информационные технологии бухгалтерского учета учебник
Информационные технологии в бухгалтерском учете
Экономические науки
Похожие материалы
В настоящее время информационные технологии играют важную роль в жизни общества, в значительной мере определяя уровень его развития. Они применяются во многих сферах деятельности человека, облегчая при этом выполнение различных задач и операций. Широкое распространение информационные технологии получили и в сфере экономики, в частности в системе бухгалтерского учета.
Согласно Федеральному закону РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под информационными технологиями следует понимать процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов [1].
Информационные технологии необходимы для ускорения и улучшения процесса использования информации при осуществлении многих видов деятельности, поэтому на сегодняшний день практически невозможно представить ведение бухгалтерского учета без их применения. Система бухгалтерского учета активно развивается и постоянно совершенствуется, и этому способствуют следующие факторы:
Разработка и создание информационной системы бухгалтерского учета является главной задачей автоматизации управления любого предприятия. Система бухгалтерского учета должна соответствовать ряду следующих требований [3]:
Применение информационных технологий в бухгалтерском учете в значительной мере повышает его оперативность. Бухгалтер может быстро получить нужные результаты за любой период времени, не прибегая к ручным выборкам. Процесс группировки данных также отличается от ручных методов тем, что одна и та же информация используется много раз для составления таблиц, и это способствует облегчению и ускорению процесса учета.
В настоящее время в бухгалтерском учете основным средством работы с информацией является персональный компьютер, активно применяются бухгалтерские автоматизированные системы. Бухгалтерские автоматизированные системы – это функциональное программное обеспечение, которое предназначено для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.
В неавтоматизированной системе бухгалтерского учета обработка данных обычно происходит на бумажных носителях информации в виде всевозможных счетов, отчетов, учетных регистров. Аналогичные документы используются и в автоматизированной системе, но они представлены в электронной форме. Помимо этого, существует ряд других отличий автоматизированной обработки данных в бухгалтерском учете от неавтоматизированной.
Во-первых, можно выделить то, что применение информационных технологий предполагает единообразие выполнения операций. Это означает использование одних и тех же команд, необходимых для осуществления одинаковых операций бухгалтерского учета, что почти исключает появление случайных ошибок, которые обычно присущи ручной обработке. Во-вторых, происходит разделение функций, предполагающее, что компьютерная система может сама осуществлять процедуры внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняли бы различные специалисты. Но в то же время, возникают потенциальные возможности появления ошибок и неточностей, потому что автоматизированные системы бухгалтерского учета более открыты для несанкционированного доступа. Еще одним отличием является то, что компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем они не обязательно документируются, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета.
Важным моментом автоматизации бухгалтерского учета является правильный выбор программного продукта. Информационные технологии постоянно развиваются, и вместе с ними идет процесс развития бухгалтерских программ, за счет этого на рынке существует достаточно большое их количество [2].
В настоящее время нет общепринятой классификации бухгалтерских программ. В большинстве случаев они отличаются по составу выполняемых ими функций. Они могут выполнять как минимальный, так и расширенный набор операций, что зависит от размера предприятий, на которые они ориентируются. Исходя из этого, можно выделить четыре группы бухгалтерских программ.
Автоматизация бухгалтерского учета является одной из главных задач для предприятия, поскольку это обеспечит лучшее выполнение необходимых операций и облегчит весь процесс ведения учета. Для осуществления автоматизации следует выбирать необходимые программные продукты, исходя из задач и имеющихся ресурсов. Однако без квалифицированного специалиста, невозможно использование информационных технологий. Они окажутся бесполезными для предприятия, если не найти опытного и грамотного бухгалтера. Таким образом, можно сделать вывод, что на сегодняшний день информационные технологии играют важную роль в бухгалтерской деятельности. Они охватывают различные стороны бухгалтерского учета и обладают значительными преимуществами по сравнению с ручными методами. Современные информационные технологии позволяют быть бухгалтеру востребованным и мобильным специалистом.
Учебное пособие «Информационные технологии в профессиональной деятельности бухгалтера»
Просмотр содержимого документа
«Учебное пособие «Информационные технологии в профессиональной деятельности бухгалтера»»
Информационные технологии в профессиональной деятельности бухгалтера
Преподаватель ЕАДК: Неверова Ирина Юрьевна
Информатизация – процесс перехода к информационному обществу при интенсивном развитии и существующих и возникновении новых информационных технологий.
В настоящее время информация превращается в коммерческий ресурс, приносящий прибыль при внедрении информационных технологий в различные сферы человеческой деятельности.
В то же время информация – один из самых дорогих видов ресурсов.
В настоящее время в сферу информатики и информатизации включено значительно большее количество трудовых ресурсов, чем в материальное производство.
Создание информационного общества – политическая, экономическая и культурная цель большинства стран.
Отличительные признаки информационного общества
Основные стратегические задачи на пути к информационному обществу
Процесс – определенная совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели.
Процессы и технологии материального производства
Цель информационных технологий – производство новой информации для анализа ее человеком и принятия решения по выполнению какого-либо действия.
Новая информационная технология – это технология, которая характеризуется дружественным интерфейсом для пользователя и предоставляет ему новые технологии обработки информации и принятия решений.
Требования к информационной технологии
Информационные технологии бухгалтерского учёта
Свойства экономической информации
Классификация экономической информации
Информационный рынок – это совокупность секторов, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и услуги :
Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Главная цель ИС – производство профессиональной информации.
Персонал организации или другая информационная система
Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете
Вопросы информационного, программного и технологического обеспечения компьютерной системы бухгалтерского учета
6.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отно шениям оказывают значительное влияние на организацию и веде ние бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международ ным системам учета, что требует разработки новых форм его мето дологии. Значительным изменениям подвергается информацион ная система бухгалтерского учета и традиционные формы органи зации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.
