инвентарные номера наклейки образец
Форма ИНВ-2. Инвентаризационный ярлык
Формирование инвентаризационного ярлыка происходит в тех случаях, когда процесс инвентаризации имущества, принадлежащего предприятию или организации, растягивается не на один день.
Порядок проведения инвентаризации
Для того, чтобы провести инвентаризацию, директор компании издает соответствующий приказ. В нем прописываются
Целью инвентаризации является контроль за наличием и сохранностью товарно-материальных ценностей, поиск и выявление имущества, подлежащего списанию (в силу устаревания, неисправимых поломок и т.п.), а также оценка условий хранения и содержания собственности организации.
В ходе инвентаризационных действий, все имущество проверяется, подсчитывается и сверяется с документацией, в первую очередь относящейся к бухгалтерскому учету. По итогам мероприятия составляются специальные отчетные акты, в том числе инвентаризационная опись.
В случае если за один раз провести инвентаризацию не представляется возможным, на промежуточных отрезках формируются инвентаризационные ярлыки.
В них вносится предварительная информация о результатах проверки, которая впоследствии будет уточнена. До проведения следующего этапа инвентаризации, помещение, в котором хранится проверяемое имущество, опечатывается.
В каких случаях проводится проверка имущества
Проведение инвентаризационных мероприятий необходимо в следующих случаях:
Что подлежит инвентаризации
Инвентаризация может проводиться в отношении всего имущества организации, в том числе производственных запасов, готовой продукции, оборудования, приборов, станков, техники, транспорта, товаров, материальных и нематериальных активов и т.д.
Кто проводит проверку имущества
Для проведения инвентаризации назначается специальная комиссия. В ее состав включаются сотрудники предприятия из разных структурных подразделений, в том числе представитель руководящего звена, специалист отдела бухгалтерии, работник склада и пр. При необходимости в комиссию вводятся и люди, что называется, «со стороны», например, эксперты из специализированных аудиторских компаний.
Среди комиссии выделяется председатель и рядовые члены. На председателе лежит максимальная ответственность за проведение проверки имущества и формирование всех сопроводительных бумаг.
Общие данные об инвентаризационном ярлыке
Образец заполнения формы ИНВ-2: инвентаризационного ярлыка
Вначале в форму вписываются следующие данные:
Ниже находится табличка, в которую вносятся сведения о товарно-материальных ценностях, подсчитанных и учтенных. Здесь обозначается:
Далее в документе должны поставить свои подписи: один из членов комиссии и материально-ответственное лицо.
На оборотной стороне бланка ставится дата, когда производился подсчет фактически имеющегося в наличии имущества, опять же количество оставшихся товарно-материальных ценностей (прописью) и подпись лица, принявшего их на хранение.
Унифицированная форма № ИНВ-2 (инвентаризационный ярлык)
Что представляет собой документ ИНВ-2
Форма ИНВ-2, введенная в деловой оборот Госкомстатом в постановлении «Об утверждении форм учета результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88, используется для предварительного учета сырья, изделий, товаров и иных товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах при проведении инвентаризации на предприятии в случаях, когда:
Форма ИНВ-2 вполне соответствует своему второму названию, поскольку под ярлыком принято понимать некий бланк, дополняющий другой документ, считающийся основным. В данном случае он дополняет основную инвентаризационную опись. Отметим, что его нельзя использовать вместо формы ИНВ-3, поскольку по своей структуре эти документы совершенно разные.
Бланк основной описи ТМЦ по форме ИНВ-3 вы можете загрузить бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Вспомогательная функция инвентаризационного ярлыка выражается в том, что в нем, в частности, фиксируются:
ВНИМАНИЕ! Заполняется документ ИНВ-2 представителями инвентаризационной комиссии в количестве 1 экземпляра на 1 складской объект. Подписывают его только один из членов комиссии, а также лицо, ответственное за хранение МЦ. Храниться форма должна в тех местах, где располагаются учтенные в ней ТМЦ, то есть на соответствующем складском объекте. Впоследствии данные из документа ИНВ-2 используются при заполнении основной описи, составляемой по форме ИНВ-3.
Где можно скачать бланк формы ИНВ-2
Скачать бланк документа ИНВ-2 вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Важные особенности имеет не только проведение инвентаризации, но и оформление ее итогов. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Итоги
Инвентаризационный ярлык, имеющий унифицированную форму ИНВ-2, применяется в связке с другим первичным документом — формой ИНВ-3. Используют его в 2 случаях: когда процедура инвентаризации проводится в течение нескольких дней, а также для маркировки мест размещения ТМЦ на складах.
Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто
Доброго дня почтенной публике.
Немалая часть моей работы — инвентарный учет оборудования. Я занимаюсь этим уже много лет и во многих компаниях, занимаюсь достаточно успешно, поэтому могу поделиться тем, как нужно делать первые шаги к тому, чтобы этот мутный процесс не превращался в головную боль для человека, которому его поручили.
Начну издалека: чтение статей про инвентаризацию на хабре показало, что в головах моих коллег по цеху творится лютый ужас, они вообще не понимают, с какого конца к задаче подходить и, что еще хуже, не понимают, какая задача, собственно решается.
Отчего-то мои уважаемые коллеги считают, что инвентаризация ит-оборудования должна отвечать на вопрос «какая начинка внутри компьютера?» или нечто вроде того. Для решения этой задачи привлекаются всякие системы вроде Aida, ведутся совершенно дикие способы учета и мониторинга и так далее. а между тем отношения с бухгалтерией портятся, оборудование теряется, админ носится с выпученными глазами по офису и ничего не может найти.
Парни, открываю страшную тайну: никому вообще нет дела до того, что установлено внутри компьютера. Никого, абсолютно никого не интересует весь тот объем шлака, который выдают автосборщики информации, никому не интересно то, что хранит обычный админ в своих учетных таблицах. Почему? Потому, что бизнес думает в рублях, ему нет никакого дела до мегабайт и мегагерц, потому, что если оборудование до сих пор находится в эксплуатации, его конфигурация наверняка достаточна для решения задач, которые на нем решаются (а если нет, то отслеживание и управление конфигурацией совершенно точно осуществляется не в рамках процесса инвентарного учета).
И тут возникает вопрос: а что же ожидает бухгалтер от ИТ-подразделения? Ответ прост, их интересует всего лишь одно: на месте ли предмет с инвентарным номером ABC1234? Несколько более продвинутого бухгалтера может также заинтересовать, соответствует ли всё ещё инвентарному номеру ABC1234 то изделие, которому этот номер был присвоен? Другими словами, не пытаются ли нам выдать микроволновку LG за дисковое хранилище HP EVA P6000? Иногда нас еще волнует вопрос, соответствует ли изделию с этим инвентарным номером заранее известный нам заводской номер — этот вопрос мы тоже решим. Следует также понимать, что упомянутая микроволновка от упомянутого дискового хранилища с точки зрения бухгалтера отличается именно что инвентарным номером (ну там есть еще стоимость, амортизация и так далее, но, по счастью, это уже не айтишная головная боль). А это понимание нас приводит к дополнительному бонусу: мы легким движением руки можем выстроить прекрасные отношения не только с бухгалтерией, но и с тем подразделением, что учитывает шкафы, столы и стулья, предоставив им удобный инструмент для работы. Кстати, заодно мы решим еще одну задачу: облегчение идентификации оборудования, принадлежащего вашей компании — это поможет вашим коллегам из сторонних организаций легко определить, кто забыл ноутбук в их переговорке.
При написании этого текста я исхожу из предположения, что в вашей компании уже имеется некий софт, в котором как минимум бухгалтерия ведет учет материальных ценностей. Поэтому у вас как минимум нет проблем с получением таблицы соответствия описаний единиц хранения их инвентарным номерам. Мы же сделаем так, чтобы эта информация была наглядно представлена и могла быть легко использована при инвентарном учете оборудования.
А, и еще я предполагаю, что у вас установлен Microsoft Office. Всю работу мы будем делать именно в нем.
Итак, наш первый шаг — изготовление правильной инвентарной этикетки.
Правильная инвентарная этикетка это то, чего как правило нет нигде. Как делают инвентарную этикетку, если вообще ею заморачиваются? Пишут туда то, что не нужно, не пишут то, что нужно, изготавливают ее неподобающим инструментом (например, ленточным принтером LetraTag — вещь прикольная, только вот не контролирует уникальность вводимых данных и изготовить на ней пару тысяч этикеток без ошибок невозможно. Хоть раз, да облажаешься.)
Правильная инвентарная этикетка, с моей точки зрения, должна содержать:
1. Краткое название объекта хранения (чтоб ни у кого не возникало соблазна при увольнении, например, наклеить инвентарник от дорогого ноутбука на дырокол).
