к каким расходам относятся командировочные расходы в целях налога на прибыль
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях рассказывает аттестованный аудитор Александр Лавров.
Документальное оформление командировки
Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.
А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.
Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.
То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.
Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.
Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.
Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).
Вычет НДС по командировочным расходам
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.
При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.
Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).
Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.
Билеты: как их отразить в учете
Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.
Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.
Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.
Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).
Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).
Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.
Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Рассмотрим пример.
Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.
Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).
Работник отдыхает в месте проведения командировки
Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?
По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).
При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).
Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как учесть расходы при командировках
Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.
Командировочные расходы в Налоговом кодексе
Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:
Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.
Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.
Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета
Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.
К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?
Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы
В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.
Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.
Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска
Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.
Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.
Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).
Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки
При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.
В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.
Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.
В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.
Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.
Компенсация за использование личного транспорта в командировке
Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.
Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).
Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль
Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.
В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.
Проживание в гостинице
При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:
Документы об оплате:
Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.
Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.
Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).
Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.
Аренда жилья у организации
В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).
Если арендодатель — ИП
Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.
ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».
Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).
Арендодатель — физическое лицо
Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.
Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.
Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).
Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.
Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.
Суточные для целей налогообложения прибыли
Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.
В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.
В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.
Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.
Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль
Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).
Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:
Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.
Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.
Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.
Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)
Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.
Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.