интерактивные поля форм в pdf
Создание и рассылка форм PDF
Вы здесь >
Создание и рассылка форм PDF
Отслеживание форм
В этом документе приведена информация о том, как с легкостью превращать отсканированные документы и простые формы, созданные в Microsoft Word, Excel или другом приложении, в интеллектуальную форму PDF. (Для получения дополнительных сведений о формах PDF нажмите соответствующую ссылку выше.)
Создание форм с нуля
Создайте пустой файл PDF, добавьте текст и метки и в конце добавьте поля формы. Дополнительная информация представлена в разделе Как создать форму с нуля.
Создание формы на основе существующего документа
После преобразования существующего документа в форму PDF, Acrobat автоматически добавляет в нее интерактивные поля. После этого можно отредактировать форму, добавив к ней специализированные поля, например, раскрывающиеся списки, обычные списки и кнопки.
A. Поле подписи на основе сертификата B. Поле раскрывающегося списка C. Текстовые поля D. Панель автоматических сообщений E. Флажки F. Переключатели G. Поле списка H. Кнопки
Выберите Инструменты > Подготовить форму.
Выберите один из следующих вариантов:
Преобразование существующего электронного документа (например, Word, Excel или PDF) в интерактивную форму PDF.
Сканирование бумажной формы и ее преобразование в интерактивную форму PDF.
Начните создание формы с пустой страницы. Дополнительная информация представлена в разделе Как создать форму с нуля.
Если необходимо, чтобы другие пользователи подписали данную форму, установите флажок Данный документ требуется подписать.
По умолчанию автоматическое определение полей форм установлено на Вкл. Чтобы изменить эту настройку, нажмите ссылку Изменить и выберите требуемые настройки. Дополнительная информация представлена в разделе Установки форм.
Выберите Начать.
Просмотрите поля форм, автоматически созданные в Acrobat. Добавьте поля с помощью инструментов работы с полями форм на панели инструментов. При необходимости удалите поля, измените их размеры или расположение. К формам можно добавлять поля любого из следующих типов.
Добавить текстовое поле
Добавьте текст в документ PDF.
Кодируют входные данные из выбранных полей и отображают их в виде узора, который может быть считан с помощью программного или аппаратного декодера (приобретается отдельно).
Инициируют изменения на компьютере пользователя: открытие файла, воспроизведение звуков или отправка данных на веб-сервер. Эти кнопки можно связать с изображениями, надписями и изменениями внешнего вида, срабатывающими в ответ на различные действия мыши.
Каждый из элементов предоставляет возможность выбора типа «да или нет». Если форма содержит множество флажков, пользователь может установить любое их число.
Позволяет пользователю вводить дату в документе PDF.
Поле цифровой подписи
Позволяет пользователю подписать документ PDF электронной подписью.
Дает пользователю возможность выбрать элемент из всплывающего меню или ввести значение. Свойства поля формы можно задать таким образом, чтобы пользователь мог вводить значение.
Добавляет поле изображения. Позволяет пользователю просматривать и выбирать изображение для добавления в документ PDF.
Содержат список параметров, выбираемых пользователем. Можно задать свойства поля формы таким образом, чтобы можно было выбрать из списка несколько вариантов, выделяя их мышью при нажатой клавише Shift.
Представляют собой несколько вариантов выбора, из которых пользователь может выбрать только один. Все переключатели, имеющие одинаковое имя, работают совместно как группа.
Предназначены для ввода текста: имени, адреса или номера телефона.
Дополнительная информация представлена в разделе Добавление полей форм и установка их значений.
Для редактирования имеющегося текста или изображений нажмите Изменить на панели инструментов. Все текстовые поля и поля изображений активированы для редактирования.
Если на панели инструментов нет опции Редактировать, обновите Acrobat. Чтобы автоматически выполнить обновление прямо из Acrobat, выберите Справка > Проверка обновлений и следуйте инструкциям в окне средства обновления Updater для завершения процесса обновления.
