информационное письмо клиенту образец
Письмо в банк о деятельности организации
Письмо в банк о деятельности организации — это документ, который может потребоваться при взаимодействии с кредитным учреждением по требованиям 115-ФЗ. Его составляют при открытии счета, идентификации клиента или запросе о подозрительных операциях.
Обязательно ли давать пояснения банку
Такая обязанность для юридического лица конкретно в законе не установлена. Но в нем есть нормы, обязывающие кредитные учреждения идентифицировать клиентов при взаимодействии с ними. Поэтому при открытии расчетного счета возникает необходимость дать пояснения в банк о деятельности организации в письменном виде.
Для идентификации нужны данные о целях предпринимательства юридического лица. Закон не определяет форму, в которой предоставляется описание деятельности компании. Организация вправе составить письмо в произвольном виде или с использованием бланка кредитного учреждения, если таковой разработан специально.
Кто составляет письмо
Перечень ответственных лиц, которые разрабатывают и формируют письменное описание деятельности организации, определяется в соответствии с локальными актами компании: положением о делопроизводстве, должностными инструкциями. Составление документации обычно включают в обязанности:
Требования к документу
Никаких требований к нему законодатель не предъявляет, детально содержание определяется при непосредственном взаимодействии сторон в зависимости от конкретных обстоятельств. Банк вправе запросить этот документ при открытии счета или при желании выяснить характер подозрительной операции на основании норм 115-ФЗ, которые противодействуют отмыванию денежных средств.
Как составить документ
В справке следует указать точную информацию о компании: все реквизиты берутся из официальных документов. Те сведения, которые пока не подтверждены достоверно, указываются на основании имеющейся в распоряжении информации (о клиентах, выручке и т. д.). Если непонятно, какие данные потребуются, необходимо уточнить объем и состав информации у специалиста кредитного учреждения.
Инструкция, как написать письмо в банк, такова:
Так выглядит образец письма о бизнесе с описанием вида предпринимательской деятельности для банка в 2021 году:
Кому направить письмо
Справка составляется для банка и передается специалисту, по запросу которого предоставляется такая информация. Например, при открытии расчетного счета это специалист по открытию счетов, при запросе по конкретной операции — оператор или специалист по работе с клиентами. Письмо адресуется руководителю кредитного учреждения.
Как доставить письмо
Для отправления используются любые формы связи: электронная почта, факс, мессенджеры, курьерская доставка, доставка специалистом, отправление по Почте России обычным или заказным способом, которые согласованы с кредитным учреждением.
Как написать официальное письмо
Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.
Чем отличается официальное письмо от обычного
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
Типы информационных писем
Информационные письма могут быть самыми различными:
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Чего следует избегать
К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Как сформировать официальное письмо
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
Рекламное письмо. Образец написания
Рекламное письмо – документ, который должен быть в наличии у каждой уважающей себя коммерческой компании. Именно с него начинается продвижение товаров и услуг, привлечение клиентов/заказчиков/партнеров/ и активные продажи, поэтому неудивительно, что грамотное составление рекламного письма – целая наука.
Основная задача послания – рассказать потенциальному потребителю о предлагаемом товаре или услуге, подчеркнуть его достоинства и наиболее выигрышные стороны.
Кто занимается составлением рекламных писем
Обычно, функция по написанию рекламного письма лежит на руководителе или сотрудниках отдела продаж, но иногда этим занимается секретарь или же сам директор предприятия. Важное условия – человек, который составляет рекламные письма, должен в полной мере обладать информацией о рекламируемом товаре или услуге, знать всего его преимущества и особенности. Кроме того, необходимо умение грамотно формулировать мысли и соблюдать нормы русского языка.
Как составить рекламное письмо
Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.
Заполняем шапку
Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.). Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.
Советы по заполнению тела рекламного письма
Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.
О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.
Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.
Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего.
При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.
В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.
Регистрация рекламных писем
Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.
Порядок оформления
Рекламное письмо может быть написано как в печатном виде, так и от руки. При этом используя печатный вариант, в вопросе оформления стоит придерживаться сдержанно-привлекательного стиля (т.е. возможно использование нестандартных шрифтов и размеров, но рекомендуется крайне умеренное применение разных цветов – все-таки рекламное письмо относится к разновидности деловой корреспонденции). Что касается рукописного послания, то его желательно писать каллиграфическим почерком, на хорошей плотной бумаге. Еще один вариант – использование фирменного бланка организации.
Пример рекламного письма
Как отправить
Вариантов отправки рекламного письма несколько.
Наиболее распространенные: электронная почта или факс – они задействуются при массовой рассылке рекламных сообщений.
Иногда используется и обычная Почта России (заказное письмо с уведомлением о вручении), но, как правило, такой вид пересылки применяется только для доставки посланий наиболее важным потенциальным клиентам и после предварительного устного общения (лично или по телефону). Соответственно и сами послания в этом случае зачастую отличаются эксклюзивностью в оформлении.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.