества опций, которые потребуются клиенту.
Контур.Диадок
Преимущества сервиса
Количество подписываемых документов – не ограничено. Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура. Бесплатная техподдержка 24/7
Настройка
Выдача подписей
Подписание документов
Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.
Маршруты согласования
В КЭДО от Контура реализованы гибкие маршруты согласования. Например, если в документ нужно добавить много согласующих или нужно заменить согласующих уже после запуска процесса.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.
Электронная подпись для сотрудника
ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертами.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Да, клиент может поработать на тестовой версии https://kedo.testkontur.ru/, а после оплаты перейти на рабочую программу.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Заявления, график отпусков, приказы, расписание и др. По трудовому, ученическому договору и договору о материальной ответственности компании может сама принять решение — передавать их электронно или на бумаге.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи «Клерка» могут оставить заявку вот по этой ссылке и получить 25% скидки, если сообщат, что они узнали об акции из этого обзора.
Клиенты «Контура сами охотно рассказывают об опыте внедрения КЭДО. Вот вебинар с участием компаний Сима-ленд, Банки.ру, CS.Money, Bercut.
Преимущества сервиса
Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.
АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации
Интеграция с 1С ЗУП
АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.
При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.
Электронная подпись для сотрудника
Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.
АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.
Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса.
В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.
Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
АТАЧ.КАДРЫ это веб-приложение с доступом к полному функционалу решения с любого устройства. Интерфейс кадровика представляет собой удобный single-page кабинет с возможностями создать, подписать любой документ, найти и перевести в архив.
Какие документы поддерживаются
50+ типовых кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.
Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.
Компания “ММК-Информсервис” перевела электронный вид 40+ кадровых процессов 1 сентября 2020 года в рамках 122-ФЗ. Кадровый документооборот компания ускорила в 8 раз.
Более 600 работников и руководителей подписывают кадровые документы с помощью обоих видов УКЭП: облачной и через USB-токен. Подписи выданы удостоверяющим центром Контур.Диадок в момент внедрения, когда правила электронного документооборота не регламентировали подписание неквалифицированными или простыми подписями.
В электронном виде персонал оформляет:
Пути документа по очередности согласования и подписания настроены под специфику кадровых процессов компании.
Внедрение системы пришлось на начало пандемии, когда впервые в истории работников пришлось переводить на удаленный режим. Поддерживать работоспособность организации удавалось в том числе благодаря дистанционному оформлению кадровых документов. Экономия времени на работе с документами составила от 15 минут до 1 часа в зависимости от процесса. Так, оформление отпуска с 2 дней сократилось до 2 часов.
LANDOCS
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
КЭП через любой удостоверяющий центр, НЭП через технологию корпоративного удостоверяющего центра на базе решений КриптоПро, ПЭП с помощью встроенных в решение инструментов.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Внедрение и первые три месяца пользования — бесплатно при локальном внедрении КЭДО при подключении 30 и более пользователей.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.
Список заявлений на отпуск.
Создание заявления на отпуск.
Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет вручную (например, указывает заместителя).
Процесс согласования заявления на отпуск.
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи LANDOCS — это компании с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.
Lexema
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпустить собственные ОНЭП можно нажатием одной кнопки в Lexema-ECM с помощью встроенного сервиса. Кроме того, Lexema-ECM работает с Удостоверяющим центром Контур. В рамках партнерской программы электронная подпись поставляется в комплекте с Lexema-ECM, не требуется заключение дополнительных договоров с УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Вот, например, как выглядит заявление на дополнительный день отдыха от сотурдника:
А вот маршрут согласования заявления:
Какие документы поддерживаются
В системе уже есть готовые шаблоны, например, заявления сотрудника. Кроме того, можно самостоятельно настроить нужную форму, создав документ в конструкторе. К примеру, можно создать какой-то нестандартный документ вроде акта на передачу сим-карты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Компания проводит бесплатное экспресс-обследование состояния документооборота по кадрам в компании. Определяется перечень документов, подлежащих подключению к системе КЭДО, количество рабочих мест. Составляется техническое задание и план внедрения.