Чтобы проверить работу формы, нажмите кнопку Просмотр на панели инструментов. Режим просмотра формы позволяет увидеть форму точно так же, как ее увидит получатель, и лишний раз проверить ее. При просмотре формы можно нажать кнопку Редактировать для возврата в режим редактирования.
Когда форма будет заполнена, сохраните ее и затем нажмите кнопку Закрыть, расположенную ближе к правому краю панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования формы.
Сведения о том, как разослать форму и собрать ответы, приведены в разделе Рассылка форм PDF и веб-форм.
Создание форм Adobe Sign
Откройте документ PDF, который требуется преобразовать в форму Adobe Sign.
Выберите Инструменты > Подготовить форму.
Выберите Начать.
Для добавления поля к форме выберите соответствующий значок на панели инструментов. Переместите указатель в требуемое место расположения поля и вставьте поле щелчком мыши.
Присвойте полю имя и назначьте пользователей, которые смогут его заполнять и ставить в нем подпись. Дважды нажмите поле, чтобы выбрать его свойства, такие как цвет рамки, заливка, гарнитура и размер шрифта.
Чтобы просмотреть изменения, нажмите Просмотр в правом верхнем углу. Нажмите Правка в правом верхнем углу, чтобы вернуться в режим редактирования.
Сведения о том, как разослать форму и собрать ответы, приведены в разделе Рассылка форм Adobe Sign.
Предоставление пользователям Reader возможности сохранять данные формы
По умолчанию пользователи Acrobat Reader DC и более ранних версий не могут сохранять копии заполненных ими форм. Однако расширение прав доступа таких пользователей к документу PDF позволяет им сохранять данные форм. С помощью Acrobat DC Pro можно предоставить пользователям Acrobat Reader DC дополнительные возможности, например добавление текста к формам, не являющимся интерактивными.
Откройте отдельный документ PDF или отобразите компонент PDF из портфолио PDF в режиме предварительного просмотра.
В режиме редактирования формы нажмите значок крестика рядом с кнопкой «Просмотр» в верхнем правом углу.
Выберите Файл > Сохранить в другом формате > PDF с расширенными функциями Reader и выберите один из следующих параметров.
Разрешить комментарии и измерения
Включить дополнительные инструменты (включая заполнение и сохранение форм)
Пользователи могут сохранять данные, введенные в интерактивные или заполняемые формы.
Примечания о сохранении локальных копий заполненных форм
В версиях Acrobat Standard и Acrobat Pro можно разрешить пользователям Adobe Reader 8 или более поздних версий сохранять локальные копии заполненных форм PDF. Обратите внимание на следующие 2 пункта об использовании функции Reader Extensions для сохранения локальных копий форм PDF (т. н. расширенные документы):
Количество развернутых расширенных документов
В версиях Acrobat Standard и Acrobat Pro пользователь может отправить расширенные документы неограниченному количеству получателей. Например, пользователь Acrobat может опубликовать шаблон формы на веб-странице, посетители которой смогут заполнять и сохранять локальные копии файлов PDF. Этот шаблон будет доступен неограниченному количеству людей. Кроме того, пользователи Acrobat могут получать неограниченное количество ответов из заполненной формы.
Количество получателей расширенного документа
Пользователи Acrobat Standard или Acrobat Pro могут отправлять расширенные документы неограниченному количеству получателей. Пользователи Acrobat могут получать неограниченное количество копий расширенного документа неограниченному количеству получателей и получать неограниченное количество ответов из заполненной формы.
Добавление к формам сценариев JavaScript
Язык сценариев JavaScript предназначен для создания интерактивных веб-страниц. В продукты Adobe внедрена их поддержка, что позволяет с легкостью превращать формы PDF в интерактивные. Чаще всего JavaScript используется в формах Acrobat для форматирования, проверки и вычисления данных и назначения операций. В Windows формы Adobe PDF можно напрямую связать с базой данных через ODBC.