2. Собственно, инвентарный номер объекта
3. Машиночитаемый инвентарный номер — здесь уместен и достаточен только штрихкод. Я видел предложение кодировать информацию QR-кодом, оно ужасно, и я быстро объясню, почему: это решение не предполагает быстрого и массового ввода информации в компьютер. Сканер баркодов представляет собой с точки зрения компьютера usb-клавиатуру, считывание баркода приводит к отправке в компьютер символьной последовательности закодированного текста, как если бы его набрали руками на клавиатуре и нажатию кнопки Enter. Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше?
4. Логотип компании
Сейчас мы это все и сделаем, причем не потратим ни копейки на софт для того, чтобы сделать действительно годную штуку.
Для начала мы получаем в бухгалтерии таблицу с инвентарными номерами и описанием позиций. Не смущаемся, что там много текста в описаниях, он нам нужен, чтобы понимать, о чем идет речь, но печатать на этикетках мы будем свое и сами.
Важно: то, что мы получили инвентарную таблицу от бухгалтерии в электронном виде, дает нам 100% гарантию того, что мы будем делать этикетки с
заведомо правильными инвентарными номерами.
Не менее важно: убедитесь, что инвентарные номера не содержат кириллицы. Если содержат — решите этот вопрос, пока не начали делать всё остальное.
Итак, исходный вид таблицы (описания позиций взяты из реальной жизни, инвентарные номера и логотип компании — нет, но это неважно):
Таблица хороша, будем ее дорабатывать. Введем еще несколько колонок:
Line 1 — сюда мы впишем тип устройства (ноутбук, МФУ, сервер или что там у вас еще есть)
Line 2 — сюда мы впишем марку и модель устройства (например HP Elitebook 6930p)
Barcode — сюда мы вставим баркод-представление нашего инвентарного номера. Об этом чуть ниже.
Sheet — не менее важный параметр. Он нужен для того, чтобы легко находить нужную этикетку на этикеточном листе. Если вы решитесь делать все с нуля по моему рецепту, у вас образуется прорва листов, на которых будут некоторым образом упорядоченные этикетки. Проблема в том, что оборудование разбросано по офису абсолютно хаотичным образом, и, подходя к очередному устройству, вы вряд ли захотите перелопачивать все свои 50-60 листов по 48 этикеток на листе. Позаботьтесь о себе заранее, укажите, на каком листе у вас находится нужная вам этикетка: первые 48 записей — лист 1, с 49 по 96 — лист 2 и так далее. Уверен, справитесь.
Самый важный момент — как же транслировать инвентарный номер в баркод-представление.
Сначала скачиваем c сайта http://code128.narod.ru/ маленький архив, в котором есть нужный нам макрос: http://code128.narod.ru/Barcode.zip, и распаковываем его.
Находим файл со шрифтом barcode.ttf и импортируем шрифт в систему.
Ура, макрос импортировался в нашу таблицу. Воспользуемся им.
Автор макроса предлагает массу вариантов кодирования данных в баркод. Опыт показывает, что наиболее подходящий для наших целей тип кодирования — Code 128, ибо он позволяет кодировать буквы латиницы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и знаки препинания, при этом он достаточно компактен и легко читается сканерами.
Таблица к моменту своей готовности (на всякий случай я показываю и то, как пользоваться макросом):
На этом, собственно, самая муторная часть мероприятия закончена. Сохраняем таблицу, закрываем Excel.
Быстренько идем на сайт чудесного производителя материалов Avery Zweckform и загружаем программу генерации этикеток с этой страницы: http://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office
Чуть не забыл: к этому моменту у вас под рукой уже должны быть инвентарные этикетки, на которых мы все и будем печатать. Я использую этикетки Avery L6009-20, чего и вам желаю. Они имеют оптимальный размер (45.7 x 21.2 мм), они прочные, они хорошо клеятся и хорошо проходят через лазерный принтер. С моей точки зрения, идеал. Вы можете использовать другие размеры, в этом случае делайте соответствующие поправки при создании макета.
Итак, Avery Wizard для Microsoft Office установлен, открываем MS Word, в нем уже появилось меню Avery c единственной кнопкой:
Нажимаем ее, запускаем плагин, нажимаем очевидное «Далее». В меню выбора этикеток находим нужный нам сорт L6009:
В следующем окне выбираем «Слияние данных из существующего файла», жмем «Далее».