Подробнее о проектах по внедрению ЭДО можно почитать здесь.
Также предлагаем посмотреть вебинар «Как просто стартануть КЭДО»:
1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП)
Преимущества сервиса
1С остается популярной программой не только у бухгалтеров, но и у кадровиков. В ней можно не просто вести прием и увольнение сотрудников, но и считать зарплату, вести документы воинского учета, создавать трудовые договоры и приказы, штатное расписание, больничные листы, кадровые отчеты.
Кроме того, при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника» можно настроить взаимодействие бухгалтерии или кадровой службы и сотрудников. С телефона работник может отправить заявление, посмотреть свои расчетные листки и т.д.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть и легко подключается, в т.ч. в версии 1С:ФРЕШ.
Электронная подпись для сотрудника
Можно использовать ПЭП, сформированную системой (т.е. обычные логин и пароль идентифицируют пользователя). Также можно применять КЭП, полученную сотрудником в любом удостоверяющем центре.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Попробовать 1С: ЗУП в онлайн-версии можно бесплатно. Тестовый доступ предоставят официальные франчайзи. Вы можете найти список таких организаций на сайте 1С или посмотреть рейтинг “Клерка” компаний, которые являются партнерами 1С.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
В 1С:ЗУП тот же привычный интерфейс, что и, например, в 1С:Бухгалтерии. Вот как выглядит оформление записи в электронной книжке:
Какие документы поддерживаются
В программе есть все необходимые документы по кадрам, дополнительно можно подключить обработки и формы, разработанные специально для организации.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Расчеты с физлицами можно вести в 1С:ЗУП, а вот для самозанятых будет удобнее использовать обычную бухгалтерию, т.к. расчеты с ними равнозначны расчетам с различными поставщиками (ИП или организациями). Но при желании можно завести карточку на самозанятого, как физлицо и в 1С:ЗУП.
Скидки и акции
Их предоставляю партнеры 1С — официальные франчайзи. Информацию об активных акциях можно найти в блогах “Клерка”, например:
Миотех
Преимущества сервиса
Решение КЭДО от «Миотех» объединяет все ресурсы и системы компании: личный кабинет, ЗУП, внутренние базы данных и другие и донастраивает их, объединяя в эффективный бизнес-инструмент.
50% основных кадровых операций можно перевести на удаленное управление с применением ПЭП.
Благодаря внедрению КЭДО «Миотех»:
У системы понятный интерфейс, а работать в ней можно из любой точки мира, где есть интернет.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Используется ПЭП и любая электронная подпись от аккредитованных УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Все типы кадровых документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Возможно включение в систему любых электронных документов.
Скидки и акции
ГК «КСК» в течение года выдает сотрудникам примерно 24 000 справок. На обработку одного документа уходило 1,5 часа, а срок получения в среднем занимал 3 дня.
Специалисты «Миотех» установили роботизированного голосового помощника. Теперь сотрудник может позвонить на горячую линию и подать заявку в отдел кадров, IT или бухгалтерию. Теперь на оформление документов уходит всего несколько минут.
До 80% обращений на линию обрабатывает помощник, для работы с документами достаточно всего 1 сотрудника. Ежемесячные затраты на ФОТ снизились на 360 тыс. руб.
Клиентами «Миотех» стали Мегафон, Альфа Страхование, Спортмастер, Роснефть и другие крупные компании.
Directum HR Pro
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Можно пользоваться любой электронной подписью: квалифицированной, неквалифицированной и простой, включая облачную подпись.
Безопасность облачной подписи обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
По заявке, оставленной на сайте, можно получить демодоступ. Также за один рабочий день специалисты свяжутся с вами, рассчитают стоимость решения, учитывая штат сотрудников и ответят на ваши вопросы, а также проведут индивидуальную демонстрацию.
