интегрированная функция выставления счетов
«Раньше на выставление всех счетов уходило два дня, теперь — два часа»
Раньше директор «СДО ПРОФ» вручную выставлял счета клиентам и тратил на это два рабочих дня. После того, как компания подключила Open API от Тинькофф, время сократилось до двух часов
Николай Эсауленко
У компании «СДО ПРОФ» более 100 постоянных клиентов. Каждый месяц директор вручную выставлял счета каждому в личном кабинете своего банка. Всё это занимало два рабочих дня. Чтобы его автоматизировать, компания подключила Open API через Тинькофф. Дальше рассказывает Николай Эсауленко — директор «СДО ПРОФ».
Вручную выставляли счета 100 клиентам
Мы продаем CRM-систему для учебных центров, которую разработали сами. В ней объединили документооборот, онлайн-обучение и бухгалтерию, чтобы сотрудники учебных центров формировали личные дела и документы автоматически. Клиенты берут сервис в аренду и платят раз в месяц.
Это единственный продукт на рынке с небольшой стоимостью, поэтому уже в первые месяцы работы нужно было выставлять много счетов.
На первых порах бухгалтера не нанимали — дорого. Я взял все обязанности на себя: заходил в личный кабинет своего банка, искал каждого контрагента по ИНН, формировал счет и акт вручную.
Но на этом работа не заканчивалась. Документы еще нужно было распечатать, подписать, разложить по конвертам. А на электронные версии — наложить печать и отправить каждому клиенту на почту. Сейчас у нас более 100 клиентов, и выставление счетов стало занимать два рабочих дня.
Начали искать, как автоматизировать процесс
Через три года после начала работы у нас появились ресурсы, чтобы упростить процесс.
Наши программисты разработали личный кабинет для работы с клиентами. Но без интеграции с банком работать все равно было неудобно: нужно смотреть статистику, отслеживать денежные поступления. Да и проблему долгого выставления счетов личный кабинет не решил.
Интегрироваться с банком невозможно в одностороннем порядке. Банк должен предоставить Open API, то есть доступ к своему функционалу. Получив доступ, клиент использует его под свои нужды: автоматизирует оплаты, выставление счетов или установку лимитов по корпоративным картам.
Сначала я позвонил в банк, в котором мы тогда обслуживались. Мою просьбу поместили в список пожеланий, но конкретных действий не предпринимали полгода. Оказалось, что предоставление Open API на потоке у них не реализовано: не хватает сотрудников и в приоритете другие задачи.
Через полгода мы так и не дождались внятного ответа и обратились в другой банк. История повторилась. На звонки отвечали менеджеры, у которых не было специальных знаний. Поговорить с разработчиком банка оказалось сложной задачей, а у меня были чисто технические вопросы. «Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому. А на сайте было описано само наличие Open API, но что туда входит — непонятно.
«Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому.
Подключение в Тинькофф заняло всего неделю
После двух банков я решил попробовать обратиться в Тинькофф, так как нашел их лендинг про API. Менеджер сразу переадресовал нас к техническому специалисту. Специалист перезвонил и объяснил, как они могут помочь автоматизировать выставление счетов. Для этого надо было открыть счет в Тинькофф. Это не было для нас проблемой: резервный счет всегда пригодится.
Представитель Тинькофф приехал с договором уже на следующий день. Мне понравилась работа с банком: все вопросы решались за пару часов. Со временем мы полностью «переехали» туда, а счет в старом банке закрыл
Пока мы искали решение в других банках, потеряли полгода. В Тинькофф от заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю. Для этого понадобился один программист с нашей стороны и два часа его времени в день.
От заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю.
Думаю, что получилось так быстро, потому что в Тинькофф по узкоспециализированным вопросам мы напрямую общались с техническими специалистами, а менеджеры помогали в решении вопросов по обслуживанию счета. Когда общаешься с разработчиками напрямую, работа идет быстрее.
У нас был собственный разработчик в штате, но теоретически можно нанять и фрилансера. Главное, чтобы он знал язык той программы, которую нужно интегрировать с банком. Наш разработчик отметил, что в Тинькофф грамотная документация по API и ему было легко с ней работать.
Теперь формирование счетов полностью автоматизированно
Теперь мне достаточно открыть список контрагентов в своем личном кабинете, нажать одну кнопку «Выставить счета всем» и уйти пить кофе. Формирование актов через Open API в Тинькофф пока не реализовано, но мы автоматизировали это на своей стороне.