При создании динамических форм следует учитывать, что Acrobat Reader не поддерживает некоторые пользовательские сценарии JavaScript. Форма может функционировать неправильно при просмотре в Acrobat Reader, если в документ PDF не добавлены дополнительные права использования.
Дополнительную информацию о печати см. на следующих ресурсах:
Информация о добавлении интерактивных функций в справочном руководстве по интерфейсу программирования приложений JavaScript™ для Acrobat® API: www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_ru (PDF, только на английском языке)
Комплект разработчика программного обеспечения (SDK) Acrobat для настройки Acrobat под пользователя: www.adobe.com/go/learn_acr_devcenter_ru (только на английском языке)
Рассылка форм (отправка получателям)
Распространение форм PDF и веб-форм
После создания формы выберите метод ее отправки получателям.
Нажмите Разослать в правом нижнем углу панели справа.
В зависимости от условий, которые Acrobat определяет по форме, может появиться несколько сообщений. Следуйте появляющимся на экране указаниям и сохраните форму.
Сбор ответов в электронном почтовом ящике.
Дополнительная информация представлена в разделе Выбор параметров рассылки рецензий и форм.
Нажмите Продолжить и выполните отображаемые на экране инструкции по рассылке формы.
Если информация об адресах электронной почты получателей отсутствует, введите свой адрес. Вы получите ссылку на форму, которую можно будет отправить получателям.
Чтобы отслеживать статус разосланной формы, нажмите Отследить в правом нижнем углу панели справа. Дополнительная информация представлена в разделе Инспектор форм.
Рассылка форм Adobe Sign
Созданную форму Adobe Sign можно отправить на заполнение и подписание через сервис Adobe Sign.
Нажмите Отправить на подпись в правом нижнем углу панели справа.
Введите адреса электронной почты пользователей, которые должны подписать документ. При необходимости добавьте сообщение.
Нажмите кнопку Отправить.
Вы получите электронное письмо от Adobe Sign о том, что документы отправлены первому пользователю для подписи. Первый пользователь также получит электронное письмо для подписания документа. Когда пользователь добавит свою подпись в поле для подписи и нажмет кнопку Подписать, документ будет отправлен на подпись следующему пользователю и так далее.
Каждый пользователь получает копию подписанного документа, файл которого надежно хранится в Adobe Document Cloud.
Подробная информация об отслеживании статуса формы Adobe Sign представлена в разделе Отслеживание документов, отправленных на подпись.
Как создавать и изменять интерактивные PDF-формы, или новый скилл ABBYY FineReader PDF
Мы регулярно обучаем ABBYY FineReader PDF новым навыкам. Две недели назад мы рассказали на Хабре, как научили ABBYY FineReader PDF редактировать целые абзацы. Этот пост — о еще одном продвижении нашего продукта на пути к совершенству: программа теперь умеет создавать и редактировать интерактивные PDF-формы.
Раньше ABBYY FineReader PDF мог только заполнять такие формы – заявления на отпуск или визу, резюме, согласие на обработку персональных данных, исследования, опросы и т.д. Но что если компании нужно создать в формате PDF анкету, разработать шаблон документа или отредактировать в готовом бланке несколько полей, чтобы затем отправить его сотрудникам или клиентам? Теперь все это можно сделать в одной программе. О том, как это работает, для чего и кому может понадобиться такая функциональность, мы сегодня и расскажем. Поехали!
Что такое интерактивная PDF-форма?
Интерактивная PDF-форма – это документ с полями, в которых пользователь может печатать текст, даты, проставлять галочки, выбирать одно или несколько значений из списка и выполнять другие действия, не редактируя основное содержимое документа.
PDF-формы могут выглядеть по-разному. Приведем несколько примеров:
Слева направо: первая страница анкеты на получение шенгенской визы; согласие на обработку персональных данных; PDF-форма для запроса сервисных услуг. Картинка кликабельна.
Если PDF-файл сам по себе – это статичная сущность, которая в первую очередь предназначена для передачи информации, то формы в PDF предназначены для получения информации от пользователей или организаций.
