инвентаризация в управленческом учете
Эффективная инвентаризация и учёт ОС
Для того чтобы его облегчить, целесообразно внедрить автоматизацию бухгалтерского учета и самого инвентаризационного процесса. В этом случае будут получены качественные и достоверные результаты деятельности, которые вполне можно будет использовать для принятия различных управленческих решений.
Законодательство об инвентаризации
Информация об инвентаризации активов содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Согласно этому нормативно-правовому акту:
Вопрос о нормативных актах, регламентирующих проведение инвентаризации активов, имущества и финансовых обязательств в организациях государственного сектора, рассмотрен Минфином России в Письме от 01.08.2019 г. N 02-07-10/58207. В письме сказано, что в соответствии со статьей 11 «Инвентаризация активов и обязательств» Закона N 402-ФЗ, который устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, активы и обязательства подлежат инвентаризации, случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом (за исключением обязательного проведения инвентаризации). Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
Инвентаризацию в обязательном порядке нужно проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении того имущества, инвентаризация которого не проводилась позже 1 октября отчетного года. Об этом указано в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.
Кроме того, инвентаризацию обязательно нужно проводить и в иных случаях, например, при смене материально-ответственного лица, обнаружении факта хищения или порчи имущества, ликвидации компании и др.
Когда нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации
Основные цели проведения инвентаризации сводятся к следующим моментам:
Процесс проведения инвентаризации вручную достаточно сложный и трудоемкий, а потому целесообразно внедрить автоматизацию как самой инвентаризации, так и непосредственного учета имущества.
Автоматизация инвентаризации необходима в следующих случаях:
Главное! Автоматизация учета ОС и инвентаризации необходима для того, чтобы можно было получать достоверную информацию о наличии и движении объектов имущества на конкретный момент времени.
Для чего нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации
Благодаря автоматизации учета ОС и инвентаризации компания может достичь следующих положительных моментов:
Для автоматизации учета и инвентаризации ОС в настоящее время используется два основных типа технологии: Штрих-кодирование и RFID.
Процесс внедрения автоматизации учета и инвентаризации ОС на основе штрих-кодирования предполагает следующие шаги:
Наиболее эффективные решения для автоматизации учета ОС и инвентаризации
RFID инвентаризация представляет собой технологию, основанную на использовании особых специальных самоклеющихся и корпусных радиочастотных меток со встроенным чипом – идентификатором. Такая метка передают информацию в закодированном виде о том объекте имущества, за которым она закреплена.
Радиочастотная метка передает идентификатор считывателю отраженным сигналом. Использование RFID меток диапазона UHF (860-960MHz) позволяет собирать данные на удаление до 5-10 метров.
Дальность зависит от мощности устройств считывания и размера и конфигурации меток. Режим антиколлизии, реализуемый в данном частотном диапазоне, позволяет одновременно собирать данные с большого количества меток одновременно. По заявлением производителей RFID считывателей более чем 100 меток в секунду. Это позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее чем на технологии с использование штрих-кодов. Более того, не требуется прямой видимости метки для считывания. Например, метка размещенная за деревянной или пластиковой перегородкой считается почти так же хорошо, как и в прямой видимости.
Использование технологии RFID подразумевает наличие таких элементов:
Преимущества использования технологии RFID заключаются в таких моментах:
Оснащенное идентификаторами имущество позволяет реализовать контроль доступа. Удобное предоставление разрешений для перемещения по факту создания документа перемещения, позволит предотвращать несанкционированное перемещение и вынос объектов имущества с территории предприятия в автоматическом режиме.
Возможна и обратная ситуация. МОЛу предоставляется разрешение перемещать ОС в пределах определенных зон, что создает уведомление администратору и он принимает решение: создать документ перемещения или вернуть ОС на место. Всем остальным, кроме МОЛа, есть возможность запретить перемещать ОС между помещениями. Сообщение о подобном несанкционированном перемещении может отправляться сразу в службу безопасности.
Фотография ОС отображающаяся на экране службы КПП позволит защитить от переклеивания меток.
Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.
Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?
Зачем вести управленческий учет
Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.
Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:
1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов
Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.
Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:
«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»
2. Планирование финансовой деятельности
Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?
Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:
«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»
3. Контроль дебиторки и кредиторки
В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»
Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:
«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»
Какие отчеты важны для ведения управленческого учета
В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:
Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.
Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.
Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.
Виды управленческого учета
Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.
1. Производственный учет
Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.
2. Маржинальный учет
Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли.
3. Бюджетный учет
Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.
4. Стратегический учет
Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.
Внедрение управленческого учета в организации
Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.
С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.
Основные программы для ведения управленческого учета:
Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.
Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта
Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:
Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.
ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.
Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.
Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:
«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.
Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»
Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.
Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:
«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»
Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.
Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:
«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»
Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.
Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.
Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С
Как провести инвентаризацию на складе
Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.
Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.
Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе
Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:
Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).
Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:
Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.
Объекты программы, используемые при инвентаризации склада
Документ «Инвентаризация на складе»
Основной документ содержит три закладки:
Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).
Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:
Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:
Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:
Документ «отчёт о розничных продажах»
Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:
Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.
Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:
В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.
Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.
На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:
Документ «Оприходование товаров»
Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.
Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):
Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:
Документ «Списание товаров»
Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:
В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».
Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:
Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.
Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.
Отображение результатов инвентаризации материалов в бухучете
Автоматизация ведения материально-производственных запасов в 1С в случае излишков или недостачи имеет следующие нюансы, которые специалист бухгалтерии при проведении инвентаризационных мероприятий и оформлении документов в программе должен проконтролировать:
Вышесказанное справедливо и для товарного учета, проводки списания и оприходования формируются по соответствующим счетам (41.01 – для товаров на складах, 41.02 – для товаров розничной торговле).
Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или обратившись к нашим специалистам по телефону в удобный для вас офис.