В новом качестве бухгалтер может быть назван «финансовым менеджером», «бухгалтером-аналитиком».
Овладение новыми методами немыслимо без совершенствова ния информационной системы и использования современных пер сональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.
Традиционно включаются функции управления подготовкой производства, планирования, материально-технического снабже ния и сбыта (маркетинга); ведения бухгалтерского учета и осущест вления бухгалтерской деятельности, реализации и сбыта готовой продукции, а также решение кадровых вопросов. В теории компь ютерной обработки они называются функциональными подсисте мами. Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации.
Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления. Например, в функциональной подсистеме материально-технического снабжения можно выделить комплексы задач по расчету потребности в материалах, выполнения договоров с поставщиками, определения норм запасов и др.
В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкрет ного участка учета.
Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Ориентация выделения комплексов задач как содержащих информацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла применение при централизованной обработке учетной информации в вычислительном центре.
Организация автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.
Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы одновременно предусмотрена выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.
Организация межфункционального комплекса может быть рассмотрена на примере программы «Материалы», основу которой составляет единая база данных, функционирующая в условиях локальной вычислительной сети предприятия. В процессе учета наличия и движения материальных ценностей задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии и отдела материально- технического снабжения. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста материально-технического снабжения.
Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей; бухгалтера
заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты. Экономист материально-технического снабжения ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей и др.
Для торговых организаций программные продукты предусматривают многофункциональную обработку бухгалт ерского учета в комплексе с маркетинговыми операциями. Так, модуль «склад» позволяет вести учет движения товаров на складе, составление книги покупок, выписывать счета, автоматически формировать проводки и передавать их бухгалтеру; автоматически формировать прайс-листы, обеспечивать работу совместно с кассовыми аппаратами, установленными в торговом зале магазина.
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи — взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.
Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.
Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.
Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент — банк».
Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент — банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система «Клиент — банк» избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.
Структура информационного обеспечения бухгалтерского учета рассмотрена в гл. 3. Остановимся на некоторых особенностях информационного обеспечения бухгалтерского учета, характеризующегося большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации.
Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.
Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.
Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.
Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
Распорядительные — это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции, например, приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.
Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.
Большая часть бухгалтерских документов — комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.
Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.
Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).
Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный — о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.
Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный — для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ — требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.
Однострочный документ содержит одну учетную позицию; многострочный — две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.
Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.
Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группировочного (одного или нескольких) признака, например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.
Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве. К ним можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), код организационно-правовой, формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, код единицы измерения (СОЕЙ), ОК управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.
Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.
Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях.
Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.
При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).
Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия. Можно отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов.
В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).
К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации. Программа состоит из двух частей:
6.2. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете
Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.
Современный этап характеризуется созданием новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты.
Новая интегрированная технология — сложный информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.
Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.
Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.
Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.
Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.)
Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.
В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.
В качестве примера приведем состав главного меню модуля «Материалы. Товары» программы «БЭМБИ +».
В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и ос новной.
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняют ся и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансо вым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же преду смотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».
Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формиро вание документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первич ных документов в машину происходит периодически, по мере по ступления данных.
Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:
Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.
Основной этап является завершающим этапом работы с про граммой и связан с получением различных отчетных форм. В на шем примере для его выполнения используется модуль меню «От четы», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведо мость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключе вому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».
Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.
Для современного этапа развития компьютерной обработки ха рактерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обра батывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения свод ной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).
Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. На рынке компью терных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных пред приятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее из вестные из них «1С:Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сер вер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычисли тельной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бух галтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рас смотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бух галтерского учета.
Пакеты мини-бухгалтерии предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентирован ные на малый бизнес, под общим названием «Проводка — Главная книга — Баланс», выполняют в основном функции ведения синте тического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.
Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью па кетов является их модульное построение. Основой пакета, как и у малых предприятий, является модуль «Проводка — Главная книг а — Баланс», в который встроены модули по некоторым участк ам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договора, поставщики и другим, ве яние аналитического учета осуществляется в независимом режи ме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается составле ние сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными, лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».
Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета» являются с амой старой формой существования бухгалтерских программ, издание определенных программ под каждый раздел учета сло жилось исторически еще до появления современных персональных компьютеров. Пакеты этого класса являются наиболее рациональ ными для средних и крупных предприятий и предусматривают наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по от дельным участкам бухгалтерского учета, где ведется расширенный аналитический учет и обеспечивается интерфейс обмена информа цией между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная кни га — Баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет фондов, учет финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расширен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип — пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы.
В разработке программ этого класса хорошо себя зарекомендо вали фирмы «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Микро/плюс», «Омега», «Новый Атлант and Ton Софт», «Никос-Софт».
6.3. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии
В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появ лением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, по вышением их технических характеристик, снижением цен на них.
Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной пробле мой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгал терского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное зна чение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ ав томатизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журнале «Бухгалтерский учет», «Финансовой газете».
Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».
Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы состав лено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых пер вичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечи вает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет авто матически выполнять переоценку валют.
Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показате лей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного со ставления документов и отчетов произвольной формы.
В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появля ется еще одна группа функций — «Действия», которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки ме ню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно бы стро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например, печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление и тд. В нижней части окна располагается информационная строка — в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, под сказки и т.д. Остальная часть окна «1С: Бухгалтерии» является рабочим пространством — в нем выводятся списки, бланки запросов, редактируемые документы и т.д.
Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (Таблица. 6.1).