Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
Заголовок
Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Обращение
Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
Вводная часть
Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Содержание просьбы
Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Срок
Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Подпись
Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
Шаг
Что следует указать и написать
1
Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина.
2
Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
3
Сроки ответа
Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:
Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).
В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:
Информационное письмо о возможности проведения судебной почерковедческой экспертизы
В ответ на Ваш запрос от __________ о возможности и условиях проведения судебной экспертизы настоящим подтверждаем, что Автономная некоммерческая организация «Бюро судебных экспертиз» проводит судебные почерковедческие экспертизы с ответами на поставленные вопросы:
Стоимость судебной экспертизы
Стоимость проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №1 составит 5 000 (Пять тысяч) рублей.
Стоимость проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №2 составит 10 000 (Десять тысяч) рублей.
Срок проведения судебной экспертизы
Срок проведения судебной почерковедческой экспертизы составит 5 (Пять) рабочих дней. Срок проведения судебной экспертизы исчисляется со дня поступления всех необходимых материалов из суда в полном объеме.
Необходимые материалы для экспертизы
Для проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №2 в распоряжение эксперта необходимо предоставить свободные, условно-свободные и экспериментальные образцы подписи и/или почерка проверяемого лица для сравнительного исследования.
Получение и возврат материалов дела
Материалы дела и иные документы, предоставленные на экспертизу, будут получены в суде и возвращены в суд сотрудником АНО «Бюро судебных экспертиз» или курьером ФГУП «Спецсвязь». Данная услуга входит в стоимость судебной экспертизы.
Информация об экспертах
Выполнение судебной почерковедческой экспертизы может быть поручено одному или нескольким экспертам Управления криминалистических экспертиз и исследований Департамента экспертов АНО «Бюро судебных экспертиз»:
руководителю Управления криминалистических экспертиз и исследований Кулаковой Наталии Валерьевне, имеющей высшее образование по специальности химия (диплом № 350514, выданный Саратовским ордена Трудового Красного Знамени государственным университетом им. Н.Г. Чернышевского от 21 июня 1993г.); свидетельством № 000246, выданным Государственным образовательным учреждением Саратовским юридическим институтом МВД России, предоставлено право производства почерковедческих экспертиз, право производства технико-криминалистических экспертиз документов; присуждена ученая степень кандидата химических наук; в 2016 году пройдено повышение квалификации по программе «Технико-криминалистическая экспертиза документов», «Почерковедческая экспертиза»; стаж экспертной работы с 2003 года;
эксперту Потитня Анастасии Александровне, имеющей высшее юридическое образование; квалификация «Судебный эксперт» по специальности «Судебная экспертиза» (диплом с отличием 107724 0343485 от 11 июля 2014г., выданный Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА)»), стаж экспертной работы в области судебного почерковедения с 2014 года;
эксперту Строковой Полине Юрьевне, имеющей высшее юридическое образование, квалификация «Судебный эксперт» по специальности «Судебная экспертиза» (диплом с отличием 107718 0530409 от 10 июля 2015г., выданный Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московским государственным юридическим университетом имени О.Е. Кутафина (МГЮА)»), стаж экспертной работы в области судебного почерковедения с 2015 года.
Информационное письмо о возможности проведения судебной почерковедческой экспертизы
В ответ на Ваш запрос от __________ о возможности и условиях проведения судебной экспертизы настоящим подтверждаем, что Автономная некоммерческая организация «Бюро судебных экспертиз» проводит судебные почерковедческие экспертизы с ответами на поставленные вопросы:
Стоимость судебной экспертизы
Стоимость проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №1 составит 5 000 (Пять тысяч) рублей.
Стоимость проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №2 составит 10 000 (Десять тысяч) рублей.
Срок проведения судебной экспертизы
Срок проведения судебной почерковедческой экспертизы составит 5 (Пять) рабочих дней. Срок проведения судебной экспертизы исчисляется со дня поступления всех необходимых материалов из суда в полном объеме.
Необходимые материалы для экспертизы
Для проведения судебной почерковедческой экспертизы по вопросу №2 в распоряжение эксперта необходимо предоставить свободные, условно-свободные и экспериментальные образцы подписи и/или почерка проверяемого лица для сравнительного исследования.
Получение и возврат материалов дела
Материалы дела и иные документы, предоставленные на экспертизу, будут получены в суде и возвращены в суд сотрудником АНО «Бюро судебных экспертиз» или курьером ФГУП «Спецсвязь». Данная услуга входит в стоимость судебной экспертизы.
Информация об экспертах
Выполнение судебной почерковедческой экспертизы может быть поручено одному или нескольким экспертам Управления криминалистических экспертиз и исследований Департамента экспертов АНО «Бюро судебных экспертиз»:
руководителю Управления криминалистических экспертиз и исследований Кулаковой Наталии Валерьевне, имеющей высшее образование по специальности химия (диплом № 350514, выданный Саратовским ордена Трудового Красного Знамени государственным университетом им. Н.Г. Чернышевского от 21 июня 1993г.); свидетельством № 000246, выданным Государственным образовательным учреждением Саратовским юридическим институтом МВД России, предоставлено право производства почерковедческих экспертиз, право производства технико-криминалистических экспертиз документов; присуждена ученая степень кандидата химических наук; в 2016 году пройдено повышение квалификации по программе «Технико-криминалистическая экспертиза документов», «Почерковедческая экспертиза»; стаж экспертной работы с 2003 года;
эксперту Потитня Анастасии Александровне, имеющей высшее юридическое образование; квалификация «Судебный эксперт» по специальности «Судебная экспертиза» (диплом с отличием 107724 0343485 от 11 июля 2014г., выданный Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московский государственный юридический университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА)»), стаж экспертной работы в области судебного почерковедения с 2014 года;
эксперту Строковой Полине Юрьевне, имеющей высшее юридическое образование, квалификация «Судебный эксперт» по специальности «Судебная экспертиза» (диплом с отличием 107718 0530409 от 10 июля 2015г., выданный Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Московским государственным юридическим университетом имени О.Е. Кутафина (МГЮА)»), стаж экспертной работы в области судебного почерковедения с 2015 года.