Больше о сервисе вы можете узнать из этого видео:
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс сервиса простой и понятный, никаких сложностей с работой у кадровика не возникнет:
Какие документы поддерживаются
Все кадровые документы. Есть готовые шаблоны организационных документов и регламенты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
ООО «Мон’дэлис Русь» выпускает известные продукты на российском рынке, например, шоколад Alpen Gold, Milka, печенье «Юбилейное» и др.
1000 сотрудников компании используют систему цифровых кадров. Командировки, отпуска, ознакомление с приказами и другими ЛНА ведется в электронном виде.
Благодаря переходу на кадровый ЭДО:
Кадровые документы со стороны работодателя подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Со стороны работника — простой электронной подписью.
Дистанционные сотрудники используют УКЭП.
HR-Link
Преимущества сервиса
Электронный кадровый документооборот сокращает рутинные операции и затраты на доставку документов. HRlink — это центр управления всеми документами сотрудников. Отправлять уведомления работникам можно по sms, email, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
Простота сервиса позволяет быстро внедрить его и начать использование.
В HRlink есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП.
Сервис гарантирует, что документы клиента будут надежно сохранены в облаке. Для этого используется тройная репликация данных.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Облачная УНЭП генерируется внутри сервиса. Можно сразу подписывать документы через sms, мессенджеры или почту. Кроме того, авторизацию и подписание документов, подготовленных в HR-Link, можно проводить через сайт Работа в России с использованием ЕСИА (аутентификации на Госуслугах).
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно подключить сервис бесплатно через банк ВТБ. Банк берет на себя расходы по подключению и использованию КЭДО.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс понятен как для сотрудника кадровой службы, так и для рядового работника, что позволяет начать работу в нем без продолжительного обучения:
Какие документы поддерживаются
Все виды кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно воспользоваться предложением о внедрении КЭДО от банка ВТБ.
Компания Авиаслейс подключилась к КЭДО от HRlink. С помощью сервиса организован удаленный наём сотрудников, ускорены процессы оформления документов, снижена нагрузка на HR, уменьшены затраты на курьеров.
Благодаря внедрению цифровых кадров удалось сократить сроки выхода новых сотрудников на работу, а также привлечь кандидатов из разных частей мира.
В планах перевод оставшихся кадровых процессов в электронный формат.
Преимущества сервиса
Работа с компанией — опытном игроком на рынке ЭДО. В СБИС уже сейчас множество бухгалтеров составляет и отправляет отчетность, формирует больничные листы, записи электронных трудовых книжек, ведет учет сотрудников.
Специальное решение “Управление персоналом и расчет зарплаты” позволяет:
Интеграция с 1С ЗУП
СБИС можно интегрировать с 1С двумя способами: через браузер или с помощью модуля внешней обработки. Кадровый электронный документооборот СБИС имеет готовый коннектор для 1С, позволяющий отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние.
Электронная подпись для сотрудника
По умолчанию в системе применяется КЭП, но можно использовать и другой вид ЭП.
Заказать УКЭП можно через удостоверяющий центр Тензор.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс для тех, кто уже работал в СБИС, будет знакомым, а те, кто еще не работали в сервисе, быстро освоятся:
Сотрудник может заходить в личный кабинет как с телефона, так и из браузера. Например, может отправить заявление на согласование периода отпуска:
Какие документы поддерживаются
Все документы по кадрам. Можно использовать нестандартные документы — инструкции, служебные записки, другие. Кроме того, в базе есть готовые шаблоны документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
О действующих акциях можно узнать на сайте оператора.
Один из последних проектов — внедрение КЭДО от СБИС у дистрибьютора алкогольных напитков Moët Hennessy.
150 сотрудников компании согласуют документы в СБИС.