С технической точки зрения интерактивная форма в PDF – это набор «виджетов». Виджеты – это поля, которые можно создавать, редактировать и заполнять. Термин взят из спецификации PDF (международные стандарты PDF ISO, где описываются все стандартизированные возможности формата PDF). В спецификации сказано, как устроены интерактивные элементы, чтобы это понимал PDF-просмотрщик, то есть программа для работы с PDF. На основе этой спецификации мы и разработали фичу создания и редактирования форм в ABBYY FineReader PDF. Таким образом, интерактивные формы, созданные в нашей программе, будут доступны для заполнения или редактирования и в других редакторах PDF, если они поддерживают PDF ISO.
В чем преимущество интерактивных PDF-форм?
Как создать PDF-форму
ABBYY FineReader PDF помогает как создавать формы с нуля, в т. ч. в новом документе, так и отредактировать уже имеющиеся в форме поля.
Например, можно создать новый PDF-документ, войти в режим форм, нажав кнопку «Редактор форм» на главной панели инструментов, и затем добавить в файл нужные поля.
Либо можно открыть существующий PDF-документ с полями формы или без них и зайти в «Редактор форм». Если в документе уже есть интерактивные поля, то пользователь увидит сообщение:
В режиме «Редактор форм» рядом с полями формы отобразятся их имена.
При желании эту подсветку можно отключить, а имена отредактировать. Кроме того, можно изменить и другие настройки: внешний вид и формат полей, а также назначить значения по умолчанию для отдельных типов полей. Подробнее об этом мы расскажем чуть позже.
Принимать разные формы? Запросто
Программа умеет добавлять 7 видов интерактивных полей, которые многим знакомы:
Текстовое поле. Позволяет ввести строчку или несколько строк текста. К вводимому тексту можно применить форматирование, например, сделать из него дату. Если такое форматирование характерно для поля, то в окошке поля можно вызвать календарик и выбрать дату там. Пользователь сам может выбирать формат даты (например, 18.12.1987 или 1987/18/12).
Форматирование даты, как и любое другое форматирование, задается в поле формы при помощи JavaScript-инструкций. В продукт встроен JS-движок, который умеет эти инструкции выполнять и помогать пользователю вводить необходимый текст.
Флажок (check box). Позволяет поставить галочку, например, дать согласие на обработку данных, указать специальные условия при выборе номера в отеле, оформить подписку на новости и др.
Примечательная особенность: если вы думаете, что галочка в check box нарисована (векторными командами или картинкой), то это не всегда так. При создании check box в ABBYY FineReader PDF галочка — это символ. Есть специальный символьный шрифт, ZapfDingbats, и состоит он не из букв, а из вот таких специальных символов. И в нашем check box просто получается текст из одного символа этого шрифта.
Переключатель (его еще называют «радиокнопка»). Этот элемент позволяет выбрать только один из возможных вариантов в списке.
Переключатель в PDF – это наиболее яркий пример, как одно поле может содержать несколько виджетов. У каждого из них есть choice name (имя выбранного состояния), которые предустановил PDF-просмотрщик. Именно это имя прописывается в поле, когда какая-то кнопка выбрана. Каждый виджет имеет несколько предустановленных состояний (ChoiceName/Off, Normal/Down). И в зависимости от того, в каком состоянии виджет находится, такое состояние и будет показываться пользователю. Никакой анимации, просто подмена одной картинки на другую.
Раскрывающийся список. Дает возможность выбрать одно из заранее заданных значений или, если позволяет форма, ввести свое (произвольное )значение.
Список. Можно выбрать несколько вариантов.
Кнопка. Позволяет установить действие, которое выполняется при определенном событии (то есть взаимодействии с кнопкой). Например, при клике на кнопку или наведении курсора можно отправить форму по email, напечатать, сохранить, показать вложенные файлы, очистить форму и так далее.Вместо клика на кнопку можно выбрать и другие события, например, отпускание курсора и т.д. Вариантов действий много:
Поле подписи. Позволяет указать в документе место, где надо поставить цифровую подпись:
Совершенствуем форму дальше
Чтобы форма была понятной для пользователя, можно настраивать различные свойства для всех элементов форм и менять их в процессе редактирования.