Система формирует электронные счета и акты с уже нанесенной печатью и автоматически отправляет клиентам на почту. Параллельно формируются два архива для печати.
Мне все еще приходится рассылать бумажные документы, так как не все учебные центры готовы к электронному документообороту. Но, несмотря на это, процесс теперь занимает два часа вместо двух дней.
Интеграция с банком упростила не только выставление счетов. В личном кабинете видно, кто оплатил, а кто нет, и отображается общая сумма прихода денег.
Где еще можно применить API
Интеграция с функционалом банка с помощью Open API будет полезна любому бизнесу, где много ручного труда или оплат.
Оптовым компаниям. Система отправляет счета клиентам в личный кабинет Тинькофф. После оплаты счета менеджеру приходит уведомление — можно разрешить отгрузку товаров.
Маркет-площадкам. B2B-клиенты размещают объявления, а площадка верифицирует их через личный кабинет Тинькофф.
Службам доставки. Лимиты по корпоративным картам настраиваются автоматически: для каждого курьера и каждой покупки.
Какой сервис для автоматического выставления счетов выбрать
Добрый день, нужен ваш совет по реализации задачи.
Мы занимаемся абонентским обслуживанием, и нам нужно принимать ежемесячно платежи от клиентов.
Очень хотим реализовать возможность автоматического выставления счетов для юридических лиц и выставления счетов с возможностью оплаты банковскими картами и электронными деньгами для физических лиц. Еще не помешали бы автоматические email- и SMS-рассылки рассылки с напоминаниями.
Хотел спросить у читателей, какой простой и легко внедряемый сервис лучше выбрать? Желательно, чтобы он был в облаке.
Сервис priceplan.ru делает все что вам нужно.Настраивается как SaaS. Для приема платежей физлиц можно подключить любую платежную систему.
В управлении недвижимостью Мы используем модуль 1С аренда. Автоматом все формирует. И так далее.
Лучше написать свой. Я на ASP.NET реализовал
мое дело использовал. вообще без претензий
Мы в своём сервисе сделали такое выставление счетов: http://oblachko24.ru/bill/
Для физ лиц стоит робокасса (крайне не советую).
Смс и емейл тоже не проблема, для этого полно сервисов есть.
Вы хотите принимать платежи или просто выставлять счета юрлицам для оплаты на расчетный счет? Если да, то мы выставляем счета через сервис WireCRM https://wirecrm.com/, там есть модуль для счетов, есть рассылки и напоминания.
У контур эльбы есть возможность выставлять автосчета (и просто счета), акты выполненных работ, договора и т.д.
Есть и оплата через яндекс кассу (деньги к вам на банковский счет)
У Битрикс24 есть счета, есть в маркетплейсе модуль онлайн оплаты (бесплатно)
Выбираем программу (сервис) для выставления счетов. Функционал, стоимость, юзабилити
1) Удобство интерфейса. Удобнейший сервис по выставлению счетов, обладающий понятным и простым интерфейсом, разберется даже новичок. За наличие подсказок, отдельный респект.
2) Функциональность. Данный сервис вполне заслуженно считается самым функциональным, занимая по этому критерию первое место в большинстве рейтингов.
Вот только часть из его возможностей:
Позволяет быстро выставить счет на оплату и отправить его клиенту на e-mail.
На счет можно прикрепить логотип вашей компании, подпись и печать.
Реквизиты заполняются по ИНН.
Есть автоподсказки – сервис автоматически укажет вам, если введено меньше или больше цифр в ИНН, КПП, расчетном счете и т.д.
Позволяет указывать в счете скидку или надбавку.
Выставить счет в валюте и указать, что оплата по курсу ЦБ на день оплаты.
Написать комментарии в счете.
Указать до какой даты должен быть оплачен счет.
Если счет не оплачен вовремя, то автоматически отправится напоминание.
К счету, в одно нажатие, выставляется акт, товарная накладная, счет-фактуры или УПД.
Отмечать оплаченные счета – как в ручную, так и загружаю выписку из банка. Так же есть интеграция с банками, которая позволяет по расписанию, автоматически загружать выписку, без вашего участия.
Возможность работы с программой для нескольких пользователей одновременно.
Различная аналитика: по должникам, по проданным услугам и товарам, средний чек и многое другое.
Преимуществом является наличие возможности позвонить в техническую поддержку, а не только написать ей сообщение.