В следующем окне находим и выбираем выбираем созданный нами файл Excel, нажимаем «Далее»
В следующем окне выбираем очевидный «Лист1$» или «Sheet1$», не забываем поставить чекбокс, что первая строка содержит заголовки:
И в результате получаем окно верстки наклейки. По сути, это все то же окно Microsoft Word с практически всеми инструментами верстки текста. В правой части окна верстки имеется список полей таблицы, двойной щелчок вставляет нужное нам поле данных в нужное место этикетки.
Чтобы сэкономить время верстающим, сразу дам оптимальные величины:
Первая строка – поле Line1: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Вторая строка – поле Line2: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.
Третья строка – инвентарный номер: Шрифт Arial полужирный, высота шрифта 10пт.
Четвертая строка – баркод-представление инвентарного номера. Шрифт Barcode, высота шрифта 18пт. Обратите внимание, что во время верстки эта строка выглядит ужасно. Этого не надо бояться, так и должно быть.
Слева остается полно места для размещения логотипа.
Итак, вот наш макет:
И мы в одном шаге от победы.
Нажимаем «Далее», нажимаем «Готово», плагин далее сам раздраконит наш файл данных и подготовит листы с этикетками.
Печатаем этикетки на обчном лазерном принтере, получаем этикеточные листы. Не забываем эти листы пронумеровать. Хотите, можете сделать это через добавление колонтитулов с номером страницы, не хотите — надпишите каждый лист ручкой. Будете делать колонтитул — проконтролируйте, чтоб он не сдвинул содержимое вниз.
Итак, вот у нас этикетки:
Наклеиваем по устройствам, наслаждаемся полученным эффектом. Мы только что стали лучшими друзьями бухгалтеров, только те еще об этом не знают. Ерунда, узнают, когда будет проходить инвентаризация.
Да, кстати: о том, куда именно наклеивать номера. У себя я использую два варианта: либо так, чтоб этикетка была легкодоступна, но не бросалась в глаза, либо рядом с заводской табличкой с маркой и моделью оборудования, заводским номером и тому подобной информацией.
Первое удобно тем, что инвентарник можно можно легко считать, второе — тем, что нужно меньше вертеть изделие при его инвентаризации: считываем не только инвентарный номер, но и заводской. Да-да. Не все знают, но практически все производители дублируют написание заводского номера баркодом, что изрядно облегчает жизнь специалисту, ответственному за инвентаризацию.
Итак, у нас есть чудесные инвентарные этикетки, мы оклеили ими все, до чего смогли дотянуться в нашей организации, при помощи сканера баркодов мы установили соответствие инвентарных номеров заводским — там, где это можно сделать. Мы молодцы? Да. Можно остановиться? Да, но можно сделать и еще лучше.
Сейчас мы можем быстро проинвентаризировать все офисное имущество, но еще не можем ответить на вопрос «где что лежит?».
Давайте сделаем так, чтобы и это было возможно.
Берем в руки план офиса — нас в нем интересует все вообще: как расположены рабочие места, где комнаты печати, где складские помещения, где что еще.
Взяв план, берем карандаш и начинаем нумеровать все, что видим. У себя я применяю следующую схему:
Location/Room/Place
Где:
Location — трехбуквенная аббревиатура офиса. Например, MSW — Москва, SPB — Питер, NSK — Новосибирск и так далее.
Room — номер помещения
Place — номер места в помещении. Это может быть номер стола, за которым сидит работник, номер полки на складе, номер шкафа и так далее.
В результате у нас получается нечто вроде MSW/123/15A
Полученные номера сводим в табличку Excel — в ней будет всего четыре колонки:
Address — адрес рабочего места
Barcode — баркод-представление адреса
Comment — текстовый комментарий для себя любимого. Я в это поле пишу фамилию работника, если речь идет об адресе рабочего места и прочие комментарии, если это требуется обстоятельствами.
Sheet — номер этикеточного листа, мы это уже проходили.
Теперь, имея подготовленную табличку в Excel, формируем этикетки. Не буду перегружать рассказ картинками, просто расскажу готовый рецепт:
Формат наклейки: наклейка белого цвета Avery Zweckform №3659 (97×42.3мм)
Расположение и формат надписей на наклейке:
1. Первая строка — логотип компании
2. Вторая строка – описание типа места (рабочее место, складское место, складское помещение и т.п.) Шрифт Arial, высота шрифта 11пт.