1). Имя поля. Это внутреннее имя, которое помогает создателю формы ориентироваться в документе.
2). Подсказка. Она появляется, если навести указатель мыши на поле, и позволяет пользователю понять, что требуется сделать и какую информацию внести.
3). Можно сделать любое поле обязательным для заполнения. Тогда оно будет выделено красной рамкой, чтобы пользователь обратил внимание: в это поле необходимо внести информацию, чтобы форма была принята и рассмотрена. Красная рамка не накладывает ограничений на отправку или печать PDF-формы.
4). Опция «Только для чтения». Если выбрать ее, то поле станет недоступным для редактирования. Бывает, что в форме может быть информация, которая должна оставаться неизменной. Например, в опроснике для сотрудников-мужчин о том, какие подарки они предпочитают дарить женщинам, может быть поле «Пол»: туда можно вписать значение «Мужской» и оставить его неизменным. Это как бы подразумевает, что опрос для мужчин.
5). Внешний вид полей. Можно выбрать цвет заливки, толщину границ, свойства шрифтов и многое другое. Оформление всей формы можно настроить по умолчанию: тогда у всех новых полей, которые пользователь создаст в документе, будет единый внешний вид.
Расскажем о еще нескольких полезных действиях, которые пользователи могут совершать с при создании или редактировании форм. Любое из полей после создания можно перемещать в пределах страницы, копировать или удалять. Размеры полей также можно поменять.
Кроме того, чтобы форма не только приносила пользу, но и красиво выглядела, в программе есть инструмент, который аккуратно выровняет все поля по вертикали и горизонтали. Направляющие появляются при перемещении поля и помогают его выровнять относительно соседних полей или границ страницы.
Конечно, когда мы разрабатывали редактор форм в FineReader PDF, то оценивали, какие задачи нужно решать конечным пользователям. Расскажем о них.
Нужно разработать шаблоны для документов
С помощью ABBYY FineReader PDF государственные организации, а также юридические, страховые, медицинские и другие компании могут создавать в PDF шаблоны документов, которые необходимо заполнять в электронном виде:
Чтобы структуру формы, основное содержание и общий внешний вид нельзя было изменить, можно паролем защитить документ от редактирования, оставив доступным лишь функцию заполнения.
После того как пользователь заполнил этот документ, он может напечатать его и подписать от руки, либо добавить цифровую подпись и отправить по почте.
Нужно собрать данные и отправить информацию в другую организацию
В программе ABBYY FineReader PDF компании и государственные организации могут создавать и редактировать различные электронные бланки для сбора данных, например:
В электронном виде такие бланки проще заполнять и обрабатывать. Кроме того, сотрудники могут быстро отправлять такие формы внутри организации или за ее пределы, чтобы сразу получить ответ от коллег, консультации и др.
Нужно провести опрос внутри компании, обеспечив конфиденциальность данных
Для проведения внутренних исследований, опросов и аудитов в компаниях не всегда возможно использовать онлайн-сервисы типа SurveyMonkey и Google Forms. Они могут не подойти из-за требований к безопасности и политики управления персональными данными. В таком случае можно заменить онлайн-инструменты на интерактивные PDF-формы.
Надеемся, что ABBYY FineReader PDF поможет упростить многие задачи, требующие создания и редактирования интерактивных PDF-форм. Если вы хотите попробовать новую функциональность, то программу можно бесплатно скачать и пользоваться ей в течение триального периода.
Пишите в комментариях, о каких еще технологических особенностях нашей программы вам было бы интересно узнать?
Заполнение форм PDF
В этом документе приведена информация о том, как заполнять формы PDF с использованием настольного приложения Acrobat или Reader.
Для получения дополнительной информации о создании, распространении и отслеживании форм PDF нажмите соответствующую ссылку выше.