3) Стоимость. Наличие пробного периода в 14-ть дней со всем функционалом. Наличие бесплатной версии, в которой вы можете выставлять до 5 счетов в месяц и пользоваться полным функционалом. Если выставляете больше 5 счетов за месяц, то после окончания пробного периода стоимость сервиса – 600 рублей / месяц, а при оплате за год – по 480 рублей / месяц.
4) Наличие мобильного приложения. Заявлено, что будет в сентябре 2018 года, но на данный момент его НЕТ
5) Популярность. По данным startpack.ru – 100 из 100
1) Удобство интерфейса. Очень простой интерфейс, ничего лишнего.
2) Функциональность. Сервис давно существует, но видимо его не развивают или делают это не спеша, т.к. функционал слабоват, но для бесплатного сервиса вполне приемлем. Вы можете выставлять счета онлайн, даже при встрече с клиентом, отслеживать историю транзакций, доставлять счета, рассчитывать все суммы с учетом НДС, искать клиентов по заданным параметрам.
3) Стоимость. Пользование всеми возможностями сервиса бесплатное.
4) Наличие мобильного приложения. Нет
5) Популярность. По данным startpack.ru – 32 из 100
1) Удобство интерфейса. Интерфейс программы прост, как и все гениальное. В левой части – меню со всеми нужными разделами, а остальную часть экрана занимает таблица с данными. Если вы хотя бы раз работали с программами подобного типа – проблем не возникнет.
2) Функциональность. Основная функция этого сервиса – заполнение документов и бланков онлайн и их печать. На официальном ресурсе проекта доступно огромное количество бланков для бизнеса. Допускается введение новых документов на базе тех, которые были созданы ранее, сохранение бланков и ведение справочника партнеров, отправка документов по факсу и электронной почте.
3) Стоимость. Имеется бесплатная версия “Лайт” с огромным количеством ограничений. Годится, разве что, для ознакомления с программой и некоторыми ее возможностями. Для получения доступа ко всем функциям программы необходимо оплатить пакет “Бизнес Плюс”, стоимость которого – 300 рублей / месяц. При оформлении пакета сразу на 3,6 или 12 месяцев, вы заплатите 810, 1530 или 2880 рублей соответственно.
4) Наличие мобильного приложения. Нет
5) Популярность. Средняя. Есть как довольные его работой, так и нет
1) Удобство интерфейса. Не самый простой интерфейс из всех сервисов, представленных в рейтинге. Чтобы разобраться со всеми возможностями, придется потратить немало времени. Отсутствие поддержки русского языка – только английский, французский, немецкий, испанский и португальский.
2) Функциональность. Функциональные возможности сервиса на высоте и могут сравниться с КУБ. Ведь ZInvoice – это не просто сервис для выставления счетов, а настоящий онлайн-помощник, который умеет практически все. Принимает платежи, выставляет счета и многое другое.
3) Стоимость. От 15 долларов / месяц
4) Наличие мобильного приложения. Да!
5) Популярность. По данным ресурса – 27 из 100
1) Удобство интерфейса. Понятно и просто работать с этой программой.
2) Функциональность. Управление коммерческими предложениями, счетами и актами, плюс многое другое.
3) Стоимость. Есть пробный период, по истечению которого стоимость программы – 190 рублей / месяц
4) Наличие мобильного приложения. Нет.
5) Популярность. Небольшой функционал, но в тоже время демократичная стоимость делает данный сервис интересным для пользователей.
1) Удобство интерфейса. Удобный и понятный.
2) Функциональность. Практически отсутствует по сравнению с другими сервисами. Имеется: формирование счетов с печатями, подписью и логотипом, отправка счетов, автопометка просмотренных счетов.
3) Стоимость. 0 рублей
4) Наличие мобильного приложения. Нет
5) Популярность. По данным startpack.ru – 30 из 100
1) Удобство интерфейса. Приятный интерфейс без излишеств
2) Функциональность. Создание pdf файлов, распечатка и выставление счетов, менять статус и отправлять счета по электронной почте
3) Стоимость. Наличие бесплатной версии с немалыми ограничениями. Снимаются покупкой платной версии за 149 рублей / месяц
4) Наличие мобильного приложения. Нет
5) Популярность. Несмотря на ограничения, есть те, кто пользуется бесплатной версией.
Итог: Опираясь на всю предыдущую информацию нашей статьи, можем выделить двух явных фаворитов рейтинга – это КУБ и Zoho Invoice.