3. Третья строка – идентификатор рабочего места (вот это вот MSW/123/15A). Шрифт Arial, полужирный, высота шрифта 14пт.
4. Четвертая строка – баркод-представление идентификатора места. Тип кодирования CODE128. Шрифт – Barcode, высота шрифта 18пт.
5. Пятая строка – контактная информация службы ИТ-поддержки.
У наших сотрудников прямо перед глазами появились телефон и е-мейл адрес хелпдеска, причем практически на халяву. И теперь никто не сможет сказать, что не знал, куда звонить — мы позаботились.
А заодно мы пронумеровали все рабочие места, и теперь любой работник может объяснить, где он находится, не прибегая к языку жестов, HR-служба сможет нам давать заявки на организацию рабочих мест для новых работников, не прибегая к рассказам про «это через стол от Любочки», а новый работник хелпдеска не будет бродить по всему офису в поисках того, кто его позвал, он просто спросит номер рабочего места и посмотрит в поэтажный план, чтобы понять, куда ему идти.
Я намеренно не рассказываю о том, каким софтом пользоваться для сбора и анализа данных. Это может быть и Access, и Excel, и модуль учета 1С, и что угодно еще.
Все, что мы сейчас сделали, может быть интегрировано в любую существующую систему управления активами.
Проведя первичный ввод данных, если мы этого еще не делали, мы получаем таблицу, в которой есть соответствие инвентарного номера, заводского номера, адреса установки, ФИО пользователя — этого достаточно, чтоб уверенно беседовать с бухгалтерами и отвечать на их каверзные вопросы.
В дальнейшем надо просто поддерживать информацию в актуальном состоянии. Задача не из тяжелых.
1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия.
2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128.
3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать.
4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо.
5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый.
6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется.
В этом году я проводил инвентаризацию. Over 9000 позиций — нашлось все, работа заняла два дня на обход и еще пару дней на поиски того, что не обнаружилось сразу, вроде ноутбуков по домам и в запертых кабинетах, оборудования в технологических помещениях и т.п.
Инвентаризационный ярлык
Инвентаризационный ярлык
Похожие публикации
Инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2) рекомендована к применению постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Бланк до 2013 года был обязательной унифицированной формой. С 2013 года приведенный образец документа разрешается применять при проведении инвентаризационных действий в исходном виде или разрабатывать на его основе новую форму.
Инвентаризационный ярлык: общая информация о документе
Ярлык применяется в процессе пересчета товарно-материальных ценностей. Документ не является самостоятельным, он оформляется в качестве вспомогательного бланка в случаях:
Форма ИНВ-2 выступает в качестве дополнения к бланку ИНВ-3. Составляется документ в единственном экземпляре в машинописном варианте или от руки. Основанием для использования данных из документа при составлении описей является наличие заполненных обязательных реквизитов и проставленных подписей, отсутствие пустых граф. Не допускается одновременное оформление с ИНВ-3.
Заполненный бланк ярлыка должен оставаться на хранении в складских помещениях, в которых находятся пересчитанные и отраженные в документе ценности. Для каждого проверенного помещения заполняется отдельный бланк. При окончании инвентаризационных мероприятий члены комиссии переносят сведения из всех ярлыков в описи.
ИНВ-2: образец заполнения
В шапке документа указываются такие данные:
Для правильного заполнения ИНВ-2, бланк должен содержать информацию о местах хранения ТМЦ, названиях ценностей, единицах их измерениях и номенклатурных кодах, количестве единиц в наличии. Под местом хранения понимается не только номер склада, а более детальные сведения – номера стеллажей, полок, ячеек в сейфах или шкафах, отсеков. Пересчитываемые ценности указываются в разбивке по местам фактического нахождения.
При указании названия продукции уточняется марка и сорт объекта. Допускается приведение сведений о размерах имущественных активов. Номенклатурный код должен соответствовать складской нумерации. Единицы измерения приводятся в форме текстового обозначения и кода по ОКЕИ. Количество ценностей на складе отражается в числовом формате и прописью.
ИНВ-2 подписывается материально ответственным лицом и представителем инвентаризационной комиссии. С обратной стороны обязательно проставляется подпись должностного лица предприятия, которое приняло на хранение имущество, прошедшее процедуру инвентаризации. Эта подпись свидетельствует о согласии работника на принятие ценностей и подтверждает, что имущественные объекты на складе находятся в том количестве, которое указано в ярлыке. Заполненный бланк не надо передавать в бухгалтерскую службу.