информационное деловое письмо образец

Информационное письмо

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

Образец информационного письма о выставке

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Источник

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Информационное письмо – бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба. Его составляют для взаимодействия с клиентами, партнерами и прочими участниками коммерческой деятельности. В этой статье расскажем, какие есть виды информационных писем, как их писать и оформлять.

Что такое информационное письмо

Информационное письмо – это разновидность деловой документации. Она нужна для уведомления партнеров, контрагентов, сотрудников о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании. Часто такое сообщение носит типовой характер: его создают по шаблону, дополняют выдержками из официальной документации, утвержденными фотографиями, таблицами, pdf-файлами.

Какие задачи решает информационное письмо

Информирование о делах компании нередко остается прерогативой администрации или руководства. Многие крупные компании используют информационные письма, чтобы:

Используйте информационные письма, чтобы начать сотрудничество с рекламными площадками. Расскажите о своем товаре или услуге, преимуществах компании и выгодах сотрудничества с вами. Если вы платите площадке или агентству за лидов в виде звонков в компанию, нужно обезопасить себя от «мусорных» звонков. Отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать подрядчиков и вычислять сомнительные звонки поможет Антифрод от Calltouch. Технология проверяет активность номеров, выявляет фрод и спам и позволяет сэкономить бюджет.

Антифрод

Кто составляет информационное письмо

Информационные письма составляют руководители структурных подразделений компании. Важное условие: руководитель должен отвечать за решение вопросов, которые содержит письмо. Например, начальник отдела продаж сообщает о расширении ассортимента, начальник маркетингового отдела – о запуске новой рекламной кампании. Он согласовывает текст письма с вышестоящим начальством, подписывает его и организует рассылку.

Разновидности информационных писем

Выделяют несколько видов информационных писем. Их отличает предназначение, цель составления и способ изложения сведений.

Письмо-уведомление

Главная задача такого письма – уведомить клиентов, партнеров, сотрудников о значимых событиях, которые будут происходить в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или физического адреса, изменениях в рабочем графике, повышении специалистов.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание позволяет напомнить о каких-либо моментах сотрудничества второй стороны с компанией. Пример информационного письма-напоминания: предупреждение партнера о завершении сроков проекта, о необходимости перечисления полной оплаты по договору.

Письмо-подтверждение

Подобное письмо – информационный повод, направленный на подтверждение намерений компании в ответ на сделанный запрос. Например, письмо-подтверждение используют после переговоров о поставках, чтобы указать на основательность намерений одной из сторон.

Письмо-заявление

Эти письма отправляют, когда нужно рассказать адресату о причинах определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Например, информационное письмо в формате заявления при расторжении договора.

Рекламно-информационное письмо

Маркетологи активно используют эту разновидность информационных писем. Структура письма напоминает коммерческое предложение, содержит данные о реализуемых товарах или услугах, условиях сотрудничества, контактные данные компании. В данных письмах нет призыва к целевому действию.

Информационные письма в email-маркетинге

Информационные письма в email-маркетинге – это контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:

Мало привлечь пользователя на сайт – нужно повысить его лояльность и убедить совершить целевое действие. Для этого создайте привлекательный дизайн, продумайте навигацию и используйте удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативной связи с клиентом.

Виджеты Calltouch

Бизнес может работать с клиентами исключительно в рамках стратегии email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.

Как написать информационное письмо

Чтобы составить информационное письмо, можно использовать универсальный образец и вносить в него незначительные изменения в зависимости от ваших целей и задач.

Письмо обязательно должно содержать:

Как оформить и отправить информационное письмо

Строгих требований оформления нет, письмо можно составлять на фирменном бланке компании или на стандартном листе разного формата. Первый вариант – более подходящий. Вам не нужно будет вручную прописывать реквизиты компании, письмо выглядит солидно и соответствует представлению об официальной корреспонденции. Информационное письмо лучше печатать на компьютере, чтобы избежать трудностей в расшифровке почерка, помарок или ошибок.

Информационное письмо можно отправить по электронной почте, через почтовое отделение или с помощью мессенджеров или факса.

Источник

Информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

Источник

Письма

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Источник

Что такое информационное письмо — скачать образцы и примеры оформления

Информационные письма позволяют сообщить или заявить о каких-либо событиях, напомнить о мероприятиях, запросить информацию, предупредить о чем-либо, а также выполнить ряд иных действий.

При оформлении следует придерживать правил деловой переписки, учитывая смысл содержания и цель оформления. В статье предлагаем скачать образцы основных видов информационных писем, которые наиболее часто оформляются на предприятиях.

Что такое информационное письмо

В деловых отношениях часто практикуются так называемые информационные письма. Многообразие задач, решаемых с помощью данной корреспонденции, делает этот инструмент коммуникации весьма популярным.

Информационное письмо представляет собой особую разновидность делового документа, цель которого – оповестить адресата о каких-либо событиях, обстоятельствах или фактах, имеющих отношение к отправителю письма.

Такой документ вовсе не является обязательным. Он скорее считается проявлением деловой вежливости, лояльного отношения, хорошего тона. Подобные письма часто используются как средства маркетинговых коммуникаций, эффективно способствующие продвижению компании-отправителя на целевых рынках.

В официальной переписке информационные письма могут преследовать такие цели:

Информационное письмо не призывает адресата к каким-либо действиям. Оно только констатирует определенный факт, не требуя от получателя обязательной или желательной реакции.

Важно, чтобы содержание было полезным для его адресата, то есть не носило характер вредной, нежелательной информации (спама).

Адресатами могут быть отдельный сотрудник компании-отправителя, группа таких сотрудников (как вариант, все сотрудники), а также клиенты, контрагенты, партнеры компании-отправителя, представители различных контактных аудиторий.

Какие бывают — виды

Классифицируя информационные письма, нужно понимать, что их разделение по категориям является достаточно условным. Это объясняется тем, что любое такое письмо может применяться (задумываться) для выполнения нескольких задач одновременно.

Информационные письма, наиболее часто используемые в деловой практике, могут иметь следующие типичные разновидности:

Правила оформления и реквизиты

Объем текста в информационном письме строго не ограничивается. Текстовая часть этого документа может включать как одно предложение, так и несколько страниц. Может отправляться от имени руководителя предприятия или иного уполномоченного представителя данного предприятия.

Подписывается тем лицом, от имени которого оно отправляется (руководителем компании или иным ответственным субъектом). При массовой рассылке вовсе не обязательно подписывать этот документ вручную.

Строгие правила составления для информационных писем отсутствуют. Обычно оформляются по свободным (произвольным) шаблонам. При этом всё же рекомендуется соблюдать общепринятые нормы ведения деловой корреспонденции, которые подразумевают отражение следующих сведений (реквизитов):

Если информационное письмо является стандартным (то есть типовым), оно составляется по утвержденному или общепринятому образцу.

В тексте допускается цитировать выдержки (положения) из официальной, нормативно-правовой документации.

К информационному письму могут прикрепляться необходимые документальные приложения (таблицы, схемы, фотографии и прочее). Если оформляется на бумаге, оно пересылается курьером или почтой. Электронное письмо отправляется онлайн (как правило, через e-mail).

Скачать образцы и примеры

Образец информационного письма:

Источник