Генеральный директор
АНО «Бюро судебных экспертиз» П.В. Палкин
Примерный образец информационного письма в суд от Бюро судебных экспертиз по почерковедческой экспертизе:
Автономная некоммерческая организация «Бюро судебных экспертиз»
127994, г. Москва, ул. Тверская, д. 18, корп. 1, офис 704
Письмо о выполнении предписания – документ, сопровождающий отчет о его исполнении. Эти две бумаги неразделимы и значительно улучшают взаимопонимание с контролирующими органами и службами.
Требования к составлению
Письмо – служебный документ. Поэтому, несмотря на относительно свободную форму изложения, оно обязано подчиняться ряду условий, а именно:
Трафаретными в последнем пункте являются общеупотребляемые канцелярские выражения, характеризующие положение дел.
Что должно прилагаться
В тексте письма упоминаются приложения. В обязательном порядке должны быть прикреплены копии бумаг, которые подтверждают описанную ситуацию: отчет об исполнении предписания, опись выявленных нарушений. Все они должны иметь подписи ответственных лиц и печати. Отчет имеет достаточно сложный алгоритм заполнения и состоит из:
Все вместе нумеруется, прошивается, на каждом листе проставляется печать. Исключение: письмо о выполнении предписания не должно быть прошито.
В правом верхнем углу начала отчета должна быть ссылка на то, что документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее прописывается по пунктам, какие нарушения были выявлены в ходе проверки и о каждом – какие меры были приняты для их устранения.
Важно! Если предписаний много, то допустимо составление таблицы с графами «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», то есть что было замечено и как это исправили.
Также к письму могут прилагаться акты проверки. Они не должны быть старше трех дней. Все эти документы начиная с 2016 года можно отправлять через интернет. В частности, через формат электронного документа, заверяемого электронной подписью.
Обязательно ли составление
Для контролирующих организаций принципиальным моментом становится только наличие отчета. Если отчет не поступил вовремя, то дело передается в суд для принятии решения о том, будет ли фирма (либо частное лицо или ИП) нести административную ответственность за выявленные недостатки в работе. Письмо является значимой частью этих бумаг, своеобразным атрибутом деловой этики.
Передача
Для того чтобы документ дошел до адресата, его передают под роспись сотруднику Управления, который осуществляет контроль за выполнением указанного предписания. Если такой порядок невозможен, то используется почтовое отправление.
Важный момент! При отправке оформляется уведомление о вручении. Получающий должен расписаться в том, что получил бумаги.
Этот нюанс принципиально важен, так как при судебном разбирательстве (если таковое состоится) будет предельно важна информация о том, получена бумага сотрудником контролирующей организации или нет.
Форма написания
Из обязательных позиций письмо будет иметь только:
Для полноты информации желательно ссылаться на существующие законы, их пункты, даты принятия.
Выявление нарушений контролирующими органами – не редкость в нашей и других странах. Если нарушение есть, его необходимо исправлять. Иначе предпринимателя или организацию ждет административная или уголовная ответственность (смотря какое нарушение было выявлено).
Как выглядит документ
В правом верхнем углу письма расположена ссылка на адресата. Это может быть начальник налоговой службы, департамента образования или здравоохранения области либо региона и пр. Главное, чтобы ФИО совпадало с тем, от чьего имени были составлены предписания. Допустима постановка заглавных букв вместо полной прописи имени и отчества сотрудника.
После этого — основная часть письма. Она начинается с обращения к конкретному лицу, ответственного за проведение проверок в компании. Первая строчка начинается фразой «В исполнении предписания…». Потом идут ссылки на само предписание, дату его составления и заверения. Также упоминается отчет и дата проверки.
Если следовать юридическим нормам (что желательно), то ссылка на законодательную базу будет лучшим завершением основной части письма.
После ссылок на отчет перечисляются приложения, которые предоставляются вместе с письмом.
Также внизу обязательно ставить печать, подпись управленца в организации (директора), расшифровку должности, на которой он находится. Если есть, то надо оставить ссылку на доверенность, по которой действует лицо с датами и подписями. Копию его нужно будет послать в контролирующую организацию.
Ошибки
В письме недопустима необъективность оценочных позиций, голословное утверждение каких-либо фактов. Если в формулировке письма присутствует какая-либо информация, то она должна подтверждаться сопроводительными документами и реальными действиями по устранению выявленных нарушений.
При допущении помарки или незначительной ошибки данные в письме могут подвергаться исправлению. Естественно, при условии, что все подписывающие подтвердят факт наличия этой ошибки и поставили рядом с исправленным свои подписи в знак согласия с последними. Федеральный закон от 26.12.2008 г. №294 регулирует все эти взаимоотношения.
Сколько потребуется экземпляров
Для страховки нужно сделать два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый отправляют в контролирующий орган (конкретному лицу), а второй остается в сейфе компании. По закону он хранится там не менее трех лет.
Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