Быстро заполняйте и подписывайте любые формы PDF онлайн
Является ли форма заполняемой?
Заполнение интерактивных форм
Интерактивная форма содержит поля, доступные для выбора и заполнения.
A. Лиловая панель сообщений указывает на наличие заполняемых полей в форме. B. При нажатии панели отображаются заполняемые поля.
При необходимости нажмите документ правой кнопкой мыши и выберите инструмент Рука или Выделение во всплывающем меню.
(Необязательно) Чтобы поля форм было проще найти, нажмите кнопку Выделить существующие поля 
(кнопка находится на панели сообщений документа). Поля формы будут выделены цветом (по умолчанию светло-синим), а все обязательные поля будут обведены другим цветом (по умолчанию красным).
После завершения ввода нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить данные на сервер или создать сообщение электронной почты, содержащее данные для отправки. Кнопка «Отправить» может отображаться на лиловой панели сообщений в верхней части формы или внутри самой формы.
Советы по поиску и устранению проблем, связанных с заполнением форм, см. в разделе Поиск и устранение проблем, связанных с заполнением форм.
Заполнение простых форм с помощью инструментов «Заполнить и подписать»
Простая форма не содержит интерактивных полей. Однако можно использовать инструменты «Заполнить и подписать» для добавления текста и других символов в любом месте формы. Инструкции представлены в разделе Заполнение формы PDF.
Заполнение простых форм в браузере
Множество пользователей просматривают формы PDF в браузере, например, при переходе по ссылке на веб-сайте. Если форма не содержит интерактивные поля, можно использовать инструмент «Заполнить и подписать», чтобы заполнить форму. Сохраните форму на компьютере, а затем откройте ее непосредственно в Acrobat или Acrobat Reader. Инструкции представлены в разделе Заполнение формы PDF.
Команды работы с формами
Подтверждение ввода текста и перемещение к следующему полю
Выбирает предыдущий переключатель в группе
Выбирает следующий переключатель
Отклонение ввода текста и отмена выбора поля формы.
Выход из полноэкранного режима
Enter or Return (текстовое поле, состоящее из одной строки)
Подтверждает ввод текста и отменяет выбор поля
Enter or Return (текстовое поле, состоящее из нескольких строк)
Создает абзац в текущем поле формы
Enter или Return (флажок)
Устанавливает или снимает флажок
Подтверждает ввод текста и отменяет выбор текущего поля формы
Автозаполнение форм (только для интерактивных форм)
Функция Автозаполнение позволяет сохранить любой текст, введенный в поле интерактивной формы. Функция Автозаполнение предлагает или автоматически добавляет ответы в соответствии с данными других полей форм. Предлагаемые варианты отображаются во всплывающем меню, позволяя выбрать наиболее подходящий. По умолчанию функция автозаполнения отключена, ее нужно активировать в параметрах формы.
Если нужно удалить запись из памяти автозаполнения (например, запись с орфографическими ошибками, которая позже была исправлена), необходимо отредактировать в параметрах список значений.
Установки форм влияют на способ обработки приложением открываемых форм во время работы. В самих формах PDF установки не сохраняются.
Активация функции автозаполнения
Выберите Редактирование > Установки (Windows) или Acrobat /Acrobat Reader > Установки (macOS).
Выберите Формы слева.
Удаление записи из памяти автозаполнения
Выберите Формы слева.
Нажмите Изменить список записей в разделе «Автозаполнение».
Преобразование простых форм в заполняемые (Acrobat Pro)
Инструменты включены только для текущей формы. При создании другой формы необходимо повторно выполнить эту операцию, чтобы разрешить пользователям Acrobat Reader обращаться к этим инструментам.
Сохранение форм
Чтобы сохранить заполненную форму, выберите Файл > Сохранить как и переименуйте файл.
Печать форм
В меню Комментарии и формы в правом верхнем углу диалогового окна Печать выберите один из следующих параметров, а затем нажмите кнопку ОК :