За две недели организация получила готовый процесс оформления и согласования командировок в СБИС и инструкцию по использованию сервиса.
Приказ в бумажном виде из бухгалтерии передавался руководителю и сотруднику на подпись в виде оригинала, а потом опять возвращался обратно.
В итоге рутина отнимала больше времени, чем сама поездка.
После внедрения КЭДО вот как выглядит согласование:
Кроме того в системе настроена отмена командировок и согласование представительских расходов, а работа с авансовыми отчетами и отпусками.
В итоге вместо 3-5 дней на оформление документов стал уходить один рабочий день. Отправка заявки на командировку или отпуска сотрудником стала занимать пару минут.
Подробнее о кейсе читайте здесь.
Docsvision
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Docsvision можно интегрировать с кадровой и учётной системами: 1С, SAP и другими кадровыми сервисами компании.
Электронная подпись для сотрудника
Поддерживаются все виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно заказать доступ к демоверсии продукта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Можно оформлять широкий список документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно уточнить на сайте компании Docsvision.
Больше о переходе на КЭДО в этом ролике:
В ПАО АК «АЛРОСА» система объединяет 18000 сотрудников на нескольких территориях. Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – архитектор-разработчик, инженер-администратор, 3 функциональных инженера и 2 сотрудника первой линии поддержки.
«АЛРОСА» — это 32 структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России.
Ежедневно в системе создается 3000 документов, проводится 2600 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям.
При внедрении были достигнуты две основные цели: сократить сроки согласования документов и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства.
Также было достигнуто существенное сокращение объема бумажных документов.
Уникальными в данным проекте были территориальная распределенность (компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный) и масштаб (за месяц осуществляется порядка 6,5 тысяч уникальных подключений к СЭД).
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Топ-5 программ для кадрового учета в 2021 году
Программы для кадрового учета обеспечивают комплексный подход к решению задач учета зарплаты и управления персоналом. Рассмотрим лучшие программные комплексы, которые вошли в топ популярных на начало 2021 года.
1С:Зарплата и Кадры
«1С:Зарплата и управление кадрами» (1С:ЗУП) — это одна из трех основных конфигураций программного обеспечения 1С. Легка в освоении, удобна в управлении, позволяет вести учет кадров и рассчитывать зарплату с учетом табеля рабочего времени.
В целом, с «1С:ЗУП» можно автоматизировать рутинные задачи, копить и хранить все учетные данные о работниках в единой базе, автоматизировать базовые процессы работы с персоналом.
Курсы повышения квалификации по Кадровому делопроизводству:
Корс-Кадры
Корс-Кадры — профессиональная программа для кадрового учета. Идеально подходит предприятиям в сфере малого бизнеса.
Программа позволяет вести учет данных сотрудников и оформлять приказы (о приеме, увольнении, отпуске, командировке и т.д.). Также встроен «Календарь кадровика» (отображение кадрового состава, отображение и ввод отработанного времени, отображение дней рождений сотрудников и т.д.).
БухСофт: Зарплата и Кадры
Программа «Бухсофт: Зарплата и Кадры» идеально подойдет для ИП и юридических лиц, бюджетных учреждений, НКО, банков и страховых организаций.
При необходимости вы можете расширить возможности программы, купив полную версию стоимостью от 3 200 рублей (итоговая цена зависит от количества сотрудников).
Сотрудники предприятия
Программа «Сотрудники предприятия» подходит для кадрового учета на предприятия малого и среднего бизнеса, НКО.
Приобрести можно как локальную, так и сетевую версию. При покупке программы для 2 и более рабочих мест стоимость составит — от 4 000 рублей.
Кадры Плюс
Программное обеспечение «Кадры Плюс» подойдет для некоммерческих организаций: образовательных и культурных учреждений, медицинских организаций, прочих государственных (бюджетные, казённые) учреждений.
Стоимость стандартной версии — 10 680 рублей (оплачивается один раз).