В преимущества КУБ запишем широчайшие возможности и наличие бесплатной версии, а также приятный и интуитивно понятный интерфейс. Минус – если нужно только выставлять счета, то не самые демократичные тарифы. Если же нужно побольше, чем просто выставить счет, например акты, товарные накладные, проставление оплат по счетам, автоматизация и управленческие отчеты, то выбираем КУБ, не задумываясь.
У Zoho Invoice функционал просто потрясающий, ведь он не просто работает со счетами, но и позволяет управлять своим временем, автоматизируя огромное количество задач. Огромный плюс – наличие мобильной версии. Минус – отсутствие русского языка и стоимость сервиса. Хотя для 5 клиентов она бесплатна, далее тарифы начинаются от 15 долларов и выше за 1 месяц использования.
Оставшиеся 5-ть сервисов, удобнее, чем Эксель, но, по сути, не сильно отличаются от него, т.к. такие функции как заполнение реквизитов по ИНН должны быть обязательно. Онлайн сервис от экселя должна отличать максимальная автоматизация, а заполнение каждого поля в сервисе аналогично работе в экселе. Так же расстраивает отсутствие мобильного приложения у сервисов на русском языке.
Использование искусственного интеллекта для автоматизации выставления счетов и обработки квитанций
Перевод статьи о новых продуктах UiPath, которые позволят компаниям автоматизировать процессы управления расходами, выставления счетов и их оплату
С давних времён обработка финансовых документов, таких как счета и квитанции, вызывала трудности: проходилось построчно через многократные повторяющиеся формы пытаться обрабатывать информацию как можно быстрее, не совершая при этом ошибок. И всё это было нужно для единственной цели: люди хотят получать деньги вовремя.
А масштабы этих процессов огромны. Например, миллионы счетов обрабатываются каждый год, и многие компании обрабатывают эти счета чаще всего вручную. Из-за больших затрат времени на обработку такого большого объема документов многие компании обращают внимание на автоматизацию и распознавание текста.
Учитывая, как много времени существуют счета и квитанции и насколько сильно они распространены, почему потребовалось так много времени, чтобы придумать способ автоматизировать их обработку?
Есть несколько причин:
Первая проблема с автоматизацией процессов обработки счетов-фактур и квитанций состоит в том, что эти документы часто не имеют единого стандартного «шаблона». Каждый счет может выглядеть по-разному. Такая важная информация, как сумма платежа или номер счета-фактуры, может находиться в совершенно разных местах в разных документах. Другими словами, оптическое распознавание текста (OCR) не знает, где «искать», чтобы найти необходимую информацию.
Некоторые компании пытались решить эту проблему, создав большое количество статических «шаблонов», предназначенных для каждого бланка счета. Эти макеты помогают указать OCR правильное место на странице, чтобы он мог найти и извлечь соответствующую информацию. Этот метод работает, но когда макетов становится много, он может стать неуправляемым. Невозможно создать рабочие процессы автоматизации для каждого возможного счета и квитанции, с которым может столкнуться ваш робот.
Вторая проблема с автоматизацией процессов обработки счетов-фактуры заключается в устранении ошибок, встречающихся в реальных документах, которые редко бывают идеально напечатанными и тщательно отсканированными в самом высоком разрешении.
Документы, с которыми столкнется ваш робот, часто бывают «ошибочными» Это означает, что в них присутствует много ошибок, затрудняющей их чтение. Счет может быть отсканирован на некачественном офисном сканере. Это может быть «перекос». Иногда он может быть отсканирован вместе с другими документами. Все эти факторы могут запутывать роботов и OCR, затрудняя поиск необходимой информации.
Новый искусственный интеллект от UiPath решает эти и другие задачи. Новые функции ИИ позволят роботам UiPath считывать счета и квитанции, а также помогут автоматизировать процессы оплаты счетов.
Искусственный интеллект может автоматически определять местоположение важной информации, которая должна быть извлечена из документа, даже если макет был изменен- больше нет необходимости создавать несколько макетов вручную.
ИИ обучен понимать документы из реального мира. Он может автоматически определять и извлекать широкий спектр информации из ваших чеков и счетов. Даже если ваш документ содержит множество ошибок, робот все равно найдет следующую необходимую информацию:
Рисунок 1. Возможности поиска ИИ
Наконец, счета и квитанции можно открыть прямо в UiPath Studio. Это означает, что вы можете использовать ИИ в своих рабочих процессах и легко интегрировать его с другими приложениями обработки важных документов. Эти модели также самообучаются и со временем будут совершенствоваться по мере того, как все больше пользователей будут взаимодействовать с ними и использовать их в рабочих процессах.